檔案管理中檔案信息化建設的路徑研究

張楠

摘要：網絡信息時代，加快推動檔案信息化建設，成為檔案管理工作者關注的課題。黨的十九屆四中全會專門研究了推動國家治理體系和治理能力現代化的問題，并形成了專門的綱領性文件；而后，國家為推動檔案管理工作的轉型升級和高質量發展，編制了《“十四五”全國檔案事業發展規劃》；黨的二十大也明確提出，加快建設數字中國、網絡強國，構建現代化基礎設施體系，這些都為新形勢下檔案管理的信息化建設提供了前所未有的發展機遇。為適應國家治理體系和治理能力的現代化要求，本文在深入分析當前檔案管理信息化建設現狀的基礎上，從檔案管理工作的轉型與高質量發展、檔案管理工作的效率和服務質量、實現資源共享與檔案管理模式多樣化三個方面，闡釋加快推動檔案信息化建設的重要意義，提出加快完善檔案信息化建設的標準與制度、加快推動配套基礎設施的建設、建設現代化檔案管理人才隊伍等路徑。

關鍵詞：檔案管理；信息化；建設路徑

一、檔案管理信息化建設的現狀

當前，國內檔案管理信息化建設正在穩步推進，2017年，我國就召開了全國檔案局館長會議，專門研究部署了大數據時代我國檔案管理信息化建設的問題；2020年6月，國家專門修訂完善了《中華人民共和國檔案法》；2021年，國家為推動檔案管理信息化建設，又專門編制了《“十四五”全國檔案事業發展規劃》。在此背景下，國內各個檔案管理機構及部門加快推動了檔案管理信息化建設的進程，各個檔案場館網絡信息基礎設施逐步得到建立和完善，區域內的各種電子檔案數據庫陸續建立。例如，干部人事電子檔案數據庫的建設已趨于完善，干部人事紙質檔案已被全部掃描錄入電子檔案數據庫，有效提高了從事干部人事檔案管理工作人員的工作效率和質量，這也反映出當前我國檔案管理信息化建設已經取得較好的成效。通過對國內檔案管理信息化建設相關文獻資料的研究不難發現，醫療、教育領域對電子檔案管理技術的運用相對成熟。

然而，在推動檔案管理信息化建設的過程中，也存在一些風險挑戰和問題。首先，檔案管理信息化建設缺乏資金保障。檔案管理信息化建設中涉及的電腦、掃描機、存儲器、復印機等軟件基礎設施建設以及檔案管理大數據庫、安全防護軟件、檔案信息智能建設軟件等軟件基礎設施的購買，均需足夠的資金保障。但是由于地方政府財政緊張或相關部門領導缺乏足夠的重視，當前管理信息化建設缺乏足夠的資金保障，這是當前檔案管理信息化建設面臨的一大突出問題。其次，信息化建設標準要加快統一。當前，各地方推進檔案管理信息化建設所使用的數據庫軟件、功能、框架和大小等，均存在混亂的局面。在此背景下，國家需要加快推動檔案管理信息化建設標準和行業規范，統一數據庫建設規格或建立各個數據庫兼容性的軟件，為后期建立全國統一的檔案管理大數據檢索庫奠定基礎。再次，檔案管理人員的信息素養有待提高。當前，檔案管理人員缺乏危機意識，無法緊跟時代發展步伐，無法適應檔案管理信息化建設后新的工作崗位，且當前的檔案管理信息化建設缺乏既懂網絡信息技術，又懂檔案管理專業知識的復合型高端人才，嚴重阻礙了檔案管理信息建設的進程。最后，檔案管理人員的信息安全意識也較為淡薄，尤其是缺乏檔案管理信息化建設中所需的安全密鑰、防火墻、防病毒等檔案安全防護技術。

二、檔案管理信息化建設的意義

（一）推動檔案管理工作的轉型與高質量發展

隨著網絡信息技術的快速發展，當前的檔案管理工作面臨著一場由信息技術帶來的變革。早在2017年，我國就專門研究了大數據時代檔案管理的轉型發展問題，提出了檔案管理應勢而動、乘勢而上的現代化發展戰略。黨的十九屆六中全會審議通過了關于推動國家治理體系和治理能力現代化的決定，黨的二十大報告將包括網絡強國、數字中國等在內的現代化基礎設施體系建設和提高人民生活品質，作為重要內容進行安排部署，為檔案管理信息化建設提供了前所未有的轉型發展機遇。在此背景下，加快推動檔案管理工作的信息化建設，是擺在面前的一項重要工作。檔案管理信息化建設是推動當前檔案管理工作轉型和高質量發展的必由之路，這不僅是由信息技術革命帶來的轉型發展決定的，還是由新時代廣大人民群眾對檔案資源信息共享的現實需求決定的。加快推動檔案管理信息化建設，可轉變傳統的檔案管理理念和管理模式，極大提高檔案管理速度和管理質量，有效降低檔案管理所需的人力資源成本，滿足人們對檔案資源信息共建共享的現實需求。所以加快推動檔案管理信息化建設，對推動我國檔案管理工作的轉型與高質量發展具有重要的現實意義。

（二）提高檔案管理工作的效率和服務質量

檔案管理信息化建設，具有提高檔案管理工作效率和服務質量的重要意義。隨著社會的發展，檔案管理工作涉及的面越來越廣，其管理內容也呈現出多而復雜的發展現狀，傳統的檔案管理模式和方法已無法滿足當前檔案管理工作的現實需要。尤其是當前網絡信息技術背景下，知識每天都在以成倍的速度增長，這給檔案管理工作帶來了前所未有的挑戰，而檔案管理工作信息化建設則可以提高檔案管理工作的效率和服務質量。例如，可以為檔案管理人員建設線下自動化的檔案信息管理庫和線上大型電子檔案管理數據庫，線上、線下相結合的現代化檔案管理模式，可為檔案管理工作者提供電子化管理工具，讓檔案管理工作者和到館內查詢信息的人員，都能實現檔案的智能化檢索、檔案自動化分類、檔案智能化編研和信息的個性化智能提取。如此一來，既提高了檔案管理工作者的工作效率，又提高了其服務質量。

（三）實現資源共享與檔案管理模式的多樣化

傳統的檔案管理模式無法實現資源的共建共享，而檔案管理信息化建設則可以通過線上檔案信息管理數據庫，實現檔案信息資源的共建共享。檔案管理信息化建設還豐富了檔案管理模式，智能化的檔案管理模式有效簡化了傳統、復雜的檔案管理模式。總之，檔案管理模式的信息化建設，為檔案管理工作者提供了更加快捷、可靠的管理模式，這種管理模式既能實現信息資源的共享，又能讓檔案管理工作變得快捷、高效，這也是未來檔案管理工作轉型發展的重要方向。此外，傳統的紙質檔案會隨著保管年限的增加出現各種問題，而智能化答案管理則可以將紙質檔案轉化為電子檔案，在較大程度上為檔案資源的長久保存和檔案信息的安全性提供保障。

三、檔案管理信息化建設的路徑

（一）完善信息化建設的標準與制度

面對檔案信息資源安全問題，要規范檔案管理從業人員的行為，加快完善檔案管理信息化建設所需的行業標準與制度規范。國家在推動檔案管理信息化建設的進程中，也對檔案管理信息化標準與制度的完善與建設進行了探索與實踐，如前文提到的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，該規劃就專門對檔案制度規范建設問題進行了詳細的安排部署。在法規制度方面，國家提出要加快修訂、完善《中華人民共和國檔案法實施辦法》《機關檔案工作條例》《科學技術檔案工作條例》等推動檔案事業高質量發展的法律法規，并重點強調修訂完善檔案開放審核、檔案監督檢查、電子檔案管理及重點行業檔案專業管理行政規范文件，加快建立檔案管理法規制度體系，為檔案管理信息化建設提供法治制度保障。在標準規范方面，國家要加快落實全國檔案事業發展“十四五”規劃中重點強調的檔案標準規范的建設，加快建立、完善《電子檔案單套制度管理一般要求》《電子檔案證據保全規范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等檔案管理信息化建設所需的行業標準。總之，國家層面要高度重視檔案管理的信息化建設，從戰略發展層面加快對檔案管理信息建設行業標準與制度的建設，為檔案管理信息化建設提供必要的行業標準與制度保障，這也是當前加快推動檔案管理信息化建設的重要路徑。

（二）加快推動配套基礎設施建設

檔案管理信息化建設需要強有力的基礎設施作為支撐。基礎設施的建設既涉及硬件基礎設施，又涉及軟件基礎設施。例如，電腦、掃描機、存儲器、復印機、打印機、信息檢索設備、網絡光纖等，均屬于檔案管理信息化建設需要配備的硬件配套基礎設施；各類數據庫、大數據信息管理系統、信息檢索軟件、檔案自動錄入和轉存軟件、檔案自動識別軟件等，屬于檔案管理信息化建設所需的軟件配套基礎設施。檔案館推動配套基礎設施建設的過程中需要注意，定期檢修、維護檔案管理基礎設施，及時更新陳舊、過時的硬、軟件基礎設施。此外，檔案管理硬、軟件基礎設施建設及完善過程中，還要選擇通用型、規范型的硬件配套設施和軟件配套設施，有利于未來全國檔案管理數據庫的統一聯建，為建立統一的大數據檔案信息管理庫提供基礎設施保障。

（三）建設現代化檔案管理人才隊伍

檔案管理信息化建設最終要落實到人的身上，人既是檔案管理信息化的建設者，又是檔案管理信息化建設的使用者及受益者，因此，要加快現代化檔案管理人才隊伍建設。首先，要精準引進檔案管理信息化建設的高端人才。根據檔案管理信息化建設的需要，加快通過人才精準引進的方式，解決當前檔案管理信息化建設過程中存在的人才技術短板問題，尤其是關鍵技術人才的引進，對推動檔案管理信息化建設具有重要的推動作用，同時也進一步優化檔案管理人才結構，為檔案管理人才隊伍輸入新鮮血液，扭轉當前檔案管理人才隊伍老齡化和“青黃不接”現狀。但需要注意的是，引進檔案管理信息化建設的高端人才，需要嚴把引進關，這是確保精準引才的關鍵。其次，要精心培育檔案管理信息化建設所需的人才。檔案管理信息化建設，需要加快提升當前檔案管理人才隊伍的現代化水平，要通過專業的業務技能培訓和相應的崗位競爭激勵制度，提升檔案管理人才隊伍的業務水平，讓檔案管理人員熟練掌握每個崗位需要具備的管理技術。這就需要檔案管理部門根據檔案管理信息建設的具體崗位，制定年度專業人才培訓計劃，分崗位、分批次、有針對性地全面提升檔案管理人員運用檔案管理信息技術的業務水平。同時，還可采取線上線下相結合的業務技能培訓、檔案管理信息化建設實訓基地現場教學、跨區域業務觀摩交流學習等多種途徑，提升檔案管理人員的業務水平。最后，要用心建設一支穩定的現代化檔案管理人才隊伍。關心、關愛檔案管理人才，大力弘揚創優爭先和工匠精神，加快完善相應的人才激勵機制，暢通人才晉升渠道，為檔案管理人員創造優良的環境。

四、結束語

綜上所述，推進檔案管理信息化建設，是一項需要長期推動的檔案管理工程。相關檔案管理單位及其工作者，要在檔案管理實踐中不斷改革、探索，提高檔案管理服務質量，為推動檔案管理工作的高質量發展貢獻力量。

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