師范認證背景下高校二級學院教學秘書的角色定位思考

王潔雪 何 冰 陳聰地 秦瑞博

成都師范學院化學與生命科學學院，四川 成都 611130

自2017年教育部印發《普通高等學校師范類專業認證實施辦法（暫行）》（教師〔2017〕13號），全國各類師范院校均啟動了師范專業認證工作。師范類專業認證是推進師范類專業建設與發展，增強師范類專業綜合實力，提升人才培養質量的重要抓手。師范專業認證的理念是學生中心、產出導向、持續改進。認證的核心是保證師范生畢業時的知識能力素質達到標準要求，目的是推動師范類專業注重內涵建設，聚焦師范生能力培養。改革培養體制機制，建立基于產出的持續改進質量保障機制和質量文化，不斷提高專業人才培養能力和培養質量。目前，絕大部分高校的教學管理模式是學校教務處和二級學院教務管理的兩級教學管理模式。學校負責制度層面的管理、運行和監督，二級學院負責具體的教學運行。而教學秘書的工作在教學管理過程中扮演著重要角色。教學秘書需銜接教務處與二級學院教學管理材料報送和教學材料的歸檔工作，是各個二級學院間有效溝通的橋梁，同時對于師范院校來講，使教師教育學院有效的對接二級學院，保證教師與學生之間教學工作能有序開展。在師范專業認證背景下，對高校的教學管理工作比合格評估提出了更高的要求，教學秘書作為二級學院的基層教學管理人員，在學院分管教學的副院長領導下，其教學管理工作開展得是否順利，直接影響學院，甚至學校的教學質量。作者憑多年工作經驗，結合所在學院的兩個師范專業開展師范專業認證工作實際情況，探索應用型本科院校二級學院教學秘書教務管理工作行之有效的措施，以改善和提高二級學院的教學秘書教學管理工作的水平，為提高高校的人才培養質量提供有效保障。

一、師范專業認證背景下二級學院教學秘書工作的特點及問題

（一）教學管理隊伍建設較為薄弱

第一，二級學院教學秘書隊伍人員流失嚴重，教學管理隊伍不穩定。眾所周知，高校作為本科辦學的基本條件就是師生比，教育部規定師生比為1∶18，同時規定專職輔導員的配置不低于1∶200，但并沒有明確高校教學秘書的配備問題。大部分高校的崗位招聘中，以教輔崗位專門招聘教學秘書崗位的較少，大部分均為新進專職教師兼任。這就導致了新進教師在教學秘書崗位兼職兩三年就轉崗，學院再從新進人員中進行調配，很多工作剛形成良好的人員配備，由于教學秘書的崗位調動，重新培訓崗位工作內容，無形中增大了教學管理的運行成本，工作效率較低。

教學秘書工作繁雜，瑣碎，每天要面對各級領導，教師和學生，很多教學秘書都是新進教師兼任，與其他教師一樣面臨評職稱的壓力。教學的壓力，白天上班時間均被日常事務牽絆，其他的教學工作和科研工作都要在晚上或者周末進行，使大多的教學秘書失去了工作的主動性和積極性，一旦有機會就會調離工作崗位，這對于教學管理工作的延續性是一個巨大的挑戰［1］。

第二，教學管理隊伍專業性缺乏。教學秘書是一個綜合性強的工作崗位，在高校工作，不但需要有教育學，教育心理學等學科背景，還要具備一定的教育管理學相關知識，但僅僅這些是不夠的。二級學院的教學秘書都牽扯著各個不同的學科，如果僅限于日常的工作，如調停課、征訂教材、歸檔教學材料、各種教學相關項目的收集上交、學科競賽獲獎的統計等工作，非專業的教學秘書都可以勝任。但教學秘書的工作不僅限于此，還包括期末的排課，人才培養方案的修訂，教學計劃的導入，教學成果獎的申報等，這些工作的特點和專業息息相關，需要教學秘書配合教學系完成，非專業的教學秘書在這些工作上就顯得心有余而力不足。例如成都師范學院化學與生命科學學院化學專業的教學秘書深知四大化學的難易情況，能了解學生學習理解的困難程度，所以排課時盡量將普遍認為較難的有機化學和物理化學錯開，讓學生有消化上一門課的時間。特別是師范專業認證背景下，很多認證指標需要教學秘書配合教學系主任完成，如果對專業茫然，那工作起來也是異常痛苦。

（二）教學管理工作低效，繁重

高校的教學管理工作具有時效性、系統性和繁瑣性等特點［2］。教學管理工作無論是教學運行、教學獎勵的申報，還是教材的征訂等工作事無巨細，往往都規定了上交的時間，時效性特別強。并且教學管理工作很多環節緊密相連，環環相扣，其中某一個環節有問題都會影響整個教學過程。這三項構成了教學秘書工作的特點，也因此導致其工作繁重。另外，很多日常工作并沒有與時俱進。例如教務管理工作中的系統性，教務處會要求各二級學院報送各項材料需要分管領導簽字，并加蓋公章才認可。部分材料還需要學校各個行政部門領導簽字。有時領導出差、開會，紙質材料沒有辦法簽字，這項工作就會拖延。很多工作報送如調停課，在教務系統里已經由教師申請，系院審核通過，教務處審核通過，但仍需要報送紙質材料，這些無形中浪費了很多辦公資源，同時也耗費了二級學院教學秘書和教務處工作人員的時間。

（三）缺乏良好的溝通機制

第一，各二級學院之間缺乏溝通。師范專業認證專家進校重要考核工作就是聽課評課，看相應的教學材料，而對于一個專業而言，除了專業選修和專業必修課之外，還有一大部分為通識性的公共課和教師教育類課程，這些課程的管理屬于學校其他二級學院，認證專業在管理上往往通過本學院的教學秘書對接其他二級學院教學秘書，中間需經過“認證專業—教學秘書—公共課教研室—任課教師”四個關口，所以不僅浪費傳遞信息所耗費的時間，還有可能出現傳遞出錯。這需要學校多部門和各二級學院都能達成共識，專業的師范認證不是某一個專業或二級學院的事，是全學校的共同任務。

第二，教學秘書與學工辦、學生之間的溝通欠佳。學生在學籍信息、注冊報道、領取教材、重補修等教學問題需要找教學秘書進行處理。但由于學生素質不同，對事物感知的能力也有差異，所以常常一個通知發下去，很多學生沒有積極及時應對，等到事情結束了，又排隊找教學秘書解決問題［3］。如有些學生在畢業審核時甚至不清楚自己應該修滿多少學分，還差了哪些課程，需要教學秘書給其核對出來，這浪費了教學秘書大量的心血。這就需要各二級學院的教務部門，教學系和學工部門形成良好的溝通機制，以免工作低效。

（四）教學管理考核評價方式缺乏

因高等學校參加合格評估或審核評估，都是對專職教師和輔導員的配置有需求，教學秘書實際上都是歸屬于各個專業劃分管理，在崗位考核上缺乏統一的標準。每個二級學院會根據自身的特點來設置，如有的學院會歸屬于所在專業考核，有的考核是全體教師給教學秘書考核，部分還存在行政領導對教學秘書的考核。無論哪種形式都存在其片面性。歸屬專業考核存在教學秘書所做工作均是全院整體的工作，使專業內部認為貢獻度不大，考核上會有失偏頗。行政領導考核的方式也存在一碗水端不平的現象，很多具體工作院級領導無法感知，自然考核上很難做到公正公平。另外，教學秘書的工作很大程度上是對接教務處工作人員，但目前的考核二級學院并未將這部分評價納入最終考核指標上。所以，需要完整的考核評價體系，細化工作職責，明確職責標準，才是行之有效的考核方式，使教學秘書能全身心地投入教學管理工作中。

二、優化二級學院教學秘書隊伍的對策和建議

（一）保證教學管理隊伍的穩定性

第一，高等學校二級學院應合理設置教學秘書和學生的比例，同時要考慮專業數量，教師數量對教學秘書工作量的影響，合理擴充教學秘書隊伍。同時，對教學秘書隊伍要加強教學管理隊伍建設，明確教學秘書的工作職責。在二級學院教學管理隊伍職責劃分上，可參照教務處科室劃分，這樣，能更為方便的規范教學管理機制，落實工作職責范疇，明確工作要求，同時對工作成效能顯而易見。

第二，如何去提高教學秘書工作的積極性，也是保證教學管理隊伍穩定的該著重思考的環節，這是職業認同的一部分。很多高等學校教學行政人員自感低人一等，做著簡單重復性的工作，不被認同。從成都師范學院化學與生命科學學院其他專業進行師范認證，專家入校考察來看，專家進校考察過程與合格評估有很大的不同。合格評估中，專家往往會召開教學秘書座談會，了解學校和學院的辦學情況，和自身的工作情況。但在師范專業認證中，主要在專業負責人，院級領導上，很少關注教學秘書。然而在實際認證過程中，學院和專業需要大量的數據匯總，來支持自評報告的撰寫，這些數據均是平時教學秘書的整理歸檔留下的。專家檢查還要涉及日常教學材料的檢查，尤其是試卷材料、畢業論文材料和教育實習材料等，這些教學資料的收集整理、存檔都耗費了教學秘書大量的時間和精力。所以如何激發教學秘書的工作潛能，讓其產生職業認同感，這都是每個高等學校二級學院領導要著重考慮的問題。可以通過教學改革、教學成果獎勵、職稱評定政策來引導，鼓勵教學秘書進行改革和科研實踐，讓教學秘書能夠在本職工作中獲得職業認同和成就感。

（二）促進教學秘書的專業性提升

首先應定期開展對教學秘書的培訓，除培訓教育教學管理的內容外，教學秘書應對所在二級學院的各個專業中的專業設置、學科聯系、人才培養方案的制訂，甚至是專業內的知識有一定的了解。可以通過老教師帶新教師的形式，介紹專業相關內容。也可以讓教學秘書參加教研活動，充分融入教學系，能更多地理解專業中學科與學科間的內在聯系，有利于今后自身工作的開展。

其次，二級學院領導應對師范專業認證各個指標進行逐一解讀，明確教學秘書應該把握哪些指標。同時認證期間，參觀訪問，邀請專家的講座也應該要求教學秘書參加，使教學秘書的認知迅速提高，這樣才能對學院的認證工作有積極促進的作用。

（三）現代信息化手段與教學管理工作充分融合

目前各高等學校的教學管理均采用管理系統來進行日常教學運行的管理，極大地節約了教學秘書、教師、學生的辦事時間。如排課系統化，調停課預約申請，逐級審核等等，但仍存在新舊交替階段。由于教室地點、上課時間等客觀條件的限制，加上教師有上課時間的主觀要求，教學秘書常常因為這一項工作會耗費兩到三周的時間，甚至寒暑假都需要加班完成。前文提到目前仍有很多工作內容除了在系統申請審核完成之外，教務處仍需要各二級學院紙質報備，這與我國低碳環保倡導的無紙化辦公還存在很大的差距。在師范認證背景下，教學秘書工作內容的要求更加嚴格，如統計數據的準確性，教學材料歸檔的科學性，教學運行管理的規范性等等，都需要運用科學合理的管理方法來解決［4］。因此，教學秘書要不斷接受和學習新的信息化手段，有效提高工作效率，不斷更新現代管理知識和理念來研究促進教學管理工作，能讓其從容地迎接師范專業認證。

（四）設置合理的考核評價機制

明確教學秘書在教務管理各環節的工作職責范圍后，建立合理的考核評價制度。一般學校和學院層面的考核主要以教學工作和科研工作進行量化，對于教學秘書的工作的考核一般比較宏觀，難以進行量化考核，這導致工作干得好壞沒有大的區別，會有部分存在當一天和尚撞一天鐘的想法。所以對于教務管理，也要細化考核指標，把每個方面、每個環節的工作內容具體化、明晰化，充分調動教學秘書工作的主動性和積極性。當然，這項工作需要學校多部門協調完成，包括人事處、教務處、教師教育學院和二級學院共同制定一套包括工作態度、工作業績、工作效能等多方面的考核評價標準，考核的結果要與年底評獎評優，職稱評審，薪資待遇，獎勵績效充分掛鉤。二級學院教學秘書的積極性被調動，才能使教學管理工作扎實高效推進，確保學校教學工作的有序進行，師范專業認證工作穩步推進。

三、結語

二級學院的教務管理是保障專業實現人才培養目標的重要保證。教學秘書的工作好壞，密切關聯著高校的教學管理工作，這是其他無法替代的。隨著高等學院師范專業認證工作的不斷推進，教學秘書的工作會面臨著更多的挑戰。師范專業認證的核心理念是“以學生為中心、產出導向和持續改進”。教學管理的本質就是為師生服務，為教學服務。所以，對于教學秘書而言，工作中多站在學生的立場思考問題，處理問題，弱化矛盾，同時勤于思考，積極學習，不斷提高自身的能力，不斷接受新的機遇和挑戰，就能為學校師范專業認證工作貢獻一份力量。