高校學(xué)生檔案管理工作的探討
——以南京財(cái)經(jīng)大學(xué)紅山學(xué)院為例

賈艷芳

(南京財(cái)經(jīng)大學(xué)紅山學(xué)院，江蘇南京，210003)

學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間學(xué)業(yè)、生活、綜合素質(zhì)等各項(xiàng)表現(xiàn)的重要記錄，是人事檔案的重要組成部分，對(duì)學(xué)生未來升學(xué)、就業(yè)、落戶、工齡計(jì)算、退休等方面發(fā)揮著重要作用。學(xué)生檔案管理主要包括新生檔案接收、整理、審核，在校期間產(chǎn)生各類材料的搜集和日常管理，以及畢業(yè)生檔案派遣和留校檔案服務(wù)等工作。高校因?qū)W生檔案數(shù)量多、材料類型復(fù)雜、質(zhì)量要求高、留存時(shí)間短、調(diào)取頻繁等，給檔案管理帶來挑戰(zhàn)，因此需要逐步完善高校學(xué)生檔案管理工作。

一、高校學(xué)生檔案管理的基本內(nèi)容

(一)學(xué)生檔案的接收

新生檔案密封完整加蓋公章，由高中學(xué)校統(tǒng)一郵寄或者交由新生自帶。高校一般在新生入學(xué)兩個(gè)月內(nèi)，根據(jù)學(xué)生檔案等材料核實(shí)新生身份，核實(shí)無誤后，相關(guān)材料統(tǒng)一裝入檔案袋，封皮標(biāo)注新生專業(yè)、班級(jí)、姓名、學(xué)號(hào)等信息，對(duì)每份檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，交由檔案室保存。[1]

(二)學(xué)生檔案的整理

核實(shí)新生入學(xué)前材料，各項(xiàng)材料登記在冊(cè)，列出班級(jí)檔案材料清單，輔導(dǎo)員和檔案室留存紙質(zhì)版和電子版，核實(shí)無誤后交接。檔案按照編號(hào)順序，統(tǒng)一放入班級(jí)檔案柜。若新生檔案出現(xiàn)材料缺失，通知學(xué)生及時(shí)聯(lián)系高中學(xué)校補(bǔ)辦，規(guī)定時(shí)間節(jié)點(diǎn)及時(shí)歸入，確保檔案材料的完整性。

學(xué)期末，各班級(jí)新增的獎(jiǎng)勵(lì)、處分、學(xué)籍異動(dòng)等材料，按照規(guī)定時(shí)間歸入檔案袋，電子版清單隨紙質(zhì)版檔案信息變動(dòng)。如有學(xué)籍異動(dòng)信息，則需定期調(diào)整學(xué)生檔案，核實(shí)檔案存放信息的準(zhǔn)確性，確保調(diào)取檔案方便。

(三)學(xué)生檔案的調(diào)用

檔案為全面認(rèn)識(shí)新生提供了可靠途徑，通過查看學(xué)生檔案，可以了解學(xué)生的教育環(huán)境、成長(zhǎng)經(jīng)歷及性格特征，便于快速了解學(xué)生的詳細(xì)信息，為開展學(xué)生工作提供基礎(chǔ)保障。

學(xué)生積極響應(yīng)國家號(hào)召應(yīng)征入伍涉及檔案材料的移交，需要根據(jù)學(xué)生需求及時(shí)辦理，并做好登記工作，為學(xué)生發(fā)展提供有效服務(wù)。為方便學(xué)生就業(yè)，高校要積極與用人單位溝通，根據(jù)單位需求提供多樣化查檔服務(wù)，簡(jiǎn)化相關(guān)流程，協(xié)助用人單位完成政審工作。對(duì)畢業(yè)離校時(shí)未落實(shí)工作單位的高校畢業(yè)生，高校在兩年內(nèi)可代管檔案，如有需要，檔案室會(huì)提供檔案保管、查詢、出具檔案保管證明等服務(wù)。

(四)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞

每年6—7月份，對(duì)已派遣、升學(xué)的應(yīng)屆畢業(yè)生檔案進(jìn)行分批寄發(fā)。核實(shí)好須歸入畢業(yè)生本人檔案袋的全部材料后，將需要寄發(fā)的檔案裝入郵寄信封，并將信封封口后，在封口處使用封條并加蓋公章。將信封裝入防水袋，在防水袋上貼上郵寄標(biāo)簽并在標(biāo)簽寄件人信息處再加蓋公章。需要寄發(fā)的檔案按打印名單上的學(xué)生順序排列，并認(rèn)真核對(duì)郵寄標(biāo)簽上的學(xué)生姓名、收件單位名稱與畢業(yè)生檔案寄發(fā)名單上相關(guān)信息是否吻合。后續(xù)根據(jù)學(xué)生申請(qǐng)，定期寄發(fā)。

需要改派或其他特殊原因而需要暫緩發(fā)出檔案，或需要提前單獨(dú)寄出學(xué)生完整檔案，應(yīng)由畢業(yè)生本人書面申請(qǐng)，輔導(dǎo)員簽字。學(xué)院同意后，及時(shí)報(bào)檔案室進(jìn)行處理。

已完成投遞的檔案，在校友群內(nèi)上傳郵寄單號(hào)，確保學(xué)生可以了解檔案派遣進(jìn)度，實(shí)時(shí)關(guān)注和核實(shí)檔案去向，確保檔案送達(dá)指定單位。因信息錯(cuò)誤被退回的檔案做好登記，通過輔導(dǎo)員聯(lián)系學(xué)生，確認(rèn)正確的郵寄信息，安排重新郵寄。受疫情影響，無法正常投遞的檔案，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系學(xué)生告知原因，重新登記，根據(jù)實(shí)際情況安排再次派遣。

二、現(xiàn)狀

(一)二級(jí)管理尚未落實(shí)

目前南京財(cái)經(jīng)大學(xué)紅山學(xué)院(以下簡(jiǎn)稱我院)學(xué)生檔案集中保管在檔案室，歸屬于學(xué)生處。雖然我院逐步推進(jìn)二級(jí)管理，各項(xiàng)工作正逐步移交到各系，但目前仍處于推進(jìn)的初級(jí)階段，各系對(duì)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)較少，同時(shí)檔案涉及的事項(xiàng)煩瑣、復(fù)雜，各項(xiàng)工作仍由檔案室統(tǒng)一處理。

高校學(xué)生檔案具有流動(dòng)性強(qiáng)、內(nèi)容多、形式復(fù)雜等特點(diǎn)，不同年級(jí)的側(cè)重點(diǎn)也不同。學(xué)生因轉(zhuǎn)專業(yè)、退學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、降級(jí)、參軍入伍、出國等情況產(chǎn)生學(xué)籍異動(dòng)，異動(dòng)材料的形成涉及多個(gè)部門，不能達(dá)成統(tǒng)一時(shí)間處理，收到學(xué)籍異動(dòng)信息后只能由檔案室管理人員逐一調(diào)整，時(shí)間分散、耗時(shí)長(zhǎng)。檔案室集中保管檔案，需要隨時(shí)為全院學(xué)生提供檔案去向查詢、出具檔案保管證明、查閱檔案相關(guān)材料等服務(wù)，工作任務(wù)重。

(二)檔案管理不規(guī)范

日常管理過程中，對(duì)每學(xué)期新增材料或?qū)W籍異動(dòng)的材料，我院目前還無法做到應(yīng)歸盡歸。新生檔案中需要補(bǔ)充的部分材料，若無法提供材料原件，則需學(xué)生手寫情況說明，導(dǎo)致檔案材料內(nèi)容不規(guī)范，為后期檔案調(diào)用埋下隱患。

畢業(yè)生檔案由輔導(dǎo)員統(tǒng)一歸入，交由檔案室派遣。集中派遣時(shí)間集中且工作量大，在整理檔案過程中難免出現(xiàn)少歸、錯(cuò)歸的現(xiàn)象，退檔現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。這就導(dǎo)致在檔案調(diào)用過程中，部分材料需要臨時(shí)補(bǔ)充或者學(xué)校單獨(dú)出具情況說明，影響畢業(yè)生就業(yè)進(jìn)度，降低了檔案的可靠性，影響學(xué)校聲譽(yù)。

(三)往屆生遺留檔案多

2002年，為進(jìn)一步深化高校畢業(yè)生就業(yè)制度改革，對(duì)畢業(yè)離校時(shí)未落實(shí)工作單位的高校畢業(yè)生，高校在兩年內(nèi)可代管檔案，超過兩年仍未落實(shí)工作單位的高校畢業(yè)生，檔案遷回其入學(xué)前戶籍所在地。[2]一方面，檔案留校或延期畢業(yè)的畢業(yè)生，默認(rèn)符合畢業(yè)條件或?qū)W校代為保存兩年后，檔案可以自動(dòng)派遣回入學(xué)前戶籍所在地；另一方面，部分畢業(yè)生留存的生源信息不齊全，導(dǎo)致畢業(yè)生檔案無法派遣或派遣后被退回學(xué)校。畢業(yè)生聯(lián)系方式變更，由于間隔時(shí)間較長(zhǎng)，無法及時(shí)取得聯(lián)系，畢業(yè)生檔案逐步變?yōu)檫z留檔案，部分檔案遺留時(shí)間長(zhǎng)達(dá)十年。

(四)檔案查詢方法單一

我院尚未建立數(shù)字化檔案去向查詢平臺(tái)，畢業(yè)生在落戶、單位政審或變動(dòng)工作等需要核實(shí)檔案現(xiàn)存放單位時(shí)，需要多方查詢，耗時(shí)耗力。目前，畢業(yè)生可以根據(jù)郵寄信息確認(rèn)本人檔案保管單位，也可以根據(jù)全國普通高等學(xué)校本專科畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證的抬頭確認(rèn)，但這些查詢方法都存在不同程度的局限性。例如，部分畢業(yè)生申請(qǐng)派遣后，會(huì)由于各種原因未能及時(shí)核實(shí)檔案去向，或報(bào)到證丟失，導(dǎo)致無法完成檔案交接。因此，需要建立統(tǒng)一、便捷的查詢平臺(tái)，不斷滿足畢業(yè)生需求，提升管理質(zhì)量。

三、成因

(一)學(xué)生不重視

目前，雖然大部分學(xué)生認(rèn)識(shí)到了檔案的重要性，但不清楚具體體現(xiàn)在哪些方面。又由于檔案不能存放于個(gè)人手中，部分學(xué)生就認(rèn)為自己的檔案會(huì)像高中畢業(yè)時(shí)一樣，由學(xué)校派遣到就業(yè)單位，不了解檔案派遣的正常流程。

事實(shí)上，雖然輔導(dǎo)員通過班會(huì)等形式強(qiáng)調(diào)檔案的重要性，要求畢業(yè)生了解申請(qǐng)檔案派遣正確流程及檔案去向，保存就業(yè)信息系統(tǒng)的網(wǎng)址、用戶名和密碼，告知多種途徑查詢檔案去向，但畢業(yè)生大多不重視，僅在工作單位明確提出調(diào)動(dòng)檔案或工作變動(dòng)需要檔隨人走時(shí)，才開始問詢具體操作流程。

同時(shí)，部分畢業(yè)生還會(huì)輕信網(wǎng)絡(luò)“科普”，默認(rèn)檔案留校即為應(yīng)屆生，將檔案代管的兩年視為“留有兩年時(shí)間挑選工作”，而且即使兩年后仍未找到滿意的工作，這部分畢業(yè)生也很少主動(dòng)關(guān)心檔案的情況，只會(huì)被動(dòng)等待學(xué)校通知，導(dǎo)致棄檔現(xiàn)象嚴(yán)重。

(二)相關(guān)人員流動(dòng)頻繁

我院新生檔案材料由輔導(dǎo)員整理后，交由檔案室統(tǒng)一存放和日常管理。部分輔導(dǎo)員工作年限少，缺乏學(xué)生相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)具體工作不熟悉。每年畢業(yè)季，畢業(yè)生檔案派遣時(shí)間集中且工作量大，畢業(yè)生材料不盡相同，獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定材料、黨團(tuán)材料等缺少和錯(cuò)送的情況時(shí)有發(fā)生，很容易影響畢業(yè)生檔案材料的完整性。

此外，我院缺乏專門的學(xué)生檔案管理團(tuán)隊(duì)，加之檔案管理人員流動(dòng)性大，工作交接又會(huì)占用工作時(shí)間。同時(shí)，工作人員參與系統(tǒng)培訓(xùn)和外出交流機(jī)會(huì)甚少，缺乏系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識(shí)。

(三)檔案管理工作方法傳統(tǒng)

目前，我院學(xué)生檔案一般只采取紙質(zhì)化方式保管，尚未配備電子化管理系統(tǒng)，信息化水平不高。面對(duì)海量學(xué)生信息，檔案查詢、借出、轉(zhuǎn)遞等記錄僅依靠人工，未能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔，紙質(zhì)檔案一旦丟失，重新補(bǔ)辦耗時(shí)耗力。

檔案是了解學(xué)生的重要途徑，深入了解學(xué)生材料，觀察學(xué)生生活、教育環(huán)境，可以分析出學(xué)生性格和特長(zhǎng)，根據(jù)學(xué)生成長(zhǎng)軌跡有針對(duì)性地為學(xué)生提供指導(dǎo)和服務(wù)。[3]但因查閱學(xué)生紙質(zhì)檔案費(fèi)時(shí)費(fèi)力，不能發(fā)揮立竿見影的效果，因此得到的重視十分有限。

(四)缺少高校學(xué)生檔案管理專門辦法

我院學(xué)生檔案管理借鑒了2008年《高等學(xué)校檔案管理辦法》(教育部27號(hào)令)及2012 年頒布的《江蘇省高等學(xué)校檔案管理辦法》，根據(jù)學(xué)生類文件材料的歸檔范圍進(jìn)行歸檔，但對(duì)各類材料的入檔標(biāo)準(zhǔn)和如何進(jìn)行日常管理沒有進(jìn)一步說明。目前，我院缺少專門的管理辦法，對(duì)在檔案管理過程中出現(xiàn)的難題，只能根據(jù)實(shí)際情況和過往經(jīng)驗(yàn)解決，導(dǎo)致學(xué)生檔案材料包含內(nèi)容不統(tǒng)一，同性質(zhì)材料名稱不一致，以及材料原件蓋章不規(guī)范、非原件材料入檔等情況，檔案材料完整性及統(tǒng)一性無法得到保證。

四、改進(jìn)措施

(一)制訂檔案整理要求

我院根據(jù)工作實(shí)際和工作經(jīng)驗(yàn)，制訂了相應(yīng)的檔案整理要求。對(duì)于新生，我院要求入學(xué)后一到兩個(gè)月完成檔案整理工作，輔導(dǎo)員要以班級(jí)為單位按要求完成整理學(xué)生檔案、交給各系學(xué)工秘書檢查審核、檔案室審核、輔導(dǎo)員簽字交接、檔案入庫等工作。同時(shí)，輔導(dǎo)員需要保留班級(jí)檔案整理審核表和電子稿。若相關(guān)材料缺失，學(xué)生需要及時(shí)補(bǔ)辦，在規(guī)定時(shí)間節(jié)點(diǎn)前上交，做好記錄。此外，每一學(xué)年，我院都會(huì)對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行抽查和整理。對(duì)學(xué)生檔案的日常管理流程，我院也制訂了相應(yīng)的規(guī)范和要求，逐步規(guī)范檔案管理，優(yōu)化流程，簡(jiǎn)化手續(xù)，減輕檔案管理壓力。

(二)多途徑提供檔案服務(wù)

為提升工作效率，更好地為學(xué)生服務(wù)，我院檔案室會(huì)定期匯總相關(guān)問題并下發(fā)通知，包括畢業(yè)生檔案材料歸檔范圍、寄發(fā)要求、后續(xù)派遣步驟及留校檔案管理，確保已落實(shí)就業(yè)單位畢業(yè)生及時(shí)確認(rèn)檔案去向，未就業(yè)畢業(yè)生了解如何申請(qǐng)檔案轉(zhuǎn)出。

同時(shí)，每批派遣的學(xué)生檔案的郵寄信息都會(huì)上傳至應(yīng)屆畢業(yè)生QQ群，并由輔導(dǎo)員轉(zhuǎn)發(fā)至班級(jí)群，確保每名畢業(yè)生都可以隨時(shí)查看。畢業(yè)生也可以登錄“91智慧”就業(yè)信息系統(tǒng)，查看各項(xiàng)信息。檔案室辦公電話已公布，工作時(shí)間提供檔案查詢服務(wù)。

(三)減少遺留檔案產(chǎn)生

對(duì)未達(dá)到畢業(yè)條件的畢業(yè)生，我院檔案室主動(dòng)加強(qiáng)與各輔導(dǎo)員的聯(lián)系，及時(shí)跟進(jìn)學(xué)生畢業(yè)情況，符合條件及時(shí)轉(zhuǎn)出。對(duì)畢業(yè)后保留兩年的畢業(yè)生檔案，在派遣之前，我院檔案室會(huì)在應(yīng)屆畢業(yè)生QQ群內(nèi)發(fā)布通知，聯(lián)系學(xué)生補(bǔ)充、核實(shí)生源信息，暫時(shí)無法取得聯(lián)系的學(xué)生，也會(huì)通過輔導(dǎo)員、奧藍(lán)學(xué)生信息管理系統(tǒng)、企業(yè)微信等逐一電話聯(lián)系學(xué)生或父母，確保每位學(xué)生的檔案都能準(zhǔn)確轉(zhuǎn)出。

對(duì)遺留的學(xué)生檔案，我院檔案室會(huì)將學(xué)生學(xué)號(hào)、姓名、專業(yè)、遺留性質(zhì)(被退回、未取得畢業(yè)資格、無法聯(lián)系)、檔案類別(學(xué)生檔案、黨員檔案)等信息登記為電子版，方便以后查詢、利用。紙質(zhì)檔案會(huì)按照畢業(yè)年份存入檔案柜，并定期清點(diǎn)，檔案派遣后及時(shí)更新電子冊(cè)，逐步減少檔案遺留，從根源上減少遺留檔案。

五、未來發(fā)展方向

(一)培養(yǎng)學(xué)生檔案意識(shí)

通過入學(xué)教育或講座等多種方式，對(duì)新生進(jìn)行檔案基本內(nèi)容及重要性普及，增強(qiáng)學(xué)生關(guān)注檔案的意識(shí)。對(duì)于畢業(yè)班學(xué)生，我院可以通過就業(yè)指導(dǎo)課或大學(xué)生職業(yè)生涯規(guī)劃課程，開設(shè)檔案相關(guān)知識(shí)模塊，以大學(xué)生就業(yè)、升學(xué)等實(shí)際問題為切入點(diǎn)，普及相關(guān)檔案相關(guān)知識(shí)，提升畢業(yè)生對(duì)檔案的重視程度。[4]輔導(dǎo)員應(yīng)在離校班會(huì)上，通過展示正確的檔案派遣申請(qǐng)步驟、檔案轉(zhuǎn)遞流程以及檔案去向查詢等問題，著重強(qiáng)調(diào)檔案對(duì)學(xué)生未來職業(yè)發(fā)展的重要性。

(二)推進(jìn)建立學(xué)生檔案二級(jí)管理體系

檔案管理需要系統(tǒng)性的專業(yè)知識(shí)，檔案管理人員應(yīng)定期參加省、市檔案主管部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷鞏固和更新業(yè)務(wù)知識(shí)，提升檔案管理能力，為高校學(xué)生檔案管理提供扎實(shí)的理論指導(dǎo)。

在學(xué)校檔案室的統(tǒng)一管理和指導(dǎo)下，我院各系應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)學(xué)生檔案事務(wù)，檔案室也要不斷展開對(duì)輔導(dǎo)員及二級(jí)管理部門相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和相關(guān)指導(dǎo)，使其熟悉學(xué)生檔案管理的相關(guān)事務(wù)，了解檔案基礎(chǔ)知識(shí)、檔案保管內(nèi)容、檔案轉(zhuǎn)遞流程等，初步具備學(xué)生檔案的專業(yè)能力。[5]各系也可以根據(jù)工作實(shí)際開展工作交流會(huì)，交流管理難題和心得，逐步根據(jù)本院實(shí)際完善檔案管理工作。同時(shí)，我院還要建立一支服務(wù)意識(shí)強(qiáng)、業(yè)務(wù)能力精的學(xué)生檔案管理隊(duì)伍，形成工作體系，發(fā)揮合力作用，更好地為學(xué)生和單位服務(wù)，提升服務(wù)質(zhì)量和效率。

(三)加快推進(jìn)檔案管理信息化

高校學(xué)生檔案管理與信息技術(shù)的結(jié)合，不僅可以提高工作效率，提升管理水平，還可以在一定程度上降低檔案管理的人力、物力成本。因此，我院可以建立學(xué)生檔案管理平臺(tái)，開通各類日常管理功能。通過掃描，將入學(xué)前紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)和備份，用于日常管理和查詢。[6]在校期間形成的各項(xiàng)材料錄入系統(tǒng)，有利于及時(shí)進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)和更新，同時(shí)可以針對(duì)不同用途和單位開放不同的查看權(quán)限，方便用人單位查閱，實(shí)現(xiàn)信息共享。此外，還可以開放統(tǒng)一查詢功能，讓學(xué)生輸入學(xué)號(hào)或者身份證號(hào)碼就能查詢檔案是否在校以及具體去向。這也要求高校加強(qiáng)技術(shù)支持維護(hù)信息安全，提升管理人員網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，定期更新信息并進(jìn)行備份，加強(qiáng)日常網(wǎng)絡(luò)安全檢查和維護(hù)，定期排查安全隱患，保障信息安全。

(四)制訂高校學(xué)生檔案管理專門辦法

為徹底解決檔案管理過程中產(chǎn)生的問題，我院應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，盡快制訂學(xué)生檔案管理專門辦法，做到各項(xiàng)管理有據(jù)可依。同時(shí)，應(yīng)明確學(xué)生檔案管理的基本要求，包括學(xué)生檔案接收、保管和利用要求及步驟，學(xué)生檔案材料的搜集和歸檔范圍及標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)生檔案整理的要求，學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞流程，以及高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，以此與單位對(duì)接達(dá)成統(tǒng)一流程，避免調(diào)檔過程中的問題。

高校學(xué)生檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期且復(fù)雜的工作，實(shí)際工作過程中面臨不少困難和挑戰(zhàn)。大學(xué)生是國家人才庫的儲(chǔ)備力量，學(xué)生檔案記錄了學(xué)生在校期間的成長(zhǎng)足跡。高校應(yīng)更加重視檔案管理工作，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和專門文件精神，逐步解決管理中的難題，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的統(tǒng)一化、信息化，讓檔案不再是布滿灰塵的紙質(zhì)材料，而是能夠體現(xiàn)學(xué)生風(fēng)采的“解說器”，真正發(fā)揮檔案在了解學(xué)生、引導(dǎo)學(xué)生、幫助學(xué)生中的作用，提升高校的管理水平。