試析教師人事檔案在中小學(xué)人事管理中的重要性

摘 要：中小學(xué)教師的人事檔案涵蓋了大量的個人信息，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，對全面系統(tǒng)地考察和了解一個人，具有重要的“憑證價值”和“參考價值”。如何在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的大背景下，加快教師人事檔案管理改革步伐，已成為教師人事檔案管理工作必須面對的重大機(jī)遇與挑戰(zhàn)。筆者嘗試結(jié)合自己十多年教師人事檔案的工作經(jīng)驗，在分析中小學(xué)教師人事檔案的管理現(xiàn)狀、存在問題以及其重要意義的基礎(chǔ)上，提出相應(yīng)的改進(jìn)對策和方法，以期為中小學(xué)教師檔案規(guī)范化管理提供借鑒。

關(guān)鍵詞：人事檔案;中小學(xué)教師;人事管理：現(xiàn)狀分析;對策和方法

中小學(xué)教師的人事檔案是教師個人經(jīng)歷的重要記錄載體，也是歷史地、全面地考察、管理教師的重要依據(jù)。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷發(fā)展，教育體制改革的不斷深化，人事檔案工作的管理只有逐步實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，才能適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的新形勢，推動教師專業(yè)發(fā)展，進(jìn)而為推動我國教育事業(yè)發(fā)展發(fā)揮重要的作用。

1 教師人事檔案在中小學(xué)人事管理中的重要性

1）人事檔案是教師個人信息的重要載體。從時間的維度上看，教師人事檔案跨越了教師前期從求學(xué)到工作的所有重要時間點;從內(nèi)容的維度上看，它涵蓋了教師的身份資歷、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績、獎懲情況等多個方面，翔實的人事檔案內(nèi)容能真實地再現(xiàn)教師的成長歷程，幫助教師獲得更好的任職機(jī)會和更強(qiáng)的競爭力。

2）人事檔案管理與教師職業(yè)生涯方向息息相關(guān)。教師的職業(yè)生涯方向隨時可能面臨職位的調(diào)整和變更，甚至是職業(yè)生涯中斷等問題，強(qiáng)化教師人事檔案的動態(tài)管理，及時更新工作單位、學(xué)歷的變動，能力的增長，獎懲情況等信息，可以幫助教師更好地規(guī)劃未來職業(yè)生涯，也有助于學(xué)校的生存發(fā)展。

3）人事檔案管理有助于強(qiáng)化人力資源配置。人事檔案管理在優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，崗位配置、職級核定等方面，為學(xué)校及教育行政部門的人力資源決策工作提供良好的數(shù)據(jù)參照，同時也為各類人員的招聘、培養(yǎng)、使用提供科學(xué)借鑒。科學(xué)的人事檔案管理，能有效提高學(xué)校，乃至教育部門的人力資源建設(shè)水平。

2 中小學(xué)教師人事檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

1）管理觀念滯后，重視程度不夠。部分領(lǐng)導(dǎo)對教師人事檔案價值的認(rèn)識嚴(yán)重不足、以及對教師人事檔案未被深入開發(fā)利用等原因 致使相當(dāng)一部分學(xué)校的人事檔案管理呈現(xiàn)出一種“靜態(tài)保管”式的工作狀態(tài)。很多檔案管理員缺乏結(jié)合工作實際的思考，未能做到檔案的細(xì)化、科學(xué)化、動態(tài)化管理，查閱、提取方式陳舊，不利于中小學(xué)教師的個人發(fā)展和學(xué)校以及對教育部門對人才的合理調(diào)配。

2）檔案收集率不高，收集不全面。多頭管理、人事檔案收集歸檔操作不規(guī)范、檔案管理人員頻繁變動等因素，常常會造成人事檔案資料收集不全面、資料缺失等問題，尤其教師工作單位或崗位調(diào)換時，常出現(xiàn)檔案移交不及時、不完整，信息漏錄、遲錄等問題，導(dǎo)致教師檔案存在信息缺失、整體經(jīng)歷不連貫，參考價值大打折扣的問題。

3）管理手段落后，人力資源開發(fā)效率不高。不少學(xué)校的人事檔案管理仍然采用人工、紙質(zhì)方式，停留在單純保管的層面上，檔案管理信息系統(tǒng)不完善，信息化管理不到位，創(chuàng)新意識不足，這不僅會增加檔案管理人員的工作量，還會加大信息檢索難度，影響了人力資源開發(fā)的效率。

4）管理人員配比不足，專業(yè)化管理水平低。目前，絕大多數(shù)中小學(xué)的人事檔案管理員由行政人員或在職教師兼任，他們不是檔案類專業(yè)畢業(yè)，檔案管理知識和技術(shù)使用經(jīng)驗比較欠缺，管理的質(zhì)和量不高。另外，檔案管理人員數(shù)量不足，人員水平參差不齊，降低了人事檔案的受重視程度，形成惡性循環(huán)。與此同時，上級部門在進(jìn)行考核時，不重視對檔案管理工作的考核，容易導(dǎo)致管理人員工作積極性的下降。

5）管理體制尚未形成體系，缺少完備的安全防護(hù)。舊的管理方法已無法適應(yīng)當(dāng)前中小學(xué)教師人事檔案改革發(fā)展的趨勢，亟待變革;教師人事檔案信息的導(dǎo)入、審核、建檔、歸類、調(diào)閱的管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，給檔案管理工作帶來一定的困難;電子檔案自身優(yōu)勢十分顯著，但容易受到入侵和破壞，電子檔案的安全和穩(wěn)定也是檔案管理工作需要解決的問題。

3 新時代背景下教師人事檔案管理策略

1）提高檔案信息更新頻率。教師檔案的管理不僅要從宏觀上保證檔案的完整性，還要從微觀上，及時增添教師最新的信息內(nèi)容，使檔案能夠真正記錄教師的履歷和經(jīng)歷，真實反映教師的個人思想、行為和素質(zhì)，為其以后工作崗位的調(diào)動、重要職位的任命，以及薪資待遇的調(diào)整提供真實有效的證明材料。

2）建立規(guī)范的人事檔案管理和培訓(xùn)機(jī)制。為確保檔案的真實性和客觀性，應(yīng)當(dāng)建立規(guī)范的人事檔案管理機(jī)制，使檔案管理工作有法可依、有章可循。同時，要落實檔案管理人員培訓(xùn)制度，使檔案管理人員的操作嚴(yán)格符合相關(guān)工作流程，避免因失誤造成檔案信息失真或檔案遺失。

3）推動實現(xiàn)信息化建檔進(jìn)程。隨著云技術(shù)的發(fā)展，教師人事檔案管理向應(yīng)大數(shù)據(jù)發(fā)展。教師人事檔案的信息化建檔能夠最大程度上減少物理空間的使用。將檔案信息數(shù)據(jù)化后，統(tǒng)一存儲到一個電子空間，可以有效降低學(xué)校人事管理的運作成本;借助電子檔案信息系統(tǒng)，教師的檔案能夠依據(jù)內(nèi)容實現(xiàn)快速分類，借助信息檢索系統(tǒng)，使檔案查找更加便捷;在信息化檔案儲存條件下，檔案的信息內(nèi)容以數(shù)字化形式存放，保存更安全。

4）提高人事檔案的利用價值。新時代的教師人事檔案應(yīng)該推動檔案數(shù)據(jù)的自動化整合，在開放的基礎(chǔ)上共享，在共享的基礎(chǔ)上更新，這樣才能確保人事檔案信息的精準(zhǔn)性。例如：通過信息化檔案整合資料動態(tài)連接、跨平臺及備份轉(zhuǎn)移等優(yōu)勢，建立起與教師職業(yè)發(fā)展需求相符合的信息化人事檔案;將“QQ”“微信”“微博”等新媒體融入人事檔案管理中，加大與建檔人的交流，延伸用戶交流渠道，實現(xiàn)人事檔案的個性化管理;利用大數(shù)據(jù)綜合分析人事檔案，為教育發(fā)展輸送適合的人才資源，做到人盡其才。

5）強(qiáng)化人事檔案管理監(jiān)督。人事檔案管理必須建立監(jiān)督機(jī)制，強(qiáng)化監(jiān)督，才能正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系，以及檔案使用權(quán)和管理權(quán)的問題。為保障人事檔案信息的精準(zhǔn)可靠，可依托第三方對人事檔案管理人員的行為進(jìn)行監(jiān)督，防治檔案隨意添加、刪改信息等問題的出現(xiàn)。

4 結(jié)語

中小學(xué)教師人事檔案詳盡記錄了教師的履歷，是人事管理部門進(jìn)行人事調(diào)動的重要依據(jù)，同時也是教師享受相關(guān)薪資待遇的有效憑證。因此，中小學(xué)教師人事檔案管理工作只有健全工作制度、細(xì)化工作標(biāo)準(zhǔn)、創(chuàng)新工作方式，規(guī)范檔案管理程序，強(qiáng)化檔案管理與信息技術(shù)的融合度，這樣才能全面提升教師人數(shù)檔案工作質(zhì)量，才能更好的服務(wù)學(xué)校的人事管理工作，促進(jìn)黨的教育事業(yè)更好、更快的健康發(fā)展。程度地為人事管理服務(wù)。

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作者簡介

黃思敏（1982-），女，廣東廣州人，廣東省廣州市番禺區(qū)教育局，組織人事科，檔案管理員，大學(xué)本科，研究方向：人事檔案管理。