淺談高校二級學院教學檔案管理存在的問題與對策

王玉武

（佳木斯大學）

高校的教學檔案，詳實地展現了教學工作的全貌，是評價高校教學管理水平和教學質量的主要依據，它能為高校加強教學管理，提高教學質量提供重要參考，為開展教學評估、專業認證提供重要依據，對于高校科學決策和管理提供重要參考，對高校的發展起到重要意義和作用。

程為民、劉音認為，教學檔案是指“高校二級學院在教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等載體材料”[1]。教學檔案是二級學院在教學活動過程中直接形成的歷史記錄，記載了學院二級學院教學活動的全過程，對于學院的教學管理、教學活動、教學研究有重要的參考作用，是評價學院教學活動的重要依據，對于學院的發展起到重要作用，有重要的參考價值。

近些年，隨著高校的快速發展，教學檔案管理水平有了長足的進步，但由于多種原因，各高校二級學院教學檔案管理水平參差不齊，不能較好地滿足高校發展的需要，是我們應該認真研究和解決的問題。

一、二級學院教學檔案管理存在的主要問題

（一）教學檔案意識不強，認知不高

大部分高校實行校、院兩級管理，二級學院是以教育教學、科研為主的教學單位，對于二級學院是否應保存教學檔案，校、院兩級歸檔和管理范圍還沒有明確規定，職責不清，相互推諉。無論是二級學院領導、系部主任、教科辦等教學管理人員，還是普通教師，對二級學院教學檔案的重要性、意義、作用認識不足，重視程度不夠。認為教學檔案是學校教務處、檔案館的工作，與他們無關。他們認為只要完成教務處要求上交的教學材料就可以了，至于二級學院是否保存教學檔案，保存什么，沒有明確的認識，致使很多教學檔案材料沒有及時歸檔，出現了教學檔案材料散落在教師手中或遺失的現象。

（二）管檔人員素質參差不齊，流動性較大。

許珍花 許素芬認為：“教學檔案管理缺乏專業人員，整體素質不高且不穩定”[2]。二級學院教學檔案管理人員的專業素質較低、流動性較大、能力不強是教學檔案管理工作中長期存在的問題。教學檔案管理人員應該既懂得教學管理工作，又熟悉檔案管理工作，應具有教學管理和檔案管理的專業知識。大部分二級學院教學檔案管理人員經常變動，無專職人員，學院的教學檔案管理人員一般主要由學院教學秘書或教務干事來管理教學檔案。而教學秘書或教務干事通常是由新參加工作的教師來承擔。由于新教師剛參加工作，對教學管理工作還不了解，更沒有掌握教學檔案管理的相關專業知識、要求、技能，對教學檔案知識知之甚少，不懂得教學檔案應如何進行收集、整理、歸檔、提供利用等，還不具備教學檔案管理工作所需要的基本素質，由于各學院教學檔案管理者的個性差異，使高校二級學院的教學檔案管理水平參差不齊，不能很好地滿足工作需要。教學檔案管理人員流動性大也是影響二級學院檔案管理水平很難提高的重要原因之一。大部分高校教師把主要精力用于教學、科研，不愿承擔教學行政管理工作。學院的教學秘書、教務干事基本上沒有人愿意干，都是由新教師來承擔。而新教師只要見習期滿，剛剛熟悉了教學檔案管理工作，就又紛紛要求回教師崗位，極少有人能夠潛心去研究教學檔案管理工作，二級學院教學檔案管理工作的水平也就很難提高。

（三）教學檔案工作條件、保管條件較差，不能滿足需要

二級學院教學檔案保管條件較差，經費投入不足，大部分沒有專門用于保管教學檔案的庫房，基本上都是與教科辦辦公場所或庫房混用。有專用房間的，保管場所也沒有達到防火、防潮、防盜、防蛀、防塵、防高溫的“六防”標準，缺少空調、加濕、去濕、殺菌、滅火等設施，不能滿足存儲檔案的條件。沒有編制教學檔案檢索工具或編制“五花八門”，缺少檔案裝具，缺少教學檔案管理必備的切紙打孔機、計算機、掃描儀等辦公設備等，基礎條件較差，直接影響二級學院教學檔案管理水平。

（四）歸檔范圍沒有明確規定，沒有相應的檔案管理制度

大部分高校實行校、院兩級管理的模式來開展教學管理工作，在學校層面，設有教務處、檔案館來管理，學校對教學檔案的收集、整理、歸檔、立卷、保管保護及提供利用都有明確的規定，建立了相應的規章制度，教學檔案管理相對較為標準、規范、科學。而學校對各二級學院教學檔案管理還沒有明確要求，各二級學院還沒有把教學檔案管理工作提到應有的高度，無論是學院領導、教學管理人員，還是教師，對教學檔案的重要作用認識不足。對二級學院教學檔案的歸檔材料的范圍、要求還沒有明確，學院應該保存什么教學檔案材料，教學檔案材料的質量應達到什么樣的標準，都沒有明確規定。

二級學院沒有建立相應的教學檔案管理規章制度，還沒有將學院各部門教學檔案材料完成情況納入考核范圍。各二級學院按自己的理解和標準來管理教學檔案，有的二級學院教學檔案材料散落在教師手中，有的僅僅是收集上來了，但還沒有按教學檔案的歸檔要求進行分類、裝訂、整理。有的雖然進行了檔案材料的整理，但不規范、不科學，有的出現了交不交沒有人管，交的材料質量高低無人問的現象。各二級學院教學檔案管理水平參差不齊，發展極不均衡，嚴重影響了二級學院教學檔案作用的發揮。

（五）管理手段落后，數字化程度不高，利用率較低

由于二級學院對教學檔案重視程度不夠，對教學檔案管理所需要的人力、物力、資金投入不足，大部分二級學院教學檔案管理，還僅僅停留在手工操作為主的處理方式上，對教學檔案管理只是簡單的收集、存放，還沒有真正地去開發、挖掘、編研、利用教學檔案中的有價值信息。二級學院教學檔案數字化程度較低，保存的絕大部分是紙制的實體檔案，音像檔案、電子檔案、實物檔案極少，還沒有結合計算機、網絡技術等現代手段來管理教學檔案。教學檔案管理人員由于忙于其他事物，還缺少對教學檔案的有效編研，客觀上也影響了教學檔案的利用。

二級學院的教學檔案查閱次數較少，利用率較低。大部分是有教學評估、教學檢查專業認證時用一用，平時極少有領導、教師來查閱教學檔案，基本上是處于無人問津的狀態。教學檔案的開發利用基本上是一片空白。

二、改進二級學院教學檔案管理工作的對策

（一）增強教學檔案意識，提高對教學檔案的認知

加強二級學院教學檔案意識培養，充分認識教學檔案的重要作用。二級學院的教學檔案工作不僅僅是教學秘書或教務干事的責任，它還需要二級學院全員參與、相互配合、共同建設。應加大宣傳力度，增強教學檔案意識，二級學院應利用學院網站、召開專題會議、講座等方式，普及教學檔案知識，提高對教學檔案的認知。要不僅僅增強二級學院教學檔案管理人員的檔案意識，更應增強二級學院領導、教學管理人員、教師的檔案意識，在思想上充分認識到教學檔案工作的重要性，讓學院領導和教師認識到教學檔案是科學管理、正確決策的重要參考，是評價教師工作的主要依據，是教師提高教學、科研水平的途徑，對學院的發展有重要作用。

（二）改善存檔條件，提高教學檔案管理人員素質

加大對二級學院教學檔案管理工作人力、財力、物力的投入，安排專用庫房，達到防火、防潮、防盜、防蛀、防塵、防高溫的“六防”標準，配備必要的切紙打孔機、復印機、計算機、掃描儀等辦公設備，保證二級學院教學檔案管理工作的有序進行。

建立相對穩定的教學檔案管理隊伍，提高管檔人員素質。二級學院的教學檔案管理人員都是兼職人員，主要是教學秘書或教務干事來承擔。但由于教學檔案的形成材料主要是來源于學院全體教師的，因此，二級學院的教學檔案工作應人人參與、共同建設。應建立相對穩定的由教學秘書或教務干事為主，教學副院長、各辦主任、各系主任、教研室主任為輔的教學檔案管理隊伍。教學檔案管理隊伍業務水平的提高應以自學為主，通過校園網、互聯網查找相關知識解決問題。學校教務處、檔案館應每學期開展一次全校教學檔案專業知識培訓，每年組織一次二級學院之間相互參觀學習，每兩年進行一次二級學院教學檔案檢查。通過自學、培訓，組織活動，提高管檔人員素質，進而為二級學院教學檔案管理水平的提高創造條件。

（三）規范存檔范圍，制定相應教學檔案管理規章制度

教學檔案存檔范圍較廣，包括教學的方方面，學校教務處、檔案館應當把教學檔案歸檔材料行梳理，科學合理地劃分學校、二級學院教學檔案的歸檔范圍及要求，從而使二級學院的教學檔案成為學校教學檔案的基礎、依據和有效補充。二級學院應建立學院教學檔案的收集、整理、保管、提供利用的各項規章制度，建立崗位責任制，把教學檔案管理工作的責任落實到人，用規章制度來進行管理。學院應加強量化考核，對于教學秘書（教務干事）完成教學檔案收集、整理情況，每位教師、每個部門教學檔案材料的完成情況進行考核。考核結果與教學管理人員及每位教師的評優、晉職、晉級結合起來，對于在教學檔案方面表現好的，給予獎勵，對于有重大失誤的，實行一票否決制，取消當年評優、晉職、晉級資格，以保證二級學院教學檔案管理工作順利開展。

（四）強化教學檔案編研，做好教學檔案的開發利用

二級學院的教學檔案利用是保存檔案的目的所在，只有學院的教學檔案能很好地服務于學院的教學、科研工作，服務于教師的教研、科研、教改，才能提高教學檔案的利用率，才是保存二級學院教學檔案的目的與意義所在。學院教學檔案管理人員應本著應收盡收的原則，把教學檔案材料收集、整理、歸檔，并編制好目錄、檢索工具等，以方便利用。同時，應努力做好教學檔案的編研工作，應堅持注重實際，貼近教學，考慮長遠，講求實效的原則，深入挖掘教學檔案中可供利用的信息資源，對此進行再提煉、再加工，形成更有效的教學檔案資源，進而提高學院教學檔案的利用價值。

（五）加強數字化建設，提高教學檔案利用效率

隨著現代教育技術及網絡技術的發展，電子檔案（電子文檔）的出現，拓寬了檔案利用的途徑，利用網絡技術，可以更快捷有效地查找教學檔案材料。二級學院教學檔案管理應跟上時代步伐，建立數字化教學檔案。利用計算機、掃描儀等，將紙制檔案轉化為數字檔案，利用計算機進行編目、加工整理，實現自動檢索。同時，利用校園網絡，建立二級學院教學檔案資源數據庫，使教師上交、查找、利用各種教學檔案材料更為便捷，從而提高教學檔案的利用效率。

總之，二級學院的教學檔案管理工作十分重要，對于學院及學校的長遠發展，具有十分重要的意義。隨著高等教育的快速發展，教育部對高校教學評估及專業認證工作的開展，高校教學檔案的重要性，得到充分認識。二級學院教學檔案管理工作應以教學評估及專業認證為契機，完善基礎設施，提高教學檔案管理人員的素質，加強教學檔案編研，加快教學檔案數字化建設，提高教學檔案利用率，進一步提高教學檔案管理水平，從而使二級學院教學檔案管理工作邁上新臺階。