航天AVIDM系統電子文件單套制管理策略研究

馮占江 ／上海機電工程研究所

航天產品集成設計與制造系統（AVIDM）是我國航天領域具有自主知識產權的，對航天型號產品技術文件進行技術狀態管理的產品數據管理系統（PDM）。該系統管理型號產品研制、生產過程中產生的與型號產品有關的電子數據，包括文本文檔、CAD二維圖樣、三維模型、物料清單（BOM）、裝配關系等，簡稱為AVIDM 文件。

AVIDM 系統電子文件單套制管理是相對于雙套制管理而言的，即AVIDM 系統形成的原生電子文件僅以電子的方式進行管理、利用、歸檔與保存，而不再生成紙質文檔的管理模式。在單套制管理模式下，AVIDM 文件從生成、流轉、利用，再到銷毀或歸檔保存、進館的整個生命周期中都不會出現非電子形式，是一種純電子化的運行管理模式。AVIDM 文件單套制管理符合無紙化辦公需求和低碳發展方向，符合文檔信息化發展趨勢和數字航天發展要求，能夠真正改變傳統文檔管理模式和工作流程，實現文檔管理數字化轉型。

近年來，中國航天科技集團有限公司明確提出了加快數字航天建設，踐行綠色發展理念的要求。隨著航天數字化轉型的快速推進，不少航天重大工程初步實現全數字化研制，有效保障了研制質量和任務周期。而與此同時，伴隨著型號電子文件數量激增、類型多樣和結構復雜，傳統的航天型號文檔管理模式的弊端也日益暴露，如資源浪費、效率降低、管理困難等問題日益嚴重，與數字化轉型發展不相適應。因此，要實現航天企業檔案管理數字化轉型和現代化發展，AVIDM 文件單套制管理是必須要面對的現實問題。

一、AVIDM文件管理的現狀分析

1.增量AVIDM 文件大量形成

隨著航天型號科研生產數字化轉型的推進，AVIDM 系統中形成的電子文件數量越來越龐大、種類越來越繁多、結構越來越復雜。目前，大部分航天企業單位已實現AVIDM 系統與檔案管理系統接口對接，AVIDM系統流轉結束的電子文件通過接口導入檔案管理系統中進行管理。但對于AVIDM 系統產生二維原生圖樣、三維模型數據，部分單位僅是數據及條目導入檔案管理系統，數據分散，無法結構化呈現和形象化展示，無法進行有效保存和利用。

2.AVIDM 文件雙套制管理

航天企業針對納入歸檔范圍內的AVIDM 文件，凡是能夠紙質輸出的，整體采用雙套制管理模式，即接收電子文件的同時，輸出相應的紙質文件，紙質文件作為受控文件管理，并進行保存、歸檔、利用。

航天企業針對納入歸檔范圍內的AVIDM 文件，凡是能夠紙質輸出的，整體采用雙套制管理模式，即接收電子文件的同時，輸出相應的紙質文件，紙質文件作為受控文件管理，并進行保存、歸檔、利用。

3.AVIDM 文件管理面臨的問題

一方面，AVIDM 文件呈指數增長。上海機電工程研究所作為航天型號總體設計單位，2021年一年存檔的AVIDM 文件達萬份以上，全部紙質存檔管理占用了大量的人力和時間，消耗了大量的紙張和庫房空間，制約了管理效益的提升，若采取單套制管理，預估每年可節約萬張以上紙張消耗，存檔一份文件工作耗時僅為原來紙張存檔的五分之一。另一方面，三維模型、BOM 數據等越來越多的電子數據已無法制成紙質版本保存歸檔，海量原始數據堆積在AVIDM 系統中，難以實現系統的整理、歸檔和長期有效保存；同時對于型號文件鑒定、歸檔、上報、進館等工作帶來了新的一系列挑戰。另外，大部分單位現有的檔案管理系統不具備電子文件元數據完整采集與封裝及版式文件轉換功能及數字水印技術，不具備電子文件“四性”（真實性、完整性、可用性和安全性）檢測功能及全文檢索、數據分析、在線移交功能，難以真正實現AVIDM 文件單套制管理。

二、AVIDM文件單套制管理策略的探討

AVIDM 文件單套存檔是指對型號產品科研生產中形成的，并經AVIDM 系統流轉，需移交檔案部門進行受控管理和存檔的AVIDM 文件進行電子存檔，文件在系統中批準完成后，其電子原文及元數據信息通過歸檔接口自動導入檔案管理系統，并在檔案管理系統中以電子文件形式長期存儲、管理和利用。本文結合航天企業單位實際，從管理原則和技術途徑兩方面對AVIDM 文件單套存檔策略進行了研究和探索。

1.管理原則

（1）試點先行

AVIDM 文件單套制存檔將變革傳統的航天檔案管理模式，再造新的文檔管理流程。不僅是管理模式的創新，更是管理思維的轉變，對現有的管理制度、規范、方法以及管理系統影響較大，應采取試點先行、逐步轉變的思路。可針對部分新型號、新產品產生的文件進行試點和探索。在整個航天產品研制生產過程中，研制階段產生的AVIDM 文件數量最多，紙質版本利用率較低，且不需要進館。因此，也可以針對方案階段、模樣階段、試樣階段產生的AVIDM 文件由點及面試點開展單套制存檔管理。另外，AVIDM 系統中的科學技術研究類電子文件，已有國家相關制度支撐，也可進行單套制管理。

（2）制度規范保障

AVIDM 文件單套制管理的推行將是一個漫長的過程，完善的制度規范是實現單套制歸檔的重要保障。單套制管理模式下檔案管理系統與AVIDM 系統流程和接口對接，實現電子文件全流程管理和融入式管理，變年度歸檔為隨辦隨歸。因此，應對AVIDM 文 件的信息采集、編目、描述、轉換、整理、歸檔、保存、查閱以及深度利用等方面作出系統的制度和標準規范安排，保障文件的真實、可靠、有效與安全，實現電子檔案與紙質檔案具備同樣的效力。如制定AVIDM 文件歸檔范圍和檔案保管期限表、歸檔整理操作規范、長期保存管理規范以及元數據采集、電子簽名、數字水印、安全管理等技術方面的標準規范。制度和技術的有效結合，電子文件的單套制管理才能真正落地。

（3）重要檔案多套管理

雖然電子文件單套制管理已成為趨勢，但在實際工作中并不意味著檔案的單套管理同步開展。電子文件產生不過幾十年，不會在短時間內全面替代紙質文件，電子檔案也不會全面替代紙質檔案。雙套制、異地異質備份是檔案管理的共識和傳統，是確保檔案安全最常見的方法和最有效的保障。因此，應從檔案的視角來看待電子文件單套制管理，既要順應趨勢提升工作效率，又要確保重要檔案的安全。

就目前航天檔案管理要求和實踐來看，航天產品檔案中型號定型（鑒定）階段或正樣（試樣）階段文件的雙套制管理的模式不會改變。這不僅涉及到型號的批生產，還涉及到型號文件的上報、歸檔和進館，相關方要求不一，很難實現單套制管理。而且航天型號作為國家、國防力量的重要支撐，其最終形成的各類檔案，從安全和戰略備份角度出發，不能僅以單套的形式存在。因此，不能放棄“多套制”的管理傳統，兩種模式應該共存，相輔相成。

就目前航天檔案管理要求和實踐來看，航天產品檔案中型號定型（鑒定）階段或正樣（試樣）階段文件的雙套制管理的模式不會改變。這不僅涉及到型號的批生產，還涉及到型號文件的上報、歸檔和進館，相關方要求不一，很難實現單套制管理。而且航天型號作為國家、國防力量的重要支撐，其最終形成的各類檔案，從安全和戰略備份角度出發，不能僅以單套的形式存在。因此，不能放棄“多套制”的管理傳統，兩種模式應該共存，相輔相成。

2.技術途徑

電子檔案管理系統的功能拓展是實現數據管理業務與檔案業務融合的必由之路。AVIDM 文件的單套制管理最終要依靠相應的技術來實現。在開發和部署檔案管理系統時，技術上要緊緊圍繞電子文件的“四性”要求，應用元數據采集、電子簽名、電子印章、數字水印、版式轉換、“四性”檢測、數據分析等技術手段，確保單套制管理的電子文件的真實、可靠、有效、安全和長期存取。

（1）元數據采集

元數據是電子文件管理的重要工具，提供了對電子文件的全面描述，是電子文件真實性、完整性的重要保障。首先應制定航天各門類電子文件元數據采集的標準規范，明確數據類型、長度、格式、值域以及元數據項著錄和必填著錄項等要求。根據標準規范制定采集策略，涵 蓋AVIDM文件生成、流轉、管理、歸檔等全過程中形成的各種元數據。實現電子文件在AVIDM 系統中流程結束后，對需要歸檔的AVIDM 文件及元數據進行格式封裝，通過接口導入檔案管理系統。

（2）版式轉換

目前，AVIDM 系統中形成的文本類電子文件導入檔案管理系統中后基本都以原格式存在，面臨內容易更改、版本不兼容、呈現不一致、遷移過程易變異和損失等問題，不符合電子文件長期保存要求，不符合相關標準規范。因此，檔案管理系統應具備版式轉換的功能，在AVIDM 系統通過接口導入歸檔時將AVIDM 文件轉換為符合要求的版式文檔，同時進行元數據及電子簽名信息的封裝。

《電子文件存儲與交換格式版式文檔》（GB/T 33190-2016）于2017 年正式實施，該標準規定了國家版式文檔格式規范（OFD）。雖然版式文檔已有了國家標準，但目前實際應用仍然比較局限。

（3）數字水印

數字水印是一種應用計算機算法嵌入載體文件的保護信息。它將一些標識信息直接嵌入數字載體當中，且不影響原載體的使用，也不容易被修改。可分為可視水印和不可視水印，前者是可以看見的水印，可以作為文件的標識，后者在文件中表面是不可查看的，但當發生版權糾紛或被篡改時，所有者可以進行證明和檢測。

在單套制管理模式下，原有紙質文件中存檔環節加蓋的證明其有效性和受控的標識將無處可加，為證明AVIDM 文件的受控性和版本有效性，需利用數字水印技術進行相應的標識，如單位標識、受控標識、批次標識、版本標識、來源標識等。因此，在AVIDM 系統和檔案管理系統中應集成一個水印嵌入系統和水印恢復系統，來確保AVIDM 文件的分發、利用和歸檔環節的受控和有效。

（4）“四性”檢測

電子文件的“四性”根據國家相關制度要求，數字檔案管理系統須具備“四性”保障的功能。由于電子文件具有易修改、易損毀、依賴環境等特點，因此“四性”是確保電子文件檔案性質的重要屬性，是確保其憑證價值、查考價值和保存價值的關鍵。目前，針對“四性”檢測，國家檔案局已經發布《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T 70-2018），該標準為開展“四性”檢測提供了技術規范和技術指導。相關單位可以參照這一標準要求，制訂詳細的檢測項目，在檔案管理系統中嵌入檢測工具，利用技術手段對AVIDM 文件歸檔、移交與接收、長期保存環節進行“四性”檢測。

（5）數據管理

以大數據為代表的信息資源正向生產要素的形態演進，數據已成為航天科技集團重要的戰略資源和核心資產。通過數據來改變傳統的管理思路和模式，用數據說話、用數據管理、用數據決策、用數據創新，最終實現全量數據采集匯聚、全域數據貫通融合。AVIDM 文件單套制管理的最終目的是實現電子檔案資源的有效開發和利用，為企業科研生產管理等工作提供高效服務。單套制管理模式下，數字檔案資源將急劇增加，成為管理的重點，檔案利用已不能再局限于被動地提供查詢和借閱，而是要具備數據管理和知識服務的管理思維，強化數據思維轉化意識，運用先進的信息技術對檔案數據和信息進行大數據分析，積極挖掘檔案價值，主動服務，實現由載體管理到數據內容管理的轉變。因此，檔案管理系統應具備全文檢索和自然語義分析功能，實現智能檢索；應能擴展大數據分析和挖掘技術，并可根據需要開發知識管理功能，支持檔案信息的知識標簽、知識地圖、深層次加工和主動推送，實現大數據分析和知識服務。

三、結束語

無論從數字航天發展進程，還是從檔案信息化發展的內在需求看，多套制走向單套制都是檔案部門不可回避的趨勢和必須面對的課題。航天AVIDM 系統電子文件單套制管理必然要經過一個過渡期，也必然會經過一個管理思維和管理模式的轉變，既不能“一刀切”，也無法“齊步走”，而且兩種管理模式必然會長時間并存。當前，應結合單位實際、創新管理模式、轉變管理思維，采取合適的管理策略和技術方案，開展AVIDM文件單套存檔實踐，補齊短板，創新求變，以適應發展的變遷與挑戰。