行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略探析

周 穎

（正陽(yáng)縣城市管理綜合行政執(zhí)法大隊(duì)，河南 駐馬店 463600）

引言

行政事業(yè)單位當(dāng)中的人事管理檔案是最為重要的人力資源財(cái)富，而行政事業(yè)單位是一個(gè)綜合型的單位，內(nèi)部科室眾多，資料復(fù)雜多樣。眾所周知，二十一世紀(jì)是信息化時(shí)代，經(jīng)濟(jì)水平的進(jìn)步影響著科技的發(fā)展，科技的知識(shí)水平素質(zhì)的進(jìn)一步迅速地提高，也勢(shì)必將直接影響到行政事業(yè)單位人事檔案現(xiàn)代化管理服務(wù)的效能。對(duì)一個(gè)行政事業(yè)單位人事檔案工作是否能實(shí)行檔案規(guī)范化的管理，是對(duì)于決定一個(gè)行政單位今后能否持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展地發(fā)揮著重要意義。通過(guò)對(duì)近十幾年來(lái)的檔案數(shù)據(jù)的分析，我國(guó)的行政事業(yè)單位工作人員在認(rèn)識(shí)到檔案的管理上還是會(huì)面臨著不少的問(wèn)題，管理上得還不夠規(guī)范，造成人事檔案管理的整體水平受到限制，工作效率得不到提高甚至?xí)速M(fèi)大量的人力成本和時(shí)間成本[1]。

一、行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提高的意義

1.工作質(zhì)量得到提升

人事檔案的規(guī)范化管理得到提升，也會(huì)對(duì)于行政事業(yè)單位的管理水平有所影響，因?yàn)槿耸聶n案的管理規(guī)范化是人才資源的基礎(chǔ)儲(chǔ)備，規(guī)范化的管理工作還能夠?qū)τ谛姓挝坏囊恍┢渌ぷ饔兴鶐椭耸聶n案是行政事業(yè)單位的最為重要的人才資料，管理規(guī)范是能夠提升本單位的工作質(zhì)量。行政事業(yè)單位其他工作的前提基礎(chǔ)就是人事檔案的規(guī)范化工作，在整個(gè)管理工作當(dāng)中，行政單位的專門工作人員需要對(duì)于工作中可能出現(xiàn)的問(wèn)題以及當(dāng)前的工作情況進(jìn)行詳細(xì)的了解，以便對(duì)以后到來(lái)的工作人員進(jìn)行合理化的分配工作，并且能夠?qū)τ谌耸聶n案工作進(jìn)行詳細(xì)地介紹[2]。同時(shí)，還能夠?qū)τ诰哂幸欢üぷ鹘?jīng)驗(yàn)的人員進(jìn)行工作質(zhì)量考核、人才規(guī)劃培養(yǎng)、崗位變遷等等進(jìn)行合理化的安排。人事檔案管理規(guī)范化可以為行政事業(yè)單位的管理工作提供具有及時(shí)性、專業(yè)性的人才資料，能夠幫助單位部門的負(fù)責(zé)人在進(jìn)行決策時(shí)有一定的人才基礎(chǔ)性信息，進(jìn)而工作的質(zhì)量也是得到了保證。行政事業(yè)單位在認(rèn)識(shí)檔案管理方面的目標(biāo)是管理工作的高效性，是為了培養(yǎng)出具有高質(zhì)量的人才，因此就需要在人才的吸收、崗前培訓(xùn)、員工激勵(lì)等等對(duì)于人才儲(chǔ)備進(jìn)行質(zhì)量的評(píng)估。這樣可以幫助部門負(fù)責(zé)人打造出一支專業(yè)性強(qiáng)的員工隊(duì)伍，保證行政事業(yè)單位內(nèi)部結(jié)構(gòu)合理化，工作人員的工作質(zhì)量大幅度提高。

2.工作效率得到提高

近幾年，我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平發(fā)展速度迅速，行政事業(yè)單位的用人制度深化和工作人員的制度都有相應(yīng)的改革，這就影響到行政事業(yè)單位的部門人員的流動(dòng)性上升。而單位了解流動(dòng)人員的基本情況就需要依靠行政事業(yè)單位的人事檔案的工作，這是一個(gè)單位選擇人才、任用人才的重要依據(jù)，所以說(shuō)人事檔案的工作的管理規(guī)范能夠促進(jìn)一個(gè)單位的工作效率提高，具體在以下幾個(gè)方面：

第一，規(guī)范性的管理工作對(duì)于人事材料的使用次數(shù)具有提高作用，行政事業(yè)單位的負(fù)責(zé)人事檔案的工作人員能夠在短時(shí)間之內(nèi)掌握本單位的人事資料，當(dāng)有需要時(shí)候可以迅速找到相應(yīng)的人事檔案資料；

第二，單位人事檔案的準(zhǔn)確性和真實(shí)性離不開(kāi)人事檔案的規(guī)范性管理工作，在人事檔案管理部門工作，相應(yīng)的工作人員對(duì)于檔案進(jìn)行合理化、科學(xué)化的管理，當(dāng)本單位有人需要人事資料時(shí)候，負(fù)責(zé)該工作的工作人員能夠按照單位的流程快速地將資料找到。如此一來(lái)，不僅提高工作效率，還能減少人才的浪費(fèi)，進(jìn)而提高行政事業(yè)單位內(nèi)部的運(yùn)行效率。

3.反應(yīng)單位的發(fā)展?fàn)顩r

隨著社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展，當(dāng)代的行政事業(yè)單位的人才流動(dòng)的變化是一種普遍存在的現(xiàn)象，這也能夠反映出行政事業(yè)單位的發(fā)展變化水平，而單位的人事檔案就能夠清晰明了、全面詳細(xì)地反映出這種變化。一個(gè)單位在不同階段的發(fā)展以及單位的人員的崗位變化的過(guò)程都是能夠看出一個(gè)單位的發(fā)展?fàn)顩r，所以說(shuō)行政事業(yè)單位的人事檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化的管理是對(duì)于單位的發(fā)展十分關(guān)鍵。對(duì)于行政事業(yè)單位能夠得到一個(gè)良好的發(fā)展?fàn)顩r，首先做到對(duì)于儲(chǔ)備人才的招聘流程進(jìn)行優(yōu)化，建立科學(xué)化的人才培養(yǎng)機(jī)制，其次就是需要本單位對(duì)于人事檔案管理工作加強(qiáng)規(guī)范管理，保證單位日常工作的順利進(jìn)行，促進(jìn)本單位進(jìn)一步發(fā)展，在當(dāng)?shù)厝瞬攀袌?chǎng)搶占優(yōu)勢(shì)地位[3]。

4.行政單位工作人員得到更新

行政事業(yè)單位的人才檔案管理工作是對(duì)于單位當(dāng)中每一位工作人員從入職情況、日常工作質(zhì)量、崗位變遷、員工離職等方面進(jìn)行一個(gè)詳細(xì)的記錄，這對(duì)于行政事業(yè)單位晉升人才、重用人才都是具有重要意義的，通過(guò)詳細(xì)的人事檔案資料選擇行政事業(yè)單位所需人才。而一個(gè)單位選擇人才儲(chǔ)備之后就需要對(duì)其進(jìn)行崗前培訓(xùn)等等，人員培訓(xùn)可以根據(jù)人事檔案的資料的情況進(jìn)行準(zhǔn)確性的布置，將人才進(jìn)行針對(duì)性的分類，根據(jù)人才發(fā)展的水平進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的技術(shù)培訓(xùn)，幫助人才盡快適應(yīng)崗位，同時(shí)還能夠促進(jìn)人才的進(jìn)一步提升。最后，行政事業(yè)單位當(dāng)中會(huì)有大量的崗位流動(dòng)情況，人事檔案當(dāng)中記錄著工作人員的工作情況以及培訓(xùn)情況，單位可以根據(jù)當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行人員的調(diào)配，對(duì)于工作效率高且工作的質(zhì)量?jī)?yōu)異的人進(jìn)行合理的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作績(jī)效較高的且從事工作中的工作品質(zhì)表現(xiàn)良好的人應(yīng)實(shí)行經(jīng)濟(jì)合理有效的表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)其他工作業(yè)務(wù)能力表現(xiàn)一般較差的單位工作人員應(yīng)實(shí)行有效及時(shí)系統(tǒng)的崗位業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助其工作效率得到提升，完善自己本身的不足，對(duì)于影響單位發(fā)展的落后分子進(jìn)行及時(shí)的責(zé)罰，嚴(yán)重危害行政事業(yè)單位發(fā)展的人員進(jìn)行清除工作。所以說(shuō)，人事檔案的管理工作進(jìn)行規(guī)范化布置，不僅僅能夠提高工作人員的綜合能力水平，還能夠促進(jìn)單位能夠人才流動(dòng)合理化[4]。

二、當(dāng)前行政事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，科技研究水平不斷進(jìn)步，社會(huì)對(duì)于各行各業(yè)的發(fā)展要求越來(lái)越嚴(yán)格。所以，作為行政事業(yè)單位需要與時(shí)俱進(jìn)，跟隨社會(huì)的前進(jìn)腳步，實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位的崗位更新，順利轉(zhuǎn)型升級(jí)，行政事業(yè)單位當(dāng)中的部門規(guī)劃需要與本身發(fā)展的實(shí)際需要相應(yīng)和，作為單位中能夠提供員工基礎(chǔ)性信息的人事檔案管理部門，也是同樣需要與時(shí)代的要求接軌，將落后的管理模式進(jìn)行更新，將管理中出現(xiàn)的煩瑣工作程序進(jìn)行簡(jiǎn)化，為行政事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展提供基礎(chǔ)要求，但是在當(dāng)前的行政事業(yè)單位中的人事檔案管理工作還是存在一些問(wèn)題，這些問(wèn)題影響到人事檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化，嚴(yán)重影響管理的穩(wěn)定提升[5]。

1.沒(méi)有認(rèn)識(shí)到人事檔案管理規(guī)范化的重要意義

雖然說(shuō)近幾年我國(guó)的綜合國(guó)力有所提升，但是部分行政事業(yè)單位對(duì)于人事檔案的管理工作的重視程度還是不夠，對(duì)于一個(gè)單位的人事管理規(guī)范化工作存在誤解，部門負(fù)責(zé)人對(duì)于工作的意識(shí)程度不足，導(dǎo)致人事檔案被行政事業(yè)單位漠視化，而且對(duì)于人事檔案管理所投入的財(cái)力和人力均不足，管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化得不到提升，人事檔案在關(guān)鍵時(shí)刻發(fā)揮不出真正的作用，影響到整個(gè)單位的內(nèi)部運(yùn)行工作的展開(kāi)。近幾年隨著我國(guó)各行各業(yè)的規(guī)模的擴(kuò)大，行政事業(yè)單位的職能也是面臨的巨大的挑戰(zhàn)，行政事業(yè)單位所具有的社會(huì)型、服務(wù)型、效益型等等多方面都有所增加，單位面臨轉(zhuǎn)型，所以說(shuō)人事檔案的管理工作也是需要提起重視程度，單位負(fù)責(zé)人加強(qiáng)對(duì)于管理工作規(guī)范化的重視程度，相關(guān)負(fù)責(zé)人制定出合理化的管理制度，對(duì)于檔案管理人員需要提高自身的服務(wù)意識(shí)，樹(shù)立正確的價(jià)值觀，同時(shí)為了激勵(lì)管理工作人員的積極性，單位負(fù)責(zé)人還可以制定出對(duì)于員工的合理化的激勵(lì)制度，進(jìn)而從工作人員的自身增強(qiáng)意識(shí)。

2.檔案管理人員專業(yè)技能不足

由于行政事業(yè)單位對(duì)于人事檔案管理工作的不重視，從而影響到檔案管理工作人員的數(shù)量和業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作的展開(kāi)，造成管理人員的工作經(jīng)驗(yàn)缺乏，管理的工作能力水平也不高。由此可以看出，負(fù)責(zé)人事檔案的管理人員的專業(yè)技能有待提升的問(wèn)題，在行政事業(yè)單位的工作人員基本上都是出于一種被動(dòng)的工作狀態(tài)，被動(dòng)地按照本單位的需要進(jìn)行簡(jiǎn)單的管理工作。同時(shí)，在日常的管理工作中，工作人員在行政事業(yè)單位的流動(dòng)性較為頻繁，隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，對(duì)于從事人事檔案管理工作的人員提出更高的要求，行政事業(yè)單位的人事檔案管理工作規(guī)范化和專業(yè)化是今后的發(fā)展趨勢(shì)。但是，工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作不到位，未能對(duì)工作人員進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)充，專業(yè)性的管理得不到提高，行政事業(yè)單位在人員的管理工作和檔案管理方面凌亂，甚至比較混亂，管理工作的操作流程也不清晰，步驟繁雜，這些都是影響人事檔案管理工作的規(guī)范化的提升工作的展開(kāi)[6]。

3.信息化建設(shè)投入不足

當(dāng)代社會(huì)是信息化的發(fā)展模式，但是作為行政事業(yè)單位的人事檔案管理人員卻缺乏有關(guān)于信息科技的技能，無(wú)法將傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)化成現(xiàn)代化的信息管理模式，管理人員還一味地使用傳統(tǒng)的操作方式，造成人事檔案管理的水平的落后化，行政單位的工作效率大大地降低。同時(shí)，管理人員也缺乏規(guī)范化意識(shí)，沒(méi)有真正地意識(shí)到人事管理信息數(shù)字化的便捷，固定的思維還是通過(guò)手動(dòng)翻閱資料，查取自己所需要的資料，這樣不僅效率低下，同時(shí)還會(huì)對(duì)于人事資料造成一定的損壞。

4.管理方式過(guò)于傳統(tǒng)

在傳統(tǒng)的管理模式中，人事檔案管理存在著制度的約束，管理方式也比較落后，對(duì)于檔案的安全性也是造成了影響作用，這些都是影響到行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化的提升。如果說(shuō)行政事業(yè)單位的人事檔案管理的方式傳統(tǒng)，導(dǎo)致人事檔案在管理方面存在松散、保密性差等問(wèn)題，就會(huì)影響到單位的內(nèi)部運(yùn)行問(wèn)題。

三、提升行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平的方法

1.優(yōu)化管理機(jī)制

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，當(dāng)代社會(huì)提倡的是法治社會(huì)，所以說(shuō)應(yīng)該加強(qiáng)人事檔案的法治建設(shè)，應(yīng)該在本單位中建立具有法律效應(yīng)的規(guī)章制度或者設(shè)立專門的法律部門管理人事檔案，這樣就可以保證行政事業(yè)單位有關(guān)于人事檔案的正常運(yùn)行，一個(gè)運(yùn)行正常的行政事業(yè)單位必須能夠?qū)⒏鱾€(gè)部門的智能劃分清晰，部門之間也需要加強(qiáng)部門之間的配合工作，這些都是能夠保證日常的正常運(yùn)作，更好地為大眾進(jìn)行服務(wù)。具體的優(yōu)化單位的管理機(jī)制從以下幾方面進(jìn)行：

首先，相關(guān)負(fù)責(zé)人制定出人事檔案管理的規(guī)章制度，同時(shí)保證制度的順利實(shí)行，責(zé)任到人，工作到細(xì)節(jié)；其次，提高工作人員的工作意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)于人事檔案管理規(guī)范的宣傳工作，強(qiáng)化法制教育，各崗位的工作人員明白自身的職責(zé)所在，保證人事檔案的安全性；再次，人事檔案管理至關(guān)重要，所以說(shuō)管理需要落實(shí)到單位、領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、工作人員，設(shè)置適合激勵(lì)工作人員的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，提高檔案管理的流程的規(guī)范性操作，保證在需要檔案時(shí)候能夠高效率地進(jìn)行操作；最后，定時(shí)召開(kāi)工作人員的培訓(xùn)會(huì)，掌握罪行的信息管理技術(shù)，還可以召開(kāi)技術(shù)交流會(huì)，提升工作人員的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)技能。從更加高效、更是快速的監(jiān)督優(yōu)化行政事業(yè)單位的管理機(jī)制。

2.轉(zhuǎn)變管理思維

作為檔案管理的工作人員應(yīng)該時(shí)刻記住，檔案管理規(guī)范化的最終目的是服務(wù)于人，這就要求檔案管理的負(fù)責(zé)人以及工作人員轉(zhuǎn)變自己的思維模式，將傳統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)人從不過(guò)問(wèn)的模式摒除，制定出一個(gè)部門實(shí)行細(xì)則，這樣工作人員在進(jìn)行人事檔案查詢時(shí)候，操作或更加規(guī)范，操作更加專業(yè)。任何的增強(qiáng)意識(shí)都是需要落實(shí)到日常的工作當(dāng)中。

第一，建立人事檔案管理系統(tǒng)，人事管理是一個(gè)復(fù)雜的部門，所以說(shuō)需要建立總系統(tǒng)、分支系統(tǒng)、模塊部門、小模塊，每人都有自己的職責(zé)。同時(shí)，清楚自己本身的服務(wù)流程，這樣不僅僅方便人事資料的搜集工作的展開(kāi)，同時(shí)人事資料也是具備比較高的安全性；

第二，建設(shè)聯(lián)動(dòng)機(jī)制，眾所周知部門之間不可能沒(méi)有工作上的聯(lián)系，所以說(shuō)需要加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)系，將封閉的部門聯(lián)動(dòng)起來(lái)，完善人事管理的制度。

3.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

檔案的管理人員是一個(gè)單位的核心所在，這支隊(duì)伍的優(yōu)異程度會(huì)直接影響到人事檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化，所以行政事業(yè)單位需要對(duì)于從事人事檔案管理工作的人才的建設(shè)，加強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)自身的專業(yè)技能，在開(kāi)始選拔人才時(shí)候，選擇專業(yè)化強(qiáng)的人才，在進(jìn)入部門工作時(shí)候，需要及時(shí)進(jìn)行工作培訓(xùn)，樹(shù)立正確的價(jià)值觀，同時(shí)提高人事管理的技術(shù)，穩(wěn)定的提升行政事業(yè)單位人事檔案管理工作的規(guī)范化。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，真正的信息化時(shí)代到來(lái)了，為了在日程工作中提升單位的人事檔案管理的規(guī)范化，作為從事這種職業(yè)的人員，需要樹(shù)立正確的三觀，樹(shù)立法律意識(shí)，加強(qiáng)技能提升的意識(shí)，建設(shè)具有現(xiàn)代化、信息化的人事管理制度，提升行政事業(yè)單位的規(guī)范化管理，最終提高單位的內(nèi)部運(yùn)行效率。