大專院校數字檔案室建設的思考與實踐

張盛斌

（湖南省邵陽市湘中幼兒師范高等?？茖W校，湖南 邵陽 422000）

引言

檔案是一種重要的信息資源，大專院校的檔案氛圍兩類，一類是學生檔案，另一類是教職工的人事檔案。學生檔案是在學生在校期間的管理活動中形成的，記錄著學生的個人經歷、學習表現；人事檔案以教職工的主要經歷、政治面貌、品德作風為主，是其個人身份、學歷、資歷的象征。考慮到檔案的私密性與實用性，大專院校檔案管理工作的實施尤為重要，為了更好地提升管理效率與質量，數字檔案室的構建勢在必行。相關院校要進一步明確數字檔案室建設的意義，實踐中排除潛在的制約因素，加快檔案管理數字化步伐，賦予大專院校檔案管理工作新時代特征。

一、數字檔案室建設的意義

在當前的社會發展背景下，信息技術實現了大面積的普及，數字化成了當前主要的發展趨勢，數字檔案室的建設符合社會主義現代化的發展要求，有利于數字化電子檔案的形成，便于檔案管理工作的開展，能夠促進檔案管理工作質量與工作效率的提升。與傳統的檔案儲存形式與管理模式相比，電子檔案主要是將紙質檔案的內容轉化為電子內容，儲存在檔案資源庫中，既方便隨時查詢，又為管理工作的開展提供較大的便利[1]。隨著國家教育利好政策的出臺，職業教育受到了高度重視，為了更好地滿足學生的求學需求，職業院校的辦學規模不斷擴大，生源數量急劇增加，教師隊伍日益壯大，導致檔案數量也隨之增加，傳統的檔案管理模式涉及的流程復雜，由于檔案資料的重要性和隱秘性，管理起來費時費力，而且容易因工作人員大意出現內容上的錯誤，降低檔案管理效率。數字檔案室的建設，能夠實現檔案管理信息化，借助網絡信息技術與互聯網，對存檔的資料進行云儲存，這樣在檔案資料的收集、整理、分類和移交等工作環節可以有效地節省時間，而且只要確保網絡上的存檔真實可靠，在查閱過程中就不會出現其他錯誤，能夠確保檔案管理工作的順利開展。另外對檔案進行電子化管理能夠實現資源的合理利用，在傳統的檔案管理中，由于受到多種因素的影響，無法對檔案資源進行共享，尤其是在學生進入實習階段，大部分用人單位都要求實習生提供檔案信息，攜帶紙質檔案信息不僅會增加檔案丟失的概率，還不利于檔案的歸檔管理，在實施電子檔案管理模式后，用人單位利用計算機與學校檔案管理員進行對接，就能了解實習生的檔案信息，彌補了傳統檔案管理中的諸多缺陷和不足[2]。

二、大專院校檔案管理現狀及數字檔案室建設可能遇到的問題

1.檔案管理工作現狀

對于個體來書，檔案是重要的資料，承接檔案的單位要做好檔案的保存與管理，作為各單位、企業、院校的管理內容之一，要引起高度重視。在調查與分析大專院校檔案管理工作的基礎上，發現檔案管理工作還存在一定的問題，主要體現在以下方面。

1.1 忽略檔案管理工作的重要性

檔案管理工作在大專院校中起著重要作用，全體學生及教職工在校期間的檔案信息都由院校直接管理。當學生畢業后，未落實工作單位的學生檔案會返回到其生源地的人社局，已經落實工作單位的學生檔案會轉到其單位，有單位繼續管理，而教職工的檔案也會隨其工作的變更發生變動。在實際的檔案管理工作中，管理人員通常會因為疏于對檔案的整理和儲存管理，導致檔案存儲混亂，在需要進行查閱時，需要很長的時間進行檔案的查找，有時還會出現調取不到檔案的現象，這就需要引起管理人員的高度重視，在檔案資料的收集、整理、分類和移交等工作中，注意每個工作細節，將檔案管理的作用發揮出來[3]。

1.2 檔案管理機制不健全

要知道大專院校檔案管理工作涉及的內容廣泛，系統化、復雜化程度高，要嚴格遵循工作程序，避免存在疏忽與披露，從而對檔案的機密性造成破壞。由于在信息化背景下，以往的檔案管理工作程序不符合時代的發展，工作效率較低，所以大部分大專院校開始嘗試新型的管理模式，不斷創新檔案管理方式。但是在嘗試創新檔案管理工作模式中，部分院校還沒形成完善的檔案管理工作體系，工作機制尚未健全。加之在創新過程中缺乏可參考的規范化流程，加大了檔案管理人員的工作壓力，管理人員的積極性會逐漸降低，這就增加了工作中的失誤率，使得管理效率無法進一步提升[4]。

1.3 檔案管理工作人員的素質偏低

大專院校中檔案室中儲存著在校學生的檔案和教職工的檔案，涉及了學生和教職工的真實信息和隱私資料，這就需要管理過程中確保檔案資料的真實性和保密性，要求檔案管理人員具備較高的綜合素質，這樣才能完成檔案管理工作。目前大專院校檔案管理工作人員的檔案管理工作中大部分管理人員的綜合素質都跟不上檔案的信息化建設，因其不具備專業的檔案管理體系，所以無法保證檔案管理工作的全面落實，不僅降低了檔案管理的工作質量，還不利于檔案管理工作的順利開展，容易在查閱過程中造成不必要的麻煩。

2.數字檔案室建設可能會遇到的問題

檔案的價值主要體現在憑證價值與情報價值，它是隨著社會發展而形成的，有理可依、有據可查，作為真憑實據的存在，是記載的第一手資料。作為大專院校的一項管理內容，由于尚未形成系統的信息化管理模式，數字檔案建設過程中，要充分考慮可能遇到的問題，以便采取有效的措施規避，從而最大限度地激發數字檔案室的作用，彰顯數字檔案室建設的意義[5]。

2.1 資金短缺問題

數字檔案室的建設依托的是互聯網與計算機設備，在原有檔案室的基礎上，建立檔案資源庫，然后將現有的紙質檔案轉化為電子檔案，儲存到檔案資源庫中，進行統一的管理。因為互聯網具有較強的開放性，整體環境較為混亂，考慮到檔案資源的重要性，為了避免檔案資源被黑客盜取，造成學生與教職工的隱私信息泄露，對計算機的硬件設施要求較高。學校需要花費大量的資金，購置計算機設備，比較考驗相關院校的資金量，所以數字檔案室的建設可能會受到資金短缺問題發熱影響。

2.2 安全隱患問題

數字檔案室建成后，管理人員的管理工作也會以信息化模式為主，依托互聯網絡和計算機設備，實施相關的管理工作。而網絡上的IP地址具有開放性，會留下訪問和瀏覽的痕跡，黑客可以通過IP地址，侵入管理人員的電腦，入侵學校的檔案資源庫，盜取其所需要的機密文件，繼而造成檔案信息泄露問題。加之，有些管理工作人員在使用計算機時，缺乏安全風險預防的意識，檔案信息管理較為隨意，這也會直接增加安全隱患風險[6]。

2.3 檔案失真問題

傳統的檔案管理以管理紙質版檔案為主，無法隨意涂改，而電子檔案可以通過計算機進行復制粘貼，偽造、涂改起來較為容易，且不易被察覺，直接影響了檔案的真實性。在意識到這一問題后，大專院校在未來的信息化管理中，要注重從提升管理工作人員的綜合素質出發，對其管理工作提出高標準、嚴要求。領導要發揮其監督作用，約束管理工作人員的行為與態度，增強工作人員的責任意識，使其真正做到為每一份檔案負責，以此來杜絕發生檔案失真問題。

2.4 管理主體問題

每所院校都規劃了專門的檔案室，由專門的管理人員進行整理和保存，作為檔案管理的主體，數字檔案室建設后其信息化素養不容忽視。但是從目前大專院校檔案管理工作現狀出發，不難發現管理人員的信息化素養普遍偏低，他們習慣性的以傳統的管理模式為主，無法在短時間內適應信息化管理環境，計算機設備的操作水平有限，缺乏復合型檔案管理人才。所以大專院校數字檔案室建設中可能存在的管理主體問題，主要指的是管理工作人員的信息化素養。

三、大專院校數字檔案室建設的實踐策略

1.加大建設資金投入

計算機是數字檔案室中不可或缺的設備，為了確保檔案信息化管理的順利進行，推動大專院校數字化檔案發展，高質量高配置的計算機設備是基本。相關的院校要對數字檔案室進行針對性的規劃，加大建設資金的投入，在此基礎上構建數字化管理機制，以提升檔案管理工作效率為整體目標。這就需要大專院校做好資金的配置，結合自身發展中實際積累的資金量，在不影響學校正常育人工作的實施前提下，抽取一步資金進行數字檔案室的建設。當出現資金不足的情況，可向合作企業尋求幫助，獲取少量的資金支持，保障數字檔案室建設資金充足，避免影響數字檔案室的建設速度[7]。

2.賦予檔案管理工作信息化特征

考慮到檔案管理工作的機密性特征，以往的檔案管理工作的開展大多以實體檔案為對象進行管理的，所以工作人員的工作量大，工作內容煩瑣，導致檔案管理工作效率低下，直接影響了管理質量的提升。數字檔案室的建設，為大專院校檔案管理工作提供了創新的機遇與依據，檔案管理工作要向著信息化、數字化、智能化的方向轉變。一方面創新檔案管理模式，彌補傳統檔案管理不足，另一方面合理利用數字檔案室中的設備條件，提升檔案管理的水平，使檔案管理具備時代發展特征，實現檔案管體系的優化與完善。例如，在信息技術的支持下，提高對檔案管理工作的要求，建立檔案管理規范化制度，借助制度為管理人員指明工作方向，約束工作人員的管理行為。同時結合院校自身的需求，參照國家的要求與標準，實施檔案信息的規范化錄入，建立檔案資源庫，這樣能夠方便對檔案的查找與使用，便于工作人員的統一管理與維護。

3.做好檔案管理平臺的維護工作

對于大專院校的檔案管理來說，工作人員要具備較強的責任意識，秉承良好的服務姿態，投入到每日的工作中，以服務好檔案使用者為宗旨，形成科學的管理理念。考慮到數字檔案室建設和使用中可能發生安全隱患問題，所以在日常的管理工作中，還要增設對信息化平臺的維護，排查潛在的安全風險，以便杜絕檔案安全隱患的發生。大專院校檔案信息管理部門不僅要建立電子檔案信息安全保障體系，確保檔案室內部網絡系統的安全，對訪問IP設定用戶權限，將機密檔案信息加密儲存，在硬件設備上做好安全保障。還要在每日工作結束后，進入到管理平臺，學習相關的操作技術，去維護平臺，一方面保障檔案管理工作的順利開展，另一方面識別安全隱患，更好的發揮數字檔案的作用，為學生和教職工的檔案提供保障。

4.提升管理人員的信息化素養

檔案管理人員是檔案信息的密切接觸者，數字檔案室的使用過程中，比較考驗管理人員的綜合素質，其中信息化素養就是綜合素質的一方面。要知道在進行檔案信息上傳前，管理人員要向個人或者學校領導的示意，獲得領導的批準后，再進行相關的管理工作，確保電子檔案管理工作的合理性。所以在具體的工作開展中，檔案信息管理人員應具備較強的責任意識，端正的工作態度，本著為每一份檔案負責的原則，投入到管理工作中。為了有效提升管理人員的信息素養，可以從兩個方面出發，第一，引進相關專業的技術管理人才，增加檔案管理工作中優秀管理人員的儲備。第二，做好現有管理人員的信息化培訓，融入計算機的操作與數字檔案的管理步驟和要求，要求管理人員積極參加，促進檔案管理人員信息素養的提升。另外，還可將電子檔案管理能力與其工資、職位晉升掛鉤，建立獎懲機制，作為鼓勵與鞭策，使全體檔案管理人員積極地投入到電子檔案管理工作中。

結語

綜上所述，檔案是寶貴的物質資料，主要通過收集、整理、保管、統計、利用等環節，賦予檔案經濟、政治、文化服務等功能，維護階級關系與階級利益。大專院校在數字檔案建設過程中，要加快檔案管理改革步伐，創新檔案管理工作模式，賦予檔案管理工作信息化屬性。致力于改善檔案管理工作現狀，借助信息化元素，擴大檔案管理范圍，推動檔案管理的智能化、數字化發展，為院校的全體師生提供智能化服務保障，進一步促進檔案管理工作質量的提升。