基于計算機網絡技術的檔案信息管理及應用研究

張 強

（濟寧市城市建設檔案館，山東 濟寧 272000）

計算機網絡技術是信息傳輸的主要基礎，它的發展與網絡化系統的研發等方面，都能夠凸顯計算相機網絡技術良好的發展趨勢，能夠以便捷性和豐富性能的特點，在各行業中都能夠取得良好效果。檔案信息作為各行業重要的信息資源，在社會信息系統當中占據著重要的作用，可以不斷地提升檔案信息現代化管理的質量和效率，可以將檔案信息的價值全面體現。

一、計算機技術在檔案管理應用的必要性

1.應用計算機技術是檔案現代化發展要求

由于社會經濟的快速發展，科學技術也得到極大的完善，計算機技術被廣泛地應用到各行業當中，如檔案管理工作環節里面，較為突出的便是檔案的檢索工作，它能夠利用計算機里面超大的容量與運算較快等方面優勢，能夠將檔案檢索系統快速的輸入到計算機當中，不僅能夠提升檔案檢索的質量和效率，還可以保證檔案檢索的作用得到充分發揮[1]。另外，因為電子檔案數量不斷地涌現，人們想要更加方面的進行檔案應用，便將傳統的固態檔案融入計算機中，從而建設成相應的數字檔案館，這種利用新技術的建立檔案館的方式，能夠為檔案管理工作的開展提供全新領域。同時，想要幫助用戶快速的適應信息文件與歷史檔案方面的查找，大部分人群都會選擇建立各級與各類的檔案館，以及多元化的計算機網站，更加方便用戶進行查找與利用[2]。

除此之外，檔案載體也在逐漸地發生變化，而產生便會的主要原因是電子檔案，以及相關單位辦公和經營活動的方式等，都發生較大的改變，包括電子商務與電子政務等方面的辦公方式，得到了良好的完善便逐漸代替紙張信息傳遞模式[3]。人們對計算機與網絡的書寫方式變得越來越注重，以及傳遞和查找檢索，信息存在的形式也由看得見逐漸轉變成看不見，它轉化的檔案便是電子檔案。

此外，隨著電子文件幾何式驟增，對電子檔案的控制與收集，以及開發和應用等普及成為目前問題，由于服務范圍的不斷拓展與管理方法完善，檔案管理人員的計算機知識與技術必須要滿足社會發展需求，才能夠將檔案信息管理的作用全面體現，有利于促進社會安全穩定的發展[4]。想要樹立高質量的服務理念，就必須要將現代化技術與工作經驗以及檔案利用的案例與材料相結合，才能夠真正地參與到檔案管理變革工作當中，從而優化工作的方法與模式，以此增強檔案管理人員的服務意識，做到有效地改善服務環境，這樣能夠讓檔案信息價值與作用得到更好應用，滿足社會發展的需求[5]。

2.滿足準時提交與跨部門共享資源的要求

隨著計算機網絡技術的普及，為檔案信息搜集提供較多便利，工作人員不僅可以通過網絡進行信息的查找與編輯，以及刪除與存儲的工作，還可以增強各部門之間的交通與夠了，從而更好地完成相關工作，并且做到提升工作質量與效率的情況。同時，相關部門可以利用互聯網傳輸的方式，促進檔案部門的不斷建設，并且直接將電子文檔直接保存在信息的檔案庫中，能夠更好將檔案信息的價值與作用充分發揮，所以對各行業具有重要的意義。并且檔案館在進行相關資料的搜索時比較方便，還能夠有效地保障檔案信息的完整性與安全性。在實際的檔案信息管理工作當中應用計算機網絡技術，不僅可以利用互聯網獲取廣泛的信息，還可以保證檔案館內部的信息數據得到及時更新。

除此之外，檔案管理可以利用計算機網絡技術，將檔案與目錄等上傳到自己的網站當中，然后再建立完善的檔案信息數據庫，并且建立相關的檔案信息數據搜索群體，為工作人員在搜索與使用文件信息的過程中制造良好條件，便捷的信息數據提取與儲存等方面，都是文件管理計算機主要的特征，所以計算機網絡技術的融入，能夠讓數據信息的傳遞更加快速，從而滿足社會的發展需求。

二、計算機網絡技術在檔案信息管理中應用優勢

1.檔案信息跨部門共享，檔案信息管理實時性

首先，在互聯網時代的背景當中，檔案信息管理在計算機網絡技術的推動下，逐漸朝著自動化與數字化的方面進行發展，所以檔案信息管理部門也能夠借助計算機網絡技術，在網絡平臺當中建立開放式的檔案信息數據庫，這樣能夠更好地為相關單位提供信息檢索服務，方便各部門相關人員進行檔案信息的查閱，從而將檔案信息的價值充分發揮，這樣既能夠提升工作的質量和效率，還可以促進檔案信息管理的發展。同時，檔案信息在計算機網絡技術的支持中，檔案信息也改變了傳統落后的紙質檔案信息模式，也讓檔案信息共享的范圍越來越廣泛，并且還能夠同時被各部門人員進行共享，不會受到時間與空間方面的限制情況，給各部門工作的開展提供檔案信息方面支持。

其次，計算機網絡技術被廣泛地應用到檔案信息管理中，不僅能夠有效地提升檔案信息收集與整理的效率，還可以增強信息存檔與傳輸等方面的速度，為檔案信息管理人員在開展工作時提供便利性，也方便各部門人員進行及時查閱。檔案管理人員可以合理地應用計算機技術，能夠就將互聯網當中的信息進行有效更正，以及刪除與存檔等方面操作，這樣能夠有效地保證檔案信息管理的時效性。

再次，在檔案信息管理工作的開展過程當中，相關人員可以利用計算機網絡技術，將收集與整理的檔案信息資料，通過網絡技術進行快速傳輸，避免人員領取與送達的工作步驟，為檔案信息工作人員的收集節省較多時間，可以保證檔案信息管理的時效性，及時為給部門提供信息支持。

最后，在應用計算機網絡技術的過程當中，既可以有效地保證檔案信息的完整性與準確性，還能夠進行檔案信息數據備份操作，能有效地防止檔案信息數據發生缺失與損壞的情況發生，避免對給部門工作的開展造成影響，從而保證工作能夠順利地開展，幫助社會安全與穩定的發展。

2.檔案信息服務社會化

在傳統模式的檔案信息管理當中，部門檔案信息資源在同時間段里面，只能夠由一個用戶進行檔案信息的查閱，這樣不僅難以滿足社會群眾的信息查閱需求，還會造成檔案信息使用的效率逐漸下降，從而阻礙相關工作的開展。另外，計算機網絡技術具有較高的安全性與機密性，所以檔案信息管理人員可以將檔案資源放置在互聯網當中，這樣能夠避免檔案資源受到損壞與缺失，還可以保證相關部門及時的應用檔案資源，利用網絡技術及時地獲取工作需要相關信息，有效地提升工作的質量和效率。同時，還能夠促進社會機構與內部人員的信息流動性，可以有效地做到檔案信息資源共享的局面。檔案信息管理主要屬于開放與互動的平臺，它需要與相關業務和檔案信息管理部門進行及時溝通，才能做到豐富檔案信息資源的情況，從而保證檔案信息服務的社會化可以得到全面落實。

三、計算機網絡技術在檔案管理中應用的問題

隨著科學技術的不斷發展，計算機網絡技術被廣泛地應用到檔案信息管理中，不僅能夠保障檔案信息的完整性與安全性，還可以保證相關工作順利地展開。但在實際的應用過程當中，會受到管理機制與運行機制等方面的影響，并且導致檔案室在建設的過程當中，仍舊采用傳統落后的封閉式措施，造成檔案管理的標準化與自動化，以及網絡化等難以服務相關標準。另外，在檔案信息管理的系統建設過程當中，并沒有達到相關的規定標準，所以便存在功能性單一與數據不完整，以及檔案信息資源共享性較差的問題，從而給檔案管理網絡化建設，以及檔案信息資源共享帶來較為不良的影響。

除此之外，部分單位的檔案信息管理系統數據庫較小，雖然能夠有效地滿足單位自身的使用，但是標準化的程度較低，并且數據并沒有得到規范化的控制，以及服務水平存在較差的情況，這也是檔案信息管理在使用過程當中主要的問題，不僅直接影響到單位檔案信息管理系統的服務質量，還間接地降低檔案信息數據的應用效率，無法將檔案信息中存在的價值體現。

此外，檔案信息管理系統在建設完成后，投入到各部門中進行使用，但是部分單位在檔案信息管理網絡的建設，因為資金投入比較的有限，這也間接地導致檔案信息管理系統應用的計算機軟件和硬件較差，無法根據實際的情況對大難信息管理社會進行更新，所以資金問題是影響檔案信息管理網絡化建設的主要原因，因此相關部門必須要注重這方面的問題，才能夠將檔案信息的價值全面體現。

四、計算機網絡技術在檔案信息管理中的應用

1.實現檔案信息管理自動化

計算機網絡技術是信息化時代的重要部分，所以應該將計算機技術積極地應用到檔案信息當中，這樣不僅可以有效地提升檔案信息管理的質量，還可以增強信息處理方面的能力，并且利用數據采集和分析技術，以及處理技術等，全面的促進檔案信息管理自動化水平不斷地提高，將檔案信息的價值與作用充分體現。

另外，在計算機網絡技術的應用過程當中，應該將檔案管理人員與檔案利用人員，以及數字檔案信息等方面相聯系，從而形成完整的檔案流通閉環情況。計算機網絡技術也逐漸融入檔案信息的采集，以及錄入和儲存等方面當中，使各環節的操作流程變得簡單化與自動化，這樣能夠有效地節省大量時間提升工作的效率。同時，計算機網絡技術在檔案信息管理的應用過程當中，不僅改變了傳統落后的紙質檔案情況，還有效地實現了檔案自動化的管理，為檔案信息管理提高可持續發展的保障。

2.實現信息傳遞網絡化

現代計算機網絡通信技術，能夠讓計算機技術的優越性得到充分體現。在檔案信息管理計算機檢索系統當中，合理的應用計算機網絡通信技術，不僅能夠為檔案信息檢索的方式提供便捷性，還能夠將檔案信息檢索等方面，逐漸地發展成智能化的檢索，這樣不僅可以節省檢索的時間，還苦于做到資源共享的情況。

另外，想要有效地實現計算機網絡化的檢索情況，就必須要將計算機技術與網絡技術進行有效地融合。隨著計算機網絡技術快速的發展，社會對于信息的質量和需求也在不斷地提升，大部分的用戶都希望能夠獲得處理后質量較高信息資源，這樣能夠更加便于用戶的使用，間接地提高應用的效率，提高用戶對信息應用的滿意程度。

除此之外，檔案信息通過計算機網絡技術的管理，能夠對檔案信息資源進行有效的分類與提取，以及分析和加工等方面，提升了檔案信息的作用與價值，促進社會效益和經濟效益的良好發展。

3.實現檔案信息數字化

在檔案信息管理工作的開展時，相關人員應該積極地應用計算機網絡技術，以及互聯網通信技術和計算機技術，不僅能夠有效地促進檔案信息管理工作實現數字化發展，還可以提升檔案信息管理工作的便捷性，更加方面各部門檔案信息的應用。

同時，還能通過管理設施軟件與硬件的改良方式，從而制作出符合社會發展的信息化產品，滿足社會發展的需求，在進行數字化檔案信息的處理時，對電子檔案信息與信息產品研發，以及檔案信息資源的利用率和開發率等方面具有重要作用。

另外，在傳統檔案資料與現代化數字檔案信息的比較過程中，現代化數字檔案具有更加豐富的優勢，而這些優勢主要體現在檔案信息的修改，以及查找和存儲的環節里面，為檔案信息提高便捷與簡單的方式，并且在計算機網絡技術完成的數字化檔案中，能夠大幅度的提升信息傳輸速度，不斷地提升檔案信息管理的質量和效率，將各環節的工作都能夠落實，有效地幫助工作人員減少壓力，保證檔案信息資源儲存在安全性與穩定性較高系統中，可以更好地滿足各行業用戶對檔案信息資源應用要求，將檔案信息的價值與作用充分發揮。

除此之外，檔案信息管理人員在應用計算機網絡技術時，也存在許多難以彌補的漏洞與不足，如電子檔案信息具有局限性的情況，難以隨意進行增加與去除初始證書功能，這樣的證書功能難以滿足相關要求，并且還缺乏法律法規的良好保護，同時電子與紙質檔案難以進行有效保存，以及無法保障檔案信息的完整性與準確性。

因此，檔案信息管理人員必須要建立完善的圖像與文字并存系統，然后再根據檔案信息的實際情況，對系統進行及時的優化與完善，保證信息檔案管理能夠通過法律法規的流程標準，確保檔案信息化的建設更加科學合理，為檔案信息管理提高安全與穩定的運行環境。

結語

隨著科學技術不斷地發展，現代化信息技術也得到極大完善，它也被廣泛地應用到各行業當中，并且為各行業的網絡化管理提高技術支持，所以社會也逐漸朝著網絡化的方向發展，檔案信息管理網絡化也變得越來越明顯。檔案信息管理是相關單位的重要組成部分，也是社會在建設與發展的過程證據和信息，以及記憶等方面累計中心，是社會朝著現代化與信息化發展的主要基礎，所以檔案信息管理對社會的發展具有重要意義。除此之外，檔案信息管理部門想要實現服務功能，以及滿足社會建設與發展的需求，就必須要選擇網絡化的理念進行合理指導，網絡化管理也是檔案信息化建設的最佳選擇，所以檔案信息管理部門必須要注重網絡化，才能夠將檔案信息的價值與作用得到充分體現。