淺談信息化背景下會(huì)計(jì)檔案管理工作創(chuàng)新

邵文君

（菏澤市退役軍人服務(wù)中心，山東 菏澤 274000）

會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家和各單位的重要文件，它記錄和反映了單位的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行和流動(dòng)狀況，因此，會(huì)計(jì)檔案不僅可以用于對(duì)所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行調(diào)查，而且還可以用來(lái)檢驗(yàn)財(cái)務(wù)上是否有違法違規(guī)行為。另一方面，政府在制定宏觀經(jīng)濟(jì)政策和單位管理決策時(shí)，也會(huì)利用財(cái)務(wù)文件所提供的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。由于現(xiàn)行的會(huì)計(jì)檔案管理存在著一些問(wèn)題，需要相關(guān)人員進(jìn)一步地探索解決問(wèn)題，促進(jìn)會(huì)計(jì)管理信息化發(fā)展。

一、會(huì)計(jì)檔案信息化概況

會(huì)計(jì)檔案是以電子方式產(chǎn)生、傳輸、存儲(chǔ)的各類會(huì)計(jì)資料，例如企業(yè)在記賬時(shí)所接收或產(chǎn)生的信息，以文字、圖表等形式記錄并反映單位經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)[1]。隨著經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案信息化日益普及，為各單位的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)提供了有力保障。財(cái)政部和檔案管理部門對(duì)新檔案管理體系進(jìn)行了修改，其中包括覆蓋、保管、轉(zhuǎn)移和銷毀。第一，把電子會(huì)計(jì)檔案納入會(huì)計(jì)檔案中，電子會(huì)計(jì)檔案包含：電子會(huì)計(jì)檔案的制作、傳輸、存儲(chǔ)。第二，只有在一定的情況下，才能將內(nèi)部和外部收到的電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以電子格式存儲(chǔ)。第三，電子會(huì)計(jì)檔案、元數(shù)據(jù)、檔案格式必須與國(guó)家檔案管理的要求一致，并一并傳送。特殊形式的會(huì)計(jì)文件應(yīng)當(dāng)通過(guò)閱讀平臺(tái)進(jìn)行傳送。第四，電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作，必須由檔案管理人員、會(huì)計(jì)主管部門、信息系統(tǒng)人員共同負(fù)責(zé)。

二、會(huì)計(jì)檔案信息化的意義

1.提高管理和服務(wù)質(zhì)量

將單位會(huì)計(jì)檔案工作信息化，將信息化時(shí)代下的所有信息都集中到電腦中，既可以減少辦公場(chǎng)所的使用，又可以大大提高工作人員的工作效率，方便工作人員查詢資料，而且可以在一定程度上減少文件遺失的現(xiàn)象，使得文件的傳送、復(fù)制等工作變得更加方便快捷。當(dāng)前，工作人員面臨著海量的檔案資料，利用信息化的電腦系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，有利于檔案管理工作的順利進(jìn)行，是今后檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

2.順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要

會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)綜合性的檔案管理工作。雖然與國(guó)外相比存在很大差異，但由于信息化管理和文件管理的不斷整合，文件信息共享和數(shù)據(jù)保存的功能正在擴(kuò)大，同時(shí)也得益于國(guó)內(nèi)技術(shù)和數(shù)據(jù)的快速發(fā)展。因此，事業(yè)單位要把握好當(dāng)前的發(fā)展契機(jī)，借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，大力開展檔案信息化宣傳工作。

3.創(chuàng)新改革的重要途徑

在日常的會(huì)計(jì)管理工作中，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算方法已不能適應(yīng)時(shí)代的要求。在改革步伐不斷加快的情況下，事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理必須適應(yīng)新技術(shù)、新發(fā)展的要求，通過(guò)改革創(chuàng)新，優(yōu)化途徑。

三、信息化會(huì)計(jì)檔案管理的重要性

1.為實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的自動(dòng)化提供便利

隨著社會(huì)的發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)邁入了新網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的信息處理功能，可以快速輸入、存儲(chǔ)、輸出、邏輯推理和判斷。電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)是數(shù)據(jù)收集、歸檔、編目、管理和刪除等功能集于一體的信息管理系統(tǒng)。電子政務(wù)是指建立功能系統(tǒng)，自動(dòng)編制會(huì)計(jì)憑證、賬簿和報(bào)表，自動(dòng)檢查會(huì)計(jì)資料和會(huì)計(jì)報(bào)表的存取情況，自動(dòng)檢查核算文件的真實(shí)性、完整性、可靠性和分類，從而實(shí)現(xiàn)金融交易、分析、處理、收集、管理自動(dòng)化，存儲(chǔ)和使用記賬文件資源。各部門應(yīng)建立相應(yīng)的會(huì)計(jì)制度，確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整、有效，并能按照國(guó)家規(guī)定的要求，輸出會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等文件、憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表等，并設(shè)定辦理、審核等必要的審批手續(xù)，大大提高工作效率和工作質(zhì)量。

2.有利于提高會(huì)計(jì)檔案管理水平

科學(xué)有效地管理會(huì)計(jì)檔案，使之符合企業(yè)的實(shí)際需求，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理決策，實(shí)現(xiàn)高效率會(huì)計(jì)信息開發(fā)的前提，強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理，保障會(huì)計(jì)檔案的有效使用。通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)系統(tǒng)和其他操作系統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息歸檔、存儲(chǔ)和使用，實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔的集中管理、協(xié)調(diào)。進(jìn)一步研究和利用電子會(huì)計(jì)信息，為單位提供更全面、最新的財(cái)務(wù)信息。此外，會(huì)計(jì)檔案信息化后，不但可以節(jié)省打印、傳遞、整理的成本，還可以降低人力、物力的消耗，同時(shí)還可以提高工作效率，便于員工管理，進(jìn)而促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案的管理。

四、會(huì)計(jì)檔案信息化的主要特征

1.更廣泛的儲(chǔ)存

會(huì)計(jì)信息的使用，讓財(cái)務(wù)人員的工作量大大減少，不再需要人工進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，只需要輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)，就可以快速生成財(cái)務(wù)報(bào)表，這樣不僅省事，也不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，效率也會(huì)大大提高。現(xiàn)代會(huì)計(jì)檔案的覆蓋范圍比傳統(tǒng)檔案要廣得多，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了傳統(tǒng)檔案管理的范圍。這不僅有利于事業(yè)單位的健康發(fā)展，而且提高了會(huì)計(jì)檔案工作的質(zhì)量和效率。

2.與檔案管理有關(guān)的條件比較苛刻

一般來(lái)說(shuō)，在會(huì)計(jì)檔案管理中，采用信息化的會(huì)計(jì)核算，可以更快更精確地獲取資料，從而提高檔案管理效率，這是傳統(tǒng)會(huì)計(jì)信息管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。但是，由于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)檔案管理要求比較嚴(yán)格，必須科學(xué)地進(jìn)行，才能保證檔案不被損壞，造成不必要的損失。當(dāng)財(cái)務(wù)信息發(fā)生異常時(shí)，會(huì)自動(dòng)對(duì)其進(jìn)行安全防護(hù)或發(fā)出警告，從而使財(cái)務(wù)人員能及時(shí)發(fā)現(xiàn)并采取相應(yīng)的對(duì)策，真正地提高財(cái)務(wù)信息的安全性。

3.特殊化特點(diǎn)

在信息化時(shí)代，所有的文件都是用電腦的硬盤或者其他的存儲(chǔ)設(shè)備來(lái)保存，所以，它的存儲(chǔ)方式非常苛刻，必須保證它的存儲(chǔ)環(huán)境穩(wěn)定，如果環(huán)境改變，那么它所存儲(chǔ)的信息就會(huì)被破壞，甚至?xí)?dǎo)致所有的信息都被抹去，從而導(dǎo)致無(wú)法彌補(bǔ)的損失。在會(huì)計(jì)檔案信息化發(fā)展的大背景下，某些不法人員可能會(huì)利用信息技術(shù)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行篡改、盜用，因而必須保證會(huì)計(jì)檔案在更加科學(xué)、安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行，并采取切實(shí)有效的防范措施，以保證信息的安全性。另外，隨著會(huì)計(jì)檔案信息化，將徹底拋棄傳統(tǒng)的手工書寫，信息的統(tǒng)計(jì)與傳輸都是依靠電腦的智能化，可以大大地提升檔案管理效率。

五、財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問(wèn)題

1.事業(yè)單位對(duì)于信息化建設(shè)工作不夠重視

隨著信息化進(jìn)程的加快，各企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作已基本完成，但在一些機(jī)關(guān)在信息化建設(shè)中，仍然存在一些問(wèn)題，主要是在格式方面。很難從根本上采取切實(shí)可行的措施促進(jìn)和應(yīng)用會(huì)計(jì)檔案的有效管理，導(dǎo)致單位的會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)時(shí)，與現(xiàn)代信息技術(shù)不兼容[2]。

2.行政單位管理機(jī)制不健全，權(quán)責(zé)不清

企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理分為兩部分。第一部分為財(cái)務(wù)部分、第二部分為企業(yè)的檔案管理部門，一般以紙質(zhì)形式保存。由于缺乏有效的文件管理系統(tǒng)，導(dǎo)致各部門職責(zé)不一致，文件管理無(wú)法及時(shí)查閱、歸還，這嚴(yán)重影響文件的安全性和完整性。

3.管理方式落后，檔案質(zhì)量不高

目前，大多數(shù)會(huì)計(jì)人員都具有一定的專業(yè)會(huì)計(jì)經(jīng)驗(yàn)，但缺乏相應(yīng)的檔案管理知識(shí)。有些公司沒有專用的檔案室，往往將檔案存放在辦公室內(nèi)，無(wú)法滿足檔案保管的需要，有些甚至因?yàn)楸９懿划?dāng)而遺失，從而影響檔案管理工作的質(zhì)量。

4.檔案管理方法陳舊

許多會(huì)計(jì)檔案管理工作仍處于紙面上，缺乏專門的檔案管理軟件，也沒有建立電子檔案管理系統(tǒng)。為了收集財(cái)務(wù)資料，一般都是用打印機(jī)打印出來(lái)的。在檔案歸檔、檢索等工作中，常用Excel，Word。打印紙質(zhì)材料不僅給會(huì)計(jì)管理工作帶來(lái)負(fù)擔(dān)，而且占用了大量空間。文件的處理和歸檔不及時(shí)，將對(duì)后續(xù)查詢和歸檔質(zhì)量產(chǎn)生重大影響。

5.文件的處理延遲導(dǎo)致資源浪費(fèi)

按照有關(guān)會(huì)計(jì)檔案的管理辦法，會(huì)計(jì)檔案保存年限，對(duì)其進(jìn)行及時(shí)的銷毀。但有些管理者為了避免將其銷毀，往往會(huì)將其長(zhǎng)期保存，這在某種程度上造成了資源的浪費(fèi)。有的檔案管理員缺乏專業(yè)知識(shí)，無(wú)法按有關(guān)程序進(jìn)行銷毀，浪費(fèi)了很多人力和財(cái)力。

六、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案信息化管理的創(chuàng)新策略

1.必須加強(qiáng)了解會(huì)計(jì)檔案信息化管理工作的作用

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各單位都提出了更加嚴(yán)格的要求，要求相關(guān)部門在工作過(guò)程中加強(qiáng)和創(chuàng)新會(huì)計(jì)檔案管理新方法，積極探索新的管理方法，并將其全面引入會(huì)計(jì)部門使用的信息檔案管理系統(tǒng)中。領(lǐng)導(dǎo)要帶頭加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)工作的領(lǐng)導(dǎo)，提高會(huì)計(jì)檔案信息化管理的重要性，確保會(huì)計(jì)檔案與其他檔案一樣嚴(yán)格管理[3]。此外，與會(huì)計(jì)檔案密切相關(guān)的會(huì)計(jì)人員和檔案人員應(yīng)樹立新工作理念，提高財(cái)務(wù)檔案工作科學(xué)性，促進(jìn)其健康發(fā)展。

2.對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式的變革

在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理中，檔案管理主要是對(duì)紙質(zhì)資料、錄音、圖片等進(jìn)行管理，這些都是手工操作，工作量比較大，而且搜集的過(guò)程也比較復(fù)雜，一旦出現(xiàn)大量資料，檔案工作人員若不能將其提取出來(lái)進(jìn)行歸檔，將會(huì)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生很大的影響。在信息化時(shí)代，會(huì)計(jì)檔案信息的處理、分析等工作已經(jīng)被電腦取代，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的整理、分類，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的信息化處理，為企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理注入新活力。

3.優(yōu)化檔案內(nèi)部設(shè)備，提高財(cái)務(wù)檔案綜合管理的整體力量

首先，在檔案管理過(guò)程中，可以添加適當(dāng)?shù)挠布蛙浖⒖煽俊⑼暾臅?huì)計(jì)信息網(wǎng)絡(luò)，使用戶無(wú)須外出訪問(wèn)檔案數(shù)據(jù)即可體驗(yàn)信息服務(wù)。其次，會(huì)計(jì)人員在選擇會(huì)計(jì)電算化軟件時(shí)，應(yīng)從功能軟件入手，同時(shí)要大力完善和創(chuàng)新會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)制度[4]。最后，在日常工作中，要加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的安全保護(hù)，保證系統(tǒng)的安全，防止財(cái)務(wù)資料泄露等。

4.會(huì)計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理

在當(dāng)前階段，必須強(qiáng)化系統(tǒng)的維護(hù)意識(shí)，確立正確的管理思想。對(duì)于單位的財(cái)務(wù)部門來(lái)說(shuō)，在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理工作時(shí)，要按照規(guī)范的方式，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的完整性。首先，為避免會(huì)計(jì)憑證不完整，有關(guān)會(huì)計(jì)憑證的管理者必須從每月的賬單數(shù)量著手，將其有效地組織起來(lái)，編制成手冊(cè)。其次，會(huì)計(jì)人員一般負(fù)責(zé)編制報(bào)表，相關(guān)的員工負(fù)責(zé)將這些資料裝訂好，并由財(cái)務(wù)主管統(tǒng)一保管。對(duì)于已經(jīng)存放在檔案館里的財(cái)務(wù)文件，任何人無(wú)權(quán)打開。

5.建立和完善會(huì)計(jì)檔案的管理體系

建立有效的會(huì)計(jì)檔案管理制度是會(huì)計(jì)檔案有效性的重要保證。完善檔案管理制度、安全制度、崗位責(zé)任制、監(jiān)督制度等。查閱流程和要求避免盲目性，避免會(huì)計(jì)檔案管理中內(nèi)容的重疊或重復(fù)。一方面，應(yīng)通過(guò)對(duì)用戶的監(jiān)控，按照文件保密原則，使用關(guān)鍵技術(shù)和用戶識(shí)別方法，以加密形式保存文件。一方面要落實(shí)責(zé)任追究和管理機(jī)制，賦予檔案管理人員不同的管理權(quán)責(zé)，確保檔案管理的規(guī)范化和安全性

6.加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全管理

會(huì)計(jì)檔案是衡量會(huì)計(jì)信息準(zhǔn)確性、可靠性、安全性的重要指標(biāo)，是會(huì)計(jì)人員必須具備的重要素質(zhì)。因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案主要是對(duì)反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)質(zhì)量變動(dòng)的財(cái)政收支進(jìn)行記載和描寫，所以所需要的資料是相當(dāng)精確的。各級(jí)財(cái)政部門要強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案的管理，建立健全的檔案收集、處理、保管、使用、鑒定等管理體系，并制定完善的檔案保管辦法和措施，以保證會(huì)計(jì)檔案的安全。信息化會(huì)計(jì)檔案的管理有賴于信息化、網(wǎng)絡(luò)化。在構(gòu)建電子會(huì)計(jì)檔案的過(guò)程中，要保證會(huì)計(jì)檔案的安全。采取有效的防范措施，避免電子財(cái)務(wù)文件造假。另外，建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞蒹w系，對(duì)于應(yīng)對(duì)自然災(zāi)害、事故、人為損害等造成的損失具有重要意義。

7.建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系

在會(huì)計(jì)檔案管理中，要建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)體系，這是因?yàn)樵S多資料都是機(jī)密，所以要利用相關(guān)機(jī)制來(lái)避免信息泄露引起不必要的麻煩。企業(yè)可以借鑒銀行的管理經(jīng)驗(yàn)，授權(quán)會(huì)計(jì)檔案管理人員權(quán)利，通過(guò)對(duì)檔案的管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保會(huì)計(jì)檔案的安全。為避免被外人隨意闖入，還可以設(shè)置防火報(bào)警系統(tǒng)，確保檔案庫(kù)的正常運(yùn)行。另外，要做好對(duì)會(huì)計(jì)檔案的備份，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況，將有關(guān)資料存儲(chǔ)到硬盤中，確保財(cái)務(wù)檔案的完整性。

8.提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

在信息化的大環(huán)境下，信息化會(huì)計(jì)檔案管理工作對(duì)工作人員的要求越來(lái)越高。可以從大學(xué)生中選拔和選擇適應(yīng)會(huì)計(jì)檔案信息化管理的復(fù)合型人才，可以通過(guò)兩種途徑來(lái)提高會(huì)計(jì)檔案信息化管理[5]。一方面，加強(qiáng)對(duì)單位會(huì)計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)，注重在信息化環(huán)境下培養(yǎng)會(huì)計(jì)檔案管理人才，促進(jìn)單位全面提升會(huì)計(jì)檔案管理工作的實(shí)效性。另外，在加強(qiáng)管理人才專業(yè)素質(zhì)的同時(shí)，也要注重對(duì)其相關(guān)法律法規(guī)和職業(yè)道德的培訓(xùn)。

結(jié)語(yǔ)

隨著科技的發(fā)展，我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)已全面步入信息化時(shí)代，會(huì)計(jì)檔案信息化管理，對(duì)檔案管理人員與使用者都起著舉足輕重的作用，而隨著單位工作量的不斷增長(zhǎng)，對(duì)人才的需求也越來(lái)越大。隨著事業(yè)單位信息化建設(shè)的不斷深入，會(huì)計(jì)檔案工作也將越來(lái)越具有現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化的趨勢(shì)，因而，要大力推進(jìn)我國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作，以適應(yīng)日益增長(zhǎng)的需求。為了使檔案管理工作更好地適應(yīng)事業(yè)單位、社會(huì)市場(chǎng)的發(fā)展，必須要有健全的管理制度，保證其安全、高效地使用。