淺談做好事業單位人事檔案管理工作的幾點思考

賀 凱

（朝陽市中醫院，遼寧 朝陽 122000）

引言

人事檔案管理具有一定的特殊性，需要工作人員具有一定的服務意識及保密意識，要想加快事業單位人事檔案管理工作的信息化、智能化水平，就需要事業單位重視人事檔案管理，要以開放的態度及創新精神做好每項工作，為每位工作人員提供優質的服務，加快人事檔案管理信息化建設，為事業單位的持續穩定發展奠定基礎。

一、事業單位人事檔案管理基本內涵

為了了解事業單位人事檔案管理的基本內容，有必要明確事業單位性質及工作內容，事業單位工作目的是為國家、社會服務，其資金來源是國家或其他公益性組織，涵蓋范圍廣泛，包括教育、文化、科技等，生活中常見的公立醫院、公立學校都可以納入事業單位范疇。人事檔案管理是一項非常復雜的任務，包括人事檔案歸納整理以及保管等，人事檔案記錄了每位員工參與社會活動和工作的內容，涉及人才錄用、晉升和離職等各個方面，因此，必須始終認真對待這項工作，不能忽視人事檔案管理工作。人事檔案管理人員在實際工作中要整理好、存儲好和使用好人事檔案，這不僅推動檔案管理不斷向現代化、專業化方向發展，而且對事業單位的進步和穩定也起著重要作用[1]。

二、提高事業單位人事檔案管理質量的重要意義

1.有利于事業單位員工的個人發展

事業單位的人事檔案管理工作內容較多，主要為員工個人基礎信息，包括身份信息、工作經歷、工作績效等，加強人事檔案管理工作，能夠為員工個人發展道路提供系統、科學的檔案數據，促進員工的個人發展。例如，在事業單位內部，應在人事檔案中詳細記錄每個工作人員的個人表現，為其個人發展提供數據信息支撐，以便每個工作人員能夠獲得自身發展的需要[2]。

2.加快事業單位內部人力資源變革

目前，多數事業單位忽略了人事檔案管理工作中所產生的問題，導致資金不足，人事檔案管理技術滯后，只有加強人事檔案管理，保證管理質量，才能解決其中存在的問題，推動事業單位內部人力資源改革，從根本上改變人事檔案管理不力的局面。

三、事業單位人事檔案管理工作存在的問題

1.忽略人事檔案管理工作的重要性

在新時期，事業單位要想與時代同步發展，需要不斷完善自身結構及管理模式，創新人事檔案管理理念，將人力資源管理優勢發揮出來，提升人事檔案管理效率，以此帶動事業單位的發展。人事檔案管理工作比較復雜，需要管理人員投入更多的耐心，這是更枯燥的工作，難以給事業單位帶來直觀的利益，人事檔案管理工作十分疏忽大意，單位忽略了人事檔案工作的重要性，檔案管理人員薪酬待遇低，這在一定程度上降低了管理人員的工作積極性，管理人員缺乏動力，難以提升管理效率與質量，這導致人事檔案管理工作難以有效進行，無法體現出人事檔案管理的價值[3]。

2.人事檔案管理工作人員的專業技能和業務能力不足

在新形勢下，要想完善事業單位人事檔案管理模式，保證管理質量，必須配備專業合格的管理人員，事實上，部分檔案管理人員并不是專職于檔案管理工作，多數檔案管理人員身兼數職，缺乏專業的技術水平。部分管理人員是從其他部門調過來的，難以提高人事檔案管理的效率，管理工作無法達到預期目標，影響了檔案管理工作整體質量。同時，事業單位忽略了檔案管理人員的培訓工作，所開展的培訓不專業，培訓內容不科學，缺乏系統性與全面性，影響了人事檔案管理工作效率，檔案管理人員很難及時整理檔案資料及文件，不利于檔案管理工作的開展，制約了事業單位發展步伐，給事業單位人力資源工作造成重大影響[4]。

3.內容的開發利用有局限性

人事檔案管理工作主要目的就是利用檔案，為員工的考學、升職等提供服務。但是，現階段，許多事業單位人事檔案管理工作出現本末倒置的情況，強調保密，忽視使用，難以開發與使用檔案，缺乏深度與廣度，導致檔案資料不完善，人事檔案管理工作仍然停留在以往的資料信息整合及匯總上，難以匯總與整合多項資料信息。大多數是學習工作經驗、社會關系和個人道德標準等內容，個人專業知識和工作技能的比例較低[5]。如果人事檔案不能全面、完整地將職工綜合水平體現出來，無法后續的人事決策提供參考依據。同時，檔案材料的使用方式過于嚴苛，檔案管理部門只有在領導調閱、審查時才提供檔案資料，檔案資料使用范圍小，時常處于被動的狀態，難以體現出人事檔案的價值。

4.人事檔案管理工作信息化和現代化程度不足

當前是信息時代，事業單位在開展人事檔案管理工作時，要加大信息技術及計算機技術應用力度，提高人事檔案管理工作信息化水平。同時，要搭建信息化檔案管理系統，協調好檔案管理，改變以往的管理模式，便于人事檔案管理工作取得新的進展。但是，從具體應用的角度來看，管理人員忽略了人事檔案管理工作對于事業單位發展的重要性，資金投入力度小，人事檔案管理現代化建設緩慢，也沒有財政支持，人事檔案信息化不能有效構建，相應的管理質量不佳[6]。

5.不充分的人事檔案管理制度

大多數事業單位認識到管理人事檔案的重要性，但大多數事業單位沒有完善的檔案管理系統。由于社會的快速發展，大多數事業單位都能跟上社會發展的步伐，根據社會發展步伐改變自己的運作模式，但在人事檔案管理工作中，仍然難以跟上當今社會的發展，制定專門的人事檔案管理制度，傳統的管理制度很難適應當前的社會環境，而且在人事檔案管理中，甚至存在一人多職的現象，難以保證每個人員都可以各司其職，一旦人力資源工作復雜化，人力資源部門就會變得雜亂無章，短期內很難做好管理工作，影響事業單位的正常運作[7]。

四、提升事業單位人事檔案管理工作的措施

1.單位領導要高度關注人事檔案管理工作

對于高管和決策者來說，應關注人事檔案管理的重要性和必要性，要重視事業單位人事檔案各項工作內容，從長遠眼光來思考問題，并從全局的角度充分認識，檔案管理利于事業單位發展，是事業單位一項基礎工作。人事檔案管理反映著事業單位員工的工作質量，記錄著員工的日常表現與工作情況，需要加大人力資源管理力度，科學存儲與整理人事檔案，體現員工的個人價值。事業單位要加大人事檔案管理力度，注重檔案管理工作，開展人事檔案管理是合理分配人力資源的前提。

2.加強人事檔案管理人員的工作素質

目前，事業單位開始加大人事檔案管理工作重視力度，但由于管理經驗、專業技能等問題，在檔案管理工作依據存在問題，相關管理制度與體系不健全，要想保證事業單位人事檔案管理質量，需要加大對檔案管理人員的培養，提高檔案管理人員的素質。事業單位應當定期對人事檔案管理人員進行適當的專業技術培訓，通過培訓來保證檔案管理人員管理水平；做好人事檔案管理宣傳工作，提高檔案管理人員對人事檔案工作的重視程度，通過宣傳和教育講座，增強管理人員責任感，管理人員要樹立認真工作的思想意識。最后，構建高質量的人事檔案管理團隊，保證團隊整體素質，通過招聘等方式不斷汲取新鮮血液，形成專業的人事檔案管理團隊。不僅要提高檔案管理人員工作素質，還要制定獎懲機制，完善檔案管理人員薪酬體系，并根據人事檔案管理人員的專業技能和工作態度給予相應的獎勵，提高檔案管理人員工作積極性，正確認識檔案管理，轉變以往的管理理念與方式。此外，鑒于當今社會的發展，傳統的管理模式已不再適用于當前事業單位的發展，因此人事檔案管理人員應學習人事檔案管理新模式，結合事業單位的發展情況，不斷吸收和建立屬于本單位的獨有的管理模式[8]。此外，給管理人員足夠的時間和空間，定期舉辦研討會，不斷總結在人事檔案管理方面的工作經驗，并與其他人事檔案管理人員分享他們的經驗，這可以提高人事檔案管理團隊的專業性，找出人事檔案管理中的不足之處。

3.強化科技創新與基礎設施管理

在實踐過程中，要注重科技創新與基礎設施建設，借助先進技術歸納整理人事檔案，收集更多信息，縮減檢索信息的時間。同時，檔案管理人員要做好后續維護，定期更新系統與軟件，加強平臺的維護和管理。人事檔案信息化管理的發展和網絡平臺的運行帶來了信息安全問題，對此，應從網絡系統的建設和管理等方面入手，提高信息管理水平，以保證檔案管理工作的開展。另外，事業單位要提供軟件與硬件支持，為人事檔案管理工作的實施提供支持，設置防火墻與殺毒軟件，保證內部系統軟件正常運行。

4.加大信息化建設

事業單位人事檔案工作十分煩瑣，過去，多數事業單位均采用人工來進行檔案管理，隨著國家科研技術的發展，電子信息技術已逐漸融入生活的各個領域，事業單位許多工作也在積極加強電子信息技術的使用。要想保證人事檔案管理效率及質量，需要事業單位進行信息化建設，為管理人員提供信息設備，引導檔案管理人員借助電子信息技術來開展人事檔案管理工作。首先，要提升檔案管理人員的技術水平，使檔案管理人員了解電子信息技術，將電子信息技術應用到人事檔案管理中[9]。其次，健全人事檔案管理制度，運用電子信息技術來搭建信息交流平臺，單位員工和管理人員可以通過密鑰的方式登錄，提取檔案，簡化傳統人事檔案管理工作中煩瑣的文件提取過程。最后，派遣專業人員維護計算機設備不僅包括定期維護計算機等設備，還包括維護計算機硬件、建立計算機防火墻、信息安全等，確保不會因錯誤而丟失任何信息，也不會受外部攻擊，導致員工的個人信息被盜。加強電子信息技術中人事檔案管理的應用，可以有效減輕員工的工作壓力，通過計算機操作來完成人事檔案管理。此外，電子計算機自備的檢索功能為員工和管理人員提供了更方便地提取方法。

5.健全人事檔案管理制度

為了確保人事檔案管理質量，有必要在事業單位的日常運作中提高對檔案管理制度的科學認識，以供相關人員參考。科學的管理體系對機構和員工來說都是不可或缺的。首先，事業單位必須明確自身運作中的工作內容和人員組成，并根據實際發展和人員構成作為人事制度管理制度的基礎。其次，將相關制度落到實處，規范人事檔案管理，加快人事檔案管理信息化建設進度，通過制度來保證管理制度，將制度落實下去，避免制度在執行過程中出現賄賂等現象，保證人事檔案管理效率與質量。事業單位必須深入了解當前社會發展狀況，了解事業單位內部人員的實際需求，形成健全的人事檔案管理體系，健全人事檔案管理制度，防止人事檔案管理過程中管理混亂情況的出現，減輕檔案管理人員工作壓力。此外，事業單位必須設立專門的監督部門，監督人事檔案管理人員，確保人事檔案管理能夠完全按照制度要求進行，以確保人事檔案的管理質量[10]。

結語

通過研究分析可以發現，當今時代，事業單位人事檔案管理工作非常關鍵，需要領導人員重視人事檔案管理工作，解決人事檔案管理工作中出現的各種問題，利用信息化健全人事檔案管理制度，從而提升人事檔案管理水平，便于人事檔案管理工作改革創新，從而推動事業單位的發展。