大數據下檔案管理和數字化建設研究

◇內江市城市建設服務中心 鄭曉紅

隨著現代數字技術的不斷發展和廣泛的應用，現代社會已經開始逐漸走進大數據時代，人們的生產生活理念正在不斷的改變。在這樣的背景下，原本的檔案管理模式已經無法滿足現代社會的需求。這就要求相關工作人員能夠充分結合大數據技術，積極有效的開展檔案數字化建設，管理才能順應時代發展，滿足社會需求。本文主要分析在大數據背景下檔案管理和數字化建設的策略，為相關工作人員帶來一定的參考和意見。

在大數據時代的影響下，數據已經成為了全新的生產力，正在不斷的促進我國現代社會的發展。在這樣的背景下，檔案管理人員就要創新自身的管理模式，通過使用海量的數據來進行數字化建設，積極有效的落實國家政策，充分結合數字化以及信息化技術，才能提高檔案管理的作用，滿足社會以及人們的需求。

一、大數據下檔案管理的意義

（一）確保市場的有效運作與發展。

檔案管理作為一種新型的智力勞動維護模式，受到了更多智力勞動人員的重視。隨著大數據時代的不斷發展，通過開展檔案管理的方式，就可以維護智力勞動成果，維護勞動人民的主要權益。檔案管理可以有效的保障和支撐社會性關系的和睦，具有十分重要的意義。

（二）業務信息化的主要手段。

隨著現代社會經濟的不斷發展和進步，在大數據的背景下將檔案管理工作做好，就應該將相關機構以及檔案管理部門的功能充分的發揮出來。轉變傳統管理模式，優化新型管理，通過借助大數據的優勢以及信息化條件，將工作人員的主動性充分的激發出來，才能提高檔案管理的工作效率，迅速發展檔案管理業務。

（三）適應時代發展。

隨著現在科學技術的不斷發展，在開展檔案管理的過程中，軟件設施以及硬件設施也正在逐漸的完善。但是由于我國在財力以及人力等等一些領域中，并沒有投入太多的精力放在檔案管理中，導致檔案管理技術水平存在一定的問題，相關工作人員缺少關注程度。也正是因為這樣才導致我國缺少深入的信息化檔案管理，檔案現代化管理程度相對來說更加形式化。隨著大數據時代的不斷發展，在開展檔案管理的過程中更加應該提高緊迫性。對檔案管理信息化水平進行不斷增強，才能夠更好的滿足時代發展趨勢。

二、大數據時代下檔案管理工作中存在的問題

（一）管理水平不足。

截止到目前，我國的相關企業以及事業單位并不重視檔案信息化建設。認為檔案管理只是后勤工作，是事業單位的輔助部門，也沒有在其中投入過大的資金以及人員。認為開展檔案管理工作只需要保存好資料，掌握基本內容就可以。正是由于事業單位以及企業的忽視，才會對檔案管理信息化建設的進程產生一定的阻礙。再加上檔案管理人員的平均年齡，相對來說比較大，缺少新型人才，無法有效的掌握新型管理技術。在開展檔案管理的過程中，使用的仍然是傳統工作模式，嚴重影響了檔案管理數字化發展。

（二）破壞勞動者的安全權。

由于我國目前檔案管理領域缺少健全的制度，導致檔案管理過程中出現了一定不安全的問題。在傳統檔案管理過程中，主要是由檔案管理人員以及檔案提交人員共同完成安全權保證。在開展檔案管理的過程中，只有檔案管理人員明確檔案提交人員能夠查閱的情況下才能進行。一旦在這個環節中存在問題，那么就會取消檔案管理人員的操作，才能對檔案擁有人員的有效權益進行進一步保證。但是在互聯網時代中，正是由于網絡虛擬性，在開展檔案安全管理的過程中，可能會受到不法分子的損害，嚴重危害了勞動者的安全權。

（三）缺少行業自律。

由于檔案管理本身缺少相應的擔保制度，尤其是在商品買賣過程中，需要第三方進行有效的監督和管理。只有這樣，才能夠及時的控制不法商家的一些行為。一旦檔案管理過程中存在問題，智力勞動者本身缺少維權意識，再加上自身并沒有付出較高的成本，通常都會由自己來承擔這一類的損失。

三、大數據背景下開展檔案數字化管理的必要性

我國檔案數字化管理建設已經經歷了較長一段時間，但是整體的發展水平仍需要得到進一步的提升。在實際的檔案管理過程中，已經開始運用云計算，移動互聯網等一些現代科學技術，但是卻無法對檔案管理的實際需求進行有效的滿足。因此，在開展檔案管理數字化建設的過程中，就可以有效的運用大數據藝術有效創新檔案管理工作。通過運用大數據技術就能夠將檔案管理從原本的數字化逐漸朝向數據化轉變，轉變檔案管理理念，使用電子檔案以及數字檔案等一些方法。

四、大數據背景下檔案管理和數字化建設策略

（一）建立完善的保密安全體系。

在開展檔案數據管理的過程中，最重要的內容就是檔案管理安全問題受到現代化發展模式的影響，數據已經成為企業以及國家發展情況的重要代表。一旦無法完全控制數據安全，或者是數據遭受到破壞，就會造成十分嚴重的后果。通過建立檔案管理安全措施，完善檔案管理安全體系，才能夠讓相關工作人員充分的認識到檔案安全保密性管理的重要性，嚴禁外來人員接觸。健全和完善檔案管理網絡安全體系，謹防遭到他人破壞，導致檔案數據泄露。

（二）開展數字化管理。

在檔案管理工作中，最基礎的內容就是文書工作，文書工作的質量對檔案工作的質量以及效果會產生直接的影響。在新時代背景下，為了滿足社會對于檔案管理工作的需求，就要求相關工作人員能夠運用計算機完成文件登記工作，按照批次在局域網范圍內進行傳閱，做好時間設定。一旦超出時間沒有回傳文件，就需要對相關人員發出信息進行提醒。在處理文件之后還要進行預立卷整理，幫助檔案管理人員減輕工作壓力。

（三）建設系統工程。

想要有效開展檔案數字化建設管理工作，其中主要包括總體設計，軟件開發，掃描錄入以及檔案管理等多項內容，這是一份較為復雜的系統性工程。為了能夠高效的錄入和保管海量檔案信息系統，就可以運用磁盤列陣儲存，以及雙服務器等多種方式進行集中掃描。通過光盤以磁帶的方式來雙備份文字資料，避免出現資料丟失等一些問題。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質。

想要有效開展數字化檔案管理工作，首先就要提高檔案管理人員的專業水平和綜合素質，才能提高檔案管理工作的質量和效率。通過加強對檔案管理人員的培訓，就能夠提高他們的計算機操作水平，讓他們熟練的使用數字化技術。在大數據時代背景下，要求檔案管理人員能夠對自身的素質進行有效提高，學會技能和技巧，才能做好檔案資料保密工作，才能更好的開展數字化檔案管理工作。檔案管理人員還要充分提高自身的安全意識，將檔案資料保存工作做好，有效保證檔案管理工作的安全性和可靠性。

（五）引進相關設備。

想要有效開展檔案數字化管理，首先就要注重完善相關設備。加大設備投入，積極引進現代化計算機系統以及現代設備。及時做好軟件更新工作，以及硬件的不斷提升和保養。只有這樣，才能夠延長設備的使用期限，對檔案管理工作的效率和質量進行有效的保證。在開展檔案管理工作的過程中還要吸取優秀的經驗，及時的進行資源轉換和共享，才能建立一個更加完善的數字化檔案管理體系，對檔案的利用率和作用率進行有效提升。

五、結束語

由此可見，隨著我國現代社會科學技術的不斷發展，互聯網通信技術的，不斷提高大數據時代，已經走進我們的日常生活中。在這樣的背景下，在開展檔案管理的過程中，就要充分的運用大數據技術，合理創新檔案管理模式，提高自身的管理能力。注重開展數字化建設，才能給人們提供更加優質便捷的服務，充分發揮出檔案管理的作用和優勢。