探究數字化檔案管理系統在醫院檔案管理中的應用*

李美丹

（承德市中醫院）

醫院在新時代下的可持續發展，離不開檔案管理工作的正常運行，而檔案管理工作是人事管理系統中的組成部分，也是十分關鍵的環節，隨著我國科技技術和醫療設備的不斷更新和改革，傳統的檔案管理模式已不符合新時代想我國醫院可持續發展的需求。我國科技的不斷創新，現階段我國醫院檔案管理方式和工作方式也逐漸趨向科學化和數字化，傳統的管理方式和工作方式也不能滿足我國社會的需求?；诖?，醫院在新時代下要想可持續發展，就應跟隨時代的腳步，不斷改變傳統管理制度和工作方式，將信息技術應用到各個工作環節當中，從整體上促進醫院的發展水平。

一、數字化檔案管理系統在醫院檔案管理中的應用價值

（一）有助于提升醫院檔案管理水平

目前，我國醫療事業的發展逐漸朝向自動化和辦公無紙化，而這種工作方式是醫院隨時在發展腳步的現實需要，同時，也是推進我國醫院檔案管理信息化建設的重要手段，醫院工作方式的自動化和信息化的應用，不僅能降低醫院檔案管理工作中紙質檔案生產的高昂的成本，還能提高檔案管理信息數據存儲量，為醫院檔案管理工作效率提升提供有力保障。醫院傳統檔案工作的開展，對于案例和患者信息的儲存，需要用到無酸紙張、無酸檔案袋以及低塵檔案儲藏室等儲存條件，而人工進行紙張檔案的管理，需要耗費大量的人力、物力和財力，將數字化檔案管理系統應用到醫院傳統檔案管理工作中，進行檔案信息化的建設，根據醫院檔案管理工作流程進行數字化檔案管理系統的應用和設計，及時將紙質檔案數據錄入至數字化檔案管理系統中，將傳統檔案資源進行數字化和信息化呈現，不僅降低了醫院檔案管理的成本，在一定程度上還能確保醫院檔案管理工作效率，實現醫院檔案管理信息的應用最大化。

（二）有助于實現醫院檔案管理資源共享

醫療事業在發展過程中對于信息檔案的管理十分重要，醫院檔案管理工作與數字化和信息化相融合，使醫院工作人員之間能夠共享內部檔案管理的相關信息，同時，還能將醫院各個部門之間的開放性充分發揮。信息技術能夠應用到各個行業當中，將信息技術應用到醫院檔案管理工作中，將傳統醫院檔案管理模式與信息技術相融合，不僅有助于醫院檔案管理資源的共享，還有助于醫院檔案管理數據庫的構建，醫院工作人員通過信息技術手段進行檔案資源的共享和應用，不僅能夠提高醫院檔案管理水平，還能提高醫院檔案信息的應用有效性，而這是基于網絡話和智能化技術實現的共享。與此同時，醫院的檔案信息十分重要，運用檔案管理平臺進行信息的傳遞和共享，使醫院檔案資源的時效性得到增強，以實現醫院信息資源的共享性目標。

（三）有助于降低醫院檔案管理低成本

我國醫療事業在發展過程中，醫院對檔案數字化、信息化的建設，是提高醫院檔案管理效率、降低醫院檔案管理成本的重要舉措，信息技術的應用能夠實現醫院檔案全面管理，發揮出檔案管理工作和檔案應用的價值和作用。目前，我國醫院在新時代下發展過程中，已逐漸適應辦公自動化和數據信息化的現實需要，將檔案管理進行信息化建設，根據醫院檔案管理的不同流程進行設計，采用專門的檔案管理軟件和系統，使醫院檔案管理模式、內容及范圍進行統一管理，提升醫院檔案管理內容的全面性，使醫院的管理成本不斷降低，為醫院在新時代下的可持續發展提供數據和技術支撐。

二、數字化檔案管理系統在醫院檔案管理中的應用原則

（一）分步實施原則

數字化檔案管理系統應用到醫院檔案管理工作中，是一項長期性的工作內容，需要醫院根據數字化檔案管理系統的應用現狀，進一步將計劃和目標進行推動和落實，具體來講，就是我國醫院進行檔案管理工作開展時，需要合理運用數字化檔案管理系統，定期根據數字化檔案管理系統的應用現狀將檔案管理工作進行創新和優化，最后通過局域網、廣域網或互聯網等形式實現醫院檔案相關信息的共享和應用，對醫院在新時代下發展有著一定積極意義。

（二）統一標準原則

醫院在進行檔案管理工作開展過程中，運用數字化檔案管理系統需要依據統一的標準，具體來講，就是要確保數字化檔案管理系統在醫院檔案管理工作中軟件使用標準要統一，數據輸送要一致等，遵紀守法，合理運用數字化檔案管理系統，進行醫院檔案信息的獲取和應用。

（三）確保安全原則

在信息技術時代背景下，醫院開展檔案管理工作過程中，需要摒棄傳統的管理方式，合理運用信息技術進行檔案管理工作的開展，我國醫院進行檔案管理信息化建設過程中還面臨著諸多問題，而這些問題多數是受到安全因素的威脅，例如信息丟失、計算機病毒以及軟件癱瘓等安全因素。因此，在醫院檔案管理工作開展時，要根據醫院各方面工作存在的問題，合理運用數字化檔案管理系統進行檔案管理信息的輸入和共享，并通過相關技術人員進行信息和數據的加密技術或防火墻技術懂，確保醫院檔案信息的安全。

三、數字化檔案管理系統在醫院檔案管理中的應用存在的問題

（一）醫院檔案管理人員自身素質不高

目前，我國醫院在開展檔案管理工作過程中，雖然根據時代發展需求，重視將數字化檔案管理系統應用到醫院管理工作當中，但多數醫院工作人員自身素質和專業能力有待提升，對于數字化檔案管理系統的應用不夠重視，部分醫務人員對檔案管理工作沒有明確的認知，檔案管理工作人員的素質和自覺性整體偏低，醫院沒有及時針對檔案管理人員存在的素質和能力問題進行系統性培訓，以至于醫院檔案管理工作人員在進行檔案管理開展過程中，存在工作不積極、工作時十分松懈等情況出現。

（二）醫院檔案管理信息安全性待提升

數字化檔案管理系統的應用，雖然能提高醫院檔案管理工作效率，但其安全性未得到有效提升，多數醫院對數字化檔案管理系統的應用安全性較差，難以避免檔案管理工作中數據和信息丟失的問題。目前，由于網絡狀態不穩定，信息技術的應用誕生了許多網絡問題，例如病毒侵襲、黑客盜取信息等，這些問題都是醫院檔案管理信息丟失的主要因素。此外，因部分醫院檔案管理在應用數字化檔案管理系統過程中，未注重檔案管理信息安全性的提升，導致數字化檔案管理系統應用過程中出現了安全問題，耽誤醫院工作正常運轉。

（三）醫院檔案管理機制待完善

現階段，我國醫院運用數字化檔案管理系統開展檔案管理工作過程中，雖然重視對信息化管理工作模式的運用，但缺乏完善且實用的數字化管理機制，并且在數字化檔案管理系統，運用和實踐過程中存在著多方面的問題。例如，大部分醫院將傳統檔案管理模式以信息化方式進行開展過程中，對于信息化檔案管理工作的開展沒有注重交數字化管理機制進行創新和優化，而這是目前我國大部分醫院檔案管理工作需要完善的主要問題。

（四）缺乏較強的數字化管理意識和發展方向

目前，雖然大部分醫院已經開始運用數字化檔案管理系統進行檔案管理工作的開展，但多數醫院工作人員缺乏較強的數字化管理意識和數字化管理發展方向到明確，在運用數字化檔案管理模式過程中，依然存在數字化檔案管理工作效果不高的問題。

（五）人工操作拉低醫院檔案管理工作效率

目前，雖然我國信息技術已應用到各行各業當中，但我國醫院對于信息技術的應用還有待提升，多數醫院的工作方式人采用人工的方式對檔案的記錄和整理，人工操作形式不僅需要投入較多的人力、物力和財力、還無法提高醫院檔案管理工作效果。而人工操作相比數字化檔案管理系統的應用，無法快速地對檔案信息進行整理和記錄，所以，人工操作會拉低醫院的工作效率和質量。

四、數字化檔案管理系統在醫院檔案管理應用中的實施策略

（一）提高醫院檔案管理人員的素質

數字化檔案管理系統在醫院檔案管理中的應用，其主要目的是利用信息技術提高醫院檔案管理水平，而提高數字化檔案管理系統在醫院檔案管理中的應用水平，需要提升醫院檔案管理人員的專業素質和專業能力，使工作人員掌握較強的信息技術應用能力，如此才能合理的運用數字化檔案管理系統，進行檔案管理工作的高效率開展。因此，醫院應定期組織檔案管理人員參加學術交流會，學習先進的信息技術，將數字化檔案管理系統在醫院檔案管理中的應用價值充分發揮出來。與此同時，醫院還應注重相關管理人員綜合能力和綜合素養的提升，加強醫院工作人員對數字化檔案管理系統的應用水平，組織工作人員對相關專業理論知識和專業技巧進行學習和掌握，為醫院檔案管理工作水平不斷壯大檔案管理隊伍，不斷提高檔案管理隊伍綜合能力和綜合素質，以此更好的服務于醫院檔案管理工作。

（二）提高醫院檔案管理信息安全性

信息技術具有快捷化、高效化的特點，將數字化檔案管理系統應用到醫院檔案管理工作當中，是提高醫院檔案管理工作效率與質量的重要舉措。但由于數字化檔案管理系統的應用還存在諸多風險和安全問題，將信息系統的安全性能進行提升，提高檔案管理工作人員的信息化管理安全意識，提高檔案管理工作人員信息技術應用能力，有效規避數字化檔案系統在醫院檔案管理工作中潛在安全風險的出現。因此，因數字化檔案管理系統具有存儲、數據離線存儲、數據備份以及快速收集數據等特點，在檔案管理中的應用價值較高，也值得在各個工作環節中廣泛應用。但要想有效預防檔案管理數據的丟失現象發生，應注重數字化檔案管理系統中數據材料的加密保護和安全性能提升，引導工作人員定期開展檔案管理工作環節的篩查和維護，不定期對紙質檔案進行保養，提高紙質檔案防火、防潮懂安全問題，如此，才能防止檔案管理中信息和數據丟失的現象發生。

（三）完善醫院數字化檔案管理機制

醫院在開展工作過程中，需要接受不同的患者，每個患者的信息和數據不同、需要醫院運用紙質檔案進行患者或工作人員的信息填置、保管、匯總、在收集到統一的檔案管理工作是當中，而數字化檔案管理系統在醫院檔案管理中的應用，不僅能減少對人力資源的運用，還能及時發現到信息不一致的現象，對檔案信息的精準性提升有著十分重要的作用。醫院工作人員根據醫院提供的當然信息化管理平臺，工作人員利用平臺對患者進行掛號、用藥、介紹以及報銷單工作流程信息的事實掌握，不僅減少了患者看病的時長，還提高了醫院工作效果，同時也實現了醫院檔案管理的真實性，數字化檔案管理系統的應用，有效避免了人工管理工作開展存在的問題而造成的醫患矛盾，對醫院檔案管理工作的開展具有積極價值。此外，運用數字化檔案管理系統展開醫院各個工作活動，還應完善醫院數字化檔案管理機制，對于一線工作人員對患者信息的收集和錄入需要，專門工作人員對信息進行整理和備份，并設置清晰明確的分工，確保醫院數字化檔案管理機制與醫院工作開展實際情況相同，為其他工作人員提供精準的數據，為醫院在新時代下的可持續發展提供技術保障。

（四）強化醫院數字化管理意識

在新時代下，我國大小型醫院對數字化檔案管理系統的應用越來越重視，但部分醫院的數字化管理意識不強，也沒有意識到數字化檔案管理意識，這一問題是影響醫院數字化檔案管理系統應用效果提升的關鍵因素。因此，要想高效率將數字化檔案管理系統應用到醫院的管理工作中，首先，明確數字化檔案管理發展目標，根據醫院檔案管理模式、形式以及內容存在的問題進行分析，合理制定醫院檔案管理發展目標，充分發揮出數字化核心管理系統，在醫院檔案管理工作中的高效率應用，構建現代化、信息化檔案管理模式，使醫院檔案管理實現數字化發展要求。其次，強化醫院數字化管理意識，需要根據醫院內部發展現狀和發展要求，提升醫院內部工作人員的數字化檔案管理意識和管理能力，使工作人員意識到數字化管理意識的提升，是促進醫院在新時代下可持續發展的關鍵因素。應根據醫院具體科室將檔案管理模式進行創新和優化，并設定針對性發展目標，為醫院整體工作效率提升奠定良好基礎。

（五）合理利用數字化檔案管理系統

數字化檔案管理系統的應用，是醫院檔案信息化建設的長期性工作，根據醫院工作現有信息技術基礎上，將醫院檔案信息中最重要的患者信息以及醫院工作人員信息進行數字化檔案管理平臺中的輸入，陸續推動醫院各個部門將檔案數據信息進行數據化轉變，為醫院檔案管理提供數字信息支撐。隨著我國信息技術的應用逐漸廣泛，產生了多元化電子文件檔案軟件，我國醫院也可將電子文件檔案軟件應用到數字化檔案管理系統中，對新增檔案進行收集、整理和歸檔，為醫院檔案信息化管理工作的開展提供保障。因此，合理利用數字化檔案管理系統進行醫院檔案管理工作的開展，不僅要實現檔案信息數據的共享，還要在共享期間注重信息數據的真實性和準確性，避免信息數據出現丟失的情況。

五、結語

綜上所述，根據我國發展新形勢，將數字化檔案管理系統應用到我國醫院檔案管理工作當中是醫院檔案管理模式朝向數字化、信息化方向發展的必然，將為醫院整體工作效率提升做好基礎建設工作。