事業單位干部人事檔案管理的問題和措施研究

張宇琨

（大同市行政事業單位檔案中心）

新時期背景下，事業單位改革持續深入，干部人事檔案管理工作的重要性也日漸突出。眾所周知，干部人事檔案是記錄干部職工個人信息、入職背景、工作經歷等實際情況的重要資料，在事業單位人力資源管理以及崗位調整等方面發揮重要作用。

一、事業單位干部人事檔案管理的重要性

（一）調整人力資源結構，提高干部職工個人效能

人才是促進事業單位持續發展的第一資源，其重要性得到廣泛認可。做好干部人事檔案管理工作，有利于充分了解干部職工個人情況，并深入挖掘其潛能。在此基礎上對事業單位人力資源結構進行調整，可以達到人盡其才的效果，同時有利于激發干部職工工作積極性，一方面能夠提高干部職工個人效能，另一方面能夠保證事業單位各項工作有條不紊進行[1]。

（二）為評估和調配干部職工提供準確依據

事業單位在持續深化改革的同時，也在不斷完善人才晉升機制和評價機制，干部職工工作表現和個人業績會準確記錄在干部人事檔案中。人事部門可以結合完整信息鏈對個人信息進行深入分析，并對干部職工進行工作評價和調配。與此同時，考核人員結合人事干部檔案，能夠對干部職工個體發展情況全面掌握，可以有效提高考核結果的準確性和公正性。

（三）提高檔案資源管理綜合水平

提高干部人事檔案管理重視程度，能夠形成健全完善的管理體系，有利于從根源上減少檔案資源失真、受損等問題的發生[2]。并且在管理工作開展過程中，結合事業單位實際情況不斷優化和完善管理模式，可以提高檔案資源利用率，使其更好地為單位發展提供服務。

二、事業單位干部人事檔案管理特點

干部人事檔案是事業單位上級組織或人事部門結合人事工作具體情況，收集和儲存起來的與干部職工個人發展息息相關的信息資源，能夠真實反映干部職工工作實際、文化水平、道德素養以及發展經歷。主要特點可以歸納為以下幾個方面：第一，全面性。干部人事檔案準確記錄了干部職工成長歷史，包括考核、專業、學歷、獎懲、任免、薪資等信息，基本反映了干部職工全貌。第二，真實性。干部人事檔案是事業單位合理用人、崗位調配、薪資發放、績效考核的主要依據，只有保證內容真實、完整，才能夠充分發揮檔案資源的作用和功能。第三，動態性。干部人事檔案并非一成不變的，而是隨著個人的不斷發展而變化，所以在管理過程中要及時更新信息，并做到檔隨人動[3]。第四，機密性。正如上文所說，干部人事檔案內容涉及干部職工的發展經歷、個人功過等情況，一旦泄露會對干部職工個人安全帶來隱患，所以具有較強的機密性特點。

三、事業單位干部人事檔案管理現狀及問題

（一）管理現狀

當前，很多機關事業單位在干部人事檔案管理過程中，依然沿用傳統管理辦法，由管理組織或人事部門結合干部管理權限進行統一管理，甚至很多單位并沒有成立專業的管理隊伍，而是由單位從事政工或人事工作的員工，兼職管理干部人事檔案，由于管理經驗不足、專業知識匱乏，加上檔案管理工作量較大，所以難免出現顧此失彼、應接不暇等現象，無法保證管理效果[4]。另外，一些單位的干部人事檔案依然以紙質材料為主，在整理和歸類方面需要依靠手工模式完成，數字化、信息化建設相對欠缺，不僅會增加管理人員工作量，降低管理效率，還會增加管理成本，不利于提高檔案資源利用率。與此同時，在認定和審核檔案信息過程中，很多單位依然使用傳統標準，沒有及時更新管理人員的管理理念和知識技能，導致很多干部人事檔案信息不真實、不準確。

（二）管理問題

1.沒有認識到干部人事檔案管理的重要性

首先，管理部門和管理人員欠缺管理意識，很多管理人員認為檔案管理工作，就是對檔案資料進行整理、裝訂，只要確保檔案不丟失、不損害、不泄露即可，導致管理人員長期將管理重點放在這些方面，每天做大量重復性工作，不僅影響管理效率和質量，還無法充分發揮人事干部檔案的作用和價值[5]。

另外，干部職工本人對檔案資料缺乏重視。很多干部職工認為自己在事業單位晉升空間不大，所以忽略了檔案資源對自身發展產生的作用。甚至部分干部職工不了解哪些材料會納入檔案，所以在填寫過程中存在盲目性和隨意性，甚至出現漏填、誤填等情況。殊不知個人檔案與薪資待遇、崗位調動、勞動保障息息相關，并且具有一定法律效應。

2.管理人員綜合水平參差不齊

干部人事檔案管理工作具有政治性、專業性、機密性特點，對管理人員綜合水平要求較高，需要其具備豐富的工作經驗、專業的管理知識以及嚴謹的工作態度。但結合事業單位干部人事檔案管理現狀來看，普遍存在管理人員綜合素質參差不齊現象，甚至很多人員并非專業出身，而是從其他部門臨時調任過來。由于這些管理人員缺乏專業知識和工作經驗，所以在工作開展過程中嚴重欠缺甄別能力，習慣將檔案隨意堆放在檔案室或倉庫[6]。

3.檔案資源缺乏完整性、準確性和真實性

首先，檔案填寫不規范，與實際情況不一致。事業單位的干部人事檔案，其內容必須包括干部職工的出生時間、參加工作時間、入黨時間，以及學歷學位和工作經歷。但很多干部職工在填寫履歷表過程中，時常出現不按要求填寫情況，導致資料與個人情況不符[7]。例如：在填寫出生年月日時，一些人按陽歷填寫，一些人則按陰歷填寫，在對個人信息進行審核認定時，需要通過萬年歷換算，為管理人員增加了工作量。

其次，檔案資源造假現象時有發生。近年來，事業單位改革不斷深入，人才需求量逐漸增加，使得檔案資源造假現象時有發生，并成為檔案管理工作的焦點問題。例如：很多干部職工因早年參軍、入團或招工年齡不符，所以故意改大年齡，進入事業單位后又將年齡改小，或者部分干部職工為了獲取晉升機會，借助職務之便更改學歷和年齡。之所以頻繁出現檔案資料造假問題，主要原因在于以下兩點：第一，造假成本低，即便發現造假行為，也大多通過黨內記過處理，甚至很多人只是暫時性政治前途發展受阻；第二，糾錯機制不健全。發現檔案資料造假后，如何調查、由誰調查存在很大爭議，整個過程隨意性較大，在執行方面存在困難性，缺乏健全、完善、標準的調查程序。

其三，檔案資料不完整，與本身實際情況不符。確保干部人事檔案完整、健全，是檔案管理工作的必然要求之一。上文提到，檔案資料并非一成不變，會隨著干部職工發展而變化，所以只有不斷更新和充實檔案，才能夠真實反映干部職工實際情況。通常情況下，干部人事檔案內容分為常規材料和非常規材料兩種，其中常規材料包括干部職工的年度工資、獎勵、考核等材料；非常規材料包括學位學歷、職務調動、加入黨派等材料。這些材料在管理過程中需要經歷收集、審批、歸檔等諸多環節，任何一個環節存在問題，都可能影響檔案資料的完整性和健全性。加上很多檔案資料更新不及時，導致與個人實際情況嚴重不符[8]。

其四，檔案資料審核不嚴格。事業單位干部人事檔案資源出現失真或不完備現象，大多數原因在于審核不過關、入口把關不嚴格。具體來說，雖然大部分事業單位都針對干部人事檔案管理制定了管理制度，但實施情況不盡如人意，很多部門或單位在檔案查閱、轉入過程中，沒有辦理相關手續，或者填寫的檔案轉遞單不規范，為檔案管理工作埋下諸多隱患，使得很多檔案資料被涂改、撤換。另外，由于檔案管理人員綜合素質參差不齊，嚴重欠缺管理經驗，所以無法及時判斷或甄別不準確、不真實的檔案資料，或者發現后視而不見，沒有正確采取措施處理，使得錯誤資料收入檔案，并形成歷史遺留問題，會為后期管理工作有條不紊進行帶來阻礙。

4.檔案管理信息化水平不高

事業單位傳統干部人事檔案資源，大多以紙質材料為主，需要通過人工操作完成整理、裝訂、保管等工作，由于工作任務具有重復性特點，加上工作量較大，所以難免存在人為失誤情況，嚴重影響檔案管理質量和效率。甚至部分事業單位由于空間有限，所以沒有設置專業的檔案室，需要將檔案資源堆放在庫房、辦公室等地，不利于檔案查詢，同時會受環境因素影響，導致紙質檔案變質、損壞。即便有部分事業單位認識到了檔案管理信息化建設的重要性，并構建了工資信息庫、編制信息庫等不同類別信息庫，但由于各信息庫之間缺乏有效聯系，導致數據無法共享，所以在檔案收集和整理過程中，時常出現數據信息重復或相互矛盾問題，加上信息化系統維護管理不到位，所以各種故障層出不窮，無法充分發揮信息化管理系統的作用和功能[9]。

四、事業單位干部人事檔案管理有效措施

（一）提高管理人員綜合素質，保證檔案信息健全、完整

1.構建專門的檔案管理中心，設置專職崗位

上文提到，干部人事檔案管理工作具有政治性、機密性、專業性特點，所以為了從源頭規避檔案信息泄露，需要事業單位建立檔案管理中心，對檔案資源進行統一收集、科學管理。在此基礎上，根據檔案資源數量建立檔案庫房，配備整檔工具，在條件允許的情況下，加大信息化建設投入力度，引入現代化檔案管理硬件設備和軟件系統。并結合檔案管理需求，設置專職崗位，引入工作能力強、綜合素質高的管理人員，做好檔案資源日常維護、及時更新等工作。在管理人員選拔方面，應優先任用踏實肯干、責任心強、思想覺悟高的人員。同時事業單位需要加大管理人員培訓教育力度，聘請專家面向所有管理人員開展崗前培訓工作，重點灌輸檔案管理相關制度、法律法規以及現代化管理知識和技能，全面提高管理人員綜合水平，為工作順利開展奠定基礎。

2.做好檔案資源入口審核、把關工作，確保檔案及時歸檔

管理人員在干部人事檔案管理過程中，針對新增檔案需要做好入口把關工作，嚴格按照管理制度、相關規范審核檔案資料。針對需要補充或進一步完善的檔案，應及時通知干部職工個人進行處理，否則不能歸檔。為了確保歸檔的檔案資料填寫規范，應制定科學、合理的模板或填寫說明，供干部職工參考、借鑒。為了提高干部職工對檔案資料的重視程度，要強調檔案資料的重要性，明確檔案資料與個人發展之間存在的關系。對于審核通過的檔案，必須及時歸檔，避免積壓過多出現檔案遺失或誤放現象[10]。在此基礎上，管理人員還要注意信息錄入的準確性，確保個人檔案信息準確、真實、完整。

3.拓展溝通渠道，保證檔案資源實時共享、傳遞順暢

以往管理人員在通知干部職工完善檔案資料過程中，時常出現干部職工怕麻煩、不愿配合現象，或者因其他事務影響，導致材料補充延誤，使得檔案資料不完整。對此，需要事業單位拓展溝通渠道，為管理人員和干部職工溝通提供便利。針對干部職工不重視檔案資料管理這一現象，需要加大宣傳力度，提高其重視程度，要注意溝通方式友好、平和，避免干部職工產生抵觸心理，說服其積極配合管理部門完成檔案補充、完善等工作。

（二）加大檔案管理信息化建設力度，建立電子檔案信息化系統

1.做好信息化建設前期準備工作

對干部人事紙質檔案進行完善，是建立信息化檔案管理系統的關鍵前提和重要基礎。現階段，很多事業單位在檔案管理過程中，要求對檔案進行二級分類，所以在信息化建設方面，也要基于二級分類展開。

2.著手建立信息化檔案管理數據庫

隨著科學技術不斷進步，越來越多功能豐富、操作便捷的檔案管理軟件應運而生。事業單位需要結合干部人事檔案管理需求，引入合適的軟件系統。要注意的是，引入信息化系統雖然能夠利用軟件自動完成諸多工作任務，但并不意味著完全解放管理人員，相反會對管理人員綜合素質提出更高要求，所以事業單位要加大管理人員信息化培訓力度，確保其熟練操作軟件系統，并做好日常維護管理工作。

3.對檔案資源進行動態管理

干部人事檔案管理需要制定切實可行的管理流程，做好新增檔案審核、分類、錄入等一系列工作，確保檔案資源更新及時，全面提高檔案管理水平。針對上級部門要求報送的信息，應快速響應，保證上報及時、準確。

4.做好檔案資源保密工作，應對網絡攻擊

信息化系統在為干部人事檔案管理提供便利的同時，其共享性、開放性特點，也會在一定程度上加大檔案資源泄露率。尤其近年來，病毒侵入、黑客攻擊層出不窮，事業單位需要在信息化建設的同時，做好網絡攻擊應對工作，通過對系統進行維護升級、設置防火墻等方式，充分保證檔案資料的安全性和完整性。

（三）制定完善的檔案管理制度

為了切實解決干部人事檔案管理工作存在的問題，需要事業單位制定健全、完善檔案管理制度，為各項工作開展提供保障，確保管理工作做到有據可依、有章可循。具體可以根據現行《干部人事檔案材料收集歸檔規定》《干部檔案工作條例》等內容，結合事業單位檔案管理要求，制定相應的規章制度，明確工作要求，細化工作內容，突出管理重點，禁止管理人員擅自修改檔案，為檔案管理工作向規范化、標準化趨勢發展奠定基礎。

五、結束語

綜上所述，新時期，事業單位改革不斷深入，對干部人事檔案管理工作提出更高要求，只有提高檔案管理水平，才能夠為單位內部調整人力資源結構、開展人力資源管理工作奠定良好基礎。想要達到這一目標，需要構建完善的檔案管理制度，提高管理人員綜合水平，加大檔案管理信息化建設力度，確保檔案資料更新及時，這樣才能從根本上提升人事檔案管理水平，充分發揮其價值。