加強企業科技檔案管理工作的思考

李洪峰

（云南海埂酒店管理有限公司，云南 昆明 650000）

0 引言

企業在開展基本建設、科研等過程中形成種類豐富、數量龐大的科技檔案。但由于企業及管理人員原因，科技檔案日常管理工作存在若干問題，對企業發展支撐作用不明顯。

1 企業科技檔案管理主要問題

1.1 科技檔案工作未列入企業發展戰略

企業一般市場化程度高，大部分企業未制定公司戰略。一些制定了公司戰略的企業，基本都由戰略咨詢公司按戰略編制模板，將國家政策、市場情況、公司發展等內容列入企業戰略，未將科技檔案工作列入公司戰略范圍內，企業決策層與執行層均忽視科技檔案工作。

1.2 科技檔案管理混亂

未建立科技檔案管理工作機構，無科技檔案管理制度，沒有固定場地存放科技檔案，沒有專門人員對公司的科技檔案進行集中管理，臨時被指派的工作人員未對科技檔案進行分類，未按年度進行整理。

1.3 檔案管理水平不平衡

重視文書檔案管理，輕視科技檔案管理，文書檔案一般由辦公室或綜合管理部門進行統一管理，按年度進行收集，整理、利用等工作有專人負責。但沒有專門部門對科技檔案進行管理，科技檔案則主要散存于經辦人手中，利用時才發現分散在不同職能部門，沒有進行集中統一管理。

1.4 科技檔案管理連續性不足

企業對科技檔案工作沒有規劃，未制定全年工作計劃，對長期性的科技檔案收集盲區、未收集到的檔案沒有持續跟蹤關注與收集，檔案意識低下局面長期未得到根本改善，檔案信息宣傳系統性、連貫性缺失，重口頭安排輕實際落實，在人員變動時未進行檔案交接。

1.5 檔案安全管理缺位

科技檔案未集中統一由固定人員管理，一般將科技檔案堆放于企業某個房間或固定角落，平時未進行檔案安全檢查，未嚴格落實防鼠防盜防火等基本措施，需要利用時由利用人員獨自隨意進入存放場所翻閱，未進行檔案利用審批、登記，企業科技檔案實體與信息均存在安全隱患。

1.6 利用渠道單一

未建立科技檔案全引目錄，利用時憑利用人和保管人印象逐份查看檔案，僅通過進庫房翻閱檔案一種方式提供利用，占用利用人大量時間，能否查詢到檔案、何時查詢到檔案全靠運氣，利用效率低下。

1.7 查不到所需利用檔案

在利用檔案時發現，所需檔案未統一保管在公司綜合管理部門或科技檔案管理部門，查無所蹤。按來源渠道查找時，經辦人以已移交或其他理由拒絕查找相關檔案，或保留所經辦檔案不進行移交，影響正常科技工作開展。

1.8 未及時進行檔案整理

科技項目立項、實施、結題、申報評獎等各項材料都分別由不同人員經辦，未及時按課題開展情況進行整理，一般存在積壓等問題，不能及時發現科技檔案缺失等存在的主要問題，再利用時暴露出在科技檔案管理工作中的各項不足。

2 原因分析

2.1 科技檔案工作不能直接創造效益

企業講求利益最大化，由于市場競爭強烈，對盈利創造中心更為重視。對科技檔案管理這種純支出工作，重視程度不足，尤其是科技檔案，檔案保障能力不足，只有在使用時才能更好發揮作用，一般都不能主動凸顯科技檔案價值。

2.2 檔案意識低

各經辦人不清楚應主動及時移交檔案、經辦人對科技檔案的完整準確與系統性負責，有的將所經辦的所有材料當檔案進行移交，有的則以各種理由拒絕將個人經辦或留存的檔案進行移交，習慣于所經辦事項的材料保存自己手中或不讓其他人掌握情況。

2.3 人員素質不滿足要求

企業科技檔案管理人員一般不由專業檔案工作人員擔任，尤其是科技檔案管理人員，一般都由所涉及科技檔案的部門經辦人員或部門內不具有各類職稱的類似閑散人員臨時充當保管員角色，未接受過專業培訓，不具備科技檔案整理收集的一般崗位技能。

2.4 領導重視不夠

領導將精力主要聚焦于項目開發進度、市場開拓等一些具體業務工作中，偏重于市場開拓與政治性要求，對科技檔案管理等工作支持力度不夠，在需進行項目總體竣工驗收或領取不動產證書時才重視檔案專項驗收工作。

2.5 人員變動大

企業機關工作人員少，科技檔案管理工作一般不設專人，一般由文秘或工程管理部門具體經辦人等人員兼職，與機關、事業單位差異較大，兼職人員也經常處于崗位變動、工作調動或離職等狀態。

2.6 對安全管理重視不夠

公司安全管理人員不對科技檔案安全進行檢查，科技檔案管理人員獨立開展工作，不與企業安全管理人員進行安全工作業務對接。開展公司安全檢查時，以檔案庫房為非公開場所理由拒絕接受檢查。

2.7 信息化開展程度低

對科技檔案信息化工作開展必要性認識不充分，對開展方法不清楚、不調研、不研究，沒有開展科技檔案信息化的人員、渠道與方法，致使科技檔案工作沒有納入公司信息化發展日程，沒有對科技檔案的信息化工作進行規劃，沒有為科技檔案信息化準備必要的硬件與軟件。

2.8 與外部機構溝通協調不夠

與同類企業、各級國家檔案館、城建檔案館、檔案協作組等溝通不足，基本不與城建檔案館進行工作協調，不清楚國家、地區關于建設工程檔案管理要求，也不清楚同類型企業科技檔案工作開展的方法。

3 提升科技檔案管理水平的措施

3.1 提高檔案管理工作意識

將科技檔案管理納入企業戰略，從頂層設計強化其地位，提高科技檔案管理工作地位，切實落實好三同時四參加。建立企業科技檔案管理領導機構，形成公司領導為主要領導的科技檔案管理工作機制與機構，企業主要領導列入科技檔案工作領導小組任組長，各相關部門負責人為工作小組成員，加強引導，使公司及各中層人員均屬于科技檔案工作領導人員，明確其工作職責。

3.2 加強人才培養

開展檔案工作培訓，對檔案專兼職人員進行檔案基礎知識及科技工作相關業務知識培訓，使其既了解檔案管理知識又了解科技項目基本情況，對科技檔案進行統籌管理。開展人才交流，到一些科技檔案工作發展水平較高的企業進行調研與學習。學習外部先進的科技檔案管理具體業務工作開展情況，以交流學習為推手，推動內部科技檔案管理具體業務工作水平不斷規范與提升。

3.3 發揮科技檔案作用

充分發揮科技檔案對現實科技工作的支撐作用，開展專題性的科技檔案研究，從節約科技檔案經費開支出發，逐漸主動提供檔案工作服務，提供本企業的科技檔案為項目的竣工驗收、同類型項目開發，客戶開發等方面提供便利與依據。

3.4 穩定檔案管理工作人員

重視科技檔案管理人員，提高工資待遇與職務，減少科技檔案管理工作人員主動離職，對長期從事科技檔案工作的人員，了解其思想動態與具體困難，使其安心穩定從事科技檔案管理工作，保持科技檔案工作人員的工作連續性，避免將科技檔案工作人員調整至其他崗位。

3.5 加強安全管理

明確科技檔案具體管理部門及安全管理部門的職責，確定由科技檔案管理部門和安全管理部門共同對科技檔案安全負責，科技檔案管理部門負責科技檔案日常管理工作，安全管理部門則負責在開展檔案工作檢查時，派人員參加并持續關注科技檔案安全工作，發現問題時提出專業處理意見。

3.6 開展科技檔案信息化管理

將科技檔案納入企業整體信息化發展戰略與規劃，修訂相關管理制度，使科技檔案信息化有制度保障，加強對科技檔案軟硬件支持，充分使用電子檔案系統，并與其他系統集成，提前制定系統集成標準與要求，在系統集成時做好統籌規劃，既滿足工作需要，又避免重復投資造成浪費。

3.7 主動對接工作

在建設項目發起時與具體管理的專業檔案管理部門進行業務對接，及時開展項目情況備案，使城建檔案館等機構了解本項目情況，在具體工作開展時，及時向科技檔案管理部門進行業務溝通，請求其進行業務指導及全過程檔案質量控制監督，了解其具體要求，促進完工項目盡快通過專項驗收，對企業辦證工作提供有力支撐。

3.8 統籌開展科技檔案工作

在科技項目發起時，明確科技檔案工作管理要求，明確具體時間，將科技檔案工作提到重要議事日程，避免將科技檔案管理人員抽調或調整至其他崗位，持續加強對科技檔案工作的控制，并提供必要的便利條件，為公司科技檔案提供必要場所、人員、基礎信息化平臺支撐。科技檔案工作人員在做好本職工作的同時，多向企業領導匯報科技檔案開展情況，爭取更多支持。