肥城市引黃灌區工程檔案管理存在問題及對策

閆陸云

（肥城市農村公共供水中心，山東 肥城 271600）

肥城引黃灌區是田山大型灌區的一部分，設計灌溉面積0.8萬hm2，有效灌溉面積0.4萬hm2。引黃干渠二級分干渠全長17.3 km，在小店建有三級揚水站1座，設三級干渠1條、長10.5 km。灌區現有支渠17條，總長9.38 km。該工程從動工到開始投入運行歷時近3年，由于其工程規模大，參與人數眾多被譽為山東的“紅旗渠”。

1 肥城引黃灌區工程檔案的歷史作用

1.1 肥城引黃灌區工程檔案的歷史意義

20世紀60年代，平陰、肥城兩縣人民在極其艱苦的條件下，發揚愚公移山、改造中國，自力更生、艱苦奮斗，無私奉獻、團結協作的精神，奮戰三年，靠鐵錘、鐵鍬，興建了黃河下游最大的引黃工程——“1030”引黃灌溉工程。1968年初冬，泰安地區“1030”引黃工程總指揮部成立，下設平陰、肥城兩個分指揮部。出工民團依民兵建制，平陰縣民工團為5 500人，肥城民工團為4 500人。引黃灌溉工程投入使用后，通過引水灌溉，凡是二級、三級干渠送到水的地方，群眾都可以就近取水，老百姓徹底改變了靠天吃飯的歷史。經過多年不斷維修加固，引黃灌區建設的工程檔案成為灌區重要的歷史資料，記錄著“1030”工程建設當年的歷史環境和施工技術，為后期擴建和維修改造提供著最基礎的數據。

1.2 工程檔案對引黃灌區現代化建設的重要性

1）引黃工程歷年檔案資料是續建改造的重要資料。工程資料是建設施工中的一項重要組成部分，是工程竣工驗收的必備條件，也是對工程進行檢查、維護、管理、使用、改建和擴建的重要依據。引黃灌區工程隱蔽部位較多，工程質量的檢查與驗收，就要通過資料來體現，工程項目資料的完整與質量的好壞，直接影響到這個工程項目下一步續建情況，所以工程資料的管理是一個非常重要的組成環節。

2）引黃灌區工程資料有較強的時效性。從1998年開始，陸續實施了大型灌區續建配套與節水改造，對干渠和部分支渠實施了改造，支渠及以下骨干工程設施由所在鎮街進行了維修加固。田間工程部分通過農業綜合開發、水利、國土等各部門的農田水利建設項目進行了節水灌溉建設。引黃工程建設的檔案資源能夠為下一步工程建設提供以往的經驗，從而能夠提高水利建設的工作效率。

3）引黃灌區的水利檔案資源有一定的前瞻性作用。引黃灌區歷年節水改造項目會根據不同情況實施改造工程，清淤、防滲時的渠道高程變化，原節制閘的功能使用情況，支渠使用情況都是動態數據，這些工程數據都能夠為下一步建設提供技術支撐的大數據庫，從而節省了許多地質勘探和水利建設調查的時間，為水利建設提供范例和參考。

2 存在的問題

2.1 歷年引黃灌區改造工程檔案

2000年以前，肥城當地引黃灌區工程檔案主要以紙質為主，且大部分的紙質檔案保存的都是孤本，隨著對紙質檔案閱覽次數的增加，加之多年來保存不完善，作為信息載體的紙張會逐漸老化和破損。圖紙經過幾十年的存儲有的已經看不到標注，字跡也會變得模糊不清，大大縮短了紙質檔案的使用和保存壽命。有的圖紙已經散失，在很大程度上造成工程建設檔案搜集整理的不完整性。

2.2 水利檔案管理人員缺乏專業管理素質

水利檔案管理員是最直接接觸水利檔案的人，他們的專業素質對于水利檔案的整理工作起到了舉足輕重的作用。肥城引黃灌區未專門設立檔案管理室，管理人員也不具備專業職能，該歸檔的資料沒有保存好，導致以往工程建設資料殘缺不全。

2.3 水利檔案管理缺乏專業的操作規范

水利工程檔案資料搜集的時候，需要對不同階段建設時期的水利檔案資料進行合理分類與補充完善，也就是水利檔案資源存在著定期的變化性質。這就需要在進行水利檔案搜集的過程中對管理文檔、建設文檔、音像視頻等有關工程資料進行完整的搜集，還需要對不同時期的水利檔案資料進行整合。

3 建議對策

3.1 加強組織領導

項目法人及其他參建單位負責人必須高度重視檔案管理工作，在人、財、物上給與必要的支持和保障，明確一名分管檔案工作的專職人員，明確檔案管理人員的工作職責，落實檔案管理工作責任，確保工程項目資料的收集、整理及歸檔工作有序進行。同時，加強管理人員的業務培訓，在工程施工過程中要經常請檔案管、質監站專家對技術人員和資料員進行培訓、學習和交流，對于工作中遇到的問題及時向專家請教，不斷提高檔案管理人員的工作技能，確保工程檔案資料的準確性、完整性和時效性。

3.2 建立規章制度

按照檔案法規要求，結合水利工作實際，制定完善檔案文件資料收集、整理、統計、借閱、鑒定、銷毀等各項規章制度和管理辦法，確保檔案管理工作的標準化與規范化。同時，在檔案管理過程中，為滿足實際工作需求，要及時對檔案管理制度進行修訂。創建規范的管理機制，使檔案資料標準化、規范化和共享化，不斷提高檔案實體質量，避免相近公文重復立卷組合，建立健全各項檔案管理規章制度。

3.3 加強科學管理

從項目申報到工程竣工驗收歷時長，工程形成材料涉及面廣、內容繁雜，稍有疏忽，就可能遺漏，對應歸檔文件資料認真收集、整理，分類存放各種資料，為便于日后竣工資料的整理，在平日的資料收集過程中就要征詢當地檔案館管理人員的意見，按照工程竣工資料檢查清單順序分類歸檔；對于施工中與業主、監理等相關單位的來往的不歸檔資料，也應分類整理；對于用于施工中的各種表格分編號、單位放好，便于使用時拿取。工程資料分為施工技術管理材料、工程質量保證材料、工程質量檢驗評定材料和竣工圖四部分。通過采取各業務科室參與整理檔案的辦法，整理后再移交檔案管理人員，從而確保工程檔案齊全完整。

3.4 加強安全管理

加強檔案的安全管理，嚴格按照檔案安全保護“八防”要求，切實加強檔案保管硬件建設；嚴格執行檔案查借閱、保密與保管等系列的內部管理制度，確保檔案不遺失、不泄密，保證檔案安全。做好檔案的復制、備份工作。加強計算機系統及操作系統的安全管理，杜絕各類危害檔案安全事故的發生。

3.5 做好服務利用

檔案工作人員積極主動的開展檔案服務與利用，在各業務科室工作需要查檔時熱情接待，仔細查閱，使檔案工作真正服務于水利工程的建設維護及運行管理。