事業單位內控管理淺析及數字化探索

王寅書 艾東

（中國紡織信息中心）

一、引言

為了進一步提高行政事業單位內部管理水平，規范內部控制，加強廉政風險防控機制建設，根據相關法律法規，財政部制定了《行政事業單位內部控制規范（試行）》，并于2014年起施行。

內控管理是企業為保證經營管理活動正常有序、合法，對財務、人、資產、工作流程實行有效監管的系列活動。可以把內控管理理解為風險控制，目的是保證企業合法合規的可持續發展，提高風險防范能力。經過近些年內控管理在事業單位的發展，我們發現了一些問題，同時也發現了關于內控管理發展的解決途徑。本文就事業單位內控管理進行分析，并重點探討有關數字化解決辦法。

二、事業單位內控管理的內容及重要意義

（一）內容

事業單位的內控管理要達到的目標主要是保證事業單位經濟活動合法合規、資產安全和使用有效、財務信息真實完整，有效防范舞弊和預防腐敗，提高公共服務的效率和效果[1]。

為了保障事業單位內控管理的有效性，制度建設、機構建設非常必要。首先，我們要建立健全人力資源管理制度，將職業道德修養和專業勝任能力作為選拔和任用關鍵崗位員工的重要標準，內部控制關鍵崗位配備的工作人員應當具備與其工作崗位相適應的資格和能力。加強業務培訓和繼續教育，不斷提升崗位員工的綜合素質。其次，我們要建立專門的內控管理機制，一般包括內控管理領導小組和內控管理工作小組，并且明確成員組成、人員職責和工作辦法，從而保障內控管理工作的順利開展。

事業單位的內控管理在業務層面一般包括預算內控管理、收支內控管理、采購內控管理、資產內控管理、建設項目內控管理、合同內控管理以及內控評價監督體系。

①預算內控管理要注重在預算編制過程中單位各部門間的溝通協調，預算編制與資產配置相結合，與具體工作相對應。要在批復的額度和開支范圍內執行預算，保證按照合理的進度執行預算，避免出現無預算、超預算支出等問題，決算編報要保證真實、完整、準確、及時。

②收支內控管理要保證實現歸口管理，要按照規定及時向財會部門提供收入的相關準確憑據，財會部門要按照規定保管和使用印章、票據等。財會部門必須嚴格審核各類憑據的真實性、合法性，堅決杜絕使用虛假票據套取資金的現象發生[2]。

③采購內控管理首先要嚴格按照預算和計劃組織安排采購業務，采購行為要按照采購流程執行，并按照標準執行驗收程序。同時，要按照規定保存完整的采購相關檔案。

④資產內控管理同樣首先要實現歸口管理，并明確使用責任，定期安排對資產進行清查盤點，要保障資產的賬實相符。對出現賬實不符的情況要認真分析原因，查找問題，及時進行處理。資產的處置一定要按照申請、批復、處置、結果報告的程序嚴格執行。

⑤事業單位建設項目一般會包括財政支持的建設項目，必須要嚴格按照預算批復執行，嚴格履行審核審批程序。建立有效的招投標控制機制，杜絕建設項目資金截留、擠占、挪用等情況的出現。要建立完善的建設項目檔案管理制度和機構，每個建設項目要保證獨立建檔，并且保證檔案的準確性和完整性。建設項目要嚴格執行項目驗收工作，按照相關規定程序，組織項目驗收會，形成驗收報告，保存完整檔案。

⑥合同簽訂是單位經濟活動中最普遍的一種經濟行為。作為事業單位的合同內控管理，首先還是要實現合同的歸口管理，其次要明確簽訂合同的經濟活動范圍和條件，財會部門應與業務部門協同監控合同履行情況。事業單位還應該建立專門的法務部門或者引入法務顧問，審核合同條款的合法性和嚴謹性，解決合同糾紛等法律事務。

⑦內控評價體系建設是單位內控管理工作科學有效執行的一種監督檢查保障機制。內部監督檢查要與內部控制建設和內控實施保持相對獨立，要形成定期或不定期監督檢查機制，檢查單位內部管理制度和機制的建設與執行情況，以及內部控制關鍵崗位及人員的設置情況等。內控監督檢查工作應對內控工作形成內部評估報告，一般每年要形成一份內控自我評估報告，總結經驗，發現問題，探索解決辦法。

（二）重要意義

事業單位的內控管理意義重大，通過目標的制定與實施，并加以考核和評價，從而使事業單位的行政管理各項工作融為一體，進而有效規避事業單位運營中出現的和潛在的風險，最終促進事業單位的可持續健康發展。有效的事業單位內控管理在確保了國有資產安全的基礎上，使其保值增值，同時，還可以促進加強廉政建設，在保障經濟運營安全的層面上，促進事業單位社會效益的實現，從而更加高效地向下實現國家政策決策的傳導，同時也更加有效地達成實際情況的向上反饋。

三、事業單位內控管理的問題

（一）內控管理的認識不深入

一些事業單位的大部分支出來源于財政部門的補助，經營業務少，所以許多事業單位將財務制度當成了內控管理制度，把財務部門看作是內控管理部門，這是對內控管理非常片面的認識。

此外，一些事業單位對自身的發展和經濟效益非常重視，對單位的內控管理不夠重視。在對內控管理進行初步了解之后，一些事業單位還會認為內控管理建設會降低業務運營的效率，對內控管理起到的風險規避和管理規范化認識不足，從而對內控管理建設不夠重視。

（二）內控工作人員綜合水平不高

內控工作人員綜合水平不高可以說是當前事業單位普遍存在的一個問題。很多事業單位的內控管理人員是從財務部門轉崗過來的，或者是直接由財務部門人員兼職[4]。還有一個原因是對內控管理人員工作能力的要求是復合型，內控管理人員需要掌握人力資源管理、企業經營管理、財務管理等知識，還需要了解相關的法律法規，比如會計法、經濟法、民法典等等。

我們可以看到，對事業單位內控管理人員的職業素養和能力的要求是非常高的，而目前對內控人員的培訓資源還比較匱乏，還沒有形成機制化和體系化，導致現在一些關于內控管理的培訓不夠全面，流于表面化。

（三）內控機制不夠完備，評價體系不夠完善

由于認識和重視程度不夠，直接造成了事業單位內控機制建設不夠完備，內控制度建設不夠健全或流于形式，對業務流程的梳理、風險的描述和規避、考核評價標準都不夠準確。內控管理要與事業單位的實際緊密結合，只有科學、準確地梳理出單位經營的風險點，才能正確地制定出內控管理的工作辦法。正是由于缺乏準確和系統的梳理，沒有能夠形成完善的內容管理評價體系，很多事業單位存在一種拿來主義的現象，即把經營活動中其他單位的一些要求照搬過來，作為自己單位的內控管理辦法來用，既沒有認真分析對方的要求是否合法、合規、合理，也不愿意仔細研究制定自己的內部管理要求，從而給事業單位的經營帶來了危險隱患。

（四）內部監督、預警薄弱

監督檢查評價是內控管理的重要環節，可以使內控管理達到最佳效果，真正起到對事業單位經營發展保駕護航的作用。很多事業單位內部都沒有成立獨立的內審機構，或者將內審的職能建立在財務部門內部，這些都會使監督工作不力，大家的工作熱情不高。

事業單位內控管理的一個重要目標就是建立單位的風險防控預警系統。由于內控評價體系建設不足、內控監督環節薄弱、內控管理工作人員能力不足等問題的存在，使事業單位內控管理預警機制很難實現。事業單位內控管理應該建立完善的風險預警機制，全面梳理企業管理和業務經營中的風險，對內控風險實行分級管理，建立分級預警應急預案。一旦內控風險達到預警點，內控管理機制將自動啟動應急預案，不同層級的風險按照預案進行分級處理，從而有效管控風險，提高效率[3]。

（五）內控管理數字化嚴重不足

我國數字化產業正在蓬勃發展，各行各業非常重視企業的數字化轉型，也在開始嘗試和部署數字化解決方案。但在整體層面上，數字化發展還是處于起步和發展階段，未來還有很長的路要走。

事業單位的內控管理數字化在某種意義上已經進行了很多年，事業單位普遍使用的辦公自動化OA系統平臺，財務系統軟件、檔案系統、資產管理系統等，其實都是內控管理數字化的一種實現。那為什么各界認為事業單位內控管理數字化程度嚴重不足呢？這是因為隨著數字化的發展，事業單位內控管理的數字化標準有很大提高，事業單位使用的各種軟件系統大多為獨立運行，數據沒有打通，形成不了內控管理層面的系統協同。

因此，事業單位內控管理數字化進程是一項涉及單位內部各個層面的系統工程，應該進行準確的系統分析和統籌部署。

四、事業單位內控管理數字化探索

（一）以數字化推動制度化建設

在現代企業管理中，將管理工作交給系統來完成已經在大部分管理者中達成了共識，管理工作的系統化實際上也是把企業的管理制度進行系統化的解讀和固化，從而保障制度的嚴格執行，減少人為因素的干擾。

前文分析過，事業單位內控管理是一個綜合性的系統工程，是將事業單位各個管理層面和管理類型之間建立起一套邏輯嚴謹、協調管理的體系工程。事業單位內控管理數字化建設的推進，可以通過科學算法找出管理工作中不嚴謹、邏輯不清晰的地方，從而依據系統算法的反饋來推動制度化建設的完善。

可以說，事業單位的制度化和數字化是相輔相成、互相促進的，而內控管理數字化的建設對事業單位制度化的推動力是最大的[5]。

（二）以系統預警彌補內控管理監督的不足

事業單位內控管理系統實際上是在數字化系統中實現對企業發展的日常管理。我們在事業單位中使用各種數字化系統時，會發現一些數據和辦理流程的異常性，這需要我們人為去判斷是什么原因造成了這種異常性，是因為錯誤的執行造成的，還是因為數據的不準確性造成的。這兩種原因不同，解決的途徑也不一樣的。

隨著數字化技術的發展和大數據分析工具的豐富，我們完全可以把這種異常性變成數字化的預警機制。舉個例子，某家事業單位在使用一套固定資產管理系統，通過內控管理數字化預警機制的建設，固定資產系統會自動對資產使用年限超長提出預警。比如，辦公家具的使用年限超長為不緊急事件，因為一般情況下不影響使用，辦公電腦、打印機等辦公設備使用年限超長為重要事件，因為可能會嚴重影響辦公使用效率，需要考慮及時更新。再比如，車輛使用年限的超長為重要緊急事件，因為可能存在安全隱患，容易發生安全事故。我們可以看到，數字化系統在對一些日常辦公事件的預警提醒上已經利用系統的智能化作出了一個判斷，可以提供給管理者進行決策。我們還可以把一些管理中的硬性規則植入數字化系統中，讓數字化系統作出最終的決策，管理者完全按照系統決策來執行。

由此可知，利用系統來對內控管理工作中的一些風險點進行預警提醒，可以大大彌補事業單位內控管理監督層面工作的不足，而且可以做到全天候不間斷的實時監督。

（三）建立科學的數字化內控評價體系

事業單位內控管理工作中非常重要的一個環節就是要建立一套與事業單位相適應的評價體系。我們可以這樣理解，事業單位內控管理評價體系的建設是事業單位內控管理數字化轉型的基礎和先決條件，之所以這么說是因為內控評價體系就是一套規則，任何數字化系統都是在使用數字化技術，并按照一定規則來實現事業單位的管理。

如何建立科學的數字化內控評價體系，需要對事業單位的各項工作和考評標準進行系統的、科學的梳理。人力資源部門每年都會對業務工作和崗位人員進行績效考評，這實際上也是事業單位內控評價的一個層面。

所以，事業單位的內控評價體系不是某一方面的工作，而是一個全面的系統工作，應該包括人力資源的績效考核、財務部門的經濟指標以及各項管理工作的綜合性能力考核。只有建立科學嚴謹的考核指標和評價體系，才能把這種評價體系植入到數字化系統中予以實現，從而達到事業單位內控管理的數字化評價功能。

（四）建立內控系統為企業決策服務

事業單位的內控管理系統建設實際上就是要很好地管控事業單位發展的風險。內控管理系統就是要實現自動化的風險提醒，從而為事業單位的管理者起到風險提醒功能以及發展風險預警的數據支撐，來為管理者的最終決策提供數字化系統的服務。一個好的內控管理系統應該還會為事業單位的發展風險提供幾個層面的解決方案，提供給管理者進行選擇，從而提高事業單位內控管理的準確度和工作效率。

總結發現，事業單位在數字化進程中使用的各種數字化系統工具，一方面是實現日常辦公流程的數字化審批，一方面就是通過數字化系統反饋的結果為事業單位管理者作出決策提供服務支撐。判斷評價一個數字化系統，可以把是否能為事業單位管理者決策提供服務作為一個重要的衡量標準。同時，事業單位在建立數字化內控管理系統的時候也就明確了出發點和最終目標。

五、結語

綜上所述，事業單位的數字化進程是大勢所趨，數字化轉型工作將是近幾年事業單位的一項重要工作。事業單位內控管理系統是一項綜合性的系統工程，需要我們沉下心來，仔細分析需求，嚴格梳理目標。事業單位內控管理的數字化進程必須要科學部署、循序漸進，要讓數字化內控管理系統真正為事業單位的發展起到關鍵作用，絕對不能讓數字化系統建設成為事業單位發展的掣肘和雞肋。

未來事業單位將面臨越來越復雜的經濟活動，加強事業單位內控管理，強化內控管理人才培養，推進內控管理工作的數字化進程是所有事業單位都要面臨并且要做好的一項重大工作。