數字化背景下醫院辦公室檔案管理模式構建探討

楊素娟

（臨汾市人民醫院辦公室）

目前，各地醫院保管了豐富的檔案資源，這些檔案資源有極高的應用價值，能為公共醫療衛生服務項目管理工作提供參考。隨著信息時代的發展，傳統檔案管理模式已不適用于當代檔案管理工作要求，因此，醫院應重視健全檔案管理制度，創新檔案管理模式，培養高素質檔案管理人員。本文將簡單分析醫院檔案管理工作現存問題，并分層淺談數字化背景下醫院辦公室檔案管理模式構建方案。

一、醫院辦公室檔案管理現存問題

（一）檔案管理制度須待健全

目前，部分醫院辦公室檔案管理制度缺乏可行性，檔案管理體系須待健全。也有部分醫院雖然已針對內部檔案管理工作制定了檔案管理機制，可是檔案管理體系與相關制度條文無法適應數字化背景的發展[1]。

（二）檔案信息化管理建設相對落后

在數字化背景下，各地醫院也在積極探索檔案管理信息化模式與數字化建設工作，大多數醫院已經構建了信息化檔案管理系統，然而從整體上來看，部分偏遠鄉鎮的醫院內部檔案信息化管理技術還相對落后。

（三）檔案管理人員的綜合能力有待提升

從總體上分析，部分醫院辦公室檔案管理人員的綜合能力還有待提升，他們對信息時代與數字化背景下的檔案管理工作要求缺乏應有的了解，只重視檔案保密工作，忽視了對檔案資源的合理開發。

二、數字化背景下醫院辦公室檔案管理模式構建方案

（一）健全檔案管理制度

在數字化背景下，首先應創新醫院檔案管理模式，健全檔案管理制度，理應著重完善檔案管理體系，確保檔案管理工作機制的可行性，規范檔案管理流程與工作行為，設置獨立的檔案管理部門，同時促進該部門與其他部門的合作與溝通，確保檔案管理工作能夠為醫療衛生服務管理工作提供參考與借鑒，促進檔案管理和檔案資源開發的有效對接。其次，應注意發揮大數據與AI技術在病案管理中的作用。目前，大數據和AI技術在醫院病案管理工作中的應用主要體現在以下五個方面。

第一，在數據采集和預處理工作中的應用。大數據和AI技術會對患者的各項體檢數據進行全面采集，然后組成完整的原始數據集，并對這些數據實施預處理工作，最終將數據集劃分為兩組數據—訓練數據與測試數據。

第二，在疾病模型構建工作中的應用。在該項工作中，大數據與AI技術應用是通過實驗來構建疾病模型的最優網絡結構。該網絡結構有三項必須把握的要點：其一，輸入層結點的個數；其二，隱含層結點的個數；其三，隱含層的層數。

第三，在疾病預測模型構建中的應用。在該項工作中，主要是用訓練數據來構建預測模型，并實施訓練。

第四，在測試階段中的應用。在此環節，會在疾病預測模型中輸入測試數據，這樣能夠準確計算患者疾病的預測結果。

第五，在預測結果分析工作中的應用。在該項工作中，醫護人員會借助大數據和AI技術對于相同的訓練數據以及測試數據進行初步預測，然后，對比分析預測結果和深度學習的預測結果。

另外，需要建立檔案庫房。在數字化背景下，傳統檔案庫房管理模式已經無法適應當代檔案管理工作需求，因此，要重視加強檔案庫房管理智能化建設。當代各醫院已經設置了獨立的專業檔案管理庫房，庫房內裝具齊全，不僅保存了大量的檔案資料，而且安裝了自動化溫濕度調控系統、監控系統、門禁系統、空調、計算機系統、預警系統，傳感器和聲像系統，這些設備系統在發揮獨立功能的同時會互相作用，確保檔案管理庫房溫度舒適，濕度適宜，也能夠在異常狀況下及時發出預警信號，確保庫房安全。加強醫院檔案庫房管理智能化建設，應重視健全智能化管理系統，量化檔案管理流程，借助智能化設備做好檔案盤點作業，對檔案借閱、出庫、入庫、上架嚴加管理，全面掌控檔案位置。對于庫房內部的紙質版檔案，在入庫期間應及時設置電子標簽，以此實現檔案數字化管理。檔案管理庫房能夠根據電子標簽來識別檔案內容與類別，迅速獲取檔案編目和所在位置，完成檔案系統內部檢索工作。目前，檔案庫房內部設有密集架，僅需要掃描密集架與電子標簽就能完成檔案上架作業。在檔案入庫時，啟用識讀器就能夠獲取檔案標簽，迅速編輯檔案入庫清單，完成自動入庫。在檔案借閱過程中，運用檔案管理庫房電子標簽通道就能夠自動完成檔案借還信息登記工作。檔案庫房智能化管理系統進一步加強了醫院檔案管理安全性，庫房設有電子門禁系統和鋼制防盜門鎖，入庫人員需要持卡進入，門禁系統會識別磁卡信息，確認持卡人員的身份，識別無誤后才會開啟門鎖。

（二）加強檔案信息化管理

在信息網絡時代，醫院辦公室檔案管理工作量更大、需要管理的資料信息更多，這在一定程度上增加了檔案管理的難度。信息爆炸的大數據時代也為醫院提高檔案管理水平、增強檔案資料利用效率提供了支撐和保障。大數據技術的應用在很大程度上推動了檔案管理環境、主客體、管理理論、管理方式和模式的創新和轉變，主要表現在四個方面：第一，科學合理的利用大數據技術，實現醫院辦公室檔案資料信息的及時收集、數字化存儲和分類歸檔管理，通過對檔案資料信息的深入挖掘和利用，為醫療服務工作的順利開展提供依據。第二，運用數據庫技術和數據壓縮技術將紙質文件、聲像文件、電子檔案設置成一個完整的信息數據庫，實現檔案資料信息的安全、高效、規范化管理，也方便日常對檔案資料信息進行查詢、調閱，提高檔案信息的使用效率。第三，運用計算機信息技術、大數據技術、大數據思維模式進一步實現醫院辦公室檔案資料的精細化管理，確保醫院檔案資料信息的及時、全面收集和歸檔，使檔案管理更加數據化、信息化，降低長期使用造成的檔案數據丟失、失真等問題，確保檔案的準確性、完整性。第四，運用大數據技術滿足信息爆炸時代對醫院檔案資料信息的需求，高效化的處理數量多、類型復雜的數據信息，通過精準的分析檔案查閱者的要求，為其提供更便捷、精準的檔案服務，也可節省檔案管理的成本和人力消耗[2]。醫院須重視加強醫院信息集成平臺建設，實現醫療衛生檔案數據的互聯與互通，不斷提高數據信息應用管理質量。某醫院辦公室檔案信息管理系統中涉及16個供應商，有34個系統和262個接口，為了實現系統的兼容性與集成性，醫院建立了信息集成平臺，為34個系統建立了完善的數據交換平臺，這樣能夠實現各系統之間的數據信息共享，做好業務協同管理工作，滿足可視化數據管理需求。醫院在立足于SOA的數據服務架構，針對所有業務系統數據采取松耦合式的集成，這樣可以降低不同業務系統數據交互過程中產生的負面影響。醫院謹遵國家衛生計生委所規定的標準，構建完整的公共數據平臺，在平臺內對所有系統進行注冊管理，實現不同業務的協同，維持整個總系統的兼容性、完整性、一致性。醫院信息集成平臺內一共設有33個不同的業務流程，交換標準有32個，CDA規范為57個，術語字典共計125個術語字典，這樣能夠充分確保數據的準確性與規范性，提高數據資源的實用價值，為醫院內部臨床數據中心的建立奠定了良好的基礎，滿足了醫院臨床數據分析和科研工作的需求，設置了完整的專題數據庫[3]。醫護人員會對海量醫療數據進行深度學習，總結醫療數據特征，設置特定的病情特征庫，運用人工智能技術開展診斷工作，從而有效提高工作效率，并確保診斷結果的準確性。某醫院通過分析和應用本院在骨科專業所積累的檔案檢查數據與診斷數據，借助大數據技術對髖關節畸形與骨壞死這兩種常見的病情實施大數據分析和深度研究。同時，通過加強和專業數據分析機構的合作，運用圖像識別技術、深度學習技術和人工智能技術來實現CT影像圖片的自動化識別，做好病案相關學習與分析工作，成功組建了智能診療系統來輔助醫護人員進行診斷。

必須注意的是，創新醫院辦公室檔案管理模式，加強檔案管理數字化與信息化建設，必須重視提高醫院網絡安全管理技術，充分發揮防火墻技術、入侵檢測與防御技術、云安全技術、數據容災備份技術等一系列安全管理技術的作用。在大數據時代，數據流在經過醫院網絡安全防火墻時會出現三種不同的結果：第一，允許。第二，拒絕。第三，丟棄。防火墻技術的主要功能是根據醫院計算機網絡系統的安全設置，對未經過授權的數據流實施全面監控、安全限制、針對性選擇與屏蔽，這樣有助于維護檔案數據信息的安全。當前網絡系統多種設備均配置了的防火墻功能，像路由器、交換機和無線基站等設備。與此同時，常用網絡操作系統均嵌入了防火墻軟件。必須注意的是，部署在出口網絡上的硬件防火墻通常無法防預來自內網的攻擊，因此，要進行必要的優化。對不安全服務進行科學控制，全方面保護容易受到攻擊的服務，著重加強IP地址和協議端口等站點安全訪問控制，科學采取集中式安全保護措施，定期實施安全防護掃描，防止DDoS和異常包等網絡層的攻擊。入侵檢測與防御系統技術的英文簡稱是IDP技術，該技術屬于一種可以針對違規的網絡行為進行自動辨識和采取主動防御措施的系統。安裝該系統之后，能夠自動做好重要檔案數據的監控工作，識別數據信息內容，破壞惡意代碼與記錄侵入。一般情況下，在安全防火墻之前或者之后均可以按照IDP系統，該系統不僅能夠對入侵的數據流進行及時響應，而且能自動攔截透過防火墻攻擊醫院計算機網絡的數據流，維護檔案信息安全。對于在安裝了IDP系統的通信網，必須在容易受到入侵攻擊的計算機防火墻與服務器附近安裝硬件設備。大多數入侵攻擊均來自計算機網絡出口，而位于防火墻和服務器附近的IDP系統可以對大量進出網絡的檔案數據流予以及時監控，并自動生成入侵檢測報警日志，攔截病毒。虛擬專用網簡稱VPN，英文全稱VirtualPrivateNet，屬于私有網絡互聯技術，其在公共資源上組合了完整的架構體系，運用加密技術和專用隧道能夠實現數據信息的共享。VPN技術的重要功能之一是為廣大用戶提供專用網絡，在專用網中所傳輸的信息均為私有信息。目前，VPN技術主要是運用隧道、身份認證技術、加密技術和密鑰來維護醫院檔案信息的安全。基于大數據時代，隨著計算機網絡基礎建設的優化與完善，網絡覆蓋范圍也在不斷擴展，網絡系統也更容易受到病毒的入侵，因而，醫院在開展檔案信息化管理工作中，需要采用先進的病毒防治技術來全面查殺和防治病毒，避免網絡系統受到捆綁軟件、下載、壓縮性文件、電子郵件、聊天軟件和網絡共享的負面影響，在病毒侵擾網絡正常運行之前，病毒防治技術就會及時進行自動阻止。在當前醫院網絡安全管理工作中，查殺新病毒的檢測方法主要有四種：第一，校驗和。第二，特征代碼。第三，行為檢測。第四，軟件模擬法。目前，云安全技術能夠對網絡病毒庫的更新不及時產生的負面影響予以有效解決。云安全技術可以結合大量客戶端對應用計算機網絡服務軟件的異常檢測結果，將所獲取的惡意代碼與木馬病毒信息傳輸到云端，然后將處理結果發送給所有用戶端。該技術能夠滿足用戶量越多越安全的需求，可以覆蓋整個計算機遠程通信網絡，一旦發現網絡異常就會立即得到消息，并及時將病毒庫的單機查殺轉換成網絡查殺，全面預防新病毒入侵問題。醫院計算機網絡系統安全加固技術能夠有效提升本院網絡操作系統與各種應用服務軟件質量，做好相關優化配置工作，進一步提高計算機網絡安全等級，增強遠程通信網絡的防御能力，為加強檔案信息化建設提供安全保障。從整體上看，醫院通信網絡系統安全加固技術有兩項應用要點：第一，對補丁進行升級，實現服務最小化。第二，加強安全認證管理工作，嚴格設置每一位用戶的訪問權限，同時對子目錄的訪問權限進行合理劃分。漏洞掃描和評估技術屬于一種針對計算機網絡信息安全所處風險實施客觀評估的技術，該技術可以在事先識別網絡受到攻擊入侵性訪問的可能性，及時發出異常警告，輸出產生的后果。同時，醫院計算機遠程通信系統網絡漏洞掃描和評估技術能夠對排查對象的資源進行協助辨別，準確判斷通信網資源是否受到攻擊，明確當前的網絡弱點，準確評估網絡信息安全風險，避免醫院檔案信息化建設受到威脅。

（三）培養高素質檔案管理隊伍

首先，各醫院應不斷提高內部檔案管理人員的專業能力，加強對管理人員的培訓和指導，從根本上增強檔案管理者的職業意識，要求檔案管理人員不斷提升個人素養，加強自身各方面的能力，包括檔案管理專業知識、文化基礎知識、計算機水平、網絡能力、外語水平、職業道德素養等，這樣方能加強醫院檔案管理隊伍建設。與此同時，各醫院應注意引導本院全體檔案管理人員正確認知內部檔案管理改革發展趨勢和數字化檔案管理建設目標，熟練運用信息技術做好檔案管理工作，在保密的基礎上科學開發檔案資源以發揮檔案應用價值，促進醫療衛生服務事業的發展。其次，各醫院應明確檔案管理信息化建設的職責，設置專業的管理人員對檔案管理工作中的各項事務進行監督與審核，規范檔案管理操作行為，融入多元化的檔案資料搜集、檢索、歸檔、存儲方式，提升檔案管理的時效性，做好數字化檔案收集、整合與存儲工作。再次，在醫院辦公室檔案管理信息化建設過程中，應注意激發檔案管理人員的創新意識與潛能，并定期對檔案管理人員進行培訓或者教育工作，積極滲透檔案管理信息化與數字化理念，確保每一位檔案管理人員都能夠靈活應用信息化建設與數字化管理手段檔案管理水平。另外，醫院應注意引導檔案管理人員加強本院檔案網站建設，構建完善的檔案網絡信息化平臺、檔案網絡數據化平臺，以此提高檔案資料的共享利用效率，實現內部檔案資料信息的集成化查詢、檢索和利用[4]。

三、結語

綜上所述，全面做好醫院辦公室檔案管理工作，發揮檔案資源的應用價值，運用檔案促進醫療衛生服務項目的開發，各醫院應重視健全檔案管理制度，建立智能化檔案管理庫房。與此同時，應重視提高檔案管理信息化水平，加強檔案管理數字化建設。另外，應綜合培養高素質檔案管理隊伍。