新形勢下檔案保密工作存在的問題及對策

宣紅梅

（中核（天津）機械有限公司）

檔案管理保密工作的重要性并不是今天才開始的，中國古代就有保密工作。從社會發展的宏觀層面來看，檔案管理保密工作的有效實施可以給社會發展帶來一定的積極影響，對社會各個行業的發展進步起到不可或缺的作用。因此，必須充分認識檔案管理保密工作的內容和重要性，并在此基礎上提出有效的優化措施，提高保密工作的質量。當前我國很多檔案管理部門雖然重視對檔案的保密工作，但是針對運用方面依然有很多問題，也存在很多弊端。一些檔案管理人員由于害怕將秘密泄露，因此不敢妥善利用檔案，將部分有利用價值的檔案收集到一起，很多檔案無法得到充分利用，甚至部分有價值的檔案一直被束縛，進而變成沒有價值的廢紙，使得檔案浪費。管理者無法及時全方位地掌握實際情況，不能有效運用檔案，使檔案管理者的管理價值無法有效體現。

一、檔案保密對國家綜合治理平安建設的意義

檔案管理主要是對重要信息數據和機密檔案進行管理。在社會數字化和信息化的過程中，對信息的有效管理和保密越來越困難。在這種情況下，檔案管理的保密性就顯得越來越重要。在保密工作中，其中檔案保密只是一個分支，但是卻發揮著重要的作用。檔案作為信息存儲的載體，具有廣泛的信息覆蓋特征。在國家提出綜合治理平安建設的環境下，檔案保密工作就更加重要了。站在國家安全的角度來講，國家綜合治理平安建設的幾個問題早就明確提出，全體公民有義務保護國家安全以及利益。就此，當涉及到國家重要的例如軍事、政治、外交、科技等方面的檔案信息，管理方面一定要做好保密工作，以防止被外部勢力或者內部破壞民族團結的分裂者盜取檔案信息，給國家安全帶來一定程度的威脅[1]。其次，站在國家長治久安的實際情況來看，無論是哪個團體或者個人都不允許非法泄露或者竊取他人檔案信息，同時要積極推動社會保持公平、公正以及和諧的環境。由于科學技術的不斷進步與發展，在新形勢下，檔案信息被網絡中不法分子當成財富之路，這無疑會給所有公民的信息安全帶來嚴重的威脅，長期下去，還會引發更多社會類的問題，給人們的正常生活帶來很大的影響，進而使得公民對國家的信任度大大降低。國家沒有公信力，那么治理國家的難度便會難上加難，這對于國家安全統一以及社會的和諧、長治久安造成不利的影響。除此之外，自從我國正式加入世貿組織之后，我國已經開始投入到全球經濟一體化的競爭當中，要知道國際市場競爭要比國內市場激烈得多。國家機關、企業、事業各個單位檔案信息的安全與保密可確保社會各行業在國際競爭的舞臺上的公平、公正。如果出現某個單位檔案信息被泄露，那么將會導致惡性競爭的情況發生，有關經營將會受到損失，同時也會殃及國家的經濟發展，這會對國家推進綜合治理平安建設的工作造成一定程度的影響。因此，不管是站在國家安全的哪個角度看，在國家綜合治理平安建設的環境下，新形勢的檔案保密工作都發揮著重要的作用[2]。

二、新形勢下的檔案保密工作存在的問題

隨著社會的發展和進步，檔案資源的巨大社會價值逐漸被公眾所認識。在這樣的發展現狀下，檔案保密管理也顯得尤為重要。檔案保密關系到國家安全，是國家安全的關鍵。尤其是針對企業的發展而言，檔案保密工作更是發揮著重要的作用，企業正處于發展的關鍵期，如果制訂的發展規劃以及策略沒有做好保密工作，將會給企業在市場上的競爭帶來不利的影響。就此，在檔案的管理中，即便檔案的開放能夠使得更多人有效運用，但對于保密工作的開展卻十分不利，只有將檔案工作做好，才可以確保企業的穩定發展。

（一）檔案保密意識淡薄，保密觀念模糊

隨著社會的發展，民主法制建設的進程不斷推進，檔案保密的項目和范圍也開始逐漸減少。隨著這種發展現狀，人們的保密意識逐漸減弱，但這卻并不意味著檔案保密工作就無密可保了,相反，檔案保密的形勢更加嚴峻，保密任務和工作也更加艱巨。當前，我國檔案保密工作的發展情況，可以分為兩個階段，這兩個階段是以改革之前與改革之后作為分界線，改革之前與改革之后呈現兩種不同的保密工作局面。改革開放以前，對于保密工作，我國有一系列嚴格規定，檔案的管理工作也十分封閉，這樣使得人們難以接觸到相關檔案的資料信息[3]。在改革開放以后，人們在工作中實行大量交流，針對檔案的管理越來越開放，人們可查閱檔案以及運用檔案，十分便捷、長以此往，人們的思想意識逐漸出現了變化，尤其是檔案的有關管理人員的保密意識十分薄弱，認為只要檔案公開了，則沒有保密的必要，就此，在檔案的管理工作中，并沒有對保密工作加以重視，因而給企業帶來嚴重的影響。

（二）檔案保密制度不健全，措施形同虛設

我國有相關的法律來保護檔案的保密性，對于不同的企業和單位，也有針對企業自身發展的規章制度，這些制度如果嚴格執行的話可以讓檔案的保密工作得到保障，但是在實際的工作當中，檔案管理人員并沒有嚴格地按照檔案保密的相關規定來對檔案進行管理。另外，這些制度在制定完成之后，需要在一定的時間內進行完善，但是在實際工作中，這些規定并沒有得到改進，而是一直沿用，并且沒有嚴格地執行，這就導致了規章制度形同虛設的局面。

（三）保密工作人員素質不高

針對檔案保密工作而言，重要因素還是在于人員。各個部門針對有關人員的保密知識培訓沒有重視，導致保密工作人員并不知道怎樣才能夠有效防止檔案信息被竊取。甚至有部分單位的一些重要檔案也沒有進行保密，無關人員也能夠隨意出入，漸漸失去它的機密性[4]。另外，涉密檔案是黨和國家的核心，但一些涉密檔案工作人員素質不高，責任心、事業心和保密意識較弱，工作作風不嚴謹，將涉密檔案和非涉密檔案未分開保管，未按規定程序進行銷毀和拆除，這將給涉密檔案的保密性帶來嚴重的泄露隱患。一旦被別有用心的團伙或者個人竊取，勢必會給國家以及集體財產帶來嚴重的損失，這類問題都是當前真實存在的，因此決不能視而不見。

（四）檔案保密管理技術落后，與科技信息的迅猛發展矛盾突出

隨著科學技術以及信息技術的不斷進步與發展，在檔案的管理工作中，也運用了很多高科技手段提升檔案管理的效率，然而檔案管理人員針對信息技術并沒有充分的了解，例如網絡病毒以及加密技術在當下信息時代都會給檔案的安全性帶來不同程度的影響，然而大部分檔案工作人員針對信息技術的了解與掌握并沒有與時俱進，使得保密工作屢屢出現問題。

三、新形勢下的檔案保密問題的應對策略

（一）加強保密的規范管理，增強法治意識

在檔案管理中，有許多涉及到單位保密、國家軍事、政治、經濟等方面的信息。可以看出，任何檔案信息的泄露都會對相應領域的發展產生很大的影響。因此，相關部門需要做好檔案管理的保密性工作，確保檔案的安全、完整。然而從當前實際檔案管理工作中來看，針對檔案的歸檔問題，沒有將應該進行保密檔案與不需要進行保密的檔案區分開來，這樣就加大了保密的檔案泄露的可能性[4]。就此情況，一定要對檔案實行分類管理，依照檔案的加密等級，實行不同層次的管理。對這類材料的查閱權力也應該實行分級，這樣才可以確保檔案的保密工作有序開展，最大程度確保涉密檔案文件的安全性。就有關檔案管理人員來講，進一步加強其法律意識，一旦涉密檔案被泄露，勢必要接受法律的制裁，而且在工作中也不要因為私人感情給他人開綠燈，一定要嚴格按照規定行事。

（二）涉密檔案的管理和保密

涉密檔案主要涉及的都是黨與國家的秘密，事關黨與國家的安全、軍事活動以及經濟發展，就此，為了進一步確保國家秘密的安全，一定要做好涉密檔案的保管工作。

（1）涉密檔案與非涉密檔案實行分開保管，設好保險柜、保險鎖以及防盜設施，在保管條件上要做到絕對的安全。其次，進一步加強涉密檔案的日常管理工作。對于涉密檔案的調閱、移出以及銷毀等都應該嚴格按照規定手續辦理，一定要通過相關領導人的審核、審批，嚴格履行登記與簽字等各個手續，否則任何人都沒有權力擅自調閱。另外，當涉密檔案使用之后，要及時進行清對、檢查，如果發現泄密或者失密等問題，要及時查清楚原因，并立即進行補救。

（2）檔案的倉儲管理是檔案保密工作的重點。搞好倉庫管理，檔案保密性才能得到保證。因此，檔案倉庫應按照國家有關規定單獨建立，盡可能做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開，并由專人負責管理，制定嚴格的倉庫管理制度，無關人員禁止入內，做好檔案的保密工作[5]。

（三）檔案工作人員素質建設

再好的制度沒有嚴格遵守與執行也只是無用功。不僅要重視檔案管理中所涉及的硬件建設，同時還要進一步加強檔案保密利用工作的思想建設問題。而檔案管理人員的工作職責，就是切實維護檔案的完整性與安全性。涉密檔案管理者應提高責任感和敬業精神，認識涉密檔案的重要性，樹立嚴謹的工作作風和高度的保密意識，為保守黨和國家的涉密工作做出貢獻。檔案管理保密工作是維護國家、企業和個人安全和利益的重要工作。因此，我們必須高度重視它。在檔案保密的具體管理中會出現很多問題，需要加以防范，從而減少檔案泄露的隱患。做好檔案保密工作，無論是檔案管理人員還是每一個公民，都有義務和責任。我相信通過我們的努力，一定可以把檔案管理的保密性工作做好。

（四）把握電子檔案和紙質檔案的關系

紙質檔案的管理，是做好檔案保密與利用工作的基礎。作為檔案工作人員要對檔案的保管工作做到守口如瓶，確保檔案不丟失、不損壞、不外泄，切實為利用檔案信息資源做出貢獻。由于信息技術的不斷進步與發展，現階段，我國大部分的檔案已經實行電子檔案管理方式，并且已經將電子檔案與紙質檔案結合運用，為進一步做好電子檔案的保密以及開發運用工作具有重要的作用。因此，面對高科技的挑戰，必須要加強檔案管理人員的素質培養以及硬件技術培養，切實提高檔案管理工作服務水平。

（1）創造有力條件，提升檔案工作人員的技術水平，特別是隨著當前計算機的普及，管理人員一定要對計算機網絡保密知識充分了解。另外，還要積極構建該部門信息系統主體，及時保持與外界關聯行為進行約束機制配合，只要涉及網絡涉密信息，一定要做到信息不聯網、不公開，以確保信息的保密性[6]。

（2）增強對電子檔案的科學管理。由于計算機技術以及信息化的發展，檔案形式不單是傳統的紙質文件，還有各類電子表格以及電子文檔，針對檔案材料的修改、定稿以及整理歸檔也不再是以往的人工抄寫，這都可以運用計算機工具來完成。就此應該進一步加強電子檔案的科學管理工作，依照電子檔案的秘密等級實行科學有效的管理，進而明確借閱制度、使用權限，同時對存在涉密檔案信息的計算機、存儲載體與互聯網物理隔離，這樣可以確保對電子檔案的安全管理以及安全使用。

（3）站在發展的角度來看，做好檔案密級的調整工作發揮著重要的作用。因各個檔案的獨特性以及涉及的內容不同，隨著時間的推移以及文件受環境影響發生的變化，檔案在保管的過程中，密級通常會產生變化，如果秘密保管年限到期，就失去其保密價值，我們就無需當作保密文件實行管理，而是依照公開文件實行管理。就此我們應該依照實際情況結合發展的角度來對秘密等級實行調整，從而有利于檔案的借閱與使用。

（五）對檔案保密管理的機制進行完善

針對檔案管理工作而言，有關管理機制要順應時代的發展，進一步動態化調整，這樣才能夠做到與時俱進，適應保密工作發展的要求[7]。與目前不同類型檔案保密工作要求與特征相結合，做好有關管理工作的改進與優化，制定相應的管理制度，提高管理工作的規范化。比如，當目前檔案管理信息化建設的過程中，我們需要針對電子文件原數據的標準以及有關數據格式等實行進一步完善，并加強規范化管理，從而提升檔案資料的安全性。

（六）對新的技術進行適應和有效應用

在開展檔案工作的過程中，有關管理人員必須對各類計算機網絡技術實行全面的了解，同時要掌握有關網絡安全防范方面的操作，確保他們可以有效提升自身的檔案管理水平。另外，有關檔案管理人員還要積極學習相關知識，針對目前實際檔案保密工作中的一些問題，要深入研究與分析，還可以通過與專家開展交流，有效攻克當前存在的問題。通過理論學習與實踐融合，再結合目前檔案保密工作的開展要求，進一步提高檔案保密工作的開展水平。

（七）建立健全監督制度，促進檔案保密工作的規范化和制度化

各級檔案保管機構必須制定嚴格的監督制度，根據各機構的真實情況，制定不同保密級別，同時還要進一步加強針對加密文件的審批，針對國家規定的涉密文件，必須要嚴防不同程度的泄露，特別是檔案管理工作人員，不要因為人情世故或者利益，將涉密檔案或文件出賣。

（八）加強檔案保密工作管理的手段，提高保密工作的效率和質量

針對檔案管理工作，網絡技術已經普遍運用，然而在單位中從事檔案管理工作的人員，對計算機技術并沒有充分的了解，就此，一定要加強對管理人員信息技術方面的專業培訓，提升管理人員的計算機水平，有效提升他們的管理效率[8]。

四、結語

在新時期，檔案保密工作要適應經濟、科技發展的需要，檔案主管部門應按照檔案保密的方針，充分發揮出檔案管理人員的力量，處理好檔案保密工作中的各個環節，同時檔案信息的保密措施一定要嚴格按照相關要求進行，提升檔案管理人員的政治素質以及綜合素養。