推進檔案數字化建設發展：必要性、問題及策略

孫光輝

（濱州市老干部活動中心）

在網絡化、信息化、數字化迅猛發展的今天，傳統檔案工作模式已經難以滿足時代發展的需求，成為一個迫切需要解決的重大課題擺在檔案人面前，這既是困難挑戰，也是轉型機遇，更是發展契機。檔案數字化建設對于檔案事業的發展、檔案信息資源開發和利用、檔案部門自身工作開展以及整個社會發展都有重要意義，是時代發展的必然趨勢。

一、檔案數字化建設的緊迫性和必要性

（一）檔案數字化建設是互聯網時代發展的迫切要求

在信息時代，隨著互聯網技術、人工智能等先進技術的廣泛應用和飛速發展，人們的情感理念、價值取向、道德標準、思維方式、行為習慣等都發生了巨大而深刻的變化。在這個大環境下，檔案工作既面臨沖擊，也面臨新的發展契機。隨著計算機技術、網絡技術和無紙化辦公水平的發展及應用，面對大量的數字化檔案，檔案管理必須從傳統的實體管理向信息化、數字化管理方向轉變，加快檔案數字化建設才能滿足互聯網時代發展的需求。

（二）檔案數字化建設是檔案事業發展的內在要求

與傳統介質檔案相比，數字檔案有自身獨特的優勢，充分利用數字檔案的優勢特點，對于促進檔案事業的發展至關重要。就載體容量而言，傳統的紙質檔案載體容量非常有限，而且耗費大量紙張，占用大量檔案庫房，對于長期保存所需的溫度、濕度、防火、防蛀等要求很高，因此存儲成本很高。現在的數字存儲技術日臻成熟，更新換代極快，存儲量動輒以TB計，能以極小的空間存儲極多的數字檔案。這樣高密度的存儲節省了大量紙張和存儲空間，不用占用大面積的檔案庫房就可以存儲大量數字檔案，能有效緩解現在庫房緊張的壓力。就檔案檢索利用而言，面對汗牛充棟的紙質檔案，我們通常要翻閱幾十卷甚至幾百卷檔案，工作十分繁復，費時費力，效率低下。數字檔案存儲與計算機技術相配合，極大地提高了檔案信息的檢索速度，有效地提高了檔案信息的利用效率。經過數字化處理后，能夠有效減少檔案原件由于頻繁查閱、借閱而造成的磨損，這對于保護檔案原件，尤其是對于保護那些珍本、孤本、善本等珍貴檔案尤為重要。就存儲檔案信息形態而言，紙質檔案只是描述文字、圖表類信息，對工業、建筑、科研等設計類三維立體信息無法呈現，數字檔案則可以充分利用數字技術實現平面、立體、多維度的呈現。

（三）檔案數字化建設是檔案信息資源深度開發和利用的基礎

信息化時代迅速發展，檔案信息資源的重要性日益凸顯，越來越受到國家、社會各界和公眾的重視。傳統介質的檔案信息、傳統模式的檔案工作在對檔案信息資源的利用上還有諸多限制，比如，檔案信息資源開放力度不足，社會公眾在利用檔案信息時必須按照要求在規定的時間到相關檔案室去實地查詢，受到時間、空間的限制較大；檢索速度慢、準確度低、檢索過程繁瑣；檔案編研的力度、編研成果的豐富性和時代性還不夠。加快推進檔案數字化建設可以有效促進檔案信息資源的深度開發和利用，突破時間和空間的制約，隨時隨地為社會公眾提供檢索查詢服務，檢索速度、準確性大大提高，以數字化、信息化手段促進檔案編研，以更多、更優秀的編研成果為社會公眾所利用，促進經濟社會發展。

（四）檔案數字化是檔案部門自身工作開展的必然要求

在以紙質檔案為主要存儲介質和以人工為主要工作方式的傳統檔案工作中，由于客觀條件的限制，加之受工作人員責任心、細致程度、耐心、工作方法等因素的影響，在實際的檔案工作中，尤其是檔案的查閱、借閱過程中，往往會出現找不到、找不準、找不全的情況，而且這個找的過程會比較長，時間成本高，工作效率低下，無法滿足快節奏、高效率的現代生活需要。以信息化、互聯網為基礎的檔案數字化建設，在檔案信息檢索的速度、精準度、完整度上有無可比擬的優勢，能夠有效地解決這些問題，必然會顯著促進檔案工作的工作效率和管理水平的提高。

（五）檔案數字化建設是社會發展的實際需要

檔案中包含了大量的數據、資料、圖表、文件等原始憑證，是最真實、最可靠、最具說服力的歷史記錄，同時也是國家重要的信息資源，具有不可估量的社會、經濟、文化價值。社會發展日新月異，公眾需求千變萬化，不論是政府機構作出決策部署，還是公司組織制定工作計劃，或是社會公眾需要證明信息，都需要大量的檔案信息，這對檔案信息資源的實效性、便捷性、準確性都提出了更高的要求。相比傳統介質檔案而言，數字檔案具有存儲量大、利于保護原件、檢索方便快捷、利用不受時間和空間限制等優勢。加快檔案數字化建設，加速傳統檔案工作管理模式、檢索利用模式變革，對于滿足公眾對檔案信息資源的需求、滿足社會發展需要具有重要意義。

二、檔案數字化建設存在的問題

（一）檔案工作理念落后，影響檔案數字化建設

思想是行動的先導，理論是實踐的指南。檔案工作部門以及檔案工作者首先要深刻理解和認識檔案數字化建設的真正價值與內涵，明白檔案工作對社會發展的重要意義和重大影響，才能從思想上、觀念上深刻理解和認識檔案數字化建設的必要性、緊迫性。檔案工作歷史悠久，經過長期探索發展，經過一代又一代檔案工作者的努力，又因其工作的特殊性，已經形成了相當成熟穩定的固有工作范式。廣大檔案工作者，尤其是那些年齡較大的老同志，在長期的工作實踐中，容易形成職業慣性、思維慣性，在傳統思維的束縛下，不愿意接受新事物、新的管理模式，固守陳規，不能與時俱進，對未知領域存在本能的回避，對檔案數字化建設這種新事物接受程度較低。檔案工作部門和機構因處在非中心工作的位置，對于檔案數字化建設缺乏深刻、全面的認知，在工作中被動守成較多，主動探索、創新開拓不夠，在編制規劃、硬件軟件、人員配置等各方面都缺乏必要的精力和投入，這些都影響了檔案信息化建設的推進、深化和整體發展。

（二）檔案數字化建設缺乏整體規劃

檔案數字化建設是一項復雜的系統工程，需要行業內專家學者、相關部門單位多方探討、共同研究制定整體發展規劃，包括近期目標、中期規劃、長期規劃，在宏觀愿景的框架下，分時間、分階段、分步驟設定具體的目標任務，這樣才能統籌兼顧、協調各方，實現檔案數字化建設的科學、全面、有序發展。但是在檔案數字化建設的推進過程中，由于缺乏科學的整體規劃和詳細具體的工作部署，有的地方為了工作總結好看、數據報表漂亮，為了數字化而數字化，有的片面追求數字化的規模和數量，追求賬面上的數字化，有的盲目購買引進檔案數字化管理系統，沒有充分考慮到數字化檔案的實際利用，不僅沒有實現整體工作效率的提高，反而引起檔案數字化建設體系中各要素的不兼容、不協調的問題，造成了人力、物力、財力的巨大浪費，影響了檔案數字化建設的整體發展進程。

（三）檔案數字化建設標準不統一

科學統一有效的數字檔案存儲標準、數字檔案管理標準是推進檔案數字化建設的必要前提條件。但是現在的檔案數字化建設還存在標準籠統、不夠細化，現行標準少、不夠全面，與國際標準接軌存在較大差距等諸多問題，嚴重制約著檔案數字化建設發展。由于我國檔案管理標準建設滯后，數字化檔案管理標準建設重視不足，我國現有的檔案管理標準編寫的規范性、科學性、全面性均有待改進，與檔案運轉環境不適應。我國現行的關于檔案數字化的工作標準對數字檔案的鑒定、篩選以及轉換處理之后的存儲、管理、利用缺少相關標準要求和技術規范。各地在自發開展檔案數字化建設的過程中，制定的相關工作標準因各地實際情況各有不同、軟硬件型號各異，各地制定的標準通用性和兼容性都較差，更無法與國際標準接軌。

（四）檔案數字化建設存在安全風險

與傳統紙質檔案相比，雖然數字化檔案不用擔心蟲蛀、潮濕、磨損等情況，在存儲量、檢索、應用等方面有自身獨特的優勢，但是數字化檔案的安全性并不是萬無一失、安全無虞。數字化檔案的安全性主要包括存儲安全和傳輸安全兩方面。檔案信息的數字化是以計算機、互聯網為技術基礎的，雖然這為提高檔案管理水平、提升檔案管理效率帶來了新機遇，但互聯網是一個極度開放的信息交換環境，網絡安全風險相對較大，如果缺乏必要的安全防控措施以及一定的檔案管理技術能力，數字化檔案將存在較大的安全風險。計算機技術、網絡技術的發展，存儲硬件和管理軟件的升級都對數字化檔案的長期安全存儲造成潛在風險。由于互聯網是開放的，數字化檔案信息在通過互聯網傳輸的過程中，容易被破獲和截留，甚至受到黑客攻擊，數字化檔案的傳輸安全和保密性也受到潛在威脅。

（五）檔案數字化建設人才保障不足

在互聯網、信息化、大數據迅猛發展的時代背景下，高素質的數字檔案技術人才是保證檔案數字化建設發展的必要條件，直接決定著檔案數字化建設的發展水平和事業高度。現在的檔案工作人員隊伍在長期的檔案工作中已經形成并適應了傳統的檔案工作模式，舊的工作流程、工作標準已經爛熟于胸，但是數字化意識不強，信息技術能力薄弱，而且在長期的工作實踐中容易形成職業慣性、思維慣性，在傳統思維的束縛下，不愿意接受新事物、新的管理模式，不能與時俱進，對未知領域存在本能的回避，對檔案數字化建設這種新事物接受程度較低。由于人員普遍年齡較大，也沒有能力和精力學習、掌握新的關于檔案數字化建設的相關專業知識。檔案工作部門對于工作人員的檔案數字化相關培訓教育也不能滿足工作發展的需要，人才引進存在客觀的困難，這些都是制約檔案數字化建設發展的人才瓶頸問題。

三、推進檔案數字化建設的策略

（一）增強檔案數字化建設意識

數字化時代發展日新月異，各行各業深受影響，充分應用數字化、信息化發展技術與成果促進各行業發展是社會發展大勢所趨。就檔案數字化建設事業而言，檔案數字化意識是推動檔案數字化建設事業發展的先導性因素和深層次動力，推動檔案數字化建設首先要實現觀念意識上的數字化和信息化，檔案管理部門和檔案管理工作人員要樹立并鞏固增強正確的檔案信息化建設意識，充分認識檔案信息化建設的重大意義、必要性、緊迫性和可行性，深入學習掌握檔案數字化建設的規律和特征，增強檔案數字化建設的信念和信心，激發檔案數字化建設的積極性和主動性。

（二）完善檔案數字化建設管理標準

檔案數字化建設是一項系統性、全局性、長遠性的工程，需要系統完備的法律法規和標準流程，保障其科學、有序、規范地發展。

加強檔案數字化建設法制化建設。綜合分析檔案數字化建設的現狀，考慮檔案數字化建設的未來發展方向和發展趨勢，及時修訂現有的檔案數字化建設法規，制定出臺新的符合需要的檔案數字化建設相關法規。著重圍繞數字檔案在收集整理、存儲傳輸、開放利用等方面的法律問題，如數字檔案的收集鑒定、存儲安全以及著作權、使用權、傳輸權、法律效力等，加強法規建設與保護工作，逐漸構建起科學完備的檔案數字化建設法規體系。

加強檔案數字化建設標準化建設。由國家檔案管理部門牽頭，在充分調查研究的基礎上，以符合檔案工作實際和長遠發展為原則，科學制定全國統一規范的檔案數字化建設管理標準、工作規范和實施細則。在檔案鑒定、分類、修復、錄入、存儲、編研、利用、共享等具體工作流程上，制定明確標準、細化流程、統一規范，注重體現標準化、統一性和兼容性。

（三）加強檔案數字化軟硬件建設

數字化檔案需要相應的硬件設備存儲，還需要數字化檔案管理系統進行管理，軟硬設施是檔案數字化建設的先決條件。

持續加大資金投入。檔案數字化的軟硬件建設是一項系統的、長期的工程，需要的存儲設備、處理設備等硬件和數字化檔案管理系統、局域網等軟件需要不小的資金投入，這就需要檔案管理部門將檔案數字化建設作為工程項目列入單位年度預算，且每年持續投入建設。

做好科學規劃。加強對檔案數字化建設的整體規劃，進行統一管理，制定統一標準，提高數字化檔案格式、軟硬件標準的通用性和兼容性，形成統一有序的管理體系，從而提高系統的管理水平，提高利用率，避免浪費，大力推動檔案的數字化進程和發展。

（四）做好數字化檔案資源安全防護工作

檔案資源是寶貴資源，對國家、社會、單位、個人都極其重要。在檔案數字化建設發展中，要重視數字化檔案的安全防護，確保檔案安全。

加強安全系統建設。強化技術防范手段，配備安全防護設備，配置信息安全設備和軟件，持續完善安全風險監測及預警，定期開展安全測試及時修復漏洞，確保檔案信息的安全。完善檔案災難災害備份體系建設，全面降低安全風險。

加強工作人員安全教育。加強對檔案安全保密相關規章制度、工作流程等的學習，嚴禁檔案信息泄密。對檔案工作人員實行分級安全管理，按級別設置安全管理權限，使用面部識別、指紋識別等多種認證手段，避免身份盜用風險。檔案工作人員從招聘、上崗、工作、離職，都要進行嚴格的資格審查、簽署保密協議、進行脫密期管理等嚴格管理。

加強新技術應用。數字化檔案在傳輸過程中容易被惡意篡改和黑客攻擊，這時極易發生安全風險。新興的量子通信技術具有極高的安全性，在數字化檔案傳輸過程中運用量子通信技術能很好地避免相關風險。

（五）加強檔案數字化人才隊伍建設

在網絡信息時代、大數據背景下，新時代的檔案工作者不僅要熟悉掌握基礎的檔案專業知識，更需要具備計算機技術、網絡技術、大數據技術等學科知識，熟練操作數據分析、信息挖掘、信息化管理等。人才是檔案數字化建設事業發展的根本動力和前提基礎，可以說，沒有專業的人才隊伍就沒有檔案數字化建設的發展。因此，建設一支高素質、高水平的檔案人才隊伍迫在眉睫。

加強培訓培養。經常邀請相關專家、學者開展信息管理、網絡安全、大數據技術、云技術等專題講座和技能培訓，增強專業知識和專業技能；加強地區之間、檔案館之間的交流學習，及時發現自身問題短板，在相互學習中共同提升管理水平；開展崗位練兵、技能競賽，鍛煉隊伍、以賽促學，增強檔案工作人員學知識、學技能的緊迫感和主觀能動性。

加強人才引進。給予適當的優待政策，加大高端人才的引進力度，面向圖書情報學、計算機科學、數據科學等學科引進一批專業技術人才，注入新鮮血液，帶來新的思維，借此引入先進的檔案管理理念和檔案管理方法。