大數據背景下計算機檔案管理系統的應用及安全維護路徑研究

焦海勤 駐馬店市衛生計生監督局

在新時代下，隨著計算機信息技術的不斷發展，人們的日常生活、生產每天都會產生數以萬計的數據，基于此，大數據背景下任何工作都會受到一定的影響，檔案管理是關乎一個國家、個人信息安全的重要工作，但是檔案管理的模式依舊是傳統的形式，并沒有進行創新，為了更好地優化與改進檔案管理的工作，充分應用計算機檔案管理系統進行檔案信息的管理，需要采取必要的措施，確保檔案收集、整理、分類以及檔案信息安全，達到提高檔案管理工作效率的目的。

一、大數據時代下檔案信息管理工作意義

如今，云計算與大數據已經成為IT熱門領域，而現代信息技術也成了信息時代的重要主題，其中大數據分析技術對檔案管理工作造成巨大沖擊，有挑戰也有機會，對檔案管理工作而言，將大數據技術應用到檔案管理工作中具有重要的意義。首先，應用大數據分析技術能夠有效改善檔案管理的效率，使檔案管理模式從傳統的瑣碎、重復轉化為如今的智能、簡單，給使用者帶來更加個性化的服務，通過檔案的在線辦理，大大節省了中間的程序，從而達到了“一條龍”的網上服務。此外，通過運用大數據分析技術，還能夠加強在不同區域、不同單位、不同部門之間的聯系，利用共享技術實現資源共享。其次，大數據可以使信息推送更加準確，在檔案管理中，通過計算機系統進行數據的處理，對檔案信息的時間、地點、目的等進行全方位的分析，積累用戶的搜索習慣，依據用戶的數據搜索結果進行優化，為用戶主動提供優質的、精準的信息。再次，大數據時代，檔案管理中應用計算機檔案管理系統可以實現檔案收集、整理的有效分工，利用現代的互聯網技術，讓多人同時在線對多本檔案進行同時的采集、整理。最后，隨著時代的變遷，人們的辦公開始向無紙化過渡，計算機檔案管理系統的應用將傳統紙質的檔案變為電子檔案，方便人們日常的查看以及攜帶。

二、大數據環境下檔案信息安全管理的現狀分析

受到互聯網的影響，檔案管理工作在其應用與安全管理方面受到影響與制約。現階段針對檔案信息管理的發展現狀，分析檔案管理面臨的困境以及問題產生的原因，最后尋求解決的方法，以提升檔案信息管理工作的效率。

（一）員工素質較低、管理松懈

受傳統思想的影響，人們認為檔案管理就是簡單地將檔案進行整理、分類，是一種技術含量低的工作，因此檔案管理的人員通常年齡較大，只需要完成檔案收集、整理等常規性的工作即可，對檔案管理的要求低，管理方式松懈，這樣松散的管理模式，會導致人員工作粗心，態度懶散，這一現象與如今信息化時代的發展嚴重不符。同時隨著大數據技術在檔案管理中的應用，為了方便工作，應該要求檔案管理者需要有一定的檔案管理知識，并且具有一定的計算機應用的知識，但目前在檔案管理中缺乏這種復合型的人才，導致在日常的工作中，由于員工缺乏大數據技術的相關知識，無法有效的保障檔案管理工作的安全性與高效性。長此以往，會給檔案信息管理帶來嚴重的阻礙，不利于檔案管理的發展。

（二）管理設備落后

在近幾年，由于互聯網的快速普及，計算機已經走進了千家萬戶，人們的工作也逐步由線下辦公轉為線上辦公，計算機網絡涉及的領域也越來越多，設備更新換代的速度也隨之加速。計算機檔案管理系統為檔案信息管理工作提供了極大的便利，但是由于一些部門資金不足或者領導不重視、導致管理設備落后、缺乏完善的硬件設備和軟件程序，在遭遇黑客襲擊或者病毒入侵之后，會對檔案信息的安全造成嚴重的威脅，非常容易造成個人信息的泄露。

（三）制度標準不夠完善

隨著互聯網的不斷發展，人們在享受便捷的同時，也為人們的信息安全帶來了一定的危險。由于在檔案管理方面，計算機檔案管理系統的應用雖然可以高效的提升工作效率，但是相關部門由于制度條款的缺失，導致一些不法分子會偷偷竊取檔案信息，從中牟利。雖然我國頒布了《計算機信息系統安全保護條例》等有關條例，但是我國在網絡管理中的法律法規仍然不夠完善，這也會在一定程度上對檔案信息安全造成威脅。另外，由于檔案管理者的安全意識不足，缺乏相關的安全防護措施，在進行檔案管理時，會由于操作不當，導致信息的丟失。

（四）信息儲存方式存在安全隱患

傳統的檔案信息存儲主要采用的是紙質儲存的方式，只要保存得當，可以長期保存，但缺點也非常明顯。紙質的檔案不利于攜帶，而且非常占用空間，在每次查找時也會非常麻煩，工作效率低。在應用計算機檔案管理系統之后，檔案信息可以直接儲存在電腦、硬盤或者移動磁盤中，這樣可以有效地解決紙質檔案存在的問題。但這樣一來，對設備的要求就會提高，要保證儲存設備的安全性，防止因意外造成設備損壞，從而導致信息丟失或者變成亂碼文件。

（五）計算機網絡的不穩定性

隱私與安全性歷來是人們所關心的問題，但在如今網絡化時代，電腦的安全問題也成為人們關心的焦點。目前由于互聯網的安全性問題很大，在檔案保管工作中，將大量文檔信息錄入電腦、網盤等設備中時，會因為計算機網絡的漏洞而危及電腦的安全穩定性，一旦發生崩盤的現象時，會造成大量個人信息的泄漏，特別是有些關鍵的個人信息一旦泄漏就會給使用者造成很大的經濟損失。所以在檔案保管中，一定要提高電腦與文檔系統的安全性和穩定性，這也是目前檔案保管中存在的重點問題所在。

三、大數據背景下計算機檔案管理系統的安全維護有效措施

在大數據環境下，根據當前檔案管理工作中的實際發展狀況，為進一步提升檔案管理的效率，提高檔案信息安全的管理水平，就必須剖析其問題產生的原因，并制定必要的對策，以消除隱患和威脅，從檔案的管理和技術手段兩個方面著手，采取科學合理的管理方法，確保檔案信息的安全性，達到互聯網和檔案管理技術的高效融合，以推動檔案保管工作蓬勃發展。

（一）檔案管理方面的措施

在大數據時代下，保證檔案管理安全，在檔案管理方面需要采取如下措施：

（1）規范制度標準，優化工作方式

為了減少檔案管理的安全風險，在大數據管理的背景下，要針對檔案的特性而建立不同的管理體系。主要可以針對檔案的種類、使用方式等特性，將其加以細分，然后就可以去掉無用的檔案資料，把各類實際的、可用的文檔加以保留，這樣才能便于人們進行檢索。同時檔案管理的制度與規范優化了文檔的安全管理，可以嚴密把控文檔的安全。比如可以設置檔案數據的收集系統，然后再根據法律制度中的規定與規范，明確檔案的分類規定，然后設置檔案信息分類系統，可以合理地把各種檔案信息加以分門別類，然后在檔案管理中進行檔案統計分析，在這一步還可以設置文檔分類系統。最后為了確保檔案信息系統的安全性，就必須設置對檔案的安全與管理制度，并且采取更加嚴密的監察管理，保證檔案信息安全，確保檔案資料不會出現丟失或者泄露。經過這一系列的措施，優化檔案管理的工作方式，保證員工的工作更加嚴謹、規范，有效避免檔案流失。此外，在檔案管理人員的安排上，要制定人員細則，盡量做到專人專管，保證工作流程的完整性，明確責任事故追究辦法，加強員工的工作責任心，從源頭杜絕因員工粗心大意而導致的檔案信息泄露或者丟失。

（2）提高檔案管理人員的整體素質

檔案管理人員必須充分認識檔案管理工作的重要性，要時刻保持對檔案管理工作的責任意識。部門要加大對檔案管理人員的培訓力度，提高檔案管理員的整體素質。比如可以組織員工進行學習，讓他們認識到檔案的重要性，只有從內心重視檔案管理，才能在日常的工作中，以嚴謹、細致的態度去開展工作，進而推進檔案管理工作的健康發展。此外，在工作中要注意提升檔案管理員的計算機技術水平，使其熟練掌握計算機知識，可以熟練的應用計算機檔案管理系統，避免因操作不當而出現錯誤。例如可以經常舉辦計算機專業技能培訓，在培訓過程中要豐富培訓內容，采取多種培訓手段，在教育的內容與形式上進行創新，從而激發學習興趣。在教育內容上，可以利用多媒體播放一些有關計算機技術的知識、視頻或者圖片，讓學員可以從中直觀的學習計算機檔案管理系統的應用與操作知識。還可以通過實際操作的學習方式，進一步熟悉檔案管理系統，從而鍛煉學員的技能水平。另外，在培訓形式上可以采用知識競賽、操作技能比賽等活動強化計算機專業知識的培訓。

（3）更新設備，加強管理

在大數據時代下，為了進一步提高檔案管理的工作效率，確保檔案信息的安全，要及時對設備進行更新，提供設備支持，進行計算機維護升級以及軟件升級，以應對病毒的侵入，防止由于計算機設備落后而導致檔案信息泄露。同時優化設備，對計算機進行升級換代，確保在查閱和調取信息時，節省很多時間與精力，提高工作效率，有利于檔案管理工作的發展。

（二）技術方面

在“大數據”環境中，因為檔案信息的內涵豐富、錯綜復雜，要提高檔案管理的實效性，保障檔案信息的安全，在檔案管理的技術方面，可采取以下對策：

（1）加強檔案數據的存儲安全

受到計算機信息技術的沖擊，在檔案管理中，為了方便檔案信息管理，應該將檔案管理與計算機技術有機地結合在一起，由傳統的紙質檔案轉變為如今的信息化數據，將檔案信息直接上傳到計算機檔案管理系統中，將數據存入電腦、硬盤以及磁盤中，這樣便于日常操作，可是還會存在一定的安全隱患。為了保證檔案信息的儲存安全，在檔案管理中要加強信息數據的儲存，注重檔案數據的儲存基礎化，在收集好檔案信息之后，對信息進行集中的分析處理，將檔案信息處理成結構化的數據，并且通過構建數據庫，設置安全密鑰的方式，將數據進行安全保存，防止病毒的侵入以及黑客的攻擊，有效的提升檔案信息的儲存安全。

（2）構建檔案管理的安全體系

信息時代，檔案信息的安全容易受到網絡影響，會產生許多不安全因素。為了保證檔案信息的安全，需要構建一套完整的安全管理體系，為電子檔案提供一個安全的、穩定的保存環境。首先檔案安全管理部門要構建好電子檔案信息安全管理體系、安全運行體系，從整體出發，制定安全管理制度，從檔案信息的收集、整理、分類、分析四個方面做好檔案管理系統的安全建設。其次制定好檔案信息的安全規劃，分析出其中存在的安全隱患，制定相應的應急措施，在檔案信息流轉的過程中，注重系統的管理，比如要及時安裝殺毒軟件，防止病毒攻擊，另外要定期進行軟件更新，確保檔案信息安全。最后在數據管理儲存方面，根據數據的數量、類型進行加密處理，同時做好數據備份工作，采取專人負責的原則，對數據進行定期備份，防止因操作不當，出現數據丟失的問題。

（3）加強檔案管理系統的訪問控制

在檔案管理工作中，要想確保檔案信息的安全，必須要加強檔案系統的訪問控制，防止非工作人員進入檔案管理系統中竊取信息。因此在人員進入系統時，要對系統進行訪問控制。這一過程可以對操作人員進行核驗，只有符合要求者才能進行系統對其進行檔案查詢、查看等操作。比如在訪問控制中首先可以對訪問者進行登錄賬號的驗證，其次可以通過密碼、驗證碼等進行第二步的核驗，最后還需要通過指紋識別、人臉識別等措施進行第三步驗證，通過之后才能進入系統進行正常的操作。如果其中的任一環節無法通過，則沒有權限進入系統。這樣三步措施可以有效避免非工作人員訪問系統，對檔案信息進行竊取，從而出現用戶隱私泄露的問題。

（4）網絡權限保護

現在隨著互聯網技術的發展，往往存在非授權者可以經由其他途徑進入信息系統的現象，為了防止此類情況發生，保障文檔信息系統的安全性，就必須對網絡進行授權設置，合理地對計算機檔案管理系統的管理、操作、訪問人員實行授權管理，限制相關人員在檔案管理系統中的操作范圍和操作權限，保障重要文檔的安全性。例如對文檔的刪除、添加還有其他的操作都必須根據工作人員的職責加以劃分，將其分成管理員、審核員、普通職工等。管理員可以對文檔進行刪除、添加的操作；審核員可以對檔案的內容將進行審核，保證檔案信息的準確性；普通員工則只可以對檔案信息進行查閱、整理，不能夠直接刪除檔案內容、對其進行修改。這樣通過對網絡權限進行設置，對員工進行職責分工，保證分工明確，權責清晰，有利于提高檔案信息的安全。

四、結語

綜上所述，在信息時代，想要做好檔案管理工作，就必須與時俱進，將檔案管理與大數據技術結合，建立計算機檔案管理系統，在檔案系統中完成信息的收集、整合、分類、分析等管理工作，這才能高效的提高檔案管理工作的效能，使檔案管理變得越來越智能化、便捷化。但在檔案管理日益便利的今天，檔案的安全又遭到了很大威脅。檔案信息關系到一個國家、公司、民眾的安全，所以在歸檔保管時要特別重視檔案信息系統的安全性與可靠性，并制定必要的保護措施，從檔案管理和科學技術兩個方面展開，一方面重視工作人員的培訓，健全歸檔保管的規章制度，保證管理過程的安全；另一方面，要加強檔案管理系統的技術要求，對系統進行升級，構建安全管理的體系，加強檔案數據儲存安全，保證系統的穩定運行，通過多方努力，使檔案管理逐步走上安全的發展道路。