基于信息技術(shù)的辦公室后勤工作效率提升策略研究

趙 嫻

(黑龍江省能源環(huán)境研究院，哈爾濱 150090)

為提高辦公室后勤工作效率，應(yīng)充分發(fā)揮先進的計算機技術(shù)、信息化數(shù)據(jù)處理技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，結(jié)合辦公室后勤發(fā)展需求與特點，有效利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，進一步提高信息效率與透明度，完善辦公室后勤工作體系[1]，實現(xiàn)遠程移動辦公，大力推進“互聯(lián)網(wǎng)+辦公室后勤”深度融合，理順優(yōu)化辦公室職責(zé)體系和后勤業(yè)務(wù)流程，推進“數(shù)字后勤”“智慧后勤”建設(shè)[2]。

1 辦公室后勤信息化的必要性

辦公室信息化建設(shè)主要是利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和其他相關(guān)技術(shù)，改造和完善辦公業(yè)務(wù)程序，這是提升工作效率、助力后勤深化改革的必由之路。后勤改革經(jīng)歷了模擬公司化運作、完善管理機制、開拓外部市場、探索引入社會專業(yè)公司為辦公室服務(wù)等歷程，業(yè)務(wù)范圍及服務(wù)要求有了極大改變[3]。為了不斷適應(yīng)辦公室后勤改革與發(fā)展需要，必須建立以自主服務(wù)為主、自主服務(wù)與購買服務(wù)相結(jié)合的后勤服務(wù)保障模式，提升后勤保障能力，做好后勤信息化建設(shè)的配套建設(shè)[4]。

辦公室后勤工作的信息化發(fā)展可以簡化復(fù)雜工作程序，避免浪費時間和精力，大大提升了工作效率，推動后勤部門與其他部門之間的聯(lián)系[5]。后勤部門可以依據(jù)數(shù)據(jù)對各項工作進行挖掘與分析，發(fā)現(xiàn)工作中可能存在的問題和不足，再根據(jù)實際需要進行合理的資源分配，提高資源利用率。推動后勤工作的信息化發(fā)展與信息化建設(shè)，可實現(xiàn)信息化管理，有效提升后勤工作的服務(wù)能力。

2 辦公室后勤工作特點與存在的問題

2.1 辦公室后勤工作特點

辦公室作為機關(guān)的直接辦事機構(gòu)，承擔(dān)著連接上下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)四方的作用，要傳達貫徹上級的指示部署，反映基層情況，服務(wù)和保證一線科研人員工作需求，具有“繁、高、多”等特點。繁是工作繁雜。除了業(yè)務(wù)、政務(wù)外的工作，幾乎所有管理服務(wù)的事項都在后勤保障部門。高是工作質(zhì)量要求高。后勤服務(wù)既要吃苦耐勞，又要服務(wù)周到，交辦的工作既要領(lǐng)會意圖，又要迅速完成任務(wù)，接待工作既要勤儉節(jié)約，又要熱情大方，要求較高。多是被動性多。存在許多臨時性、突發(fā)性、應(yīng)急性的事情[6]。

后勤服務(wù)過程中，要理順領(lǐng)導(dǎo)與部門、部門與部門、上下級、人與人之間的工作關(guān)系，既要按照一定的工作原則辦事，但又不能機械地照抄照搬，應(yīng)通過工作能動性，把原則性和靈活性巧妙結(jié)合起來，有主有從，有大有小，有急有緩，哪些事先辦，哪些事后辦，應(yīng)考慮周全并做出合理安排，這樣才能避免忙亂，有條不紊地開展工作，做到規(guī)范有序。

2.2 辦公室后勤工作存在的問題

部分工作人員缺乏先進的工作理念，受傳統(tǒng)工作理念影響，缺乏網(wǎng)絡(luò)平臺相關(guān)工作經(jīng)驗，影響了工作的順利開展[7]。沒有做到明確分工，不夠盡職盡責(zé)，缺乏專業(yè)的信息化管理人才，無法熟練掌握信息技術(shù)、操作相關(guān)軟件。工作理念相對落后，信息化水平較低，相關(guān)技術(shù)和軟件并沒有得到有效應(yīng)用，導(dǎo)致信息共享程度較低，不能及時與其他部門進行工作整合。

3 辦公室后勤工作效率提升策略

3.1 應(yīng)用新型信息化工具

目前，信息化辦公技術(shù)及工具種類繁多，具有多元化的應(yīng)用功能，提升辦公室后勤工作效率過程中必須充分了解辦公室后勤實際需求，選擇新型且應(yīng)用合適的信息化工具，將其用于信息交流、業(yè)務(wù)處理、數(shù)據(jù)分享等工作，更好地利用數(shù)據(jù)，降低辦公數(shù)據(jù)管理難度，為提升辦公效率提供更強的技術(shù)支撐。例如，“釘釘”或“企業(yè)微信”等企業(yè)級移動通信產(chǎn)品具有電話會議功能、企業(yè)群等功能，辦公管理與溝通中，通過即時通信工具可實現(xiàn)辦公協(xié)同。選擇新型辦公工具時，應(yīng)重視數(shù)據(jù)管理技術(shù)，這是提升辦公效率的關(guān)鍵，可有效防止數(shù)據(jù)丟失、無效閱讀、用錯版本等問題的發(fā)生。此外，要求辦公管理人員熟練掌握基本的辦公操作流程，充分應(yīng)用新型辦公軟件包含的高級功能，合理利用多種自動化辦公工具，進一步促使其提升辦公效率。

3.2 建立健全的信息化工作機制

為了加快推進辦公室后勤工作信息化建設(shè)進程，促進信息化工作的順利開展，應(yīng)設(shè)置專門的信息化建設(shè)管理科和人員具體負責(zé)該項工作，成立后勤信息化建設(shè)工作小組。具體業(yè)務(wù)模塊和功能由各部門負責(zé)人與信息化管理科確定初步方案，經(jīng)分管處領(lǐng)導(dǎo)審批同意后提交后勤信息化建設(shè)工作小組審定。制定相關(guān)規(guī)則制度，落實信息化責(zé)任人，確保后勤信息化運行良好。依據(jù)管理流程開展各項工作，推進辦公管理的科學(xué)化、信息化，在優(yōu)化辦公管理流程的過程中加強信息化技術(shù)應(yīng)用力度，明確辦公管理需求，為順利開展信息化辦公管理提供支撐。

3.3 完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施

積極建立后勤業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)運行系統(tǒng)、手機各項業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及遠程辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)信息處理的計算機化、檢索的自動化、后勤服務(wù)的快捷化，加強辦公自動化、信息管理電子化系統(tǒng)及后勤服務(wù)大廳、各種APP的引入和推廣，實現(xiàn)快捷方便的辦公室信息發(fā)布和查詢，做到后勤各部門日常業(yè)務(wù)的便捷化、高效化、規(guī)范化。建立后勤網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，推行電子政務(wù)，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)量多、范圍廣、傳播快等特點，避免信息滯留時間過久或丟失，提高上傳下達的工作效率和信息服務(wù)水平。不斷完善遠程辦公操作流程，利用云技術(shù)將辦公管理內(nèi)容遷移至云端，降低對傳統(tǒng)辦公硬件系統(tǒng)的依賴，實現(xiàn)辦公管理的超時空管理，提高遠程辦公效率，在此基礎(chǔ)上提升整體辦公效率。

3.4 加強后勤信息化隊伍建設(shè)

計算機是辦公室辦公自動化的主要硬件，其使用水平也影響著辦公室信息化的推進。為確保后勤服務(wù)信息化平臺的順暢使用，要熟練掌握計算機處理文字、數(shù)據(jù)等技能，將其與信息化、后勤服務(wù)大廳、網(wǎng)頁、微信公眾號等緊密結(jié)合起來，與時俱進，建設(shè)一支高素質(zhì)水平、業(yè)務(wù)精湛、積極開拓創(chuàng)新的信息化隊伍，更好地以現(xiàn)代化方式提升后勤服務(wù)效率，提升辦公室信息收集、分類、傳遞、處理速度效率水平。

4 結(jié)語

為了能夠發(fā)揮信息化技術(shù)在辦公管理中的作用，充分運用云計算、大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等信息化技術(shù)，根據(jù)辦公管理現(xiàn)狀與信息化特點，將信息化元素融入辦公管理中，降低后勤管理成本，優(yōu)化辦公室后勤管理流程，實現(xiàn)更加精細化、科學(xué)化、高效率的辦公室后勤管理，提升辦公信息化建設(shè)水平，營造高質(zhì)量、寬松的辦公環(huán)境。