傳染病專科醫院人力資源管理的信息化建設實踐

路巍，王蕾

首都醫科大學附屬北京地壇醫院人事處，北京 100015

隨著醫療衛生體制改革的全面深化和人事制度的不斷改革， 醫院的人力資源管理工作也迎來了新的挑戰，傳統的工作模式已經無法應對新的管理要求。 實踐證明，醫院的人力資源管理信息化將成為時代發展的必然趨勢[1]。 人力資源管理信息化可以為醫院提供全面且系統化的信息數據支持，從而大幅度提升醫院人事部門的工作效率，在簡化辦事流程的同時增強數據信息的共享性與可靠性。該文通過北京市某三級甲等傳染病專科醫院的人力資源信息系統建設實踐進行分析， 提出了“循序漸進”的建設原則，在實施時抓住系統建設基線工作，實現了數據的動態管理和有效應用；逐步開放各級用戶的自助查詢與線上業務辦理，通過不斷挖掘和完善系統功能，實現系統功能和人機功效的最優組合，取得了較好的實施效果。

1 醫院基本情況

該院是北京市醫院管理中心下屬的三級甲等傳染病專科醫院，是一家集醫療、教學、科研、預防為一體的臨床醫療機構，主要承擔除結核病以外的所有法定傳染病的診治、研究和培訓任務。 其作為首都醫科大學的臨床醫院和北京大學教學醫院，設編制床位758 張，實際開放床位807 張，開放臨床學科30 余個，擁有國家級重點專科2 個，年門診量80 萬人次，出院量3 萬余人次，手術量近萬例，現有職工1 400 余名。

2 人力資源管理系統信息化建設背景

該院應用的人力資源管理系統主要為單機版的某信息系統，設備采購于2008 年，未做過任何升級，該系統主要的功能是人員基礎數據的管理，主要應用者為人事處的工作人員，數據采集的方式為手工錄入。 其管理方式在該院原有職工人數不多，管理內容單一的情況下具有適用，但隨著近年來該院遵循“大專科，小綜合”和“醫教研防”四位一體的發展思路，不斷引進各類專業人才，職工總數激增，管理內容日趨復雜化、多維化，人事管理工作中的各類問題也日益凸顯。

2.1 工作模式效率低，數據統計誤差大

該院應用的人力資源信息系統的維護權僅在人事處一個科室，且全部采取手工錄入方式，數據量大。很多在其他科室的人員信息， 如醫務處的執業醫師信息、護理部的護士執業信息等均需通過紙質材料轉遞到人事處，再由人事處的工作人員進行錄入，這種工作模式的直接結果是錄入人員工作量大， 職工個人信息更新滯后。 并且由于原有系統沒有統計功能，各類統計數據和報表，均需通過Excel 表加工完成，統計起來費時費力，效率很低且存在一定的錯誤率。

2.2 管理信息碎片化，資源共享能力差

職工的檔案信息和社保信息在人事處，工資核算、發放、計稅在財務處，公積金、房補的核算和發放在總務處，醫生調配在醫務處，護士調配在護理部，不同的數據分散在不同的科室，各科之間因為工作流程的不同導致數據不能實時匯總到人事處，管理信息分散，且碎片化。醫院管理人員在調取人員數據時所獲得的信息大多是靜態的，嚴重阻礙醫院的有關規劃和決策，影響醫院發展。

2.3 招聘工作手工化，缺少招聘數據分析

長期以來，該院在人才招聘環節中采用傳統的人力招聘體系，該體系存在的主要問題是接收的簡歷格式不統一，篩選工作量大，在公告期截止后要留出大量篩選和資質審核時間， 無法快速啟動下一步的面試程序，獲取亟須人才。 在招聘工作完成后，還需手工進行招聘工作數據分析，在招聘季往往會因工作量大而無法及時完成有關分析。

2.4 管理人員超負荷，職工滿意度低

該院人事處有工作人員5 名，負責該院1 400 余名編內、派遣、外包等不同身份的人員管理，經常加班加點，每逢年度晉級、工資晉檔、調整標準、年度報表都會涉及到大量的數據處理工作，工作量巨大；加之近幾年醫院人員的頻繁流動也使得招聘壓力劇增，人事處80%的工作時間都在處理常規性工作，對于人力規劃、人才培訓、員工職業生涯規劃等核心人力資源業務根本無法深入開展。 職工對帶薪休假、年度考核、工資級別、職稱晉升等很多人事政策和辦事流程不熟悉，相關管理工作封閉運行，職工滿意度降低。

3 人力資源管理系統信息化實施路徑

人力資源管理信息系統是信息化時代一種整體解決人力資源問題的方案，通過信息化建設，醫院人力資源管理部門可以從復雜的行政事務中逐漸解脫出來，將工作的重心轉移到為醫院職工服務和支持醫院發展管理的戰略上[2]。該院在調研了多家兄弟醫院后發現，目前各家醫院應用的人力資源管理信息系統， 通常是以下4種類型：①醫院信息中心自行開發系統；②由軟件公司量身定制開發系統；③使用商品化人力資源管理信息系統；④使用醫院某個系統中附帶的人力資源管理模塊[3]。每個醫院都有不同的組織架構，所面臨的人力資源現狀及管理模式也不盡相同。最終該院選取了某商品化的人力資源管理信息系統，同時根據該院情況進行二次開發與應用，使該系統的功能模塊與醫院的實際情況和未來發展趨勢相結合。

3.1 分步實施，把握系統建設基線工作

該院在進行人力資源管理系統建設時遵循循序漸進的原則，系統建設初期，把握住數據庫建設這個基線工作，以現行的電子信息及職工人事檔案為依據，采取批量導入、手工錄入、圖片上傳等多種途徑維護人員數據，搭建信息化工作系統平臺。 在平臺中建設分層清晰的信息子集和信息指標，做到圍繞全部個人信息的電子集中管理。 在獲取信息時，只需輸入相應的查詢或統計條件，符合條件的人員信息就可以表單、花名冊、統計報表等多種形式清晰地顯示出來，且統計報表可以實現表內、表間校對，點擊相應歸屬子集中的附件，附件材料可以直接在線預覽。 通過搭建信息化工作系統平臺，充分調動、搜集、整合醫院人力資源方面信息，借助現代化信息技術推動人力資源管理工作更加科學、規范，人力資源部門工作人員通過人力資源管理系統對有關信息進行查看、篩選、分析，得到相應的結構化數據[4]，進而做好深層次拓展工作， 確保醫院人力資源管理工作更高效，推動醫院人力資源現代化建設。

3.2 依托電子考勤，同步推廣應用

在進行數據庫建設的基礎工作時，以電子考勤為切入點，進行系統的第一次深度應用。 該院調整了原有的紙質考勤上報模式，在人力資源管理系統中設置電子考勤賬套，通過設置各種班次類型及各類請假標識，每月只需考勤人員登錄個人系統填寫考勤（或批量導入），提交給科室領導后，由科室領導審核提交至人事處，人事處再審核完畢后即可完成當月全院考勤的匯總統計。對于科室調動人員，由上一科室填報完該科室考勤后隨即流轉到下一考勤上報科室， 由下一考勤科室繼續填報，填報完畢后繼續流轉， 最終考勤由人事部門審核歸檔。電子考勤運行后，改善了原有紙質考勤因科室負責人簽字不及時等原因導致的遲報問題，同時也杜絕了人員調換頻繁而出現的人員漏報問題，還淘汰了原有紙質考勤在提交前的高壓消毒環節（該院為傳染病專科醫院），基本可以做到人員實時調整，科室實時上報，人事實時審核，考勤實時掌握。

3.3 搭建工資模塊，實現工資核算、保險福利的自動化處理

醫院人力資源管理中薪酬管理屬重要內容，不僅與員工待遇直接掛鉤，還關系著醫院的經濟效益。 高效的薪酬管理對于調動員工的工作積極性與主動性具有重要意義。 對于醫院而言，為了推進人力資源信息化建設的順利進行，實現薪酬管理電子化、透明化顯得尤為重要。 該院根據預先導入的工資標準，設定好醫院工資核算計發規則，最終通過系統完成職工入職起薪、年度工資晉升、職稱工資晉檔等工作；每月根據電子考勤匯總結果，一鍵完成月工資扣款計算。 如有工資補發情況也可隨時設置補發條件，及時完成補發金額核算。 在完成工資調整后，即可批量打印工資變動審批表和調資花名冊。 內設社會保險的繳費基數和固定費率，在工資專員完成職工的工資核定后，保險專員即可點擊計算生成保險繳費明細，每月通過預設的保險賬套自動進行人員增減變動比對，自動生成保險繳費月報。高效、便捷的工資和保險系統， 大大提高了人事處工作效率和工作質量，同時，精準的工資核算和及時的工資發放也扭轉了職工的不良情緒。

3.4 建立招聘模塊，助力招聘工作

信息時代，醫院要改變傳統的人才招聘方式，發揮信息化技術優勢進行互聯網招聘，不僅可以使招聘傳播范圍擴大，而且使得招聘程序得以簡化，從而提升人才招聘質量與效率。 借助該信息系統，該院建立了招聘模塊，應聘者只需在線注冊賬號，即可按照操作指引完成個人簡歷填寫，在公告期間，管理員可隨時登錄系統查看簡歷投遞情況，在公告期結束后，可自動匯總各崗位接收簡歷情況，根據關鍵詞的提取自動生成面試情況一覽表。 招聘結束后還可以自動觸發入職流程，完成應聘比、錄用比分析，對其他候選人納入待用人才庫，便于在產生新的崗位空缺時快速匹配候選人[5]。對于錄用人員，可以手動移庫，由應聘人員庫調整到在職人員庫，基礎數據全部遷移，無需重復錄入，為后續的職工入職信息采集節省了大量時間。招聘模塊的成功上線大大縮短了該院的招聘工作周期，在近2 年的招聘季前期基本就可以完成大部分崗位的招聘工作，使該院的人員招聘效率和質量都上了一個臺階。

3.5 開放各級自助和數據共享，打破原有信息分散格局

利用員工自助平臺， 實現人性化管理及個性化服務，提高員工滿意度[6]。職工在登錄自助平臺后即可查看個人比較關心的考勤、年假等基礎信息，經過授權還可對家庭地址、手機號碼等部分信息進行修改。 登錄公告欄可查看各類人事管理制度和最新人事工作通知，使人事管理工作公開化和透明化。 同時，修改原有工作審批模式，將各類申請電子化，員工作為業務發起人只需點擊相應業務申請，在線完成業務填寫，提交負責人進行審批，隨時查看審批進度和審批結果。作為科室負責人，可查看該科室所轄職工的人事基本信息， 審批職工考勤、休假、培訓等業務申請；作為院領導，可查看醫院人力資源總體配置情況，全院人員各類統計報表；作為職能科室，經過授權可進行數據維護和查詢，實現了對人員信息全面、動態地管理。 該人事系統應用信息技術實現一次性處理與共享，加強了各職能科室之間的信息合作和開放，使很多業務處理更加透明化、流程化和具有可參與性，醫院管理人員反饋較好。

3.6 不斷發掘系統應用，信息建設無止境

為滿足醫院的管理需求和業務需求，需對醫院信息系統的功能進行豐富和優化[7]。 該院在建設時一直秉承“邊建設、邊應用、邊完善”的工作原則，醫院搭建好人事信息平臺，規范各類業務流程后，需要進行更加深入的應用和挖掘，使系統功能更加豐富，應用更加流暢，職工更加便捷。力爭通過信息系統規范人力資源管理業務流程，實現職工招聘、入職、薪酬、福利、調動、晉升、婚育、離退的職業全生命周期管理[8]。總之，在不斷探索和試用過程中，逐步完善系統功能，優化系統功能設置，實現系統功能和人機功效的最優組合。

4 注意事項

4.1 安全性

信息安全是信息化建設工作中的一個關鍵性問題[9]。在內外網前端設計包括訪問控制、防火墻技術、數據的加密技術等安全技術措施。 要確保系統數據的安全性,攔截非法用戶訪問,確保數據不被非法用戶竊取。 加強人事信息數據安全控制，建立從網絡層、系統層和應用層面的安全機制和科學的安全管理體系[10]。 同時，在科室內部設立信息專員，嚴格進行各級用戶密碼管理和權限管理。 個人自助用戶，在初次登錄系統后自動提示修改密碼， 且密碼設置要符合醫院信息中心的安全要求，在修改密碼完成后方可正常訪問系統；職能及臨床各類業務用戶，要根據科室的工作需要進行授權，確保在不影響工作的前提下，最大化地保護職工個人信息，所有業務科室均需簽署安全保密協議，保證職工信息不泄露。根據工作需要，設計數據庫自動備份，定期查看備份日志，同時為了充分保證數據安全，所有數據除存儲在服務器上，還需定期復制到移動硬盤中，實行數據雙備份制。通過以上系統設置及人為干預，充分確保數據安全。

4.2 兼容性

根據信息系統涉及的管理部門多、信息交換要求及時等業務特點,系統設計要兼容性強,擴充靈活,維護方便[11]。在設計時一定要充分結合醫院的工作實際和工作流程，確定業務需求和建設目標，進行系統建設的可行性研究，考慮項目的實施周期，制訂項目推進計劃和保障措施， 在實施前要充分考慮系統兼容性及未來升級需求,在設計數據字典、編程規范、網絡協議等環節時,參照行業通用標準,實現系統標準的開放性。同時，要充分考慮系統未來擴容需求,及未來系統應用內容的增加,保證業務系統的平穩過渡,以實現項目投資的最大利用率。

4.3 便捷性和實用性

該系統建設目的之一是通過提升數據處理速度和處理效率來提高職工滿意度，最終提升人力資源管理部門的價值。在各級用戶登錄的使用功能設計上一定要操作簡單、界面友好。對于大家的拓展需求，由人事處信息專員負責收集匯總，與系統實施工程師和醫院信息中心進行對接，因為人事處對醫院情況更了解，系統工程師對于軟件實施更了解，信息中心對項目可行性和安全性更有經驗，通過三方力量共同配合，才能使開放的每一個系統功能更具有實用價值，提升人力資源管理的效率和質量，為職工帶來便捷[12]。

綜上所述，隨著移動互聯網、大數據等現代信息技術的發展，及智能終端的開發普及，移動化、智能化將是未來醫院人事系統發展的主要趨勢。醫院要緊跟時代發展步伐，借助于現代化信息技術的有效應用，在提升信息數據處理效率的同時，保證人力資源管理的合理性與科學性，不斷提高醫院人力資源管理水平，充分發揮人力資源的價值，促進醫院的整體管理質量健康長遠發展。