獸藥監察檔案現代化管理思考

蘭 瑩

(中國獸醫藥品監察所，北京 100081)

習近平總書記指出，檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結、規律得以認識、歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。做好檔案管理工作不僅可以使其成為對內對外宣傳教育的歷史材料，也是發展各項事業的依據與借鑒。獸藥監察檔案在獸藥行業中發揮著非常重要的支撐作用，檔案實體保護尤為重要。本文主要針對目前檔案管理中檔案實體出現破損或查詢困難等問題，結合實際工作情況提出針對性保護措施，就檔案信息化建設提出思路。

1 獸藥監察檔案的重要性及管理現狀

1.1 獸藥監察檔案重要性 獸藥監察檔案作為特殊媒介，是獸藥評審、檢驗、監督、菌毒(蟲、種)制備、獸藥標準制定和安全評價科技活動中產生的真實記錄，涉及大量科學數據及圖文資料，是保障獸藥質量、動物性食品安全的有力憑證。在二十世紀五六十年代，我國老一輩獸醫工作者就開展了大量獸藥研發、檢驗等工作，這些珍貴的研究數據和資料都是以紙質檔案的形式保存至今，供后來者學習借鑒。其中最為典型的就是疫苗研制檔案，它不僅記錄著一代代科研工作者的成果結晶，更是完整地呈現了我國動物疫病防控的發展歷程，為未來新型疫苗的開發、新獸藥的研制等工作提供了有力參考，推動著獸藥監察工作血脈不斷賡續。

1.2 獸藥監察檔案管理過程中存在的問題 隨著我國獸藥監察事業的發展，獸藥監察檔案的種類、數量在不斷豐富與完善，涉及領域隨之擴展。新時代對獸藥監察檔案實體的日常管理工作提出了愈來愈高要求，在當下信息化建設加速時期，傳統檔案管理模式存在的弊端日益凸顯，一是檔案管理設備設施較為落后，檔案實體存儲安全存在風險。很多年代久遠的紙質檔案需要在嚴格的溫濕度環境中才能得以長期保存，紙張薄脆、損壞嚴重的檔案保存難度對管理設備的要求更高，一些單位的檔案管理設備并沒有隨著檔案存儲難度的提升而升級，增加了檔案實體的保存難度。二是大多檔案管理部門仍采用最基礎的檔案手工目錄進行檔案查閱，未能實現對檔案的數字化管理，查詢費時費力，導致檔案利用率低，難以發揮獸藥監察檔案的積極作用。

2 獸藥監察檔案現代化管理思考

2.1 加強檔案信息化建設，確保檔案實體保存完整

紙質檔案在檔案管理工作中占據非常重要的地位，它是檔案產生、保管的最原始形態，其價值具有一定的不可替代性。就我國獸藥檔案管理而言，要全面認識檔案實體管理的重要性，維護檔案實體的存儲安全，在管理方法和存儲技術上采取措施，力求檔案實體不受損壞，盡量延長檔案壽命[1]。與此同時，隨著互聯網技術、信息技術和自控技術的發展，檔案庫房管理由傳統的人工管理逐步邁向現代化管理，傳統檔案庫房也隨之向智能庫房演變，檔案信息化建設使得極具歷史價值的珍貴檔案得以留存，有效延長了紙質檔案的壽命[2]。

2.1.1 打牢硬件基礎，保護好原有檔案，實現檔案庫房現代化 檔案庫房是保存檔案的重要場所，對檔案實現長期的甚至無限期的保管，就必須對檔案庫房建筑提出嚴格要求，如防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光、防鼠、防水、防高溫、防有害氣體等。研究表明，影響檔案物理壽命的重要兩個因素是溫度和濕度[3]，有效調節溫濕度是檔案庫房的重要任務。目前，檔案庫房缺乏智能化監測和管理，僅靠人工定期監測或手動控制庫房溫濕度，一旦出現人工失誤，就會造成檔案實體的老化和破損[4-5]。檔案庫房可安裝庫房消毒空氣凈化機及智能恒溫恒濕一體機等硬件設備，同時還要配備溫濕度控制系統，通過電腦遠程實時監測并自動調節檔案庫房內的溫濕度，確保庫房環境處于穩定狀態。同時需配備防火滅火系統、消毒滅菌系統和安防系統。防火滅火系統是指智能煙感器實時監控系統，發生火警火情時，系統可自動識別并在預設時間內發出報警信息，同時啟動滅火裝置進行滅火，保證紙質檔案安全。消毒滅菌系統可以在預設時間內自動對庫房內空氣進行殺菌過濾，保證庫房內空氣清新，避免空氣內細菌繁衍威脅紙質檔案安全。安防系統是采用紅外線報警器和視頻監控實現防范區域內安全隱患第一時間向監控室報警，監控室通過視頻監控進行處理。以上保護系統將有效延長檔案保存期限，提高檔案原始材料保存的可靠性，全面保障檔案庫房安全。

2.1.2 強化檔案實體智能管理設施，提升檔案實體管理水平 隨著獸藥監察工作的發展，檔案內容不斷豐富，形成了黨政、監察、科學研究、基本建設、科技活動、獸藥檢驗、菌毒(蟲、種)鑒定、獸藥殘留、新獸藥注冊、會計等眾多類別的檔案實體，管理這些檔案遇到最大的挑戰就是提升檔案實體的利用率。檔案實體管理需要人工接收、整理、入庫，借閱時需要通過人工檢索檔案實體位置、出庫。由于檔案實體位置分布很廣，如果借閱檔案種類多、數量大或者需要進行檔案盤點時，工作人員只能借助扶梯爬上爬下拿取檔案，而且檔案出庫登記只填寫檔案借閱單，對檔案實體情況難以進行實時追蹤，不能完全確保檔案實體安全。隨著科技的進步，現代化技術和檔案實體工作融合，可引入檔案實體智能管理設施提高檔案管理水平。檔案實體智能管理設施由檔案自動定位、識別系統和智能密集架組成，通過檔案條碼讀取設備、應用系統等實現檔案實體自動入庫和出庫，并同時保存出入庫記錄，極大提升檔案整理和借閱效率[6-7]。

2.2 利用現代化手段實現檔案實體數字化，更好發揮檔案價值 隨著信息技術的快速發展和廣泛應用，檔案信息化成為檔案事業發展的戰略選擇[8]。在2021年1月正式實施的《檔案法》中，對檔案信息化建設進行規定，嚴格規范了檔案信息化標準。同年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中也要求創新檔案管理的工作理念、方法、模式，加快全面數字轉型和智能升級。持續提升獸藥監察檔案管理能力現代化，也是推進新時代獸藥監察事業高質量發展的必然要求。實現檔案管理的信息化，可從以下兩方面入手：一是實現當前檔案實體的電子化。由于一些年代久遠的檔案保管難度加大、查閱不便，對其進行電子化處理，不僅可以讓檔案以電子圖像的形式保存，同時也便于查閱使用，可以極大提高檔案的利用率。二是建立檔案數字化管理體系，從檔案的產生、整理、歸檔、查閱、密級設定等各環節都進行系統化的管理審批，保障檔案的安全性。

2.2.1 用好“數字化”方法，確保紙質檔案永久保存

隨著我國獸藥監察制度的發展，獸藥監察機構、獸藥行業積累了大量獸藥監管、獸藥科研等珍貴檔案資料，由于檔案存放時間久遠，存放周期長，檔案實體易磨損、霉變，保管成本高。實際利用率較高，而且利用查詢時效率較低，不便捷[9]。保護好這些檔案實體，需要聚焦數字檔案室建設[10]，全面落實《檔案法》、《歸檔文件整理規則》(DA/T 22-2015)、《紙質檔案數字化規范》(DA/T31)《信息與文獻 檔案數字化實施指南》(ISO/TR 13028-2010)和《文獻檔案資料數字化工作導則》(GB/T 20530-2006)、《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894-2016)等制度[11]，將紙質檔案通過掃描儀或數碼相機等設備進行數字化加工，利用電子數字化手段將這些珍貴檔案實體永久保存下來[12]。建立數字化檔案室，使傳統的通過檢索手段找到符合特定條件的檔案，轉變為通過數據挖掘主動發現有用信息，大幅提高檔案的利用價值和利用效果[13]。推動檔案從傳統載體轉向數字化、電子化載體，保障獸藥監察檔案工作科學、健康、可持續發展。

2.2.2 融入“自動化”平臺，推進檔案和業務工作無縫對接 隨著網絡技術的快速發展，各級黨政機關、企事業單位在履行職能的過程中使用各類業務系統，包括辦公自動化系統、財務管理系統、實驗室管理系統等，形成了大量具有保存價值的文書、科技、專業類電子文件，成為電子檔案的重要組成部分和重要來源。探索推進電子檔案管理系統和數字檔案資源系統與辦公系統連接，實現“一網查檔”，不僅使處于原始狀態的檔案資源得以原汁原味的完整保存，也使文件相互之間的有機聯系得以直接展示，方便于理清工作思路，及時掌握工作進展[14]。

3 結 語

通過對上述問題的研究與思考，對獸藥監察檔案特別是檔案實體的管理與保存提出建議與措施，就獸藥監察檔案現代化建設提出思路，更好服務新時代獸藥監察事業高質量發展。