新形勢下提升企業檔案管理工作質量的策略

閆 晶

（陜西延長石油（集團）有限責任公司銷售公司永坪分公司，陜西 延安 716000）

檔案管理作為企業日常管理工作中非常重要的一項內容，在規范企業日常工作行為、提高企業工作質量和效率等方面表現出積極的作用。企業檔案管理工作開展的效率能夠反映出一個企業在市場中的競爭力水平，所以加強企業檔案管理工作具有非常重要的意義。

一、新形勢下加強企業檔案管理的必要性

對于企業的日常生產以及經營來說，檔案除了是需要給予妥善保管、具有一定價值的文件資料之外，同時也是對企業生產過程和所展開各項活動記錄的重要媒介，所以說企業檔案是企業的一筆重要財富。檔案管理工作具體來說就是對企業檔案資源以及檔案中所包含的相應信息而開展的管理工作，檔案管理工作開展的效率會直接影響企業管理工作的整體水平。而且，通過企業檔案管理工作開展的規范性與科學性，還能夠考察企業的業績以及其管理水平。因此，在新形勢下加強企業檔案管理工作，不僅能夠提升企業管理工作開展的質量與效率，而且還能促進企業的可持續發展。具體表現如下：

首先，有利于促進企業管理工作朝著科學方向發展。在新形勢下，外部環境所彰顯出的信息化特征越來越突出，若繼續沿用傳統模式開展企業檔案管理工作，便會受到比較強烈的沖擊。當前先進的互聯網技術不斷推動企業管理走向信息化，電子檔案得到了廣泛的應用。因此，建立相應的信息化檔案管理平臺能夠有效避免傳統紙質檔案管理模式過程中發生的各種問題，方便相關工作人員對檔案開展相應的工作，擺脫了時間以及空間對檔案管理工作所造成的限制，從整體上提升了企業檔案管理工作效率。另外，開展具有科學性以及規范性的檔案管理工作還能夠有效減少相關工作人員的工作量，使檔案管理工作的實際價值得到有效發揮。

其次，有利于促進企業經營管理水平的整體提升。檔案作為企業行政管理工作當中非常重要的一項組成部分，其記載了企業每項經營活動的詳細內容，具有較強的真實性，能夠在企業相關規章制度建立的過程中提供相應的參考依據，也是企業的無形資產，更能彰顯出企業文化的價值。因此，建立具有科學性以及規范性的檔案管理體系對促進企業文化建設具有非常重要的作用，對提高企業日常經營過程中防范風險的能力，確保企業的經濟權益提供有效保障，并為企業管理工作的開展提供重要的參考。

最后，有利于推動企業的全面可持續發展。企業檔案是企業日常經營管理活動開展過程中的重要載體之一，傳統的企業檔案管理模式已不能充分滿足新形勢下企業管理工作開展的要求。因此，隨著互聯網技術發展速度的不斷加快以及知識經濟時代的到來，企業檔案管理工作也需要不斷朝著將價值作為主要導向的知識管理模式轉變。就當前總體情況來看，雖然很多企業已經完成了檔案管理信息化平臺的建設，但是實際上其信息化管理還遠遠沒有跟上，仍停留在信息化管理的初級階段。對此，企業應加大力度開展企業檔案管理的信息化建設，優化和完善企業檔案信息管理工作流程，促進企業整體信息化管理水平的提高，從而進一步提高企業在市場中的競爭力，這對于新形勢下企業實現可持續發展有著非常積極的意義。

二、新形勢下提升企業檔案管理工作質量和水平的策略

企業檔案工作是企業管理基礎工作的組成部分，是維護企業經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作。所以，企業和檔案管理人員要充分重視企業檔案管理工作的開展情況，并且針對存在的問題，提出合理的優化策略。

1.改變傳統觀念，提高重視度

新形勢下，企業要想實現企業檔案管理工作效率的整體提升，必須轉變傳統觀念，同時加強有關工作人員對企業檔案管理工作的重視程度。就當前總體情況來看，企業管理者對檔案管理工作缺少足夠的認知，主觀意識覺得企業檔案管理工作與企業的經濟效益以及企業的發展沒有多少聯系。因此，對傳統觀念進行改變的重要性不言而喻，企業需要做好相關檔案管理人員的培訓工作，使其能夠對企業檔案管理工作有一個深刻的認知，能夠明確其與企業核心競爭力之間的關系。同時要加強對從業者的引導，使其能夠從主觀上提高對檔案工作的責任感和使命感，從而使企業檔案管理工作開展的效率獲得相應的提升。對于采用傳統檔案管理模式的企業來說，企業相關管理者通常都將注意力集中在眼前利益上，而忽略了對企業長遠利益的考慮，這在檔案管理工作中表現得較為明顯。當前，一些企業相關檔案信息資源由企業的技術部門進行保管，并未成立企業專門的檔案管理部門，同時檔案管理工作的開展未能很好地與企業其他工作有機協調，使得檔案管理的作用不能夠得到有效發揮。基于此，需要企業在實際工作中，加強對檔案管理相關基礎設施的投入，積極推動檔案管理部門與企業其他部門互動和配合，使檔案管理工作順利開展，進而要實現對信息檔案資源的高效開發，促進對其整體應用的效率提升，這樣才能夠為企業在市場中核心競爭力的提升增添新的動力。因此，企業檔案管理工作的開展需要將檔案資源的開發作為基礎，不斷提高對檔案資源開發以及利用的效率，實現對檔案資源及渠道的統一化，這樣便能夠為企業相關決策的制定提供保障。

2.加強專業化培訓，建立一支高素質的人才隊伍

在當前改革不斷深入的大背景下，市場競爭的激烈程度也在不斷加劇，這對企業檔案管理工作人員提出了更加嚴格的要求。對此，企業應將自身發展目標和人才培養計劃有機地結合在一起，充分發揮企業人力資源部門的作用，要將企業員工的性格、特點以及能力作為依據，建立具有針對性與合理性的人才培養計劃。同時，要指導企業員工制定自身的職業發展規劃，采取有效措施調動員工的積極性。此外，還要做好企業員工的信息化培養工作，組織員工積極學習檔案管理相關專業知識和技能，不斷從整體上提高自身的專業化水平，為檔案管理工作的提質升級做出應有的貢獻。

3.規范管理，優化與完善企業檔案管理制度

企業發展的整個過程都與企業檔案管理息息相關。只有實現對企業檔案管理制度的優化和完善，才能夠在真正意義上達到提高企業檔案管理工作效率的目的。首先，企業需要結合實際情況，建立相應的檔案分類標準，為后續對相關檔案信息的查找以及整理提供方便；制定科學合理的檔案管理制度并加以落實，以此規范企業檔案管理工作人員的行為，實現對企業檔案管理工作效率的整體提升。其次，推進企業信息化變革，借助先進的網絡技術建立圖書檔案信息一體化管理中心，并不斷優化完善檔案管理機制，最終實現檔案管理信息化的目標，在為相關使用者帶來方便的同時，還能在更大程度上提高對信息獲取的效率，推動企業的良性發展。

4.提高宣傳力度，強化企業檔案意識

新時期背景下，為保證檔案管理工作能夠高質量開展和落實，為企業發展提供可靠保障，需對如下工作加以重點關注：一是重點落實宣傳。由檔案行政管理部門負責，積極拓展宣傳渠道和手段，普及《檔案法》，對檔案管理所具有的重要性予以重點宣傳。如此，確保企業可以對檔案保持高度重視，深刻認識到其重要性，有效強化檔案管理意識，并提供充足的資源保障。二是積極組織開展座談或走訪等，深入企業各環節，廣泛征求意見，使宣傳工作能夠落到實處，使有關人員可以重新認識檔案管理工作，并提供大力支持，有效強化檔案意識，促進檔案管理工作高質量開展。

5.實施行政干預，促進檔案管理工作開展

檔案管理工作的全面開展，需重視行政干預，并同依法治檔相結合，以保證檔案事業健康發展。一方面，行政管理部門應當提高重視程度，將檔案管理工作納入議事日程，深刻認識其對企業發展所具有的影響和作用。另一方面，實施行政干預。行政管理部門需發揮主體作用，定期組織工作會議，以檔案管理工作為中心，重點落實檢查工作，對優秀典型予以重點表彰；對發現的問題，則需及時予以糾正；對問題較為嚴重的，需責令限期整改，以此促進檔案管理工作能夠高質量開展，為企業發展提供可靠保障。

6.重視制度建設，建立健全企業管理機制

一方面，要以《檔案法》等法律法規為基礎，科學系統地制定檔案管理制度，促使檔案管理制度化。另一方面，基于企業發展形勢和標準需求，對歸檔范圍、編號方法與保管期限等基本內容作出基本規范，為檔案管理提供基礎保障，保證有章可循、有據可查，且職責更加明確，以此實現檔案管理工作水平的進一步提升。

7.創新服務方式，提升企業檔案利用水平

在市場經濟體制下，針對檔案管理工作，所面臨著的標準要求也變得更為嚴格，有關人員務必轉變思想觀念，以創新思維，對檔案服務模式作出優化創新，確保各層次檔案利用者的基本需求得到有效滿足，更好地服務于企業發展。首先，為確保利用效率的真正提高，對有關檢索工具需采取合理編制，嚴格標準規范，實現一體化利用。其次，有關人員需對計算機方面知識做到熟練掌握，能夠將檔案信息完整準確地輸入計算機，以互聯網為平臺，構建檔案信息網站，發揮網絡平臺優勢，高效利用檔案信息資源，實現服務渠道的有效拓展。最后，有關人員需對檔案翻閱率做到及時了解掌握，針對利用率相對較高、作用價值突出的紙質檔案，應當完成數字化轉換，實現檔案信息的安全有效存儲，最終形成完備的檔案數據庫，以此提供高質量的信息檔案服務，實現檔案管理工作水平的有效提高。

8.推動信息化建設，提高檔案現代化水平

在新時期背景下，檔案信息化管理已成為檔案管理發展的方向和趨勢，對企業發展將起到重要影響和作用。因此，企業要重點推動檔案管理信息化建設，真正提升檔案管理工作整體水平，實現檔案管理深度轉型，為企業發展提供優質高效服務。隨著信息技術、大數據技術等在企業的廣泛應用，必將直接推動企業檔案管理信息化發展，電子文檔與數字化文檔等將成為主流，也必將推動檔案管理現代化的進程。鑒于此，企業務必對檔案管理信息化建設予以重點關注，確保檔案服務領域能夠得以有效拓寬，使檔案價值得以有效發揮，為企業發展提供可靠保障。

三、結語

綜上所述，檔案管理工作是企業管理中一項應該長期重視和堅持的工作，檔案管理工作的好壞與企業的興衰息息相關。特別是以現代信息技術應用為基礎的企業信息化進程日益加快，這給企業的經營、管理等方面帶來了巨大挑戰，也給企業檔案工作帶來的新機遇和挑戰。所以，提高企業檔案管理工作開展的效率能夠極大地促進企業檔案管理工作朝著規范化以及科學化的方向發展，從整體上提高企業在市場中的核心競爭力，這對于推動企業在新形勢下的長期穩定可持續發展來說具有非常積極的意義。