電子發票在企業財務管理中的風險防范與控制

黎 云

〔國科（佛山）檢測認證有限公司 廣東佛山 528200〕

引言

“互聯網+”技術提高了各產業的工作、管理、服務的效率，而在財務管理過程中合理運用電子發票技術，呈現出財務管理的網絡、電子、無紙化特點，解決傳統財務管理操作、技術投入、檔案管理不系統的安全隱患，以便在搭建電子發票控制系統及管理平臺的過程中，提高財務管理的有效性，也能解決企業運營、發展過程中的問題。另外，財務管理人員也需要確立財稅一體化的管理模式，在厘清管理風險及難點的基礎上進行風險控制。

一、電子發票在財務管理的應用優勢

（一）有利于提高財務管理效率

電子發票可規范地呈現納稅人信息、發票代碼和號碼、稅種品類、具體貨物或應稅勞務、服務等信息。此類信息可為財務管理日常工作提供詳實的數據，以便根據電子發票信息核查納稅人、納稅信息、收支金額等財務金額，這也為財務管理工作提供一定便利。由此可見，財務管理人員需要結合納稅信息情況進行發票管理，再根據紙質發票、電子發票的特點進行資金審核。在此過程中，財務管理人員也可在無紙化辦公作業中進行月成交量、月交易額的審批及管理，通過在軟件中自動處理與財務信息相關的開票、報銷事項，有利于消除發票使用方面的問題。

（二）有利于降低開票的成本支出

紙質發票長期使用一定會出現一定成本損耗，原因是紙質發票的紙張、字據會出現一定磨損。在稅務部門現場檢查、管理過程中，龐大的紙質發票也需要投入大量的人力、交通、技術成本，才能進行單據的審核操作。因此，合理使用電子發票，借助計算機技術、自動化技術進行一體化的信息處理，同時在專業財務人員的審核支持中，進行重點稅收、財務單據的審核操作，有利于降低傳統財務管理費用投入。例如，審核人員僅需要求財務管理人員，將重要的財務單據以郵箱的形式傳遞至官方郵箱賬號當中，再經過系統的審核將指定的發票單據、稅收單據反饋給消費者，有利于降低傳統財務管理的經營開支。

（三）有利于提高資產核算效率

電子發票具有便于存儲、查看、攜帶的優勢，所以財務管理人員應當結合系統的財務核算流程，對普通、專用的發票進行整理操作，并在有效的歸檔、分類中進行資料的優化工作。因此，電子發票能夠降低合同管理、財務管理不規范的問題，以便在風險控制中展開財務信息的核算操作。另外，在大數據的操作環境下，稅務部門可自行建立一個標準化的審核賬戶，通過審核不同企業、部門所提供的海量數據信息，同時在商品流轉、增值處理過程中進行“全壽命周期追蹤”操作，以便在標準化核算監控、收票核算過程中，建立一個具有財務分析、報稅、審核于一體的資產核算模式，促使整體財務管理、核算工作均在電子化流程中進行，由此可方便管理人員進行實時的財務、稅務信息的監控工作。

二、電子發票的應用及發展方向

2015年國家稅務局啟用了增值稅電子發票，原因是此類工具具有較好的應用優勢，可在計算機中快速、科學的查驗財務、稅務信息的流轉情況，也具有低印刷成本的特點。隨著電子發票應用規范的不斷具體化，2020年增值稅電子專用發票也得到推廣，這也象征著電子發票可大規模地代替傳統紙質發票。具體來講，可通過數字化的形式呈現發票中的編碼、開票日期、購貨信息、密碼區、價稅指標等內容，這也為企業的快速交易、數據交換、成本控制工作提供了技術支持。由此可見，將電子發票作為財務管理的重點，通過建立會計信息檔案，在有效的共享服務支持中合理審核可支付寶、微信支付等第三方電子貨幣的交易活動、使用情況，同時在“互聯網+”技術的支持下進行財務管理工作。另外，電子發票可將數字、交易情況在專業財務軟件（ERP、CRM、SCS等）的支持下進行表現，所以電子發票能夠融合實體交易和移動支付的特點，在有效的存儲、流轉、查詢、控制中來確定符合發票管理的管理流程，從而提高了發票使用及管理的科學性及安全性。

三、新形勢背景下電子發票在企業財務管理中的風險控制難點

（一）重復報銷問題

電子發票應用期間，財務管理人員可在篩選后進行打印、上傳、入賬操作，但這一過程可能會存在重復報銷的問題，即同一單據被反復、多次上傳至財務系統中，導致現金流量表、財務系統中出現重復的賬目，進而導致財務數據失真的現象發生。其中，在電子表格臺賬管理過程中，若財務人員沒有規范地處理代碼、編號、開票日期、單據內容、金額等信息，可能會導致整體財務信息與相關控制標準存在一定出入，影響了報銷申請的質量。另外，若財務人員對交叉信息、單據處理不科學，如未注明報銷、支付狀況時，也會導致關鍵的財務信息出現填報錯誤的問題，故需要重視電子發票唯一代碼、發票票號的審核與管理工作。

（二）發票管理不科學問題

發票管理過程中，若企業自身信息化技術的應用水平不足，可能會導致后期報銷管理、辦公系統中電子發票管理與事實存在一定出入，影響了發票管理的水平。其中，電子發票常規管理需要從票號、代碼、開票日期、價稅合計金額等項目進行，通過及時將不同信息傳遞至核心處理系統中，能夠在數據庫中建立一個電子發票的數據庫模型，可方便財務人員進行電子發票信息的審核操作。但是，若審核期間未建立起系統的審核體系，如系統對比模式與既定標準不符，會出現報銷、審核方面的問題。例如信息化系統未錄入電子發票抬頭或報銷人姓名時，可能會影響內部考評的準確度和質量，出現發票信息與控制標準不統一的情況發生。另外，若系統中顯示某一財務發票單據已經上傳成功時，財務管理人員沒有清晰地進行標識，可能會造成資料重復上傳的情況。因此，財務管理人員需要建立起科學的、系統的電子發票控制系統，在對比紙質發票、電子發票內容的過程中進行信息錄入，方便審核人員將電子版發票、二維碼信息傳導至模型當中，也能在查驗發票代碼的基礎上審核發票使用方面的問題。總之，建立起電子發票管理模型（App），在必要的上傳管理、二維碼分析支持中進行資料的審核工作，也能進一步提升財務信息的準確度。

（三）電子發票真實性評估困難

在應用中，電子發票可能會受到畫圖軟件的影響，致使部分信息失真的現象發生，原因是隨著修圖技術、畫圖技術的不斷完善，電子發票中金額、單據、發票抬頭可能會受到此類軟件的篡改，影響了發票的正常使用。一般來說，若發票審核的業務量較大時，財務人員無法逐個在國家稅務總局中核對電子發票的真實性，可能會導致發票造假現象的發生。特別是部分信用度較差的職工可能會出現此類狀況，進而影響了電子發票管理的真實性。因此，財務管理人員可要求報銷人在進行報銷工作前自行查詢，并將查詢結果附在報銷單據中，待完成項目審核后可進行正常的報銷操作。

（四）電子發票信息安全問題

電子發票主要存儲在網絡環境當中，而在計算機病毒的影響下，可能會為部分黑客、犯罪分子創造良好的犯罪機會，進而導致企業的財務信息安全受到威脅。另外，現階段電子發票管理模式并不系統，可能會增加電子發票管理、審核操作的困難，也不利于實現一體化財務管理模式。因此，財務管理人員務必充分認知電子發票安全問題的審核工作，通過建立一個安全的財務管理防護系統，對管理者、操作者的身份進行審核，確保整體電子發票管理業務均在合法、合規的狀態中進行，有利于提高電子發票管理的效率。另外，建議線上“一體化”電子發票的管理、操作體系，針對報銷人的身份進行審核，同時在安全的線上交易平臺中建立起一套自動開票模式，規范地向財務管理人員提供專業性的服務信息，有利于提高電子發票的引用效率。

四、電子發票在企業財務管理中的風險控制要點及創新措施

（一）建立電子發票風險控制規范

建立符合企業發展的財務管理模式，重視電子發票風險標識、風險控制管理，再結合流程化的共享服務模式進行控制優化，有利于消除審核不規范的操作隱患問題。具體而言，財務人員需要注意以下兩點。

第一，確立標準化的財務共享服務機制，研討線上電子發票的審核重點和審核難點，總結金額、單據、發票抬頭、金額等項目的管理工作，以便在共享服務中心的控制下建立流程化的財務管理方案。其中，在共享服務中心財務信息審核過程中，財務管理人員需要將企業OA出賬系統與移動App相對接，在第三方控制平臺中進行發票卡包的管理、財務數據審核、電子發票管理操作，也能在規范的實踐體系中解決數據資料應用的難題。

第二，共享服務中心電子發票程序設定過程中，財務人員應當使用智能化的管理系統，對臺賬、發票內容進行審批和管理，通過建立中心化核算機制進行控制對接和入賬管理，有利于提高電子發票審核的有效性。同時，財務人員需要利用服務器建立其電子會計檔案，在優化共享服務體系的過程中建立符合財務管理的工作模式及工作流程，可為財務管理人員提供可靠的檔案資料內容。

第三，提高服務共享中心的管理、服務、應用水平，積極推廣與電子發票相關的控制模式，有利于全面提高電子發票的應用效率。在此過程中，財務管理人員應當與基層管理部門、企業高級管理人員建立合作關系，通過搭建一個科學的、可靠的、優質的共享服務中心平臺，能夠逐步提高財務共享服務的效率。同時，財務管理人員應當結合不同項目的價值、結算方式進行統計與監控，在凸顯出市場主體問題、電子發票應用規則的基礎上提高電子發票的適用范圍，以期建立一個集管理、服務、銷售、采購、報賬于一體的電子發票共享服務平臺。此外，財務管理人員也需要及時滿足共享服務中心的管理需求，在挖掘數據服務價值、應用價值的過程中提供可靠的決策方案，總結出適合企業發展的運營模式、財務管理模式和電子發票的應用模式。總之，利用電子發票建立起一個可靠的數據服務平臺，在調研電子發票適用范圍、使用要求的過程中確立有效的服務決策方案，也能提升經營服務的有效性，打造出一個具備數據分析、數據積累、會計分析、會計核算的賬目處理方式，也能在風險控制型財務管理的支持下，打造出一個積極的發票應用氛圍。

（二）優化電子發票重復及識別問題

優化電子發票重復報賬的問題，建立起一個有效的報賬服務模式，針對電子發票的使用方向確立科學的識別及控制模式，有利于以提高電子發票的應用效率。具體而言，需注意以下幾方面。

第一，審核電子發票的報賬情況，結合相關控制標準探討電子發票的使用、查驗需求，同時在必要的申請處理和優化服務下，確立符合電子發票應用的查驗管理規則。其中，財務管理人員需要對已完成記錄的電子發票進行評估，在提高電子發票數據準確性的基礎上建立完整的數據庫，方便在信息化技術中對電子發票內容進行對比監控，可消除電子發票的應用難題。

第二，會計臺賬、會計憑證人工查驗管理中，財務人員應當不斷累加、不斷完善數據庫模型，通過審核發票臺賬和會計憑證信息的完整度，同時在提高查驗效率的過程中建立客觀的服務模式，有利于全面提高財務管理的有效性。同時，財務管理人員應當與行政、人事、管理人員建立合作關系，在理清信息化服務手段的過程中建立發票管理系統，解決發票錄入重復的問題。

第三，利用信息化技術建立電子發票的應用模式，如可利用二維碼、條形碼進行發票審核及掃描工作。其間需利用掃碼槍提取電子發票的重要信息，在自動查驗控制中補充、管理、提取、分類已報銷和未報銷的信息，同時在提高數據源應用穩定性的過程中，進行會計憑證信息的管理和優化工作。例如財務人員可建立“關鍵詞”檢索模式，在信息化技術空間中校對電子票據抬頭、金額、開票日期、編號等項目，在勾選、核查、監控中進行管理工作，也能減少傳統電子發票管理所使用的時間。

（三）提高電子發票電子檔案管理的效率

提高電子發票電子管理的效率及質量標準，收集與財政、法律、稅務相關的文件資料及服務標準，再將此類信息整合至財務管理過程當中，有利于提高電子文件的存檔及管理質量。因此，財務管理人員需要從以下兩方面進行管控服務。

第一，確定電子發票抬頭及文件案例資源，在大數據的支持下進行檔案優化，要求服務、管理、業務人員充分了解電子發票文件的所涉及的內容，在規范電子發票命名方法、資料傳輸方法、郵件編輯方法的過程中確立科學的信息服務機制。第二，財務管理人員應當明確電子發票的填寫要點，期間需要利用真實的管控模式確定發票內容。比如，報銷者需要利用紙質打印文件作為輔助依據時，需要報銷者同時提供國家稅務局的佐證作為支持，以便消除數據造假方面的嫌疑。同時，財務人員需要建立同步上傳、同步審核的依據，通過比對不同文件、不同單據的特點，在糾正財務信息問題的過程中確立翔實的資金審核模式，以便在備份、管理、存儲控制下得到一個適合財務管理的電子發票使用模式。總之，通過確立會計憑證使用、檢索、應用的要求，同時在理清電子發票應用風險的過程中進行歸檔存儲，有利于提高電子檔案的應用效率。

（四）消除電子發票應用隱患

提高電子發票應用的安全性，特別是要利用安全防火墻技術進行技術優化，以便在“一體化”的技術統籌控制中發現現有技術的問題。因此，財務人員應當利用“縱深防御”的控制模式，建立起符合電子發票應用的服務報價模式，可全面提高電子發票控制的有效性。在此過程中，財務人員需要不斷提升自身的安全服務水平。通過提高財務人員的風險控制意識、財會專業能力，有利于消除傳統電子發票應用的問題。總之，財務管理人員應當運用專業的計算機系統，在更新服務模式、服務方法的過程中設定管理權限和登陸密碼，同時做好病毒管理工作，也能在電子檔案監督、維護中提高風險控制水平。

五、結語

綜上所述，通過構建一個健康、安全的財務管理空間，提高財務管理和發票管理的有效性，有利于提高企業的經濟效益，實踐風險控制的目標。