圖書館讀者決策采購模式項目構建探索

孫 華

(南京圖書館，江蘇 南京 210018)

0 引言

隨著信息技術的發展，圖書館需要為讀者提供更加高效、專業的服務，而館藏資源是圖書館服務的基礎，決定著圖書館服務的質量和效率。讀者決策采購模式(Patron-Driven Acquisitions，PDA)以讀者為采購主體，可以將圖書館服務與讀者需求進行有效對接，其高效性和實用性都得到了國內外圖書館廣泛認可。目前，國內圖書館應用讀者決策采購模式還較少。由于受到不同的供應商、圖書館、實施方案及PDA模型等因素的影響，導致PDA在具體的實施過程中仍存在諸多問題[1]。

1 讀者決策采購模式構建目標和原則

1.1 讀者決策采購模式構建目標

作為重要的文化服務陣地，南京圖書館堅持以習近平新時代中國特色社會主義思想和黨的十九大精神為指引，堅持“讀者第一，服務至上”的理念，不斷探索、踐行新的服務模式，滿足讀者多樣化的查閱需求。為滿足讀者查閱需求，南京圖書館推出了“陶風采”，以讀者決策采購的形式，基于讀者決策采購的特點結合項目關鍵要素來分析，具體的項目構建目標有以下幾點。

(1)提高采購的質量。高質量的文獻資料采購不僅可以滿足讀者的查閱需求，還保障了圖書館館藏建設的合理性和完整性。

(2)強化成本管理。成本管理是項目健康運行的標準之一。讀者決策采購一方面需要合理地分配采購經費，另一方面需要制定科學合理的采購標準。

(3)項目進度的把控。需要優化項目的采購流程，提高讀者決策采購各方的效率，如供應商的供貨效率和工作人員的管理效率等。

(4)高效的資源管理。讀者決策采購的資源管理包括高效的人力資源管理和合理的組織架構等方面。

1.2 讀者決策采購的模式構建原則

根據讀者決策采購的特點，在項目實踐過程中需要明確3個實施原則。

(1)合理性原則。在項目啟動階段需要合理分配采購經費，建立標準化的采購制度，保障圖書館館藏文獻合理性，同時滿足讀者需求的多樣性。

(2)經濟性原則。項目的實施需要堅持經濟性原則。因為讀者決策采購就是以服務讀者為中心，以合理分配有限的采購經費為基礎，將需求和服務進行有效對接。

(3)高效性原則。高效性原則直接關系到讀者決策采購實施的效果和持續性，具體有以下幾點：一是服務與需求對接的高效性；二是工作流程的高效性；三是服務的高效性。

2 讀者決策采購模式的總體框架

2.1 項目化讀者決策采購模式流程

根據讀者決策采購的特點，讀者決策采購項目化的流程按照先后順序可以分為以下幾部分：制定實施讀者決策采購目標、調研編制實施方案、項目經費報備申請、實施讀者決策采購方案、監控調整項目、歸還圖書并加工、采購效果評價。其中，制定實施讀者決策采購目標屬于啟動過程組，編制方案和經費報備屬于計劃過程組，實施方案和監控調整屬于執行過程組，歸還圖書并加工和采購效果評價屬于收尾過程組。

2.2 讀者采購圖書的流程

讀者決策采購工作的基本流程如下：首先，圖書供應商提供符合圖書館要求的書目信息(MARC)，導入圖書館自有書目系統(OPAC)；其次，設置圖書館的圖書采購觸發機制；再次，讀者通過圖書館系統(OPAC)搜索到所需書目信息并觸發采購機制；最后，圖書供應商根據讀者請求直接提供在線瀏覽或圖書的線下寄送服務，讀者與圖書館產生借還關系。

3 讀者決策采購的項目要素

讀者決策采購的項目基本要素包括讀者決策采購的范圍和組織結構，約束要素包括讀者決策采購的成本、時間和質量。

3.1 讀者決策采購項目范圍

項目范圍包括項目的最終產品或服務，以及實現該產品或服務所需要執行的全部工作[2]。讀者決策采購的項目范圍決定著項目計劃的制定，是項目實施的基礎。在項目啟動之前就要界定好讀者決策采購的項目范圍，在充分研究讀者決策采購模式的基礎上，結合圖書館實際情況，編制嚴謹翔實的項目范圍說明書。在此基礎上，將讀者決策采購工作分解成若干合理可控的小單元，便于項目計劃的制定和實施。

3.2 讀者決策采購項目組織結構

項目的組織結構也是項目的組織形式，組織機構包括組織機構設置、職責、管理機制和相互關系等[3]。圖書館屬于事業單位，可以結合線性和職能項目組織結構的特點，因此讀者決策采購可采取職能和線性相結合的矩陣組織結構。矩陣式組織結構兼容圖書館傳統管理架構，在保持原有職能部門的情況下，增加靈活的項目組織，并可以根據實際情況進行調整和協調，是一種最容易被圖書館接受的新型管理模式[4]。在現行的職能管理模式上科學嵌入項目管理，使其有效融合并形成合力[5]。

3.3 讀者決策采購的項目質量

項目的質量也就是項目任務完成所需要達到的、一個固有特性滿足要求的程度，每個項目都保證質量[6]。

讀者決策采購的對象是圖書，包括紙質書和電子書。圖書采購制定科學嚴謹的采購標準，需要注意以下兩個方面：一是采購正版圖書。圖書館需要有穩定的供應渠道和資質可靠的圖書供應商，才能防范盜版圖書，保障查閱和典藏的圖書質量；二是館藏質量。讀者決策采購的主體是按需采購的不同用戶，如果沒有嚴格的采購標準，將會出現盲目和隨意采購圖書的現象，影響館藏的合理性和完整性。

3.4 讀者決策采購的項目時間進度

項目的時間進度就是整個項目的時間安排，項目有開始時間，還有結束時間[7]。根據項目實施的先后順序可以分為讀者決策采購的項目方案進度和讀者決策采購的項目實施進度兩部分。

(1)讀者決策采購的項目方案進度：圖書館根據讀者決策采購的項目范圍進行項目構思，在理清項目思路后進行項目的可行性研究，并編制嚴謹詳實的可行性研究報告書。

(2)讀者決策采購的項目實施進度：項目的實施進度建立在項目方案進度規劃的基礎上。根據實施方案的內容和部署，由參與部門將各項工作進行詳細分解。

3.5 讀者決策采購的項目成本

項目的成本是讀者決策采購約束要素之一。這也是圖書館和供應商重點博弈的關鍵點，主要有兩方面：一方面，圖書館希望利用有限的經費采購數量多且質量好的圖書，保障圖書館的館藏建設和讀者服務質量。另一方面，供應商希望盡可能通過捆綁銷售的方式供應圖書，為自己謀取最大利益。因此，早期項目范圍的選擇和方案的決策制定，對讀者決策采購的成本有著極大影響。

4 基于項目管理的讀者決策采購模式應用的保障措施

項目在按照方案計劃實施的過程中，需要有效的項目監控，及時發現存在的問題，通過分析原因并找出應對措施進行糾正調整，為讀者決策采購應用提供相應的管理保障措施。讀者決策采購模式的管理保障措施可從項目基本要素著手，主要分為讀者決策采購的質量管理、成本管理、進度控制和人力資源管理。

4.1 讀者決策采購的質量管理

質量管理貫穿于整個項目，包括計劃期的質量規劃、執行期的質量管理等方面。

(1)計劃期的質量規劃，主要有以下兩點：一是在讀者決策采購編制項目方案時需明確質量計劃，包括圖書采購的質量方針、規則和標準，可以保證項目完成的質量。二是項目招標過程中物色信譽好、可靠的供應商也能保障采購圖書的質量。因此，制定合理的質量規劃不僅可以使項目的執行有規可循，還讓項目工作也有據可依。

(2)執行期的質量管理主要是人的管理。決定服務質量的主要是人，需要注意以下兩點：一是觀念的轉變，館員不再是唯一的采購主體，需要適應新的形勢和工作內容；二是圖書館或供應商需要加強對員工的培訓，包括業務的培訓和自身學習能力的提升。

4.2 讀者決策采購的成本管理

讀者決策采購的成本管理是項目健康運行的標準之一，也是項目管理的核心內容。

(1)經費的合理分配。讀者決策采購工作不應缺少專業館員的參與，互為補充才能在保障館藏資源的合理性和完整性的基礎上，兼顧館藏資源的利用率。因此，圖書館需要根據本館的實際情況合理規劃經費的分配，保障讀者決策采購項目的健康運行。

(2)規范采購標準。南京圖書館制定了相應的采購標準，并對讀者決策采購經費的使用情況及時跟蹤分析，提高了經費的利用率，避免出現圖書采購經費不夠用或冗余的問題。

4.3 讀者決策采購的進度控制

讀者決策采購需要及時了解項目的實施情況，并要按照計劃的時間節點來調整工作節奏。同時，還有根據方案的計劃內容定期復核實施效果，及時發現問題加以調整糾正。讀者決策采購的進度控制可以通過項目中的進度管理工具來控制,如甘特圖、網絡計劃圖和橫道圖等。在前期項目工作分解結構和項目計劃工作的前提下，建議制定圖書采購項目甘特圖[8]。

4.4 讀者決策采購的人力資源管理

從項目的起始階段到收尾階段，始終離不開的就是人。不管項目的基本要素，還是項目管理，都取決于人。圖書館工作面對新時代的挑戰，加強圖書館人力資源的開發與管理，提高圖書館員的專業知識和基本技能，對任何一個圖書館而言都具有極其重要的戰略意義[9]。讀者決策采購模式的人力資源管理包括2個方面：組織團隊和團隊激勵。

(1)組織團隊的過程即各部門資源調集整合的過程。采用矩陣組織結構的另一個好處就是可以短時間內從各個部門臨時抽調人手，服務項目的實施工作，實現資源的共享。

(2)團隊激勵。團隊激勵主要有兩點：一是職業規劃，通過提供培訓機會，提升員工素養，制定職業規劃；二是績效考核，建立業績考核，定期對工作業績進行評價，與績效獎勵掛鉤，充分調動組織內工作人員的主動性和積極性。

5 結語

因圖書館館情不同和其他原因限制，我國圖書館讀者決策采購模式應用還處于初始階段，在圖書館建設中發揮的作用并不顯著。而高效的讀者決策采購規范化的項目管理，是解決這一難題的重要途徑。在推進規范化管理時需要注重項目的方案制定、質量管理、成本管理、進度管理和人力資源管理，不僅有利于進一步發揮讀者決策采購在圖書館建設中的作用，還將促進該模式在國內圖書館的推廣和應用。

本文以南京圖書館“陶風采”讀者決策采購模式項目構建為例，有一定的適用性，但每個圖書館實際情況有差別，所以能否適應國內其他館，需要進一步探討研究。隨著國內更多的圖書館開始實施讀者采購模式，勢必會出現更多的未知領域，需要不斷去分析研究總結新的問題和經驗，共同為圖書館建設出謀劃策。