新時代提升地方高校檔案服務能力的策略思考

金一清

（麗水學院圖書與信息服務中心，浙江 麗水 323000）

一、新時代加強地方高校檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作對一個單位的發展具有非常重要的作用，對高校也是如此。高校檔案記錄了高校發展的過去、現在，在某種意義上也預示著高校發展的將來。無論對高校的發展進步還是對本校的師生、校友都有比較重要的價值。自新世紀以來，我國許多地方的中專學校通過升格、合并等方式成為了大專，甚至是本科院校。地方高校大量涌現，推動我國高等教育加速邁入大眾化階段。但是，這些新出現的地方高校由于起步較晚，起點較低，各方面基礎比較薄弱，服務師生與地方經濟社會的能力總體來說還比較弱。當然，這些地方高校的檔案工作也面臨著相同性質的問題：檔案館規模較小，人員較少，基礎設施較差，服務方式比較單一，服務能力較弱。近些年來，隨著國家經濟社會的不斷進步，人們的檔案意識也在逐漸地增強，黨和國家也越來越重視檔案事業的發展。早在浙江工作時，習近平總書記就高瞻遠矚地提出檔案工作“三個走向”“四個得以”的重要論述，把黨對檔案工作的認識提高到了新的高度，為做好新時代檔案工作提供了根本遵循[1]。檔案是高校發展的歷史留存，是高校管理工作各方面的真實記錄，已逐步成為高校獲取全方位信息服務的重要支撐，為高校的教學、科研、行政管理等提供完整、系統的檔案信息資源，是高校傳承歷史文化的重要基礎[2]。同時，因為檔案記錄了高校發展的資料，通過對高校檔案資料的分析，既可以發現學校在發展過程中的長處與優勢，也能夠診斷出問題之所在。因此，在新時期，如何提高高校的檔案管理水平，使之順應時代發展，讓它更好地服務師生、高校自身以及社會大眾，是高校檔案管理部門和檔案工作者面臨的根本問題。對于地方高校而言，這個問題顯得更為緊迫和重要。

二、新時代地方高校檔案管理工作存在的問題

目前，高校尤其是地方高校的檔案管理工作存在著較多不足，與當今高速發展的時代需求有著很大的差距。筆者在高校檔案部門的多年工作實踐中，發現地方高校檔案管理工作普遍存在著以下一些問題。

（一）檔案工作普遍被邊緣化

現在各高校之間競爭十分激烈，各地方高校為了在激烈競爭中占據不敗之地，使出渾身解數，專科升本科，學院升大學，熱衷于引進博士，申報國家課題，申報碩士點與博士點。當然，地方高校注重內涵式發展是對的，但是大多數地方高校，無論是學校領導，還是普通教師員工，都沒有充分認識到高校檔案工作對學校發展的重要作用，檔案工作受重視程度較低，其工作基本被邊緣化。大多數高校都認為它只不過是學校的一項次要性、輔助性工作，只要求學校檔案資料保管好別弄丟就沒事了。“申請經費屢屢受挫，進人進編難上加難”，這是筆者認識的幾位地方高校檔案館負責人聊檔案工作時的共同感慨。因為地方高校檔案工作普遍不受重視，因此也很少有地方高校把學校檔案工作納入到學校的整體規劃中，在人力、財力、物力上都不愿過多投入，嚴重阻礙了地方高校檔案事業的發展，檔案工作也始終無法擺脫相對被動的局面，檔案各方面的潛在價值無法充分發揮，也在一定程度上阻礙了地方高校的發展。

（二）檔案工作者綜合素質較低

無論對于什么工作，人才都起著決定性的作用。高校檔案工作者的綜合素質，也決定著高校檔案管理工作的水平與檔案的開發利用程度。雖然現在地方高校都基本已經建立了檔案館或者檔案室，但是檔案工作者的素質卻是十分堪憂。2021年底，筆者對6所地方高校檔案館工作人員職稱情況進行了調查，結果發現：地方高校從事檔案工作的人員大多職稱較低，以初級和中級職稱居多，而高級就比較少，正高級職稱則基本上是空白。這6所地方高校檔案專業高級以上職稱所占比例，與該校高級以上職稱平均占比相比較，明顯偏低（見表1）。另外，據筆者了解，許多地方高校的檔案工作人員中有相當部分人員是非科班出身，而是其他部門轉調而來，這也是限制其專業水平和綜合素質提升的重要原因之一。

因為這些檔案工作人員的專業水平較低，所以讓他們從事檔案專業化管理就顯得比較困難。同時，現代新技術革命浪潮突飛猛進，傳統的檔案工作要順應信息化的潮流，檔案工作的數字化、電子化勢在必行。但是，即使是科班出身的檔案專業工作者，如果缺乏網絡信息技術的知識與能力，也難以完全適應新時期檔案工作的需要。因此，當務之急是提升高校檔案工作者的綜合素質。

（三）主動服務社會意識不強

一直以來，我國高校檔案工作者對檔案素來有“重藏輕用”的思想，致使高校檔案的開發與利用工作遠遠落后于實際工作的需要，檔案的價值遠不能得到充分有效的發揮。而且，以往高校檔案服務主要是向內，即對本校的師生服務，很少對外界開放。近年來，隨著高校社會服務職能的凸顯，以及人們依法用檔觀念的增強，社會各界對高校檔案服務社會也更加重視。但是受長期以來保證檔案安全與為學校管理工作服務的舊觀念影響，大多數地方高校檔案管理部門缺乏服務社會的主動性。平常的服務社會也只是開展一些如開具證明、資料咨詢等簡單業務，且通常是對方主動要求后做出的被動反應。當前，大多數地方高校對社會服務職能愈加重視，高校檔案服務社會的廣度、深度都較過去有大量增加，社會上用戶的個人檔案利用需求也逐漸增多，而傳統的館藏服務模式顯然已經無法滿足這種多元用戶的利益需求。因此高校檔案工作者應該轉變觀念，變被動服務為主動服務，增強服務的主動性。

表1 2021年全國部分地方高校檔案工作人員職稱情況調查表

（四）檔案信息化建設水平較低

目前高校檔案管理工作的一項重要任務就是檔案信息化建設。它不僅符合當今信息化社會的大勢所趨，也是提高檔案利用服務水平的重要抓手。從當前大多數地方高校檔案信息化建設現狀來看，還存在服務平臺與渠道建設不足，服務渠道和信息傳遞模式比較單一的問題，主要還以館藏中心模式為主，受服務場景限制較大。在地方高校門戶網站、微信公眾號和微博上的檔案服務多以政策宣傳和服務咨詢為主，缺乏資金和技術手段支撐的個性化檔案服務開發。信息化建設水平較低的另一個問題是信息安全防護能力不足，師生的學籍、科研檔案存在泄密風險，這也提醒各高校要在做好檔案服務社會工作的同時牢守檔案安全底線[3]。當前許多地方高校檔案信息化建設水平比較低，這不僅造成地方高校檔案工作與時代發展需要相脫節，也阻礙了高校檔案資源價值的充分發揮。

三、提升地方高校檔案工作服務能力的措施

高校檔案管理工作是為高校的發展與社會的需求提供服務。提升檔案資源的利用率，發揮好檔案管理工作的作用，可以更好地促進地方高校的發展。在數字化時代，高校檔案管理工作要利用好時代契機，創新與優化檔案管理工作，滿足高校發展與社會的需求。筆者以為，要提升檔案工作服務能力，地方高校可以采取以下措施：

（一）轉變觀念，提高思想認識

在當前信息化背景下，傳統的檔案管理模式已經難以完全適應信息化社會與高校的實際情況。為了讓高校檔案工作契合高校實際工作需要，地方高校與檔案管理人員必須轉變傳統思想觀念，充分認識檔案工作在高校辦學、育人和科研上的重要價值，并把該項工作納入學校的總體發展規劃中，貫穿到每個年度工作計劃與考核體系中去，加大對檔案工作人力、財力與物力的投入力度，提升高校檔案工作軟硬件的基礎設施建設，提高檔案工作人員的積極性與創造性。檔案管理人員要正視檔案工作中存在的問題，重視服務對象的需求，不斷提高服務工作的隱私性與可靠性，提高檔案管理工作的水平。總之，地方高校與檔案管理人員應通過轉變觀念，努力營造全校上下重視檔案工作的氛圍，讓學校檔案工作為提升學校的辦學、教書育人和社會服務水平發揮更大的作用。

（二）提升檔案工作人員的綜合素質

在信息化社會時代背景下，高校檔案工作的信息化建設是大勢所趨和當務之急。而信息化技術涉及多個方面，主要包括計算機技術和網絡技術等。所以，高校檔案工作的信息化建設要求具備一批既有檔案專業知識，同時又掌握計算機網絡技術的“多面手”。地方高校可以根據檔案工作的實際需要，引進一批這樣的“多面手”人才，提升檔案工作水平。另外，地方高校檔案管理部門可以組織檔案工作人員進行全面的培訓，也可以（包括對兼職檔案員）開展多層次、分類別的短期培訓，引導檔案工作人員努力學習信息化技術，提升自身素質，提高工作效率。另外，還可以加強與兄弟檔案館、兄弟院校檔案部門之間的交流聯系，采取“走出去”和“請進來”相結合的辦法，學業務，苦練內功，增強本領，提高服務水平。

（三）增強社會服務的主動性

為學校師生和社會服務是高校檔案工作的最終目的，也是高校檔案工作的不竭動力。高校要改變長期以來被動服務的局面，增強檔案服務的主動意識。要摒棄“重藏輕用”的舊觀念，在做好檔案收集與保管這個基礎工作的同時，加強對現有檔案資源的二次開發與加工，發掘與提升館藏檔案價值，創造出一批具有較高質量與較大價值的編研材料[4]。即通過深入挖掘學校檔案的內在價值，讓檔案“活”起來，把檔案“用”的功能充分發揮出來。同時應圍繞用戶需求，全面盤點和優化當前的檔案服務流程，更好地滿足用戶的需求。要做好檔案服務與開發利用的中長期規劃，增強高校檔案服務社會的水平。另外，高校要加大檔案服務的宣傳力度，通過與媒體加強合作，利用它們通達便捷的傳播渠道，向社會各界宣傳國家的檔案政策、高校檔案服務的內容和流程，以喚起和提高人們的愛檔與用檔意識。地方高校檔案部門也可以在每年的重大紀念日、重要節假日，圍繞某個主題，經常性地開展檔案展覽活動，宣傳學校檔案工作，普及大眾的檔案意識。

（四）加強檔案管理工作的信息化水平建設

在信息化的時代背景下，地方高校要迎難而上，抓住機遇，著力推進檔案工作的現代化建設，提高檔案工作的信息化水平。為此，地方高校要加大投入，給檔案部門配備掃描儀、打印機，安裝計算機管理系統等，將學校各種檔案進行統一的錄入、編號，建設統一的數據庫及管理利用平臺，充分發揮各種軟硬件設施的作用，實現學校檔案信息的歸檔、整理、編目、存儲、管理、檢索、借閱等信息化管理，提升安全性，提高管理效率[5]。同時，在立足傳統的館藏中心服務這個基礎上，地方高校還應大力打造線上服務渠道：一是建立和完善檔案門戶網站。建設檔案門戶網站時，要將電子數字檔案接入該系統，盡可能充實和豐富門戶網站的檔案資源，并注意定期更新維護。二是依托新媒體建立多元化的線上檔案信息服務平臺。可以組建學校檔案微信公眾號，讓查閱者可以隨時查閱需要的檔案內容。微博服務渠道要及時發布學校檔案服務的政策、內容和流程，并注意信息發布的時效性。另外，高校檔案服務要注意保障信息安全，在向社會公眾提供服務時可以采用指紋識別、人臉識別等加密技術來加強服務的入口管制，同時還要定期更新和維護軟硬件系統，以彌補系統漏洞，防止因數據庫遭受攻擊而造成的泄密等損失。