高校人事檔案信息化建設的思考*

謝 毅

（西昌民族幼兒師范高等專科學校）

隨著信息時代的到來，信息技術得到高速發展，讓高校建設程度得到進一步提高，其對人才需求量也逐漸開始增加，但伴隨著人員產生流動，會導致檔案材料的種類和數量都有所增加，如何建設更高效的人事檔案管理模式非常重要。而加強信息化管理就需要運用到成熟完善的管理系統和技術，逐漸將傳統檔案管理方法過渡到更符合現代化需求的管理模式，讓人事信息能夠及時自動化管理。現如今網絡信息和科學技術得以發展，高校人事檔案信息化管理已經成為時代需求，同時也是高校改革的迫切需要。而如何高效優質地推動高校人事檔案信息化建設，才能更好地為高校人事工作服務？對此，本文提出了幾點思考。

一、人事檔案信息化建設的基本內容

將人事檔案進行收集、整理、統計、歸檔、利用的工作稱之為人事檔案管理。人事檔案中記錄著個人工作經歷以及品德等資料，這樣資料對人才利用有著重要幫助，以便在考察時能夠翻閱。檔案中的個人資料主要是經過人事、組織等部門在進行人才培養、選拔使用人員等活動中逐漸累加的，其中，個人學歷、經歷、品德、能力等方面是最為原始的記錄，也是最真實反映個人社會活動和自然情況的記錄。高校人事檔案屬于重要信息庫，其資料能夠影響到內部管理改革、人力資源開發利用等方面，而且其管理水平也會直接影響到高校人才發展，所以應提高人事管理人員的意識，讓其樂于為人事工作服務。以實體保管為重點，讓重心逐漸轉變為檔案信息化、數字化，切實提高高校人事管理的水平和工作效率，要做好這一點，需要做好以下方面：

（一）檔案信息數字化、一體化

人事檔案中的所有信息都與教職工的利益關系密切，其內容具有參照性和法律性，不得人工隨意更改，其能夠在職稱評比、工資提升、工作考核等方面發揮出重要參考作用。現階段，這些方面的種類和數量都大大增加，這就意味著使用頻率有所提升，這就需要人事管理信息化建設盡快提上日程。在實際實施過程中會受到較多因素的影響，比如傳達范圍廣、受時效性和地域性因素影響，這就需要提高電子文件檔案的使用率，但是還應注意防止信息泄漏，做到科學利用檔案，以及進行有效共享并保持安全性。

（二）檔案目錄數據庫化

每一所高校的發展時間少則幾十年，多則上百年，學校發展期間的人事變動多而雜，導致現有檔案資料量大且不便于管理利用，這就需要盡快實行信息化建設，將人事材料進行規范整理，讓人事材料體量減輕，更加便于查找，有助于其在個人職位評定方面發揮作用，讓信息資源得到有效利用。

二、高校人事檔案信息化建設中存在的問題

自全國檔案工作會議和人事檔案審核工作開展以來，全國各部門有關人事建設的工作在規范性和完整度上都取得了有效突破[1]，但部分高校依然存在一些不可忽視的問題，且出現率較高，高校人事檔案管理工作中所存在的問題如下。

（一）檔案材料不全

人事檔案要建立在真實性的基礎上才能發揮真正作用，但是部分現有檔案中存在內容不符合實際的問題，比如，時間、出生日期、公歷、農歷填寫不全或者失真；很多人事材料中只寫出了個人優點，并無缺點，像一些履歷表、年度考核表、學歷職稱等材料不全等，這些問題的出現都會大大增加審核難度，因此，人事部門應對所有材料進行嚴格審核，若發現問題則應及時處理，否則就會導致檔案的利用率變低。部分高校的人事管理人員屬于兼職，并非專門為人事管理提供服務，因此對工作不上心，只是對所有材料進行簡單的整理，當所有資料沒有得到及時歸檔就會造成內容不全，不便于后續開展工作。

（二）管理效率低下

目前，大多數高校的人事檔案多以傳統實體檔案為主，紙張規格通常使用16K，與國標公文用紙A4 紙不統一，這就會導致后期在裝訂時需要認真剪裁才能歸檔，這就無疑增加了工作難度。而在管理模式上，高校一直使用傳統管理模式，老舊管理制度會阻礙現有人事材料的收集、審核等工作，還會出現材料失真情況。高校由于長期沒有建立完善的人事歸檔、人事材料審核等制度，導致大量人事材料堆積，沒有得到及時整理，使得很多資料都出現了虛假內容。而少部分單位因為自身利益受到傳統管理模式的約束，在材料管理方面存在權限問題。

（三）利用范圍狹窄

目前，大多數高校使用的管理軟件功能并不完善，且多為自行研發，存在技術性缺陷，僅僅在人員基本信息、目錄編輯、檔案傳遞等基礎環節實現了信息化管理，這就意味著信息儲存量小，材料錄入度不高，由于功能有限加上操作繁瑣，使得信息統計、分析等工作運算復雜，體現出信息化程度較低，這就導致了現有技術無法跟上現代信息化的發展腳步。隨著體制改革，非公有制經濟得到了高速發展，非公有制組織、外企、中介組織成為吸納人才的渠道，當大學畢業生進入人才市場時，都流向了私企、外企。這就表現出了傳統人事制度的缺點，就是無法適應現代化人力資源的開發和利用。

三、高校人事檔案信息化建設的方案

（一）建立人事檔案網絡化管理體系

幾乎所有高校都達到了現代科技程度，使得計算機作業均得到有效實現，同時也建立起自有校園網并配備了專人管理，這些物質基礎能夠推動人事檔案信息化建設，并能夠為人事資源提供共享平臺。在該項工作中，高校應加大投資力度，對具備一定條件的單位配置檔案所需設備，提高人才資源開發利用的進度。加大科技開發人員的投入，讓數據庫得到安全管理。若檔案管理技術方面較為落后，那么則應對其展開規劃、加大投入，以完善基礎設施建設，增強檔案技術裝備。建立好人事信息資源庫，其中，通用數據庫這方面一定要做好，利用信息化技術將全部職工檔案以數字化方式儲存在磁盤或者云端上，并且通過對應的管理軟件進行管理。建設人事信息網站，將網站信息服務直接面向全體職工，開放權限，讓人事管理部門和使用的職工形成良好互動。

（二）培訓人事檔案管理人員

現階段的社會形勢要求各大高校對人事檔案管理人員的培訓和選擇提高重視程度，從而為高校招聘到素質優良的人員，切實提高檔案管理水平和效率，為信息化提供基礎。管理人員的業務素質和經驗水平將直接關系到高校檔案信息的真實性、可靠性。為了增加信息利用率，則應提高對人事檔案管理人員的培訓力度，可通過開展對檔案政策知識和法規知識學習，增加其工作全面性，讓其全面且正確地認識到檔案管理工作的作用，通過培訓幫助其樹立起忠于職守的高尚情操，以提高對檔案管理工作的服務意識。除此之外，還可加強專業技術培訓，使其對檔案收集、統計、管理、鑒別等技能進一步提高，這樣才能夠保證人事信息的真實性、完整性。還需要對其開展計算機基礎、網絡管理等知識的培訓，使其提高對系統內部結構的認識，具備縱向、橫向、層次間轉換能力，這樣有利于在處理檔案信息時能夠以更高效率完成工作。通過培訓能夠從整體上提高其業務能力和管理素養。

（三）取得教職工支持

教職工是高校人事檔案信息化的權利人，應讓其對自己的人事檔案公開透明，使其能夠合理利用自己的信息。當職工人事材料信息化處理后，會形成電子檔案，在調用翻閱其中的信息時，電子檔案中的內容關乎到教職工的個人隱私和個人權益，根據《檔案法》和《知識產權法》規定，當需要將職工人事信息向大眾公布時，應取得權利人（職工本人）的授權同意。因此，高校人事檔案管理有關部門應通過有效途徑獲取人事信息，確保在個人信息得到授權的基礎上，開展信息化建設。

（四）人事檔案實行分級管理

在人事檔案數據庫和全國通用人事檔案建成的基礎上，對人事材料的安全保密性提高重視度，對各類資料的使用密級進行界定，開設不同用戶、設定數據授權單位、利用部門的使用權限，并實行分級管理，只有在獲得權限后才能查看到相關信息，這有利于一些單位及部門實現人事檔案信息資源共享化。

（五）強化檔案管理人員的業務能力

為適應新世紀檔案工作的發展需求，在引進高質量管理人才的同時，還應對管理人員的知識面拓寬加大重視，讓其能夠學習到先進的管理知識，這樣有利于增加其管理技能，提高其工作能力和工作效率。在崗位培訓方面也應提高重視，這樣才能讓檔案管理人員的技能和能力相匹配。另外，加強其思政、職業道德培訓也相當重要，讓其認識到只有掌握扎實的理論基礎并結合實踐經驗，才能更好地服務于高校人事工作。只有讓檔案管理人員改變過往被動態度，轉變為主動溝通的態度，才能便于及時有效地利用各種信息，便于高層作出決策，真正實現高校人事檔案建立的改革目標。檔案管理人員還應肩負起宣傳檔案法的使命，帶領全體職工提高檔案建設意識，讓人人都參與到檔案建設的工作中。在具備高深學問并追求民主的高校中，檔案意識按道理來說應該十分濃厚，但實際上并非如此，多數人認為，人事檔案無非就是一些個人資料而已，對其是否歸檔或者是否真實不以為然，這就導致了很多人事材料在歸檔中出現了很多問題，同時也反映出了工作人員歸檔意識淡薄。因此，提高檔案管理人員自覺收集人事材料并及時歸檔的意識非常重要，做好這一點有利于為日后檔案工作提供便利。高校檔案信息化工作所涵蓋的內容非常多，但都是建立在原始檔案的基礎上才能開展后續工作，在進行信息化前應該確保人事信息的真實性、準確性，并符合相關規范和標準要求。因此，收集和整理、鑒別人事檔案屬于重要工作環節，雖然這部分工作屬于基礎工作，但是一旦出現信息虛假或者缺失，將會對信息歸檔工作帶來嚴重阻礙，所以，應嚴格按照人事檔案制度進行全面細致的核查，確保每一個環節的工作都有利于保護人事信息的真實性和完整性。

（六）設置和選用先進的高校人事檔案管理平臺

管理平臺應具備幾點功能：（1）具有實物檔案掃描、影響輸出、信息內容可編輯、更新、刪除等功能；（2）具有完善且靈活的管理規范和使用流程；（3）能夠對檔案信息進行保密、權限管理明確的功能，以避免信息泄漏，這對檔案的使用權限、數字簽名具有保護性；（4）可提供信息服務，能夠對人事信息進行二次開發和利用，能夠滿足在各種條件下完成對人員情況的查詢和統計，比如，全文檢索、檔案信息發布、身份認證等；（5）具備與其他設備端口進行數據交接的功能，將所接受的各類數據，用電子文件的形式實現自動歸檔，以形成能夠永久保管的檔案資源[2]。人事管理平臺中涉及大量信息資源且結構龐大，這就要求時常對系統進行升級，以便滿足更高的功能需求。

（七）確保系統建立及運用管理

要做好日常對高校人事檔案信息化收集、查閱、維護等方面的工作，若任何一個環節出現問題都會影響到人事信息的準確性，因此，在工作過程中要按照規定，嚴格收集檔案材料，并對其進行鑒別、整理、儲存等工作，確保信息得到及時錄入，時刻處于備用狀態，便于查閱、進行決策處理。首先，應對人事檔案信息的收集工作提高重視程度，利用系統對紙質化檔案進行數字化采集或者讓系統對傳輸到內部的數據進行處理，當處理完成后，人事人員應當及時嚴格審核，確保內容的準確性和真實性，還可以利用系統中的目錄整理、信息采集等功能，讓多個端口用戶實現對不同材料的采集，采集后經過整理、歸檔等流程，以完善個人檔案信息庫，逐步建立起高校人事檔案信息化采集平臺。其次，還應對系統實行分級管理，對不同用戶的權限進行管理，因為高校人事檔案涉及專業性、政治性等工作，因此對其實行分級管理有助于保護人事信息，分級權限可按照行政高低進行劃分，比如，廳、處、科級以及普通職工，也可以按照專業技術進行分類，比如，正高、副高、中級以及以下職稱。另外，查閱的權限需要使用密碼或者身份確認，按照管理權限，分層次向需要查看人事信息的領導和部門提供最新的人事信息。最后，要注意確保不涉及個人隱私的前提下，適量公布人事信息或者對本人開放，以便能夠及時對失真信息進行補充和修正，便于使人事數據更加準確完善。人事人員應主動維護系統，對新采集到的人事信息進行處理，以便于各級領導和相關人員能夠及時查閱到所需的人事檔案內容，達到了提高檔案利用率的要求。

（八）建立健全的人事檔案管理制度

過去老舊的人事檔案管理制度已經無法適應新形勢下的需求，因此，應盡快對其進行改革，以便建立起更新、更符合人事檔案管理的制度，讓人事檔案管理制度實現規范化。應注意，在材料收集工作中，應建立起人事檔案收集網絡，明確收集范圍，不做重復性收集，每一次收集的目的都在于讓人事檔案得到進一步充實完善；在鑒別材料的環節中，明確鑒別內容，對無效、失真的材料進行刪除，讓人事材料得到精簡化歸檔的同時，保證其完整性及有效性；在歸檔材料的環節中，要保證資料分類明確，將統一材料放在同一文件夾內，剔除異類資料，確保資料的統一性，以便于查閱。在轉移檔案的環節中應實事求是，按照規章制度進行轉移，保證材料的真實性，不得隨意修改資料；應明確人事檔案利用法則，這樣才能確保別人在翻閱、查閱人事檔案時不會影響到檔案的安全性和真實性。人事檔案管理人員應積極主動地與有關部門或個人取得聯系，以便于及時更新歸檔所需的新材料。總而言之，人事檔案管理人員在工作時一切應以制度為量化標準，這樣才能避免疏漏，保證管理質量，確保管理工作得以正常開展，這樣才能讓人事檔案信息化走上正軌，從而確保高校人事檔案信息化建設得到科學化、規范化、制度化管理。

（九）接受監督

隨著時代的發展，高校的檔案資料也在不斷增加，而傳統管理模式已經不適用現階段的檔案管理工作，老舊管理模式會拖慢工作進度同時還會出現更多錯誤問題。以往的人事檔案通常只有少數人能夠查閱和使用，而大眾則無法監督查閱，這就導致有關檔案管理人員容易受到誘惑而幫忙篡改資料，造成人事檔案信息水分增加，不利于高校人才培養發展需求，其中，德不配位的工作人員對工作敷衍了事，極大地擠壓了他人晉升空間，讓員工間產生隔閡，若能夠實現實時監督，那么將大大減少這些問題的出現。其實，人事檔案的內容可以按照履歷、自傳、考核獎懲等信息進行排序，而工資和其他類資料則可以單獨進行分類管理，專業部分也稱之為業務檔案，其余部分則稱之為人事檔案，而前者可以進行公示，經過一系列的處理后，也可以成為人力資源信息，而后者中的考核、獎懲也可以進行公開，這些信息的透明度大增，能夠進一步維護人事檔案的真實性，通過公示讓人事檔案內容接受輿論監督，便于維護人事信息的真實性。

四、結束語

高校人事檔案信息化建設的工程量是巨大的，但是只要逐一突破就能迎刃而解，在開展建設的過程中，勢必會受到很多因素的干擾，阻礙建設進程，這就需要人事部門積極主動地去解決問題，校方也應大力支持該項工作，這樣才能進一步提高建設效率。人事檔案信息化處理后，將大大提高查閱效率，通過微機終端與網絡相聯，切實提高人事信息的利用率，最大效益地為高校育才、用才、留才提供更優質的服務，以便于為各大高校的發展作出貢獻。