基于人機料法環測理論的企業6S 管理策略探討
——以YCWY 辦公室及YCWY 檔案室為例

杜 偉，馮 云，徐鶴銘

（陜西延長地產物業服務有限公司，西安 710000）

0 引 言

部分企業在辦公室及檔案室的管理工作中存在認識不足的問題，管理方法沒有突出關鍵要素，致使辦公環境臟亂差、機械傷害、資料遺失、觸電、工作懶散等問題得不到充分識別和有效解決，工作環境得不到有效改善［1］。企業管理與人、機、料、法、環、測六大質量管理要素密切相關，企業必須從人員行為、設備設施、資料檔案、管理體系、工作環境、監督檢查6 個方面加強管理，確保工作環境得到有效管理［2］。

文章利用人、機、料、法、環、測方法來分析影響企業6S①6S 指的是整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）、素養（SHITSUKE）、安全（SAFETY）。的相關因素，進而制定相應的策略并予以實施，實現企業6S 執行及管理的持續改進，最終達到6S管理的目的。

1 人機料法環測理論

人機料法環測是質量管理理論中6 個影響質量的主要因素的簡稱，人指在企業工作的員工；機指企業所使用的儀器及設備；料指企業所使用的物料；法指企業在日常管理中所使用的操作規程及管理辦法；環指企業所處的環境；測指對企業辦公過程的日常檢查與監測［3-4］。企業質量管理一般是圍繞人、機、料、法、環、測六大因素展開，人機料法環測理論在質量管理中已經得到普遍的應用［5］。

2 YCWY 辦公室及YCWY 檔案室6S 管理中存在的問題

2.1 YCWY 辦公室6S 檢查發現的問題

2.1.1 人

員工在辦公室隨意擺放記錄本、文件、計算機和電器等物品；員工在上班期間吃零食、抽煙；員工在辦公室大聲喧嘩；員工未穿好工作服、未整理好頭發就進入辦公室。

2.1.2 機

YCWY 辦公室個人所使用的計算機、打印機、固定電話等電器的電源線隨意在地面穿插；辦公室中所使用的涉密計算機與非涉密計算機隨意改裝；下班后，計算機、打印機及YCWY 辦公室內其他的設備電源未被關閉。

2.1.3 料

YCWY 辦公室工作人員所使用的醫用口罩、醫用創可貼、醫用酒精等沒有進行過驗收，部分物料不在質保期內。

2.1.4 法

無YCWY 辦公室使用電器管理辦法；無YCWY辦公室物品定制定位擺放管理辦法；無YCWY 辦公室清掃、清潔制度；無人員考勤管理辦法。

2.1.5 環

辦公桌上放置與工作無關的便攜式檢測儀、庫房出入庫記錄等物品；YCWY 辦公室內地面遍布垃圾，沒有定時打掃、傾倒；下班后YCWY 辦公室門窗未被關閉。

2.1.6 測

YCWY 辦公室使用的電器未定期檢測，熱水器插頭處有異響現象；YCWY 辦公室原始記錄未定期檢查；YCWY 辦公室所使用的計算機桌面、抽屜、柜子未定期檢查。

2.2 YCWY 檔案室6S 檢查發現的問題

2.2.1 人

工作人員未持證上崗，缺乏專業素養，時常造成資料遺失；YCWY 檔案室的工作人員隨意擺放沒用的物品，不進行日常清掃；各項工作中形成的資料滯留在個人手中，破壞了資料的完整性、成套性，難以充分發揮其應有的價值。

2.2.2 機

未配備檔案儲存專用的直列式檔案密集架及防磁柜；YCWY 檔案室未配備空調、除濕增濕設備等物品；YCWY 檔案室未配備手電筒；YCWY 檔案室滅火器未選用合適種類，也不應該將其放在YCWY 檔案室內；YCWY檔案室的計算機上未安裝保密系統相關軟件。

2.2.3 料

所使用檔案盒沒有統一標準，與檔案柜不匹配，在使用過程中相互影響。

2.2.4 法

無檔案室管理制度；無檔案利用制度；無檔案統計制度；無檔案保密制度；無檔案鑒定銷毀制度；無檔案室崗位責任制度；無檔案借閱制度；無檔案交接制度；無檔案室滅害應急處理預案。

2.2.5 環

YCWY 檔案室未做防蟲、防鼠、防微生物處理；YCWY 檔案室溫濕度沒有得到控制；YCWY 檔案室未安裝防盜門、防盜窗及防盜報警裝置；YCWY 檔案室地面未高于室外地面。

2.2.6 測

未對YCWY 檔案室安全進行日常巡檢；未對檔案室原始記錄進行定期檢查；檔案室未配備電子監控系統。

3 YCWY 辦公室及YCWY 檔案室6S 管理中產生問題的原因

3.1 YCWY 辦公室6S 管理存在問題的原因

3.1.1 整 理

員工不明白區分物品有用、沒用的標準，沒有標識標牌的統一模板、格式，需要時找不到；員工沒有區分地面上的電線有用沒用，所有的電線都堆積在地面及角落。

3.1.2 整 頓

沒有制定YCWY 辦公室整頓管理辦法，導致員工對整頓的要求不明確，未將物品分類擺放。

3.1.3 清 掃

沒有制定YCWY 辦公室清掃管理辦法，員工只在應付檢查時對辦公室進行清掃；員工對自己使用的辦公桌及桌面下沒有打掃意識，而是根據個人習慣清理。

3.1.4 清 潔

員工清潔意識薄弱，沒有每天在工作前先打掃自己區域衛生的習慣；員工下班時未收拾辦公桌上的物品，也沒有將辦公用品及文件歸位。

3.1.5 安 全

員工安全意識薄弱，下班后未切斷辦公室內電器電源；員工將打火機、油品等易燃易爆物品帶入辦公室，放在桌面上，無人清理；部分員工隨意拉動或擺放滅火器具，且不會使用。

3.1.6 素 養

員工在辦公室不愛護公共財產，不遵守規章制度；部分員工下班后在辦公室抽煙；員工沒有養成良好的習慣，在辦公室浪費公共用品；部分員工在工作時間干與工作無關的事情，如瀏覽購物網站。

3.2 YCWY 檔案室6S 管理存在問題的原因

3.2.1 整 理

沒有制定YCWY 檔案室整理實施條例，資料處于堆放狀態，沒有專門的人員對資料進行系統的分類整理、入庫。

3.2.2 整 頓

YCWY檔案室未建立檔案全目錄、全卷宗；YCWY檔案室管理辦法及制度未上墻；YCWY 檔案室資料沒有在標準統一的檔案盒中分類擺放，檔案盒側標未做到清晰無誤。

3.2.3 清 掃

YCWY 檔案室碎屑等雜物較多；YCWY 檔案室辦公桌面物品擺放凌亂，桌下垃圾堆積，員工未進行清掃；YCWY 檔案室地面粗糙，不平整、不耐磨、易生灰。

3.2.4 清 潔

管理人員沒有定期對YCWY 檔案室進行清理、清潔；檔案借閱臺賬未做到整潔、清晰、詳細。

3.2.5 安全

未對員工進行日常安全教育，沒有重視檔案室信息安全；未對檔案室配備檔案保護設備；未對檔案室進行有害生物預防處理；未給檔案室增加滅火器；未達到檔案室安全防護基本要求。

3.2.6 素 養

企業沒有完善借閱手續，資料有借無還；員工不愛護公共資源，部分資料在歸還時破損嚴重；員工在借閱電子版資料時，隨意使用U 盤插入存放檔案的計算機拷貝文件。

4 YCWY 辦公室及YCWY 檔案室6S 管理中存在問題的對策

4.1 YCWY 辦公室6S 管理中存在問題的對策

4.1.1 整 理

制定辦公桌物品擺放管理辦法，根據定制定位辦法擺放辦公桌面物品；制定操作規程、分類擺放管理標準，統一標識標牌的模板，格式、信息都要清楚無誤，需要時能夠快速找到。

4.1.2 整 頓

辦公區域的凳子要擺放整齊，凳子上不能放任何物品，使用完以后的凳子放回辦公桌洞內；根據不同的類別，將文件、資料存放在抽屜和柜子內，個人物品要與辦公物品分開存放。

4.1.3 清 掃

保持辦公桌面干凈整潔，辦公桌下面沒有垃圾；值日人員每天要對公共辦公設備進行衛生清理；值班人員每天上班前半小時負責辦公室的公共衛生。

4.1.4 清 潔

員工個人工作區域的衛生要保持清潔；下班后要把辦公桌上的物品收拾整齊，文件歸位。

4.1.5 安 全

下班后要切斷辦公室用電設備的電源；下班后將計算機主機與顯示器關閉；檢查并關閉辦公室門窗；不能在辦公場所存放易燃易爆的物品；在辦公場所不亂接電源、插板；不亂動防火、滅火器具及設備，所有員工都要能夠正確使用滅火器。

4.1.6 素 養

員工在工作期間衣著整潔，儀容整齊，不能穿奇裝異服；愛護公司公共財產，自覺遵守公司各項規章制度；不隨地吐痰，不亂扔垃圾；辦公場所不吸煙；養成節約的好習慣，充分利用可再生資源；在工作期間不干與工作無關的事情。

4.2 YCWY 檔案室6S 管理中存在問題的對策

4.2.1 整 理

制定檔案室物品擺放管理辦法，與檔案無關的所有物品禁止帶入；制定檔案管理辦法，每年定期開展檔案整理、過期檔案銷毀工作；根據檔案室管理辦法，對入庫資料進行系統的分類整理、入庫，由庫房管理員負責保管。

4.2.2 整 頓

建立檔案全目錄、全卷宗，材料齊全，整理規范；檔案室管理辦法及制度制作成海報張貼在檔案室墻面上；根據檔案室分類擺放管理辦法，對檔案室資料進行分類擺放；統一檔案盒標準，檔案盒上的側標要制定統一尺寸及模板，需要時能盡快找到。

4.2.3 清 掃

YCWY 檔案室管理人員每日清掃檔案室，保持地面無灰塵、碎屑等雜物；對檔案室地面進行改造，保持檔案室地面光潔、平整、耐磨、不易生灰。

4.2.4 清 潔

YCWY 檔案室的衛生要時刻保持清潔；YCWY 檔案室管理人員在檔案入檔后和檔案歸還后，按照檔案管理辦法進行歸位。

4.2.5 安 全

每月對員工進行安全教育，重視YCWY 檔案室信息安全；出臺并宣貫檔案安全管理辦法的措施及制度；給YCWY 檔案室配備電子監控、防盜報警器、溫濕度記錄儀、符合標準的光源和遮光窗簾等檔案保護設備；YCWY 檔案室安裝并使用電子防范設備，對檔案室進行有害生物（霉、鼠、蟲）預防處理。

4.2.6 素 養

制定檔案資料借閱管理辦法并進行宣貫，要求員工在完善借閱手續后方可借出，借出資料必須在規定時間內歸還；根據檔案借閱管理辦法，禁止員工使用電子類設施設備在檔案儲存計算機上拷貝資料。