基于文獻計量的檔案數字化管理研究

田羿鵬

(濰坊市人民醫院，山東 濰坊 261041)

0 引言

檔案管理是規范檔案收集整理、有效保護和利用檔案的重要途徑，加強檔案管理工作是推進我國國家治理體系和治理能力現代化的重要保障。隨著數字技術的快速發展，其在檔案管理中的應用也日益增多，檔案及其管理、利用等諸多環節也都受到數字技術的影響，這給傳統檔案管理的轉型發展提供了重要的路徑選擇。

學者們從不同維度視角研究了檔案的數字化管理。舒愛娟[1]認為檔案的數字化管理與利用都是基于互聯網和專用網以及局域網環境來進行的，并提出進行高效會計檔案的數字化管理要關注安全問題。王翠紅[2]認為檔案數字化管理具有占用空間小、儲藏信息量大，實現了管理模式自動化，查詢資料更加快捷，實現了信息資源共享等特點。林瓊[3]研究提出了國土檔案數字化建設應注意的問題，并從工作效率、過程管理、檔案信息安全等方面提出了國土檔案數字化建設的建議。陳正萍[4]提出了數字化檔案館的建設思路：一是從自身建設出發，要做到轉變管理思想，創新工作手段，搭建多樣化服務平臺，培養高素質檔案管理人才；二是從確保數字化檔案信息安全出發，要做到建立健全檔案監管體系、安全體系、共享體系?？道フ筟5]認為隨著技術的發展，過去落后的檔案管理模式與時代發展不再相符，并提出疾控中心應當大力發展檔案數字化，建設智能檔案室。趙艷陽[6]探討了信息開放制度下的檔案數字化管理，提出了在節點留存、集成整合和可持續發展等方面存在的問題。雷水旺等[7]闡述了高校圖書檔案數字化資源融合服務的內涵及研究的重要性。彭瑜琳[8]提出了大數據視域下人事檔案管理模式創新的實現路徑，包括建設數字化人事檔案館、植入績效智能動態預測單元等。張丹青[9]探討了新形勢下科研單位檔案數字化管理存在的問題與對策。雖然關于檔案數字化管理的研究成果逐漸豐富，但仍缺乏對檔案數字化管理領域內研究成果的系統梳理與綜述?；诖?，本文利用文獻計量方法和相關軟件，從多個維度呈現領域內的研究進展，為學術界開展檔案數字化管理的相關研究提供參考。

1 研究設計

文獻計量分析方法是以統計學原理為基礎，通過數據客觀描述文獻的數量特征和變化規律，進而研究某特定領域的一種方法[10]。本文利用文獻計量分析方法和CiteSpace(可視化分析工具)來分析檔案數字化管理領域的研究文獻，以知識圖譜的形式呈現檔案數字化管理領域的文獻分布、作者機構分布和研究主題等，掌握該領域的研究現狀和演變規律。本文的樣本文獻均來自中國知網，為了確保檢索的準確性，在正式檢索前進行了預檢索，找出高被引文獻，并進行追蹤，確定了精確的檢索主題詞或關鍵詞。本文的樣本文獻檢索方式如表1所示，為了進一步精煉與本文研究相關的樣本文獻，進行了相關處理：一是對科技成果、報刊集萃、各地傳真、新聞動態類、信息快遞類、講話等非學術論文進行清洗；二是經過仔細閱讀文獻的標題、關鍵詞和摘要，剔除與本文研究主題相關度不高的文獻，最終確定了3 886篇樣本文獻作為本文的樣本數據。

表1 樣本文獻的數據獲取

2 研究現狀分析

2.1 文獻發表的總體趨勢

文獻發表數量可以衡量某個領域科學知識量的變化情況，也能反映出一定的社會關注度[11]。從圖1可以看出，2000—2022年，檔案數字化管理領域的文獻發表數量整體呈現增長態勢。2000—2004年期間，文獻的發表數量整體處于一個較低水平，每年的文獻發表數量不超過50篇，說明該5年期間，檔案數字化管理的研究處于一個初始萌芽狀態，學者們開始探索檔案數字化的相關概念。從2005年開始文獻數量出現增長態勢，到2011年文獻數量基本處于一個穩定水平，每年發表文獻數量不少于50篇，但不到150篇，這說明該7年期間，檔案數字化的研究處于一個穩步發展階段，學者們對檔案數字化管理的研究進入了更加深入的研究階段。從2012年開始，文獻數量出現了一個快速增長的態勢，2012年已經到了200篇，2019年發表數量達到最多的410篇。2012—2021年，年平均發表文獻數量超過305篇，這說明該10年期間，檔案數字化管理的研究進入了一個快速發展階段，學者們對檔案數字化管理的研究更加投入，文獻數量更加豐富，研究熱度持續增加。因此，從時間維度來看，本文將檔案數字化管理的研究劃分為3個階段：第1階段為2000—2004年，屬于起步探索階段；第2階段為2005—2011年，屬于穩步發展階段；第3階段為2012—2021年，屬于快速發展階段。

2.2 機構分布

利用CiteSpace軟件對文獻的機構分布進行了可視化分析，發表文獻數量排名前10位的機構如表2所示。發表文獻數量最多的有3家機構，分別是中國人民大學信息資源管理學院、延安職業技術學院和海口經濟學院，這3家機構的文獻發表數量均為6篇，發表最多的年份分別是2009年、2012年和2017年；其次，是中國第一歷史檔案館、南陽醫學高等?？茖W校和武漢科學大學城市學院，這3家機構的文獻發表數量均為5篇，發表最多的年份分別是2013年、2015年和2018年；再次，是中央戲劇學院、云南大學公共管理學院和甘肅省科學技術情報研究所，這3家機構的文獻發表數量均為4篇，發表最多的年份分別是2017年、2008年和2011年；排名第10位的是東北大學，文獻發表數量為3篇，主要年份是2003年。綜上來看，中國的機構發表文獻數量最多的為6篇，研究強度和熱度投入還不夠。

2.3 核心作者分析

利用CiteSpace軟件，將節點類型設置為“Author”，其他參數默認設置，對核心作者分布進行了可視化分析。在生成的檔案數字化管理領域的核心作者知識圖譜中，核心作者節點數量為133個，形成了14條作者連線，核心作者前10位排名，如表3所示。

表2 主要機構文獻發表情況(TOP10)

表3 核心作者情況(TOP10)

從核心作者的知識圖譜可知，山東理工大學的張靜老師是中國檔案數字化管理領域的首位核心作者，張靜老師較早提出要推進人力資源檔案的數字化建設；其次是西華師范大學的陳媛華老師，重點介紹了高校人事檔案管理數字化建設的機制、策略與路徑等；謝方、婁翠英等核心作者主要從數字音像檔案、數字化背景下高職院校檔案管理模式、高校檔案數字化管理、檔案數字化建設實踐與發展策略、地質檔案管理、農業科研檔案數字化管理等方面開展了探索性研究(見圖2)。

3 知識演進分析

3.1 研究熱點分析

研究領域的知識演進過程可以通過關鍵詞共現時區圖來呈現，檔案數字化管理領域內的關鍵詞共現時區圖如圖3所示，高頻關鍵詞如表4所示。從圖3可以看出，從2000年開始，“檔案管理”就成為領域內的研究熱點，出現的頻次達到1 091次，成為領域內研究關鍵詞熱度首位；“數字化”也在同一年成為領域的研究關注點，出現的頻次也達到了972次，位居領域內研究關鍵詞熱度的第2位。因此，可以看出，21世紀初，檔案管理和數字化逐漸開始成為領域內的研究熱點，從知識演進的過程來看，這一時期，學者們開始探索檔案管理與數字化的結合，并初步提出了一些理論與方法。隨著時間的推移，從2002年開始到2010年期間，“城建檔案”“高校檔案”“醫院檔案”“事業單位”“企業檔案”“房產檔案”“人事檔案”等關鍵詞成為研究熱點；從知識演進的過程來看，該時期內，學者們在前期建立的理論方法基礎上，開始逐漸將檔案管理的數字化普及應用到各領域，各行業也開始重視單位內部數字化檔案的建設與管理，如圖3所示。從圖3可以看出，“新時期”出現在2014年，“大數據”出現在2015年；從知識演進的過程來看，2014年之后，檔案數字化管理的研究進入了“新時期”的大背景，并開始探索運用更加成熟的大數據技術。

表4 高頻關鍵詞(TOP10)

綜上所述，本文將檔案數字化管理的知識演進分為3個階段：第1階段(2000—2002年)為理論探索階段，探索檔案數字化管理的理論與方法；第2階段(2003—2013年)為應用探索階段，各行業開始了檔案管理的數字化應用建設與管理；第3階段(2014年至今)為應用拓展階段，進入新時期，檔案數字化管理也在大數據、云計算、物聯網等技術發展的背景下，進一步深化拓展數字化在檔案管理中的應用。

3.2 研究前沿特征分析

本文利用CiteSpace的關鍵詞突變功能來呈現檔案數字化管理的研究前沿，主要關注了2000—2022年期間開始出現的突現詞，通過生成檔案數字化管理突發性關鍵詞序列知識圖譜，選取了排名前20領域內的部分突現關鍵詞進行研究前沿分析，如圖4所示。

從圖4可以看出，“大數據”的強度最高，達到了11.71，突現開始時間為2018年，結束時間為2022年，即從2018年開始“大數據”成為檔案數字化管理領域的研究前沿，持續了4年的時間，且在今后一段時間內也一直是領域內的研究前沿；“電子文件”的強度次之，從2002年開始突現一直到2013年結束，持續時間達到11年，說明檔案管理的電子化在較長的一段時間內是學者們研究的前沿領域。突現強度排名第3的是“事業單位”，從2016年開始一直突現到現在，說明近年來事業單位的檔案管理逐漸進入數字化時代，檔案管理的數字化轉型勢在必行。排名緊隨其后的是“網絡化”“應用”“數據庫”等關鍵詞，說明應用網絡化、數字化的手段來構建檔案數據庫，并進行廣泛應用在一段時期內也是學者們關注的研究前沿。

綜合來看，從圖4可以看出，近5年來開始突現且一直持續到2022年的關鍵詞包括：“事業單位”“大數據”“人事檔案”“管理策略”“企業”“醫院檔案”，這說明近年來隨著數字技術的快速發展，推動了大數據的廣泛應用，檔案數字化管理領域的研究前沿重點聚焦對象是企事業單位，尤其是高校和醫院，重點研究人事檔案、病歷檔案等方面的數字化轉型以及企事業單位開展檔案數字化管理的策略建議。

4 結論

本文以中國知網作為檢索來源，選取3 886篇關于檔案數字化管理的文獻為樣本數據，利用文獻計量分析方法和CiteSpace軟件，揭示了檔案數字化管理領域的研究現狀、研究熱點、演進規律和研究前沿。主要研究結論如下。

(1)自2000年以來，檔案數字化管理領域發表的文獻呈現出逐年遞增的趨勢，尤其從2012年開始，文獻數量出現了一個快速增長的態勢。因此，本文從時間維度將檔案數字化管理的研究劃分為起步探索階段(2000—2004年)、穩步發展階段(2005—2011年)和快速發展階段(2012—2021年)。

(2)本文將檔案數字化管理的知識演進劃分為：理論探索階段(2000—2002年)，主要探索檔案數字化管理的理論與方法；應用探索階段(2003—2013年)，各行業開始了檔案管理數字化應用的建設與管理；應用拓展階段(2014年至今)，在大數據、云計算、物聯網等技術推動下，數字化在檔案管理的應用得到深化。

(3)近年來數字技術的快速發展推動了大數據的廣泛應用，檔案數字化管理領域的研究前沿重點聚焦對象是企事業單位，尤其是高校和醫院，重點研究人事檔案、病歷檔案等方面的數字化轉型以及企事業單位開展檔案數字化管理的策略建議。