電子發票對事業單位財務管理影響分析

孫洪義 王之旭 孫俊華 梁 巍

一、電子發票對事業單位財務管理的積極影響

2021年3月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關于進一步深化稅收征管改革的意見》中提出：“穩步實施發票電子化改革。2021年建成全國統一的電子發票服務平臺，24小時在線免費為納稅人提供電子發票申領、開具、交付、查驗等服務。”“2025年基本實現發票全領域、全環節、全要素電子化，著力降低制度性交易成本。”2021年3月29日，遼寧省檔案局、遼寧省財政廳、遼寧省商務廳、國家稅務總局遼寧省稅務局聯合印發《遼寧省開展增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作實施細則》，對電子發票的接收驗真、報銷入賬，歸檔與保存等試點工作各個方面和全過程進行了規范。由此可見，電子發票的申領、開具、無紙化報銷、入賬和歸檔工作都將逐步施行，這將顛覆傳統紙質票據方式，給財務工作帶來全新的認識和體驗。電子發票帶給我們全新科技體驗的同時，對事業單位財務管理工作也將帶來許多積極的影響。

（一）電子發票降低運行成本

實行電子發票后，事業單位開具電子發票不需要跑稅務局申領紙質發票，可以全部通過線上完成，節約了財務人員的時間和精力，提高了工作效率。電子發票無紙化報銷相對于傳統報銷方式減少了打印、粘貼、簽字審批及紙質憑證歸檔等環節。報銷審批環節全部實現數字簽章，申請報銷、審批等工作可以通過手機、電腦隨時隨地操作，不再需要報銷人層層找審批人簽字，節約了時間成本；實行無紙化報銷給使用單位節約了紙張等材料成本，報銷方式綠色低碳，從整個社會層面來看，也將節約大量成本，有利于我國碳達峰、碳中和目標的實現。

（二）有利于實現規范化管理

通過電子發票管理程序與事業單位財務軟件、內部控制系統等全方位的電子化管理，可以建立全面、高效的管理流程，規避管理漏洞，提高工作效率。實現從開具或取得電子發票到電子發票數據存檔的全流程電子化，從而有利于提高事業單位財務管理水平，提升管理效率，節約管理資源。

二、現階段電子發票應用中存在的問題

雖然電子發票將為我們帶來諸多便利，但由于目前各事業單位信息化水平參差不齊，受設備、人員、資金等各種軟硬件條件的限制，在現階段很難實現電子發票全流程的無紙化報銷，這就導致發票電子化與報銷程序紙質化的錯配，也給事業單位財務管理工作帶來了新的挑戰。

（一）電子發票重復或虛假報銷問題

當下大多數事業單位還未完全實現報銷數據電子化管理，所以只能按老辦法要求把電子發票打印出來，按紙質發票的報銷流程進行報銷。但電子發票不像紙質發票那樣具有唯一性，可以無限次重復打印，而且如果有人把電子發票惡意篡改后再進行報銷，財務人員通過傳統手段也難以甄別其真實性，這就給事業單位財務人員審核發票增加了難度。目前比較通行的做法是，財務人員通過自制表格方式按發票號碼等關鍵字段對電子發票進行登記，查詢是否存在重復報銷情況，同時通過稅務局網站查驗發票真偽。雖然這種方式基本可以杜絕電子發票重復報銷以及惡意篡改等問題，但由于全部查驗工作都需要財務人員手工操作，這就大大增加了財務工作量，對于報銷業務量大的單位則苦不堪言。

（二）顛覆現有紙質發票的管理模式

從電子發票開具單位角度來看，電子發票的申領、開具、入賬以及存儲歸檔環節都發生了變化，電子發票如何與現有業務系統和財務軟件相融合，實現各系統間的數據交換與共享，是事業單位現階段需要解決的問題。

從電子發票取得單位角度來看，取得電子發票后，實行全程電子化報銷，對事業單位信息化程度要求較高，需要單位外購或開發相應管理系統，配備相應軟硬件基礎設施，這對實施單位財力和人員管理水平是不小的考驗。目前情況是，大多數事業單位信息化建設程度達不到電子發票全程電子化要求，無法實現全流程電子化，電子發票最終還會轉變成紙質材料存檔，而且需要建立電子發票與紙質打印件之間的索引關系，從而增加了單位管理成本。

（三）對會計檔案信息化建設工作提出了更高要求

2020年財政部、國家檔案局印發的《財政部國家檔案局關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會[2020]6號）要求：“單位以電子會計憑證的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的，必須同時保存打印該紙質件的電子會計憑證。”這對推動電子會計檔案的發展，也為事業單位財務信息化發展奠定了基礎，給事業單位檔案管理工作提出了更高的要求。建立電子檔案、存儲電子發票、保證數據安全、完善相應內部控制制度等工作都是各單位急需解決的問題，尤其是無法完全實現電子化，把電子發票打印成紙質版再進行歸檔的單位，還需要建立電子發票檔案與紙質檔案之間的索引，以便相互查詢，這無形之中又加大了事業單位相關人員的工作量，成為掣肘電子發票發展的因素之一。同時，電子檔案管理系統的開發建設要有大量資金支持，電子檔案存儲、網絡安全等要有相應專業人員負責，還需要與單位現有財務軟件、內部控制系統等信息管理系統實現無縫對接，這也在一定程度上阻礙了電子檔案的發展。

三、應對上述問題的措施

針對電子發票應用過程中的各種問題，需要事業單位從制度層面和技術層面統籌考慮，既要通過建立或完善相關制度予以規范指導，又要把人工智能、云計算、物聯網等新技術應用到財務工作中，促進財務管理工作向智能化、自動化、數字化方向發展。同時也需要政府有關部門整合資源、建立平臺，與各使用單位共同努力，確保國家方針政策的有效實施。

（一）建設全國統一的電子發票管理平臺

如今電子發票已經廣泛應用于各類企事業單位，相關部門應建立全國統一的電子發票管理平臺，在確保數據安全的前提下，集電子發票查詢、核驗、統計等功能于一身。中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關于進一步深化稅收征管改革的意見》中，已明確提出2021年建成全國統一的電子發票服務平臺，但截至目前該平臺的功能及使用效果還有待驗證。理想的狀態是當電子發票開具后，稅務系統將電子發票通過電子發票管理平臺自動傳送到發票接收單位，接收單位根據稅號、統一社會信用代碼等身份識別信息登錄該管理平臺，即可查看本單位收到的所有電子發票信息，同時提供查詢、下載、打印、統計等功能。信息化程度高的接收單位可將該管理平臺直接對接審批系統、銀行網銀付款、財務軟件、電子檔案以及內控管理系統，這樣可以規避目前電子發票報銷過程中可能存在的被篡改或重復報銷問題，填補管理漏洞，大幅減少財務人員工作量。

（二）完善電子發票有關內部控制制度建設

電子發票在給我們提供便捷的同時也會帶來一定風險，比如存在重復報銷、信息泄露等問題。事業單位應結合自身實際，認真梳理電子發票報銷流程，完善相應的規章制度，加強對電子發票報銷各環節的管理。要與時俱進不斷完善和優化內部控制制度，使電子發票管理實現規范化、智能化，在充分享受信息化發展帶給我們便利的同時，也能防范各類可能存在的風險，保障信息安全。

（三）加快建立電子會計檔案

與電子發票相對應的是報銷審批流程、會計憑證以及會計檔案的電子化。現階段，大多數事業單位受資金、人員等因素制約，還未實現會計檔案全部電子化，甚至有些單位還未開始建立電子會計檔案，信息化建設程度明顯滯后于電子發票的發展進程。事業單位負責人及相關工作人員應認清發展形勢，順應時代變化，轉變管理觀念，積極爭取資金加快建立電子會計檔案。建立電子會計檔案首先應確保數據的真實、完整、安全、準確，同時還要集成與內部控制、內外部審計等各類系統的數據接口，實現電子檔案隨需調閱。電子會計檔案不僅要服務于單位內部財務管理，還要滿足外部監管的需要。電子發票全流程的電子化管理，有利于提高事業單位信息化管理水平，優化工作流程，降低管理成本，提高工作效率。

四、結語

電子發票的應用與發展是大勢所趨，但凡新事物的發展都存在機遇與挑戰。相信在不久的將來，電子發票將滲透到我們日常生活的方方面面，紙質發票終究會退出歷史舞臺。事業單位要做的就是順應時代發展，積極籌劃信息化建設工作，逐步實現電子發票全流程電子化，為國家電子發票改革提供實踐經驗。