“互聯網+”下高校檔案管理信息化建設中的問題及措施分析

摘要：當今社會進入了網絡信息化時代，大數據被廣泛應用于各個行業，改變了人們的工作與學習的模式，推動了高校檔案管理信息化建設的速度。在“互聯網+”環境下，我國的高校檔案管理工作向著系統化和規范化邁出了重要一步，有力地推動了高校管理質量的整體提高。本文圍繞高校檔案管理在信息化建設方面存在的問題，提供了具體的建設目標，通過優化管理人員團隊、強化投入力量、統一工作規范等合理方法，進一步優化高等學校檔案信息化管理工作，以此推動“互聯網+”下高校檔案管理工作的順利開展。

關鍵詞：互聯網+；高校檔案管理；信息化建設；措施

一、引言

在“互聯網+”背景下，我國高校的檔案信息化建設工作得到了提高和加強。高校檔案管理工作是一項十分有價值、有意義的工作，對于有效提升我國高校管理工作的效率，不斷滿足社會發展對于信息化建設的需求，將我國的高校檔案管理工作穩步推上新的發展臺階，發揮出了十分重要的作用。然而從我國高校管理工作的狀況來看，當前在檔案管理方面還不是很成熟，存在很多亟須解決的問題。因此，為了推動高等院校檔案管理工作的順利開展，采取強有力的手段和措施是十分必要的。

二、“互聯網+”下高校檔案信息化建設的意義

（一）社會發展的必然要求

“互聯網+”背景下，辦公自動化水平不斷提高，這從某種意義上來說促進了現代科技的推廣和應用，高校檔案信息化建設正是在此背景下應運而生，適應了社會發展的需求。隨著社會的進步和信息化建設步伐的加快，高校檔案管理工作只有跟上時代發展的節奏，改變以往以紙質檔案為主的保存方式以及手工操作的管理手段，運用現代信息技術手段和科學高效的檔案管理方法，使高校的檔案管理工作不斷提升到更高的水平，使之跟上社會不斷進步的新形勢，有效促進高校各項管理工作的開展。

（二）檔案服務工作的要求

在“互聯網+”環境下，我國高校在檔案管理工作方面有了很大的飛躍，摒棄了以往那種完全靠手工對檔案進行管理的傳統方式，取而代之的是現代先進的辦公自動化的操作模式。這種現代的檔案管理模式從某種意義上來說是社會和時代進步的體現，一方面能夠為信息化社會提供基礎性公共信息，另一方面也使高校檔案管理向著智能化邁進了一步，也為其他領域的檔案管理研究工作的有序進行提供了具體可查的信息資源，使得我國高校在檔案管理的平臺中得以實現信息資源和數據資源的有效共享，有效改善了我國高等院校檔案管理工作的質量，有力地推動了我國高校的建設和管理工作的順利進行。結合目前我國高等院校現有的實際狀況進行分析，檔案信息化建設大大提高了檔案管理工作的效率，相比傳統手工的檔案管理方式更加準確而快捷，從而為高等院校制定發展規劃和戰略決策地提供有價值的參考信息。此外，利用現代信息技術手段對檔案資料及其相關信息進行保存和管理，有助于提高高等院校在使用檔案資源方面的效率，大大拓寬了高校在檔案管理方面的服務范圍。

（三）檔案管理工作的要求

在“互聯網+”背景下，隨著現代信息技術的廣泛應用，社會各行業信息化發展不斷提速，應用領域逐步擴大到各個高校的檔案管理領域。當前全民進入大數據時代，傳統的檔案管理工作思想和方法已經跟不上社會發展的新形勢，在這種情況下高校很多部門都實現了網絡化管理，因此檔案管理工作也必須改變傳統的工作思路和方法，以此建立起高校各個部門之間的有效聯系與溝通。

當今時代，運用先進的科學和信息技術手段實現檔案管理工作的優化，實現檔案管理的高效化和優質化，以此取代傳統檔案管理必須保存紙質版檔案信息的管理方法。在高等院校具備了實現檔案信息化管理的設備及技術人員等條件之后，就可以將檔案的日常管理交給現代信息化的管理系統進行，這樣就轉換了管理工作的角色，以此推動高校在檔案管理工作方面的進一步發展。

三、“互聯網+”下高校檔案管理信息化建設方面的不足

（一）檔案管理信息化建設的目標不夠明確

在推動高校檔案管理工作不斷發展的進程中，相關的管理人員并沒有結合高校現有的管理現狀和具體的發展規劃來進行目標的制定，在具體建設的過程中往往存在這樣或那樣的問題，使得一些高校的實際狀況與制定的目標之間存在著較大的差距，因而無法真正地將高校制定的各項檔案管理措施落到實處，從而造成高校在檔案管理方面缺乏秩序的現象。同時，在檔案建設的過程中由于各項管理規章制度的靈活性較差，有些高校仍在沿用傳統的檔案管理模式，這種情況導致我國一部分高校負責管理檔案的部門跟不上時代發展的新形勢，更與高校快速發展的步調難以保持一致，阻礙了高校檔案管理工作的創新發展。

此外，由于當前我國高校的檔案管理方面的手段相對單一，這種情況往往導致高校檔案管理工作在建設目標方面缺乏一致性。為此，高校應充分發揮高校互聯網資源共享的功能進行職責分解，使各個部門的工作能夠集中到一起，以此推動高校檔案管理信息化建設目標的實現。

（二）檔案管理信息化建設的經費不足

現階段，建設經費投入不足是當前影響高校檔案管理工作的一大障礙，因此高校要通過各種渠道積極籌措建設資金用于檔案信息化建設。在檔案信息化建設的過程中，不管在人才、設施、各種物資等方面，還是后期的大型設施的維修方面，都離不開資金。如果高校沒有相應的支持資金投入，導致檔案信息化工程一直處在沒有得到合理建設，因而也就沒有更好的辦法使高校在檔案管理方面的功能得到充分發揮，高效優質的檔案管理工作在具體落實方面也自然變成了紙上談兵。此外，由于高校檔案信息化資料相對散亂，在應用現代辦公軟件之后便產生了數目眾多的電子文檔，而這些文檔往往需要及時地進行保存，以免造成數據信息的丟失。然而由于高校各個部門的檔案往往無法連接到總系統，這就難免由于資源分散而使信息化檔案的接收任務變得十分繁重。因此，積極投入資金用于信息化建設是十分必要的。

（三）檔案管理信息化建設缺乏統一的標準

在“互聯網+”背景下，高校為了達到信息資源共享的目的，同時也是為了更好地管理檔案，逐步建立起了專門的檔案管理的網站信息系統，但是由于保障期運行的各項管理制度還沒有完全建立起來，在檔案管理方面還缺乏一定的標準，在具體操作的過程中難免會出現各種各樣的細節問題，從而影響了信息化檔案管理工作的效率。因此，有關管理人員必須要建立統一的規范，并確定各個具體的工作規范，同時進行管理考評工作，為高等院校的檔案信息化建設提出信息保證，從有關法律、規章制度和各種標準等方面予以必要的保障，以此推動高校檔案管理工作的順利開展。

（四）檔案管理信息化軟硬件設施投入不足

檔案管理的傳統方法大多是以紙質材料的檔案作為信息的留存依據，管理工作大多情況下需要依靠人力。檔案管理信息網絡化建設是一項龐大復雜的工程，它不僅需要引進優良的設備，還要對人員進行專業培訓，之后還要將原有的檔案材料輸入現代網絡系統，最后才能實現檔案管理信息化帶來的效益。由于檔案信息化管理并非短時間可以產生效益，這就導致了檔案管理信息網絡化建設資金投入不足的問題，而從國家出臺的一些相關政策來看，對于檔案管理的扶持力度不夠，并且由于高校在檔案管理方面缺乏先進的硬件設備，手段也較為單一，這給檔案的保存和查閱帶來了一定的難度，顯然也限制了其發展速度。

（五）檔案管理信息化的整體規劃不合理

運用信息技術手段對檔案進行系統的分類整合，使之能夠實現社會面的共享，這是高校檔案管理信息網絡化建設的根本意義所在。然而從當前的實際情況來看，整體建設情況不容樂觀。有些高校在進行檔案管理的過程中存在著各個部門之間彼此孤立、各自為營的現象，缺乏必要的工作交流與配合，這種情況造成了各個部門在推進速度方面進度不一，而且不同部門之間所采用的管理標準也是多種多樣，難以統一。

與此同時，高校的有些部門在目標規劃上缺乏長遠的戰略思想，有的近期目標規劃也是不是很明確，總體上缺乏合理的規劃和設計，這種情況不僅給查閱檔案造成了困難，而且還使得各部門之間的在傳送檔案方面也不夠順暢，從而導致高校檔案管理信息網絡化建設進度的延緩。

（六）檔案管理信息化方面的人才資源匱乏

充足的信息化建設人才資源是檔實現高校檔案管理優質化的基本保證。無論是使用信息化設備，還是建立信息化檔案資料庫以及進行網絡維護與管理，都離不開專業的信息技術人才。然而很多高校往往只是片面地注重相關檔案管理信息網絡化設施的采購以及其他相關方面，往往忽視了人才方面的建設和培養。由于缺乏科學的信息化管理理念，從而導致有些高校即使擁有價格不菲的先進的信息網絡化管理設施，但是卻沒有專業的檔案管理人才進行操控，因此只能長期處于閑置狀態。這種現象造成了資源和資金的嚴重浪費。尤其是隨著現代網絡信息時代的到來，這種信息化網絡檔案管理相關專業人才的缺乏問題更加突出，因此應加強檔案管理人才的培養。

四、“互聯網+”下促進高校檔案信息化建設的有效途徑

（一）創建高校檔案信息資源體

高校檔案與信息管理資源系統建設重點涉及如下方面：第一，加強檔案管理信息化資源建設。在信息化資源構建的過程中，高校相關部門的管理人員要對一些有保留價值的信息文檔進行篩選，并標注好信息的來源，然后定期或不定期地通過管理系統從各個部門的數據文檔中獲取信息資料，并對這些信息加以整理與存檔，以此確保高校各部門的文檔具有一定的系統性。與此同時，相關檔案管理人員還要將檔案按照一定的分類標準進行分門別類地集中歸類整理，并且做好各種文件的接收、管理等方面的工作。與此同時，還要將原始的紙質檔案錄入到電腦的檔案管理系統中，并做好相關數據信息的保存工作。第二，加強信息化檔案管理的數據資源庫建設。檔案管理相關人員應重點做好對文件資料的具體分類工作，構建出科學合理的數據庫框架，為不斷豐富數據庫信息資源做好充足的準備。同時，檔案管理工作者還要在各個子目錄下建立起學生檔案管理、教師檔案管理以及科研成果等方面內容的數據庫，既方便了使用者的管理和查詢，又提升了檔案信息資源管理的系統性。

（二）創新高校檔案信息化管理體系

為了解決信息化建設資金不足的問題，高校應與政府以及中小企業加強聯絡，并盡可能地想方法協助處理建設經費緊缺的問題。而高等院校自己也要不斷完善管理機制，重點從如下幾個方面著手：其一，建設統一的信息管理網絡平臺，投入一定資金用于引進現代化的設備，以此促進高校信息化檔案管理工作的順利實施。其二，通過開發連接校內網站的電子檔案管理軟件系統，把紙質的文檔管理與電子文檔管理有效地結合起來，以此推動高校檔案管理的一體化建設。其三，創設高校全覆蓋的信息化檔案管理系統，為信息資源共享創造有利的條件。除此之外，管理人員應按時對檔案進行整理與檢查，保證電子公文數據信息的及時更新，確保其完整性。

（三）構建高校檔案管理安全保障體系

為了充分發揮檔案信息資源的功能，高校要努力推進檔案信息化標準建設，落實檔案信息化標準，其中主要涉及資源建設標準、成果利用標準等規范條例。高校各個部門要統一思想，互相協調合作，制定完善的檔案信息化建設標準和各項工作標準，結合當前檔案管理現狀，建立文件收集和處理等相關制度，優化檔案管理標準。與此同時，管理人員要加大監管力度，對各個電子檔案信息的安全性，管理人員要加大監管力度，將電子與紙質有效結合在一起，做好重要檔案備份保存，以保證檔案管理系統的安全。

（四）加大信息化檔案管理網絡化建設

從某種意義上說，加強對于信息網絡化建設方面的資金投入和政策扶持具有十分重要的作用，因此應引起有關部門的重視，最大限度地扶持高校對于檔案管理的資金支持和投入。在高校檔案管理信息網絡化建設中，高校相關部門務必要投入必要的資金用于相關設備和人才的培養。只有這樣，才能更好地在高等院校積極推進這項意義重大的建設工作。針對高校建設資金不足的情況，可以采取分批次建設，持續撥款的方法，有計劃、有步驟地加以推進，以確保檔案管理網絡信息化建設工作的順利進行。

（五）加強檔案信息化建設的整體規劃

要保證檔案管理信息化建設的順利實施，就要對其進行科學合理的規劃，以此有效地縮短建設的時間，從而提高信息化建設的效率。首先，必須出臺統一的信息網絡化建設的標準，使得各部門采用規劃統一的檔案管理信息化體系，這樣更加有利于在管理方面的整齊劃一。再次，相關部門應制定出具體的建設目標，包括近期和遠期的建設目標和實施計劃，以此提高建設的效率。除此之外，各檔案部門之間還要加強聯系，以便協調和解決建設中遇到的問題，最大限度地加快檔案管理信息化建設的步伐。

五、結束語

在“互聯網+”背景下，全民進入大數據時代，高校檔案管理工作必須緊跟時代前進的步伐。為此，高校應重點加強檔案管理方面的資源建設，并將紙質檔案數字化作為高校檔案管理工作的重中之重，在現代信息網絡建設的基礎上，注重對檔案信息資源的合理開發和利用，使我國高校的檔案管理工作向著系統化和規范化邁進，以此促進我國高校檔案信息化管理水平的整體提高，從而推動我國高校檔案管理信息化建設的步伐。

作者單位：姚嘉星? ? 三亞學院

參? 考? 文? 獻

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