民辦本科院校教學秘書工作現狀及管理水平提升策略

陳 蕾

湛江科技學院，廣東 湛江 524000

民辦本科高校是我國高等教育的重要組成部分，不僅為我國高等教育大眾化奠定了基礎，也為社會培養了大量應用型人才。高效的教學管理能有效促進學校的高水平發展。教學秘書作為教學管理工作的基層執行者，是保障教學管理工作有序運行的排頭兵。21世紀以來，隨著國家對高等教育和教育管理的日益重視，教學管理工作逐漸呈現出繁雜性、準確性、時效性和重要性等特征［1］，不斷給民辦本科高校的教學秘書帶來了新的挑戰。根據美國管理學家彼得提出的“木桶理論”，構成教學管理的各個環節往往參差不齊，而教學秘書作為其中的基礎一環，又決定著整個學校的教學管理水平。因此，我們不能忽視每一個基層環節。本文立足于當下教學秘書的日常工作現狀，圍繞教學管理工作質量提升，從教學秘書、二級學院、學校等三個維度提出了相應舉措，以期促進學校教學質量進一步提高。

一、民辦本科院校教學秘書工作現狀及問題分析

（一）專業素養低、業務能力弱

不同于普通本科高校，我國的民辦本科高校一般都經歷了職業院校升本之路，因此他們的整體辦學定位偏基礎教育和技術技能教育，學校對招聘教學秘書的要求不高，多以大專和本科為主。教學秘書多為高校應屆畢業生，缺乏社會經驗，溝通能力和工作能力較弱。同時，教學秘書所學的專業有時與實際崗位工作要求不匹配，缺乏從事本崗位應具備的基本素養。此外，許多二級學院的教學秘書對自身的工作崗位認知并不到位，他們錯誤地認為該崗位工作只需轉發通知、收集資料即可，工作中缺乏對經手文件的解讀和總結，缺乏對所收集材料的審核與思考，僅僅是在機械性地完成上級部門或領導交辦的工作，缺少面對崗位工作的責任意識與主觀能動性，發現問題和解決問題能力有待提升。

（二）工作量大、內容繁瑣

近年來，伴隨著民辦本科院校的飛速發展及師資隊伍與學生規模不斷擴大，國家與社會對其辦學質量的重視度日益提高。為了提升人才培養質量，相關的教學實施、評估、考核等管理工作日漸增多，教學秘書們的工作量隨之增加，工作強度也明顯增大。作為二級學院的教學秘書不僅要配合學校各部門推進各學期教學工作的順利開展，還要負責解決教學工作中出現的各種問題和突發狀況，同時也要協助完成學院領導和部分教師交辦的其他事務。有的教學秘書甚至還要兼任著輔導員或班主任，可謂一崗多責，身兼多職。此外，民辦本科院校的教職工隊伍普遍多元化，外聘教師、返聘教師相對較多，也會給教學秘書工作的開展帶來一定的難度。

（三）自我認同感低，受重視度不足

教學秘書的自我認同感普遍偏低。一方面，他們自認為該崗位工作難度低，并不能充分發揮自己的才華和能力，因此工作態度較為散漫，缺乏工作激情。另一方面，教學秘書工作中未能受到學校、教師和學生的足夠重視，工作中很容易受到誤解，基本沒有話語權。部分民辦本科院校因尚處于學校發展初期，以學校發展定位要求，重心往往在教學和科研等方面，忽視了對教學秘書的人文關懷和素質提升，不能給教學秘書提供進修機會。再一方面，在大家的認知里，教學秘書的工作簡單，無需專業能力，仿佛任何人都能勝任。在教學秘書對自身崗位的錯誤認知、學校的重視程度不夠以及社會認同感低等多重因素下，教學秘書的自我認同感逐漸減弱，導致工作積極性逐漸下降，甚至出現職業倦怠，極大地影響了教學管理工作的平穩推進。

（四）待遇較低、人員流動大

當前，民辦本科院校的教學秘書隊伍配備與學校師生規模比例嚴重失調，每位教學秘書的工作量幾乎是超負荷的，工資待遇與工作量不匹配，加之教學管理工作本身又是一項周期性工作，對于滿懷激情的畢業生而言，工作熱情和積極性很容易被磨平，從而誘發離職，人員流動較大。

（五）科研水平薄弱，晉升空間不足

民辦本科院校教學秘書的學歷多以大專和本科為主，學歷整體偏低，科研意識薄弱，科研能力不足，加之民辦本科院校的科研、教研項目主要是向教師傾斜。缺少項目經費，許多教學秘書無法發表相關論文，影響了他們的職稱評定和晉升。此外，很多教學秘書的自身專業與工作崗位不匹配，限制了他們在當前崗位的科研方向。

二、民辦本科院校教學秘書教學管理工作水平提升策略

（一）教學秘書層面

1.提升自身職業素養

首先，教學秘書要對自己和所從事的崗位要有正確的認知和角色定位，其工作職責主要是負責二級學院的日常教學管理工作，不僅對接學校各職能部門，同時也要面向老師和學生。因此，工作中既要擺正態度，也要學會心態調節，努力克制不良情緒，保持陽光心態。其次，教學秘書要有足夠的耐心和熱心。教學秘書是師生間的紐帶和橋梁，面對師生的問題應耐心解答，堅持以人為本，服務至上，對待每一位老師和學生都應熱情主動。最后，教學秘書既要有耐心和責任心，更要細心，因為教學管理工作內容繁雜，一不小心就會出現錯誤和紕漏，嚴重的甚至會導致教學事故的發生。因此，教學秘書要認真細致地對待每一項工作，保質保量地完成各項工作。

2.做好職業規劃，樹立終生學習意識

面對當前機遇與挑戰并存的形勢，教學秘書在做好本職工作的同時，也要做好長期的職業規劃。應形成終生學習的意識，通過學習提高自身的專業素養，在工作中向優秀同事學習，總結工作經驗、吸取工作教訓，促進工作能力不斷提高。高校是一個較為開放的平臺，擁有大量可供學習的資源和條件，如圖書文獻資源、師資培訓平臺、教師發展中心等。教學秘書可以利用這些資源豐富、更新和鞏固教學管理工作方面的相關專業知識，拓展工作視野，促使自身成為全面發展的高素質人才。教學秘書在完成日常教學工作的同時，還應積極投身科研工作，努力為職稱評定和晉升創造必要條件。

3.培養創新意識，提高工作效率

近年來，互聯網技術迅猛發展，“互聯網+”教學手段、管理方式不斷涌出，基于大數據的高校管理模式也逐漸形成，高校教學秘書的工作正面臨著全新的挑戰。以往的工作方法與手段已難以適用新時代的教學管理工作，這就要求教學秘書要具備創新意識，通過對外的學校交流以及自身的經驗總結，圍繞互聯網及信息技術來開發、更新、優化工作的新方法、新手段，創新日常教學管理工作程序，提高教學管理水平。要充分調動自己的主觀能動性，堅持以人為本，創新服務理念，化被動為主動，與時俱進，提升服務意識。要創新工作方式，努力學習先進的辦公軟件，善于利用學校提供的各類教學管理系統，提升工作效率。要提升工作業務水平，不僅要在日常工作中鍛煉和提升溝通協作能力，也要加強科研創新能力。一方面，良好溝通協作能力是新時代教學秘書的基本素能，依托教學秘書建立起良好的師生互通關系是學院教學管理工作平穩開展的重要保障。另一方面，要善于發現、整理日常工作中出現的問題，總結工作經驗，結合教師和學生的反饋及自己的認識，形成具有自己特色的教學管理理念，轉化為教學研究課題，并在工作中實踐、改善與提高，以期為學校教學方法和管理模式的革新提供建設性意見和建議［2］。

（二）學院層面

1.明確教學秘書崗位職責、合理分配工作

當前，民辦本科院校二級學院的教學秘書在工作中存在著職責不明確、分工不合理的問題，導致各項教學管理工作的質量和效率降低。因此，作為教學秘書的直接管理者，二級學院在工作分配中要做到合理分工、明確職責、各司其職。要善于結合每位秘書的工作經驗、業務能力、專業性質科學地分配工作，做到知其能、盡其才，充分發揮每位秘書的個人優勢。對于教學秘書職責外的工作，學院應進行適當分流，尤其要注意的是應將教師的個人工作交還給教師本人。

2.創造良好的辦公環境和工作條件

教學秘書的工作具有重復性，且工作量大、內容繁瑣，易使人產生職業倦怠。因此，二級學院要為教學秘書創造良好的辦公環境，如專職辦公室、運行通暢的電腦、高級打印機等基礎設備，保障工作順利開展，高效完成，并讓教學秘書在工作之余能有更好的休息，促使身心愉悅。

3.提高對教學秘書個人及其工作的重視

在各二級學院里，教學秘書每天都要忙碌在各種大小事務中，承擔著學院最底層的管理工作，努力維系著學院教學事務的平穩運行，有時還要承受著老師和學生們不理解的壓力，長期下去容易引發心理問題。因此，各二級學院亟需加強對教學秘書個人及其工作的重視。首先，要認可和尊重他們的工作，善于傾聽和采納他們從工作中總結出工作意見和建議，維護他們的職業尊嚴和創新意識，充分發揮他們在推動學院發展過程中的參謀作用，及時幫助教學秘書處理工作中遇到的困難，積極配合和支持教學秘書的各項工作。同時，也要重視教學秘書個人發展，把教學秘書的個人提高和隊伍建設寫到整個學院教學發展規劃中去，進而提升他們的職業存在感和幸福感。

4.健全績效考核機制

民辦本科院校對教學秘書的考核通常采用學年考核，依據的是二級學院領導的評分以及同事間的互評，該考核機制是否具有全面性和公平性有待考證。可以預見的是，這種考核方式長期運行下去將逐漸淪為人情考核、形式考核，進而喪失考核本身的激勵作用。因此，二級學院要在學校考核制度的基礎上，結合自身發展需要，創新考核內容，健全考核機制，在保證公平的同時，充分踐行“多勞多得、優勞優得”的勞酬分配理念。勞動報酬的刺激是最直接的，因此，科學的績效考核機制往往能顯著提升教學秘書的工作質量、工作效率和服務水平，進而促進學校整體教學管理水平的提高。

（三）學校層面

1.配齊崗位人員，重視隊伍建設

民辦本科院校發展迅速，師資力量和學生人數規模不斷加大。各院校為提升辦學水平和提高教學質量水平，紛紛出臺各類教學管理工作相關政策，導致教學工作內容繁雜、工作量增加。因此，學校要依照各學院的教師人數和學生人數合理配置教學秘書隊伍，重視教學秘書隊伍的建設。首先，要堅持能力優先的用人原則。聘用人員在責任意識、思想素質、服務意識和業務能力等方面均應具有較高水平；其次，要加強教學秘書的崗位培訓、在職教育培訓和業務交流，應定期組織教學秘書進行培訓和學習，如組織教學管理知識技能集中學習或有關教學管理和運行的文件、條例和章程的集中解讀等。特別是在一些重要的管理工作上，職能部門要加強針對性的指導，增強教學秘書的教學管理知識和業務能力，促進教學管理工作更加規范化、高效化發展。

2.完善激勵體系，鼓勵科研提高

薪酬是民辦本科院校教學秘書流動大和工作積極性不高的主要因素，因此，要重視基層教學管理人員的薪資待遇，在確保基本薪酬合理的基礎上引入科學的激勵機制，調動他們的工作積極性［3］。同時，針對教學秘書這一崗位設置完整、科學、合理的晉升體系，使其不至于在基層崗位停滯不前［4］。通過薪酬激勵、職務晉升空間的提高以及評優評先等多項舉措，推動教學管理工作高質量發展。此外，學校還應鼓勵教學秘書從事科研工作，為教學秘書提供科研條件，在科研和教改項目等方面給予教學秘書一定的機會，鼓勵他們在教學管理工作中開展有益的探索，促進學校教學管理工作不斷提升和完善。

3.完善管理制度，明確職責分工

當前，民辦本科院校的很多教學管理工作常常因為教學秘書工作態度散漫，或工作不夠積極和認真，影響了工作質量和進度。為此，學校應明確、完善教學管理工作制度，制定詳細的工作細則，確保各項教學管理工作均有章可循、有章可依。同時，要建立全面、科學的教學管理工作監控體系，將教學秘書的日常教學管理納入考核，實現教學管理監控常態化、過程化和系統化，助推教學管理水平有效提升。

三、結語

民辦本科院校的教學秘書工作是高校教學管理工作的基礎和關鍵，其工作質量往往決定著整個學校的教學管理質量和水平。在民辦本科院校中，面對教學管理工作中存在的問題，教學秘書要端正態度、加強學習，努力提升職業素養、培養創新意識和能力；學院應給予教學秘書足夠的重視和人文關懷，既要明確責任、合理分配任務，也要健全激勵考核機制；學校應重視教學秘書隊伍建設，完善管理制度，明確職責分工，建立科學的激勵晉升體系，多管齊下，齊抓共建，促進學校教學管理工作蓬勃發展。