基于大數(shù)據(jù)背景的財經(jīng)類高校檔案信息服務(wù)職能的優(yōu)化

辛宏珍

山東財經(jīng)大學(xué)，山東 濟(jì)南 250014

一、大數(shù)據(jù)背景下財經(jīng)類高校檔案工作信息服務(wù)職能的內(nèi)涵及主要內(nèi)容

（一）內(nèi)涵

高校檔案工作通過收集、整理和保存的各類數(shù)據(jù)形成高校自有的檔案數(shù)據(jù)庫，圍繞這些數(shù)據(jù)而展開的服務(wù)，包括教學(xué)、科研、學(xué)生檔案管理、人事管理、后勤保障等服務(wù)，就是其信息服務(wù)職能。在大數(shù)據(jù)背景下，結(jié)合財經(jīng)類高校自身發(fā)展的需求，信息服務(wù)職能的內(nèi)涵和服務(wù)內(nèi)容在不斷擴(kuò)大。例如在科研活動中，高校如何將研究與宏觀與微觀的經(jīng)濟(jì)活動相結(jié)合，如何契合企業(yè)對經(jīng)營和管理的需求，如何將高校的科研成果推廣到社會經(jīng)濟(jì)活動中，都是信息服務(wù)要解決的問題。再比如針對理論性較強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)類學(xué)科的教學(xué)活動，高校檔案服務(wù)要結(jié)合學(xué)科的教學(xué)目標(biāo)，為理論教學(xué)提供大量的實踐案例支持服務(wù)。

（二）主要內(nèi)容

財經(jīng)類高校傳統(tǒng)的信息服務(wù)工作，主要以圖書館或檔案館提供的各類實物資料閱覽、外借、復(fù)制、證明、檢索、實物展覽以及相關(guān)咨詢服務(wù)，而在大數(shù)據(jù)背景下網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)的職能正在變得愈加重要。

1.網(wǎng)絡(luò)展示服務(wù)

在高校網(wǎng)頁內(nèi)容日趨繁雜的情況下，檔案工作的網(wǎng)絡(luò)展示既要內(nèi)容充實，將職能介紹、信息分享以及聯(lián)系方式等準(zhǔn)確無誤地展現(xiàn)給使用者，同時又要展示其獨有的特色，與學(xué)校內(nèi)涵相一致。

財經(jīng)類高校的網(wǎng)絡(luò)展示要及時跟進(jìn)國內(nèi)外經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢，公布最新的國內(nèi)國際政策。面對每天海量的信息資源，內(nèi)容覆蓋財經(jīng)類高校所需要的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育、管理等多個領(lǐng)域，要針對校內(nèi)外不同用戶的需求，借助爬蟲技術(shù)、大數(shù)據(jù)算法等計算機(jī)技術(shù)為用戶提供針對性更強(qiáng)的信息服務(wù)。例如，筆者所在高校里，教師、學(xué)生對“‘3060’雙碳目標(biāo)”“低碳經(jīng)濟(jì)”等信息的檢索次數(shù)最多。因此，檔案工作就要為他們提供更多的關(guān)于“低碳”的消息和研究成果，幫助教學(xué)和科研工作的開展。

2.網(wǎng)絡(luò)信息檢索服務(wù)

在大數(shù)據(jù)時代，信息的檢索變得更為便捷，方便使用者更高效地獲取所需資源。通常的工作流程包括用戶訪問、發(fā)送檢索請求指令、數(shù)據(jù)庫查詢優(yōu)化，顯示查詢結(jié)果。例如，某教師在本校的檔案館中申請查詢自己的近五年的課題成果，可以通過時間、獎項、課題關(guān)鍵詞、課題級別、完成人等多個條件進(jìn)行檢索，檢索指令發(fā)送到數(shù)據(jù)庫后，就會將大數(shù)據(jù)中所包含的全部相關(guān)信息展示給該教師。

不難知道，柱面坐標(biāo)下三重積分的體積微元dv=rdrdθdz，因此可將一般形式的三重積分轉(zhuǎn)化為柱面坐標(biāo)下的三重積分，即：

3.融媒體服務(wù)

在互聯(lián)網(wǎng)傳播手段越來越多樣化的今天，高校要加快傳統(tǒng)媒體和新興媒體融合發(fā)展，充分運用新技術(shù)新應(yīng)用創(chuàng)新媒體傳播方式，而且這不僅是高校宣傳部門的工作，對于任何職能部門都可以使用。高校檔案工作可在條件成熟時開通微博、微信公眾號、頭條號、抖音號、視頻號等多個平臺賬戶，對業(yè)務(wù)職能進(jìn)行宣傳，擴(kuò)大影響力，同時可以打破工作的時間和空間限制。比如將信息等檢索功能綁定在微信公眾號上，方便用戶通過手機(jī)、平板電腦等移動端進(jìn)行訪問。

二、大數(shù)據(jù)運用對信息服務(wù)職能的作用

（一）降低信息保管運維成本

高校檔案資料是高校發(fā)展歷史的見證，對高校文化的積累和傳承有重要的支撐作用，具有不可忽視的珍藏價值，但是隨著檔案資料數(shù)量的與日增多，檔案的保管運維成本隨之增加，不但需要越來越多的存儲空間進(jìn)行保存，而且安全性也有所降低。部分紙質(zhì)檔案容易污染破損，還易發(fā)生火災(zāi)；部分影音資料受環(huán)境影響，有無法正常播放的風(fēng)險，如果用傳統(tǒng)方法解決這些問題就需要大量的人力和財力的投入。而大數(shù)據(jù)背景下，各類云平臺的應(yīng)用就可以很好地解決這一問題，使用數(shù)字化管理不僅能夠存儲海量的檔案數(shù)據(jù)，實現(xiàn)合理的資源調(diào)配，同時還有利于檔案工作人員進(jìn)行各種分類，極大提高工作效率。［1］

（二）有利于信息資料檢索

檢索便捷網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)的顯著特征。傳統(tǒng)檔案資料利用率低的一個主要原因就是檢索不方便，每次檢索會消耗大量的人力和物力，檢索后還要重新進(jìn)行整理歸檔，效率非常低。尤其是在財經(jīng)類高校中，大量的社會經(jīng)濟(jì)統(tǒng)計資料是以數(shù)字形式存在，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，不但可以對這類檔案資料進(jìn)行電子化存儲和分類，每次檢索只需要操作電腦就可以快速找到所需資料，而且還可根據(jù)自身的需要對這些數(shù)字資料進(jìn)行個性化的二次整理和歸納，打破了信息使用的空間和時間限制，使得檔案能為更多人所用，提高使用率。

（三）利于信息服務(wù)職能向?qū)I(yè)化和規(guī)范化發(fā)展

國家對高等教育新一輪改革提出了“一流大學(xué)”建設(shè)的規(guī)劃和要求，檔案是高校的“資源中心”，信息服務(wù)職能要適應(yīng)高校發(fā)展的要求，逐步走向?qū)I(yè)化和規(guī)范化。大數(shù)據(jù)的應(yīng)用可以促進(jìn)檔案工作走出傳統(tǒng)理念束縛，向“綜合服務(wù)型”和“咨詢型”職能轉(zhuǎn)變，按符合現(xiàn)代化高校檔案管理的要求制定科學(xué)的管理規(guī)章制度，避免人為因素的干擾，選拔培養(yǎng)高素質(zhì)檔案工作人員和管理團(tuán)隊，作為“信息高地”為高校的未來發(fā)展夯實基礎(chǔ)。

三、高校檔案信息服務(wù)存在的主要問題

筆者通過對部分財經(jīng)類高校師生的調(diào)研發(fā)現(xiàn)，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)應(yīng)用的普及，高校檔案工作的信息服務(wù)職能工作在向便捷化、智能化、遠(yuǎn)程化的方向發(fā)展，但是與用戶的需求仍有差距，還存在諸多問題。

（一）服務(wù)內(nèi)容單一

信息服務(wù)單一是目前高校檔案工作存在的普遍問題，幾乎所有調(diào)研的高校都已經(jīng)實現(xiàn)了傳統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)檔案信息的檢索和復(fù)印等基本服務(wù)，但是查詢內(nèi)容多數(shù)是限于學(xué)校內(nèi)部資料，無法利用互聯(lián)網(wǎng)上更海量的信息資源，難以滿足學(xué)校里不同用戶的需求。例如，越來越多的教師、學(xué)生根據(jù)科研項目的要求，需要在SSCI（Social Sciences Citation Index）收錄的期刊上發(fā)表相關(guān)學(xué)術(shù)文章，但是部分高校還沒有在該系統(tǒng)中申請賬號，也不能提供已發(fā)表論文的檢索證明，使得師生不得不到其他高校圖書館去檢索。

此外，檔案館移動端的使用功能開發(fā)還無法像PC端那樣齊全，使得檔案的使用空間受到限制，部分信息的查詢甚至還需要到圖書館、檔案館現(xiàn)場查閱才能實現(xiàn)，嚴(yán)重影響了使用效率。

（二）技術(shù)平臺功能不足

通過調(diào)研筆者發(fā)現(xiàn)，高校檔案工作使用的技術(shù)平臺普遍存在各種各樣的問題，這與平臺所用的硬件設(shè)施及軟件有直接關(guān)系。比如，有些學(xué)校檔案館還在使用十年前的計算機(jī)工作，不但運行速度慢，而且一些新的應(yīng)用軟件也無法安裝，導(dǎo)致實際工作效率非常低，影響了工作人員的辦公情緒，嚴(yán)重制約了信息服務(wù)水平的提高。此外，對于大數(shù)據(jù)存儲至關(guān)重要的服務(wù)器也面臨年久失修，需要更新?lián)Q代的問題，不能發(fā)揮出大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢；有部分高校選擇使用網(wǎng)絡(luò)上的各種云平臺服務(wù)，包括存儲、安全和計算等功能，但是從數(shù)據(jù)安全出發(fā)，仍然需要高校建立自有的服務(wù)器管理平臺，保障全體師生、校友和各類經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)的安全。

與硬件相匹配的各類軟件也是調(diào)研中發(fā)現(xiàn)的突出問題，比如計算機(jī)操作系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等等都有一定的風(fēng)險，這既與計算機(jī)硬件相關(guān)，同時也跟編寫語言的通用性和可擴(kuò)展性相關(guān)。

此外，檔案保存的一些數(shù)據(jù)還沒有在學(xué)校內(nèi)部以及校外相關(guān)方之間實現(xiàn)互聯(lián)互通，不能在實現(xiàn)大數(shù)據(jù)共享，出現(xiàn)了諸多“信息孤島”，無法滿足廣大師生的需求，這就限定了信息服務(wù)職能的服務(wù)對象和服務(wù)內(nèi)容，不能真正實現(xiàn)信息的最大化共享。

（三）社會服務(wù)性有待開發(fā)

筆者根據(jù)對校外使用者的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，他們普遍對高校檔案的內(nèi)容以及使用方法不了解，偶爾使用時的體驗滿意度也較低。這與高校檔案對社會的開放屬性較低有密切關(guān)系。多數(shù)財經(jīng)類高校檔案館的社會屬性較低，一方面來自社會的各種校友信息、地方和行業(yè)經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)等難以迅速傳遞到高校檔案庫，另一方面高校的數(shù)據(jù)和研究成果無法向社會迅速公開以及產(chǎn)生互動，使得信息的共享程度長期處于較低的水平。

四、高校檔案信息服務(wù)職能的優(yōu)化途徑

高校檔案工作要積極適應(yīng)新形勢下大數(shù)據(jù)環(huán)境的要求，通過完善管理制度、建立軟硬件過硬的技術(shù)平臺、加強(qiáng)人員培訓(xùn)等，來優(yōu)化和提升整體的信息服務(wù)職能水平。

（一）完善電子檔案管理制度

與實體檔案管理相比，電子檔案管理更加便捷和可視化，在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息都以電子形式存在，依托于計算機(jī)保存在各種網(wǎng)絡(luò)平臺中，其開放性、多樣性及可重復(fù)使用性等特點決定了檔案信息一定會存在不同程度的網(wǎng)絡(luò)安全隱患，而且隨著數(shù)據(jù)的不斷增加，隱患也會越來越多。

在實施檔案數(shù)字化的過程中，要通過建立相關(guān)的安全監(jiān)管制度來確保檔案信息的安全性。例如在檔案收集過程中，建立信息準(zhǔn)入制度，保證信息來源渠道的合法性和可靠性，避免可能帶有木馬、病毒的不安全信息進(jìn)入數(shù)據(jù)庫；再比如在資源開放環(huán)節(jié)中，要配置具有足夠安全等級防護(hù)的管理系統(tǒng)和平臺，設(shè)定信息使用權(quán)限，適于對外公開的信息，要及時在共享平臺上發(fā)布，方便更多的社會人士使用；不適于公開的信息，可以有限度在校園局域網(wǎng)中發(fā)布，或者根據(jù)教學(xué)、科研、人事等工作要求按需定向公開。［2］

高校還要及時更新殺毒軟件，減少信息泄露風(fēng)險，同時建立安全預(yù)警制度、信息保密制度、輿情管理制度等，全方位保證高校信息資源的安全性。

（二）加強(qiáng)數(shù)字平臺建設(shè)

要實現(xiàn)大數(shù)據(jù)，就必須要依據(jù)原始信息，從硬件和軟件兩方面構(gòu)建基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫。在進(jìn)行高校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)時，應(yīng)當(dāng)按照國際標(biāo)準(zhǔn)、國家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，將人力、物力以及財力等充分結(jié)合起來，購買相關(guān)的計算機(jī)和服務(wù)器設(shè)備，創(chuàng)建多個多媒體數(shù)據(jù)庫、文件條目數(shù)據(jù)庫以及全文數(shù)據(jù)庫。

據(jù)報道，當(dāng)前我國高校使用的數(shù)據(jù)庫平臺主要采用FoxPro、Dbase以及FoxBASE等系統(tǒng)來進(jìn)行編寫，為我國高校內(nèi)部實現(xiàn)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通提供了技術(shù)支撐，但是受系統(tǒng)的差異性和安全性等方面限制，這幾個系統(tǒng)還不能覆蓋全部高校，也不能與社會上一些重要的資源數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)大數(shù)據(jù)共享的目標(biāo)。［3］

今后，在構(gòu)建基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫時，應(yīng)當(dāng)參照國際、國內(nèi)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)原始信息的狀態(tài)，采用通用計算機(jī)語言，創(chuàng)建文件、多媒體等不同類型的數(shù)據(jù)庫。各高校要在統(tǒng)一的要求下，提供人力、物力、財力支持，共同建立一個云平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫云服務(wù)，保證系統(tǒng)的及時更新維護(hù)。

（三）加強(qiáng)人員培訓(xùn)

傳統(tǒng)高校檔案工作著重要求的是工作人員的責(zé)任心和統(tǒng)籌能力，勞動強(qiáng)度高但技術(shù)含量低，在大數(shù)據(jù)背景下，信息服務(wù)職能要求檔案工作人員除了高度責(zé)任心之外，還要必須具備專業(yè)的計算機(jī)操作能力、統(tǒng)計分析能力、風(fēng)險識別能力等。在日常工作中，高校要組織相關(guān)人員積極參加校內(nèi)、校外組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，包括政策培訓(xùn)、制度培訓(xùn)、技能培訓(xùn)等，鼓勵工作人員多使用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)工具軟件和管理理念，擺脫繁重的體力勞動，從數(shù)據(jù)“收集整理者”向“挖掘分析專家”的身份轉(zhuǎn)變。

對于檔案工作者來說，要始終保持與時俱進(jìn)的理念，堅持不斷學(xué)習(xí)，堅持科技為先，緊跟科技發(fā)展的步伐，努力掌握大數(shù)據(jù)、云計算以及統(tǒng)計分析等相關(guān)技術(shù)和技能，提高工作積極性，增強(qiáng)從事檔案工作的榮譽感。

（四）增強(qiáng)信息服務(wù)的社會化屬性

在大數(shù)據(jù)背景下，財經(jīng)類高校檔案的信息服務(wù)職能要向社會共享的目標(biāo)轉(zhuǎn)變，從服務(wù)學(xué)校逐步向服務(wù)社會、從服務(wù)國內(nèi)向服務(wù)世界轉(zhuǎn)變，不斷滿足社會大眾的需求。高校要在現(xiàn)有檔案資源的基礎(chǔ)上，合理安排預(yù)算支出，注重數(shù)據(jù)的實用性和時效性，通過購買、合作共享等方式積極開發(fā)國內(nèi)外檔案資源。此外，高校要積極宣傳自身的信息服務(wù)職能，提高社會影響力，通過知名度的提升反過來促進(jìn)檔案信息來源的渠道，實現(xiàn)共贏。

綜上所述，信息服務(wù)職能是財經(jīng)類高校檔案工作的重要職能之一，在大數(shù)據(jù)時代，基于信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案工作要以用戶需求為核心，順勢而為、積極求變，升級和優(yōu)化高校檔案館的信息服務(wù)職能，打造數(shù)字化、信息化、專業(yè)化、社會化的信息服務(wù)模式，使得財經(jīng)類高校檔案信息服務(wù)朝著更廣的空間發(fā)展，為師生所用，為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展所用。