智慧協(xié)同理念下高校學生工作管理信息化探討

梁婷婷

南京傳媒學院，江蘇 南京 211172

2018年，教育部發(fā)布《教育信息化2.0行動計劃》，明確指出在知識社會創(chuàng)新2.0環(huán)境下，以用戶為中心、協(xié)同開放創(chuàng)新的特征逐漸凸顯，高校在建設“數(shù)字校園”時，應當深入貫徹這一特點，構建以互聯(lián)網(wǎng)為中心的教育發(fā)展平臺和教務服務模式，以智慧協(xié)同理念為指導，為高校學生管理信息化提供新的發(fā)展路徑。

一、智慧協(xié)同理念與高校學生工作管理信息化概述

智慧協(xié)同理念是一種新型發(fā)展理念，主要包含智慧決策、智慧管理、指揮流程三個層面，分別指向決策層、管理層和執(zhí)行層。其中，智慧決策采用圖表分析工具提升決策精準性和科學性；智慧管理采用自定義業(yè)務系統(tǒng)，提高管理層管理有效性和持續(xù)性；智慧流程以多樣化業(yè)務流程提高工作執(zhí)行規(guī)范化和高效化。通過智慧協(xié)同管理，實現(xiàn)了自上而下縱向管理的協(xié)同一致，確保各項規(guī)章制度和措施能夠快速執(zhí)行，出現(xiàn)問題及時反饋和處理，最大限度發(fā)揮團隊協(xié)作效能，提升管理質(zhì)量和效果，是互聯(lián)網(wǎng)時代誕生的一種切實高效的管理工具［1］。

學生工作管理是高校日常工作管理重要組成，傳統(tǒng)學生工作管理以紙質(zhì)文件管理和信息分散處理為主，工作效率低、出錯率高，已難以滿足現(xiàn)代化管理需求，必須進行改進和細化，積極應用先進理念和技術，以加強學生工作管理實效性和嚴謹度，信息化就是適合在高校學生管理中推廣的一種方式。學生工作管理信息化從含義上說，有廣義與狹義之分，廣義指學生從招生入校至畢業(yè)離校期間的一切生活和學習資料，狹義指學生個人基本信息、班級情況、宿舍管理、評獎評優(yōu)、學業(yè)資助、思想道德管理、就業(yè)管理等多方面多層次信息化管理，是一個十分繁雜的系統(tǒng)性管理工程，在具體信息化建設過程中需要依靠智慧協(xié)同理念進行指導［2］。在這一建設過程中，應當緊緊把握互聯(lián)性、智能性、開放性的特征，確保移動寬帶、無線網(wǎng)絡等網(wǎng)絡基礎條件滿足信息化建設工作標準。同時，若想真正發(fā)揮智慧協(xié)作的作用，需要在學生工作管理信息化建設中擺脫傳統(tǒng)固化思維模式，注重信息共享和開放性，注重協(xié)作互動與個性化服務，在維持整體與協(xié)作信息化大框架下，創(chuàng)新性采用多種管理方式，如微信、APP、系統(tǒng)平臺等，切實提升學生工作管理效率和質(zhì)量。

二、高校學生工作管理信息化中存在的問題

（一）缺乏整體規(guī)劃，協(xié)同碎片化嚴重

從目前的“數(shù)字校園”“智慧校園”建設形勢看，在某種程度上取得了一定成就，但是傳統(tǒng)“重教育、輕管理”的思想觀念仍未徹底擺脫，對學生工作管理信息化建設不夠重視，缺乏整體規(guī)劃和建設，系統(tǒng)內(nèi)部缺乏關聯(lián)，存在嚴重碎片化問題［3］。例如，學籍管理，只能崗位負責人員有權限登錄，對學生基本信息進行讀寫修改，其他部門無法進入，系統(tǒng)之間缺乏聯(lián)系，不能實現(xiàn)互通互聯(lián)、信息共享；或者就業(yè)系統(tǒng)、教務系統(tǒng)、心理健康系統(tǒng)等，學生需要登錄不同賬號密碼，才能獲取相關信息，賬號和密碼遺忘事件頻發(fā)，嚴重影響管理工作效率。

（二）信息共享與流通受阻，信息不對稱

高校學生工作管理會產(chǎn)生大量信息，包括學生基礎信息、評優(yōu)評獎、學生黨員教育與發(fā)展、資助管理等，均需要輔導員進行管理，在管理過程中主要采用人工紙質(zhì)處理和基本辦公軟件進行處理，只能單一進行數(shù)據(jù)錄入與查詢，其他職能部門或?qū)I(yè)若想查詢學生信息，只能通過輔導員，學生信息查詢也只能通過輔導員進行，這種情況很容易導致信息不對稱。例如，某學生在大一學期末要轉換專業(yè)，轉入專業(yè)對學生在校基本信息缺乏了解，無法在系統(tǒng)中直接查詢學生在校情況，只能通過轉入前輔導員進行查詢，耗費大量時間和精力［4-5］。同時，學校各專業(yè)、各職能部門也難以實現(xiàn)學生基本信息的共享，這是因為目前學生給工作管理信息系統(tǒng)功能較為單一，各職能部門和專業(yè)之間采用的系統(tǒng)與數(shù)據(jù)格式不同，使用信息是需要按照各自需求將數(shù)據(jù)格式轉換，嚴重阻礙數(shù)據(jù)流通，很容易出現(xiàn)各部門反復統(tǒng)計的情況，導致學生工作管理陳冗難除。

（三）數(shù)據(jù)缺乏分類，缺少數(shù)據(jù)深度挖掘

在目前學生工作管理中，學生基本信息基本上分散在各學院和年級輔導員手中，缺乏統(tǒng)一分類和管理標準，輔導員大多依靠自身習慣進行學生信息采集和分類，如時間順序、工作分類、學生名稱等，但輔導員流動速度較快，數(shù)據(jù)短缺和不完整情況普遍存在，學生信息大多碎片化、點狀化，難以形成一個持續(xù)、完整的學生檔案。同時，學生工作管理中專業(yè)化、綜合型、高素質(zhì)信息技術人才較為缺少，整體工作信息水平不高，高校無法真正挖掘?qū)W生信息價值，更無法為長遠學生工作管理提供助力。

三、智慧協(xié)同理念下高校學生工作管理信息化發(fā)展策略

（一）注重統(tǒng)籌規(guī)劃與頂層設計

在智慧協(xié)同理念指導下，高校學生工作管理信息化建設應當積極引進先進技術和方式，打破傳統(tǒng)管理模式，應用信息技術促進信息交流與共享，采用協(xié)調(diào)、配合、互動、創(chuàng)新的方式，使得管理活動相互滲透交叉，實現(xiàn)管理工作信息化的協(xié)同發(fā)展。為實現(xiàn)這一目標，一方面，需要注重統(tǒng)籌規(guī)劃與頂層設計，構建以學校管理層為核心的項目建設團隊，詳細調(diào)查與分析學生工作管理信息化現(xiàn)狀，打破現(xiàn)有各部門系統(tǒng)孤島情況，將各部門及各專業(yè)系統(tǒng)、資源全面整合，了解學生管理實際情況，在保障信息安全的基礎上，建立信息化發(fā)展大框架，建立統(tǒng)一、規(guī)范化建設標準，使得各部門信息互聯(lián)互通［6］；另一方面，要強化基礎設施建設，高校應積極推廣云計算、大數(shù)據(jù)等信息技術，利用云計算開放、實用的特點，建立“校園大數(shù)據(jù)池”，并安排人員定期進行檢修，建立防火墻和加密裝置，以確保數(shù)據(jù)信息的安全性，學生工作管理也更加便捷。此外，為提高師生參與性，應對校園師生實際需求進行調(diào)研，對動態(tài)化數(shù)據(jù)進行分析，將學生工作管理信息化頂層設計與師生實際需求相結合，為高校持續(xù)發(fā)展奠定基礎。

（二）健全學生工作信息管理制度

高校在開展學生工作管理信息化建設時，需要重視管理制度的建設，以智慧協(xié)同管理和決策角度出發(fā)，明確各部門工作范疇和職責，按照自上而下或者自下而上的管理模式，將各類系統(tǒng)功能和用戶權限進一步細化，實現(xiàn)學生信息讀寫的分權限分層次。例如，領導層可以查詢在校師生的全部信息，各院系領導和輔導員只能查閱與工作內(nèi)容相關的學生信息，專業(yè)課教師只能了解本學期授課學生基本信息和課堂表現(xiàn)等，舍管員只能了解管理區(qū)域內(nèi)學生宿舍情況，學生只能修改個人基本信息。該系統(tǒng)除了在校園內(nèi)運行外，還可以向家長開放，通過權限細化和設計，家長可以登錄學生工作管理信息化系統(tǒng)，了解學生在校考試成績、參與活動情況［7］。

同時，注重學生工作管理制度在各個領域的細化，建立對應服務平臺，并利用數(shù)字化技術，為學生工作管理提供實時、可靠的信息來源和決策基礎。例如，學生公寓信息化協(xié)同管理與服務，可以建立一站式線下服務大廳，院組織、學工部門、后勤部門、保衛(wèi)部門、團委、學生組織等聯(lián)合辦公，受理學生公寓各項事務；建立線上學生公寓信息化服務網(wǎng)站，關于學生公寓管理、維修、文化建設、意見投訴等均有在線開展；開發(fā)移動客戶端，學生和管理人員可通過手機或其他移動智能終端辦理相關事務、查看通知公告、參與文化活動等，為學生在校生活和學習提供更加高效、人性化的服務，學生工作管理人員也無需大量繁雜的人工操作，只需要通過系統(tǒng)就能完成各項工作，使得學生工作管理更加便捷高效。

（三）積極應用信息化數(shù)據(jù)成果

在“數(shù)字校園”和智慧協(xié)同理念影響下，學生工作管理信息化的建設離不開相關信息化數(shù)據(jù)成果的應用。目前，我國高校學生數(shù)量呈快速增長趨勢，學生基本信息也隨之增長，與之相關的財務、招生、教學、后勤等數(shù)據(jù)信息更是階梯式爆發(fā)。然而，高校信息化建設較為緩慢，數(shù)據(jù)信息之間缺乏聯(lián)系，高校應當積極應用各種信息化技術，將這些數(shù)據(jù)收集、分類和整合，深入挖掘數(shù)據(jù)價值，為學生管理提供支持。第一，積極應用數(shù)據(jù)倉庫和數(shù)據(jù)集市，該技術可以將各種內(nèi)外部數(shù)據(jù)、遺留數(shù)據(jù)搜集整合起來，并將這些數(shù)據(jù)進行轉換、抽取和組織，建構數(shù)字化模型，如星星模型、雪花模型等；第二，數(shù)據(jù)挖掘技術，是按照一定規(guī)則挖掘數(shù)據(jù)，分析和處理數(shù)據(jù)的一種技術，并利用相關應用程序，建立數(shù)據(jù)集成平臺，繼而實現(xiàn)各部門和各院系數(shù)據(jù)的互通互聯(lián)；第三，數(shù)據(jù)開發(fā)與利用，2021年6月10日，《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》的頒布，表明數(shù)據(jù)的處理與利用刻不容緩，數(shù)據(jù)安全工作更是重中之重，為此，學校應當整合學生工作管理全部業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)，實現(xiàn)“一數(shù)一源”，并利用數(shù)據(jù)脫敏、備份、接口授權等技術手段加強管控。例如，2020年初以來，某校便利用數(shù)據(jù)平臺開展專項調(diào)研工作，建立線上健康打卡功能，對師生戶籍、居住地、家庭關系與疫區(qū)關聯(lián)情況進行分析，對學校疫情和開學形勢進行研判，為下一步疫情防控提供依據(jù)。并且，該校還應用大數(shù)據(jù)分析平臺，深入挖掘數(shù)據(jù)價值，對數(shù)據(jù)主題進行細化，加強數(shù)據(jù)安全防控，進一步凸顯數(shù)據(jù)的價值。

（四）強化信息化人才隊伍建設

在高校學生工作信息化和智慧協(xié)同理念推進工作中，高校逐漸建立了以網(wǎng)絡基礎設置和服務平臺為重要建設支撐，以資源共享、應用深化和跨平臺移動接入為建設重點，以頂層設計、管理制度、成果應用為保障的智慧校園“5S”體系，即智慧管理與決策、智慧服務體系、智慧文化傳承與創(chuàng)新、智慧科研與智慧人才培養(yǎng)，更好地支撐學生工作管理和教育事業(yè)發(fā)展。信息化人才隊伍是學生工作信息化建設的重要力量，其專業(yè)技術、信息素養(yǎng)、業(yè)務能力、協(xié)作意識等將直接影響工作質(zhì)量，因此，必須強化人才隊伍建設。一方面，構建完善培訓機制，以工作人員實際能力和業(yè)務素養(yǎng)開展個性化和交叉式訓練，由專業(yè)知識夯、經(jīng)驗豐富的人員擔任培訓人員，同時依托學工會議、輔導員沙龍、報告會和講座等形式，或者要求行業(yè)優(yōu)秀人員來校開展講座，確保相關人員能夠掌握最新信息化管理知識和技能，進一步提高學生工作管理信息分析和處理能力［8］；另一方面，重視管理人員思想和認知培訓，確保其統(tǒng)一思想，重視學生工作管理信息化，且具備崗位工作能力，熟悉各類信息技術、軟件技術應用能力，能夠為信息化系統(tǒng)完善提出建議。

綜上所述，在智慧協(xié)同理念指導下，高校學生工作管理信息化的開展需要堅持以人為本、協(xié)同互動、智慧創(chuàng)新的原則，要直面當前信息化建設中存在的問題，如缺乏整體規(guī)劃，協(xié)同碎片化嚴重；信息共享與流通受阻，信息不對稱；數(shù)據(jù)缺乏分類，缺少數(shù)據(jù)深度挖掘，分析問題產(chǎn)生原因，在此基礎上，采用注重統(tǒng)籌規(guī)劃與頂層設計、健全學生工作信息管理制度、積極應用信息化數(shù)據(jù)成果、強化信息化人才隊伍建設等措施，進一步強化學生工作管理信息化建設，提高學生校園生活質(zhì)量，也將相關管理人員從繁重的工作中解脫出來，將更多精力投身于學生思想政治建設中，從而為社會培養(yǎng)更多優(yōu)秀、高素質(zhì)人才。