信息化下企業內部控制優化路徑探究

陳倫瓊 國藥集團廣東環球制藥有限公司

前言

進入二十一世紀，信息技術得到了突飛猛進的發展，互聯網、大數據等信息技術應用，預示著社會發展已進入全新階段，信息時代正式來臨。對于企業來說，同樣也享受到信息技術快速發展所帶來的紅利，企業信息化建設步伐的加快、企業間交流合作方式的轉變、業務流程的便捷化給企業帶來新發展機遇，甚至讓很多企業將“信息化”作為企業發展的風向標。外部市場環境的變化、合作方式的轉變也迫使企業經營管理模式的轉變，尤其是近些年頻發的互聯網危機事件，更讓企業意識到加強內部控制的必要性和緊迫性。如何進一步加強企業內部管理，優化內部控制體系，使其與信息化的市場環境有機結合、協調發展，這是現階段和未來企業管理者所面臨的首要問題。

一、信息化對企業內部控制的影響

隨著信息技術的普及，信息化背景下的企業內部控制方式也發生了根本性的轉變，內部控制的執行方式已經由傳統的完全依靠人工開展逐漸轉為人工與自動控制相結合，未來將朝著數字化的方向發展。在信息網絡技術的輔助下，企業能夠逐漸建立起高效的信息傳遞和共享平臺，提升了信息傳遞的高效性，實現了信息價值的實時性，有利于管理者對企業經營狀況進行動態的實時監控，為企業發展提供保障[1]。

信息化背景下的企業內部控制方式雖然發生了變化，但內部控制的內容并沒有變化，只是執行的方式有了一定程度的轉變。具體來說，有以下幾個方面：

(一)對內部環境的影響

內部控制環境是內部控制的基礎，很大程度上決定了內部控制的效果。在傳統內部控制時期，內部控制主要依靠“人為”，處于這個階段的內部控制環境一般包括組織結構、員工素養、企業文化等。信息化后的企業內部控制逐漸擺脫了人為因素，呈現出“自動化”的趨勢。信息化背景下的內部控制更多要依靠計算機系統來實現，結構通常由“人+計算機+系統”組成。對于企業來說，人僅扮演內部控制“操作者”的角色。在此模式下，可以對不同級別員工，賦予不同的權限，員工在各自的權限范圍內辦理信息查詢相關業務等，使企業的內部管理更加規范化和流程化，避免了過去由于人工辦理而出現的流程重復、效率低下或者越級情況的發生[2]。

(二)對風險評估的影響

風險評估在企業內部控制中起到了舉足輕重的作用，在以人工為主導的內部控制時期，企業的風險評估更多地呈現封閉性的特點，企業對于風險的判斷更多來自企業自身的運營和內部管理，而信息化背景下的企業風險評估，所要考量的企業風險范圍不僅局限在企業內部，更要考慮到信息化所帶來的信息開放性和共享性所可能引發的風險。不僅如此，信息化下企業的內部管理方式和流程都發生了變化，各項業務的辦理更加系統化、自動化、規范化和流程化，極大降低了人工時代由于人為疏忽或舞弊所引發的風險。但同時，由于企業的內部管理和運營更多要依靠系統，意味著企業各項信息泄露風險也相應增加。而且，數字化后的各類信息一旦被認為修改或者刪除，很可能面臨無法恢復的嚴重后果。另外，系統漏洞、病毒侵襲、系統崩潰等信息化時代所附帶的問題也成為信息化下企業風險評估必須要考慮的內容。

(三)對控制活動的影響

信息化背景下，企業的內部控制活動會發生很多變化，企業的組織結構將會更加符合市場經濟的需求、員工的職責分工會更加細化，控制活動的范圍也會更加全面和細致。信息化后的企業內部控制活動更多要依靠系統開展，那么針對不同級別員工的系統使用權限、數字化后企業各項業務辦理過程中的記錄以及各類數字化的企業信息都要進行相應的處理，以確保內部控制活動的高效和安全。企業的整體運營、采購、財務報銷等業務辦理都要按照系統標準流程完成，相關人員依據系統提示和企業制度及相應的授權，從而使業務逐級流轉，最終完成。這樣的方式，有效避免了之前員工違規、越權情況的發生，每個級別的員工只有自己的權限，理論上來說是無法進行其他級別的操作。但是，也正是由于授權操作模式的存在，一旦某一個級別的員工將自己的口令違規告知他人，那么相應的權限就會被輕而易舉地轉移。此外，網絡的攻擊、網絡病毒的侵襲等互聯網危機也隨時會讓企業內部的數據泄露，給企業帶來無法挽回的損失[3]。

(四)對信息與溝通的影響

以信息化為背景的企業環境，會以一種特殊的方式將企業經營者和員工聯系到一起，而承擔著連接作用的就是信息化系統。在系統的輔助下，每個級別的員工都被賦予了與級別相一致的權限，從而自上而下建立起“倒金字塔”型的結構。信息會在“倒金字塔”內部進行傳遞，實現了信息的高效性和共享性，從而避免了傳統內部控制時期信息傳遞不暢的問題。當然，這背后也會引發信息安全隱患，這同樣印證了所有事物都有兩面性的特征，提醒企業要加強對信息安全的管控。

(五)對內部監督的影響

企業的內部監督是企業在經營發展過程中賦予某一部門或者某一些員工特定的權力，責成其對企業內部控制情況進行監督，對企業運營等情況進行抽查、評估，并最終給出結論，及時發現企業運營過程中出現的問題，加以禁止或者改進，確保內部控制的有效性。一般來說，內部監督會以企業發展近遠期規劃、預算為目標，并結合企業風險評估來進行。傳統時期，企業內部控制的主體和對象都是“人”，那么內部監督也是以“人”為側重點。而信息化背景下的內部監督，由于系統的存在，監督對象和范圍都發生了變化。比如針對系統運轉狀態，內部控制流程的合理性、高效性，內部控制體系的健全性等都要進行相應的評估，此外，對于系統使用的安全性，包括各級別員工權限的合理性以及使用情況都要進行監督和評價，降低誤操作、舞弊情況的發生。另外，針對某些情況，可以設置系統自動監督，在比如越權操作時的提示，信息共享和使用時的提醒等，很大程度上減輕了內部監督人員的負擔，同時提高效率。此外，系統的使用也會給內部監督帶來一定的負面影響。比如，系統的程序化問題，缺乏靈活性。因此，信息化背景下的內部監督，更要注重系統流程的合理性，避免出現因為程序造成的流程不通暢問題[4]。

二、信息化下企業內部控制面臨的主要制約因素

(一)信息安全性

信息化網絡時代的到來，建立了企業內部控制的新局面，內部控制方式的轉變，控制對象的變化，數據存儲方式的信息化都為企業內部管理效率的提升創造了有利條件。但同時，企業各類數據信息都要集中納入統一的管理平臺，再利用信息技術和互聯網進行管理和共享，這個過程中，一旦出現內部控制環節的疏漏或者數據信息處理不當，很容易出現信息泄露、遺失的問題，影響企業內部控制工作的開展，甚至導致企業蒙受損失。

(二)內部控制局限性

對于企業來說，內部控制應該滲透到企業管理的各個方面，掌控著企業經營管理的全局。但實際上，雖然很多企業已經意識到了企業內部控制信息化的重要性，也將其納入到企業內部管理體系中，但應用范圍卻存在很大的局限性，很多企業僅僅建立財務信息化體系，而對于企業運營狀況、過程監管等方面的信息化程度不高，造成企業內部控制效率不高。主要原因一是來自企業管理者信息化意識不足，信息化接受程度低；二是年齡結構、學歷層次等也都會對企業信息化管理體系的建立產生一定的影響。此外，信息化管理體系的建立對于相關人才的要求也相應提高，不僅要具備信息化相關技術知識，更要具備發現問題和解決問題的能力，還要掌握一定的管理知識，更要具有創新意識和探索精神。簡而言之，就是懂管理、懂技術同時又兼具創新精神復合型人才卻是少之又少。另外，信息化管理模式的推進，意味著企業各種數據將會以數字化、電子化的方式呈現，而這就要求管理人員具備較強的網絡安全意識，只有這樣才能確保企業各項管理活動的安全性，否則一旦數據遺失或者泄露，將會對企業造成難以估計的損失，而這也是當下很多企業內部管理信息化建設中面臨的問題。

(三)信息化管控體系不完善

企業內部控制信息化對于企業來說屬于改革性的變化，是對傳統內部控制方式的根本性轉變，因此，無論對管理模式、管理手段、管理對象還是對員工的個人素養都提出了更加系統的要求。而這些要求中最根本的就是要建立起完善的、全新的內部管理體系。而這也是當下很多企業在內部控制信息化發展過程中遇到的最突出的問題，造成企業內部控制缺乏約束力，內部控制信息化流于表面，沒有深入挖掘信息化的內涵[5]。

信息化管控體系的建立是一個全方位的立體化工程，需要來自各方面的配合，首先，建立和完善相應的制度，這是前提和基礎，只有在健全制度的保障下，才能讓內部管理的流程規范化、系統化，各項管理工作的開展才能有據可依。其次，要明確各部門職責，確保部門之間工作的有效配合和銜接。從而讓企業的內部管理真正朝著系統化、流程化的方向發展。而這些，也是當下企業內部管理信息化發展過程中遇到的亟待解決的問題。

三、信息化下企業內部控制優化對策分析

ERP的全稱為企業資源計劃，是英文Enterprise Resource Planning的簡寫，簡單來說。ERP系統是以信息技術為基礎，將信息技術與企業管理思路和理念結合，從而為企業的發展和管理提供依據和方案的管理平臺。現階段，ERP系統已經廣泛應用于企業的內部控制過程中，成為企業提升管理效率和質量的重要工具和途徑，未來，ERP系統將會成為企業發展和競爭不可或缺的重要“伙伴”。

(一)借助ERP系統集成化的平臺優化內部控制

對于企業來說，ERP系統的使用并不是單純地將傳統人工工作模式轉為系統化和自動化，也不是簡單地將各項紙質信息數字化、電子化。更重要的是，要將原本零散的業務進行整合，尋找到各個業務之間的連接點，將其緊密連接在一起，從而讓各項業務形成一條閉環鏈條。借助ERP系統，將企業內部控制的三個主要方面——人、財、物進行全方位、立體化控制。借助ERP系統實現了將企業內部控制從“亡羊補牢”轉向“未雨綢繆”，即提升了內部控制的主動性、預見性，改變以往企業內部管理時的被動性。以預算控制為例，以往情況下，企業對于預算執行的監控一般都會選擇月末或者季度末，就財務部門提供的數據與預算進行對比，而到了這時候，即使發生了預算超支的情況，企業能做的也是接受現實，反思問題，查找原因，但結果已經造成，所謂的預算控制也只能在下一個階段緊縮銀根，而沒有達到預期的及時干預和止損。但ERP系統則不同，它會將預算管理分為事前、事中和事后三個環節，在三個環節相互配合，從而將以往出現結果再分析的被動控制轉變為預先規劃和過程監管，極大節約了企業經營成本，實現了企業資金的高效利用，實現了企業內部控制的優化。

(二)通過ERP進行業務流程重組優化內部控制

利用ERP系統對企業各項業務流程進行優化和梳理，從而實現企業內部控制的最優化。優化業務流程是提升企業內部控制的關鍵，也是信息化背景下，市場對于企業內部管理提出的新標準和高要求。優化的業務流程是針對某一項業務而言，從第一步到最后一步所必須要經過的步驟，而流程中的步驟強調了最優性和不可缺少。就像迷宮一樣，可能從起點到終點有很多種選擇，但總會有一條路線是最短的。優化業務流程的目的就是為了找到最短的路徑，探尋最高效、最合理的業務辦理方式，這也是ERP系統的意義所在。企業在引進ERP系統后，首先就要對原有的業務流程進行梳理和調整，甚至是顛覆性的改變。ERP系統是一個集合了先進管理思想和理念的平臺，因此，對于企業來說，要實現內部控制的優化，就要將自身業務流程融入ERP系統，找出兩者之間的差異，結合企業自身特點對ERP系統進行有針對性的修正，從而實現系統與企業實際相匹配。修正后使用的ERP系統將為企業的各項業務流程提供最優的方案，極大提升了業務辦理的效率。不僅如此，借助ERP優化后的業務流程，也實現了信息在各部門之間的共享和傳遞，從而讓企業內部組織結構更加豐富和立體，權責清晰，職責明確，避免了傳統業務辦理時拖沓、各部門之間相互推諉的問題，實現了內部控制的高效性和科學性。

(三)基于ERP信息和溝通機制來優化內部機制

對于現代企業來說，信息才是企業發展的關鍵和保障，也是企業內部控制的主要對象。而實際上，無論是對企業經營狀況的了解還是企業的各項決策的制定都需要依靠數據和信息作為依據。在企業的整個經營過程中所涉及的三大活動類別：物流、資金流和信息流也無一不與信息有著直接或者間接的聯系。因此，通過ERP的信息和溝通機制實現企業內部控制的優化是提升企業核心競爭力的必然選擇。利用ERP系統優化企業流程，從而使信息的傳遞更加高效和便捷，讓信息的價值可以最大化呈現。讓員工實時了解到所在部門預算執行情況、業務辦理等信息。對于經營者而言，借助ERP系統能夠提前預估風險，ERP系統能夠將不同控制模塊的信息進行整合，并將信息納入到一個共用的數據庫中，同時在系統中嵌入分析模式以及內部控制流程，從而為企業風險評估、流程控制提供依據，提高企業管理人員分析識別、評估和處理能力，幫助管理者針對風險提前做好應急預案或采取降低風險措施，確保企業實現經營目標。對于管理者來說，既實現了系統的自動控制，提升了管理效率，又讓實時監控、過程監督成為現實，實現了對企業的過程管理。

四、結語

綜上所述，信息化時代促使企業必須要進行內部控制方式的改革和創新，而借助信息技術的優勢，建立和優化內部控制方案是企業應對市場競爭、順應時代發展的必然選擇，也是確保企業管理效率提升、經營目標實現的重要途徑。