財務(wù)共享中心下的制造企業(yè)存貨管理研究
——以S 公司為例

吳少歡

（廣州城建職業(yè)學(xué)院，廣州 510925）

0 引言

在“大智移云”大環(huán)境下，我國制造企業(yè)的存貨管理方式比較落后，而且存在嚴(yán)重的存貨浪費、積壓的問題，導(dǎo)致制造企業(yè)存貨成本偏高，且無法有效盤活流動資金。近兩年，大多數(shù)制造企業(yè)經(jīng)營業(yè)績普遍變差，貨物庫存量急劇上升，存貨周轉(zhuǎn)率變低，資金回籠困難，這些問題嚴(yán)重削弱了制造企業(yè)的市場競爭力，不利于企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展。如何提高存貨管理水平，盤活積壓存貨，增強(qiáng)企業(yè)資金流動性，是我國制造企業(yè)亟須解決的難題。

S 公司于1997 年成立，是一家集中央空調(diào)研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、安裝、保養(yǎng)于一體的制造企業(yè)。該公司為眾多寫字樓、高級酒店、別墅及工廠等提供和安裝中央空調(diào)，贏得了廣大用戶的一致贊譽(yù)。但目前，其存貨管理仍采用傳統(tǒng)粗放型管理模式，存貨管理信息化水平低，很多數(shù)據(jù)無法溯源，屢次出現(xiàn)賬實不符的情況，這些問題嚴(yán)重影響了S 公司存貨管理的質(zhì)量和效率。

1 存貨管理及財務(wù)共享中心概述

1.1 存貨管理

存貨管理是企業(yè)在發(fā)展過程中對物資請購、訂貨、到貨處理、出入庫、倉位管理以及盤點管理等業(yè)務(wù)活動進(jìn)行控制的過程［1］，其實質(zhì)是資金流、信息流和實物流“三位一體”的管理過程，以實現(xiàn)存貨的有效增值為目的，即在以最低的存貨成本保證正常生產(chǎn)的前提下獲取最佳收益。

1.2 財務(wù)共享中心

財務(wù)共享中心（Financial Shared Service Center，F(xiàn)SSC）一般指財務(wù)共享服務(wù)中心，其核心思想是再造企業(yè)業(yè)務(wù)流程，以實現(xiàn)對企業(yè)采購、庫存、生產(chǎn)、銷售、財務(wù)以及人力資源等的有效管理。制造企業(yè)通過搭建財務(wù)共享中心，使各個模塊系統(tǒng)高度集成，能實現(xiàn)業(yè)財融合，以及企業(yè)內(nèi)、外部信息互通、共享，還能大大降低存貨管理成本，提高存貨管理效率［2］。

2 S 公司存貨管理存在的問題

2.1 原材料購置不合理

S 公司2021 年購置原材料的花費金額為9 236.22萬元，原材料購置明細(xì)如表1 所示。

表1 S 公司2021 年購置的原材料明細(xì)

S 公司的其他材料品種很多，包括各種型號的銅管、冷凝水管、分歧管、四通閥、電機(jī)、電線、焊料、毛細(xì)管、吊桿、抱箍、螺母、銅管彎頭以及溫度傳感器等。從表1 可知，壓縮機(jī)和鈑金占用資金最多，約占原材料購置總金額的67%，比重過大，說明原材料購置不合理，S公司應(yīng)對這部分原材料進(jìn)行重點管理。

2.2 存貨管理制度不完善

目前，S 公司存在存貨管理制度不完善、不健全的問題。該問題主要體現(xiàn)在S 公司沒有制定有效的存貨管理職責(zé)分工制度和不相容職務(wù)分離制度。存貨管理主體責(zé)任劃分不清楚，崗位職權(quán)缺乏約束機(jī)制。S公司為了節(jié)約用人成本，沒有科學(xué)配備存貨管理工作人員，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)一人兼任多職的情況。例如，原材料的請購、采購由一人負(fù)責(zé)，S 公司沒有制定規(guī)范的請購審批制度，導(dǎo)致采購人員超量購買，采購單價偏高，材料質(zhì)量不斷下降。此外，S 公司沒有制定不相容職務(wù)分離制度，這就容易使公司存貨管理存在巨大的風(fēng)險，很可能造成不法分子利用這些制度漏洞做出監(jiān)守自盜等違法行為，損害公司利益。

另外，S 公司存貨管理制度不完善還體現(xiàn)在存貨驗收、倉儲領(lǐng)料等環(huán)節(jié)。S公司雖然制定了驗收制度，但不重視細(xì)節(jié)，沒有具體到每一種材料的驗收參數(shù)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)上。驗收員通常查驗到貨的數(shù)量是否與送貨單上的數(shù)據(jù)相一致，“目測”式地檢查原材料質(zhì)量，基本沒有認(rèn)真核對采購合同和工程項目的具體條款，很難發(fā)現(xiàn)到貨物資的質(zhì)量問題。S 公司領(lǐng)料全憑員工的自覺性，沒有定額管理制度，對于剩余材料也沒有要求必須進(jìn)行退庫處理，導(dǎo)致材料浪費嚴(yán)重。

2.3 采購工作不到位

S 公司采購人員的專業(yè)素質(zhì)較低，S 公司對他們的績效考核流于形式，缺乏有效的監(jiān)督管控機(jī)制，管理層沒有采用專門的存貨訂貨方法，往往根據(jù)自己的經(jīng)驗決定采購的品種和數(shù)量，每季度采購預(yù)算遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于實際需求，導(dǎo)致存貨積壓嚴(yán)重，存貨周轉(zhuǎn)率降低，利潤空間變小。

此外，S 公司在采購工作中沒有使用相關(guān)信息系統(tǒng)管理庫存。在最佳庫存的計算方面，其也沒有使用科學(xué)有效的計算方法來估計庫存，無法對市場需求作出快速反應(yīng)，導(dǎo)致對年需求量及采購成本的估計不準(zhǔn)確。S 公司雖然原材料采購價格低，但它不符合生產(chǎn)制造和銷售的要求，容易造成存貨積壓，占用企業(yè)的資金。

2.4 倉儲管理不規(guī)范

S 公司倉儲管理不規(guī)范，沒有將不同批次、型號和用途的材料進(jìn)行分類存放，也沒有隨時關(guān)注材料發(fā)票的到達(dá)情況。對在庫房積壓很久的多數(shù)材料沒有上報和及時處理，使其占據(jù)了有限的倉儲空間。S 公司也沒有嚴(yán)格落實ABC 分類法，倉庫管理人員經(jīng)常隨意亂放物品，車間人員來領(lǐng)物料時，經(jīng)常遇到找不到物料的問題，導(dǎo)致工作效率降低。

另外，S 公司存貨倉儲監(jiān)管不嚴(yán)格，導(dǎo)致其他部門的人員經(jīng)常在沒有辦理相關(guān)出入庫授權(quán)手續(xù)的情況下接觸存貨，各車間經(jīng)常有材料剩余，這些材料由各車間自行保管，沒有辦理退庫手續(xù)。

S 公司沒有定期開展存貨盤點工作。存貨堆放較為混亂，倉儲管理人員素質(zhì)較低，對每個施工項目的存貨品種、規(guī)格、存放地點不是很清楚。由于任務(wù)重、時間緊，倉庫人員盤點工作流于形式，經(jīng)常不按規(guī)章制度開展盤點工作，在盤點過程中也只是清點數(shù)量，沒有及時關(guān)注材料質(zhì)量問題和毀損情況。倉管人員對庫存材料沒有每日巡檢，沒有詳細(xì)記錄，沒有與采購、財務(wù)、生產(chǎn)等相關(guān)部門及時溝通。月末，倉管人員發(fā)現(xiàn)盤點結(jié)果與庫存報表數(shù)據(jù)不符，也沒有主動找原因，隨意調(diào)整盤點結(jié)果。

2.5 信息化管理水平低

S 公司存貨種類繁多、收發(fā)頻繁，存貨管理工作涉及多個部門。S 公司雖然引入了金蝶財務(wù)軟件，但其功能主要是完成賬務(wù)處理及會計報表編制等工作，并在單一業(yè)務(wù)核算的基礎(chǔ)上增加了采購核算，但存貨核算、銷售核算等的功能模塊獨立運行，模塊之間的關(guān)聯(lián)不夠緊密，存貨管理相關(guān)部門無法及時獲取存貨流轉(zhuǎn)各環(huán)節(jié)的信息，難以有效實現(xiàn)動態(tài)信息共享，造成存貨積壓或短缺，無法有效降低存貨管理成本，難以應(yīng)對瞬息萬變的市場變化，不利于S公司的穩(wěn)定發(fā)展。

此外，S 公司存貨管理過程中經(jīng)常發(fā)生重復(fù)錄入數(shù)據(jù)的問題，因為賬務(wù)處理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與材料增減、庫存商品變動等的信息無法實現(xiàn)動態(tài)一致，導(dǎo)致每月的存貨成本核算與技術(shù)部提供的物料清單（Bill of Material，BOM）表數(shù)據(jù)差異大，很難實現(xiàn)會計核算信息與存貨信息有機(jī)統(tǒng)一和數(shù)據(jù)的一致性。S 公司存貨管理購銷存的信息無法跨部門使用，導(dǎo)致存貨管理相關(guān)部門出現(xiàn)“信息孤島”問題，使S 公司難以有效控制資金和財務(wù)風(fēng)險，不利于S 公司提高市場競爭力。

3 財務(wù)共享中心下S 公司存貨管理措施

3.1 轉(zhuǎn)變存貨管理觀念

S 公司負(fù)責(zé)人要認(rèn)識到存貨管理的重要性。S 公司領(lǐng)導(dǎo)層要轉(zhuǎn)變存貨管理觀念，加強(qiáng)存貨管理。S 公司應(yīng)理性考慮如何改變領(lǐng)導(dǎo)層存貨管理的理念。

要想轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)層的存貨管理理念，S 公司必須分析以往不重視存貨管理的原因，然后找到有效的解決方案。例如，存貨管理人員可以找合適的機(jī)會，向領(lǐng)導(dǎo)層告知存貨管理的必要性和重要性，使其愿意積極支持存貨管理人員改進(jìn)存貨管理制度，也使其樹立存貨管理觀念。隨著領(lǐng)導(dǎo)層存貨管理理念的轉(zhuǎn)變，S 公司下一步要做的是廣泛動員和鼓勵所有員工參與存貨管理，讓所有員工樹立正確的存貨管理理念，使其嚴(yán)格執(zhí)行存貨管理機(jī)制，切實提高全體員工存貨管理的積極性，以減少浪費，降低成本。

3.2 建立科學(xué)的存貨管理制度

S 公司存貨種類繁多，存貨管理又涉及采購、驗收、付款、倉儲保管、清查、領(lǐng)用發(fā)出及記賬等環(huán)節(jié)的內(nèi)容。要想提高存貨管理水平，S 公司就必須根據(jù)自身情況針對這些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的風(fēng)險點建立科學(xué)的存貨管理制度，如存貨采購制度和存貨管理授權(quán)審批制度等。對于存貨采購制度的制定，S 公司要將采購責(zé)任具體到部門和個人，明確不相容責(zé)任人的職責(zé)分工，嚴(yán)格執(zhí)行不相容職務(wù)分離制度，請購與審批、采購與驗收等工作職務(wù)必須分離，以保證采購數(shù)量真實、采購價格合理、采購質(zhì)量過硬。此外，在規(guī)范驗收程序、細(xì)化存貨倉儲管理流程等方面，S 公司要完善存貨保管制度、存貨管理授權(quán)審批制度等管理制度，基于這些制度要求細(xì)化各類物資驗收入庫、在庫保管、在庫檢查等的流程和標(biāo)準(zhǔn)，明確權(quán)限范圍內(nèi)的審批權(quán)限，防止各類物資浪費與舞弊行為的出現(xiàn)。另外，S 公司要規(guī)范存貨領(lǐng)用制度，杜絕領(lǐng)料浪費和資產(chǎn)非正常損失現(xiàn)象的發(fā)生，還要完善存貨盤點制度，規(guī)定具體的時間、盤點部門和各類存貨計量方法。S 公司還要完善存貨管理績效考核機(jī)制，做好存貨管理人員的績效考核工作。

3.3 制定采購預(yù)算制度，選擇合適的采購方法

S 公司要針對采購計劃不合理、采購成本偏高的問題，制定科學(xué)的采購預(yù)算制度。S 公司采購部應(yīng)根據(jù)銷售計劃、生產(chǎn)計劃、倉儲空間、庫存情況、資金計劃等制訂采購計劃，合理確定各類存貨的采購比例，實行采購預(yù)算管理。倉儲部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)生產(chǎn)計劃和存貨限額管理制度決定是否采購材料。S 公司還可以采用經(jīng)濟(jì)訂貨批量（Economic Order Quantity，EOQ）方法訂購材料［3］。

以S 公司訂購K225BU 型號的松下壓縮機(jī)為例，該材料年需求量38 600 個，一次訂購成本800 元，年單位訂貨成本12.3 元，S 公司訂購K225BU 型號的松下壓縮機(jī)的經(jīng)濟(jì)訂貨批量公式如下：

式（1）中，A是全年存貨總需求量，B是每次訂貨的訂貨成本，C是單位存貨年儲存成本。

S 公司訂購2021 年K225BU 型號的松下壓縮機(jī)內(nèi)部資料顯示壓縮機(jī)實際訂貨批量5 400 個，存貨成本38 928.52 元，但從式（1）和（2）可知，S 公司如果選擇經(jīng)濟(jì)訂貨批量方法采購K225BU 型號的松下壓縮機(jī)，其存貨成本明顯較低，能節(jié)約25 146.37 元。

由此可知，S 公司在采購其他材料時也可結(jié)合上述采購方法計算采購的最佳經(jīng)濟(jì)批貨量，以減少存貨成本。

3.4 加強(qiáng)存貨倉儲管理

倉管人員要根據(jù)采購人員采購材料的基本資料和質(zhì)檢人員的驗收單按實際收到的數(shù)量填寫入庫單，交給各方簽字，登記存貨保管賬，并隨時關(guān)注發(fā)票的到達(dá)情況。存貨保管要根據(jù)物資的類別、名稱、型號等屬性合理安排存放地點，按照物資的儲存條件妥善儲存，嚴(yán)格按照存貨ABC 分類法，對于不同批次、型號和用途的物資要分類存放，防止出現(xiàn)物資亂擺亂放的問題。S 公司可以將材料劃分為3 類，對于壓縮機(jī)、鈑金這些A 類物資要重點看管，準(zhǔn)確記錄該類物資類別、編號、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量以及計量單位等內(nèi)容，永續(xù)盤存制和定期盤存制相結(jié)合，防止出現(xiàn)盜竊、損壞等問題，保障生產(chǎn)需要，確保收貨和發(fā)貨的及時性和準(zhǔn)確性。B 類物資因為資金占比較小，一般管理即可。C類物資雖然品種很多，但價值小，S 公司可實行簡單看管辦法。S 公司對重要程度不同的物資實施精準(zhǔn)管理，能加快尋找物資的速度，有效減少總庫存，也有利于加快資金的周轉(zhuǎn)速度。

此外，倉管人員在發(fā)料前要認(rèn)真核對車間工人填寫的領(lǐng)料單，要有授權(quán)人員的批準(zhǔn)簽字，倉管人員在檢查手續(xù)齊備后予以發(fā)貨并在相應(yīng)的單據(jù)上簽字核實，不延誤領(lǐng)料時間和影響生產(chǎn)進(jìn)度，還要對車間的剩余材料實施退貨控制。

除此之外，相關(guān)部門要嚴(yán)格執(zhí)行存貨盤點制度。倉管人員要嚴(yán)格按照倉位順序進(jìn)行盤點，盤點表中應(yīng)列明貨品的名稱、編號、倉位等內(nèi)容，每項盤點完成后填寫貨品數(shù)量，編制存貨盤點表，編制書面盤點報告。對于存貨盤盈盤虧的現(xiàn)象，倉儲管理部門及其他相關(guān)部門要及時查明原因，追究負(fù)責(zé)人的責(zé)任，調(diào)整庫存數(shù)據(jù)，結(jié)合盤點結(jié)果對存貨庫齡進(jìn)行分析，及時處置呆滯品和虧損的存貨，并決定是否計提存貨減值準(zhǔn)備，提供準(zhǔn)確的庫存財務(wù)報表。倉管人員應(yīng)每天對存貨進(jìn)行檢查，查看是否有損壞、變質(zhì)、長期不流動的情況，防止賬實不符的現(xiàn)象發(fā)生，提高存貨管理效率。倉管人員除了對物的管理，還必須加強(qiáng)對人的管理。非倉管人員或非經(jīng)授權(quán)的人員不得進(jìn)入倉庫。需要進(jìn)入倉庫的人員必須辦理進(jìn)出登記手續(xù)，以防止出現(xiàn)存貨被盜的問題。

3.5 基于財務(wù)共享中心加強(qiáng)存貨管理信息共享平臺建設(shè)

S 公司管理者應(yīng)重視存貨管理的信息化建設(shè)，加強(qiáng)總體規(guī)劃，分步驟實施，優(yōu)化存貨管理制度，完善存貨管理流程，引入財務(wù)共享中心的核心管理思想，建立分布式數(shù)據(jù)倉庫，把存貨管理的業(yè)務(wù)流程和財務(wù)管理流程高度融合，形成各部門統(tǒng)一的信息共享平臺［4］。S公司的采購部門和倉管部門分別將采購訂單和收貨確認(rèn)信息錄入存貨管理信息共享平臺，由計算機(jī)電子數(shù)據(jù)庫進(jìn)行匹配，財務(wù)部門只需審核物品名稱、供應(yīng)商和電子發(fā)票，這樣能提高存貨管理效率，避免數(shù)據(jù)不完整和數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，同時也可以實現(xiàn)多種數(shù)據(jù)交換、共享。

S 公司必須從實際情況出發(fā)，制定信息處理規(guī)則，逐步推進(jìn)基于財務(wù)共享中心的存貨管理信息共享平臺建設(shè)［5］。當(dāng)S 公司要處理存貨的出庫發(fā)貨業(yè)務(wù)時，庫存管理人員應(yīng)當(dāng)將發(fā)貨單商品信息和確認(rèn)發(fā)貨輸入信息處理系統(tǒng)，按業(yè)務(wù)發(fā)生地完成數(shù)據(jù)的一次性采集，存入信息共享平臺供其他人員使用。S 公司建設(shè)基于財務(wù)共享中心的存貨管理信息共享平臺（見圖1）能保障存貨信息和財務(wù)數(shù)據(jù)來源一致，有效打破公司各部門之間的“信息孤島”，加強(qiáng)公司內(nèi)外部的交流合作。另外，財務(wù)管理人員可以基于財務(wù)共享中心的存貨管理信息共享平臺實時監(jiān)控存貨的資金流、實流和信息流，及時了解存貨狀況，這樣能夠提高財務(wù)管理水平。

圖1 基于財務(wù)共享中心的存貨管理信息共享平臺

除此之外，基于財務(wù)共享中心的存貨管理信息共享平臺的建設(shè)能有效解決存貨管理信息輸出不真實、不準(zhǔn)確、不全面、不及時等問題。但它的建設(shè)是一項復(fù)雜的工程，S 公司需要打造一支高素質(zhì)的存貨管理人員和技術(shù)人員團(tuán)隊。S 公司必須加強(qiáng)對存貨管理人員信息技術(shù)的培訓(xùn)，定期或不定期邀請專家來公司對存貨管理人員開展培訓(xùn)，鼓勵和支持存貨管理人員外出學(xué)習(xí)和交流，定期舉辦存貨管理技能大賽，通過師傅帶徒弟的方式讓新存貨管理人員盡快熟悉業(yè)務(wù)流程和信息共享平臺操作流程，不斷提升存貨管理人員信息共享平臺應(yīng)用水平，以此提高存貨管理效率。

4 結(jié)語

本文以S 公司為研究對象，分析該公司存貨管理存在的問題，并從多個方面提出存貨管理措施，希望這些措施能為S 公司降低存貨成本，提升存貨管理水平和市場競爭力提供幫助，也可為其他同類企業(yè)提升存貨管理水平提供借鑒與參考。