企業應收賬款內部控制管理的問題及建議

琚慧欣

（蘭州財經大學，蘭州 730030）

0 引言

在當前競爭不斷加劇的市場經濟環境中，企業為增加市場份額，除了提升自身產品品質，提供良好的售后服務外，還需要通過賒銷方式減輕購買方付款資金壓力以增加自身產品銷量。賒銷量的增加使企業應收賬款數額越來越大，企業應收賬款內部控制的設計無法有效應對賒銷量的急劇變化，導致應收賬款呆賬和壞賬逐年增加。賒銷對企業來說具有兩面性，即在促進企業銷售增長的同時也給企業帶來潛在風險。因此企業需要在日常生產經營活動中加強應收賬款內部控制管理。

1 應收賬款與內部控制概述

1.1 應收賬款定義

應收賬款是指企業在銷售商品及提供勞務過程中形成的未及時收回的款項，其本質為企業的一種債權性資產。應收賬款有其特定的范圍，不包括應收的利息，僅指應收賒銷客戶的款項。應收賬款與其他流動資產相比，具有以下特點：①它是公司間商業信用的一種形式，有利于企業存貨得到周轉。②回收周期具有不確定性，而且資金被占用，并不能為企業帶來利息收入，企業資金利用率大大降低。另外，應收賬款的催收回款也會增加企業的工作量；同時，企業為盡快收款而給予對方現金折扣，以及通過法律訴訟解決清款糾紛而帶來的費用等，會使企業遭受不同程度的經濟損失。

1.2 內部控制定義及目標

內部控制的定義：“內部控制是在特定的環境下，為了提高單位的工作效率、充分有效地獲取使用各種資源，實現所既定的管理目標，而在單位內部實施的各種組織、規劃、程序和約束的方法。”在《企業內部控制基本規范》中，內部控制的實施要素包括企業董事會、監事會、管理層和全體員工，目的是在整個過程中實現控制目標。內部控制有三個目標：一是合理保證財務報告的可靠性，這一目標與管理層履行財務報告編制責任密切相關；二是合理保證經營的效率效果，即經濟有效地使用企業資源，以最優方式實現企業目標；三是在所有經營活動中遵守法律法規的要求，即在法律法規的框架下從事經營活動。

1.3 應收賬款內部控制的意義

企業應收賬款內部控制有三個階段，包括事前的信用審批內部控制，事中的獲取賒銷企業動態信息，事后催收責任到人。良好的應收賬款內部控制可以有效控制賒銷帶來的不確定性，可以減少自身流動資金被占用，提高資金使用效率，減少企業應收賬款發生壞賬的比例，增加自身流動資金存量，為企業的擴大再生產提供資金支持。

2 企業應收賬款內部控制管理存在的問題

2.1 應收賬款管理缺乏法律保護意識

科技發展，社會進步，促使市場競爭加劇，企業想要在競爭加劇的市場中生存下來，必經階段就是增加自身產品的市場占有率，拓寬銷售渠道，使企業的經營效益得到改善。而為了增加銷售量，企業除了提升自身產品的質量及產品的售后服務以獲取更多優勢外，還會采用先提貨后付款的賒銷方式，利用企業間的信用做擔保，促使更多的交易訂單成交。企業在銷售內部控制的設計與實施中，過度關注銷售及銷售額等指標的考核，而忽視了應收賬款的回款難度及壞賬準備等方面的影響。部分企業只重視銷售合同中的銷售條款而忽略銷售款清收的條款。當債權到期無法收回時，由于合同中未明確規定銷售款的付款期限、付款方式及違約條款，加之訴訟成本高、周期長及勝訴概率低等原因，企業無法有效利用法律手段維護自己的合法權益。這使得很多欠債企業經營狀況良好、收款企業資金周轉困難。在這樣的經濟環境下，很多企業開始效仿拖欠應收賬款，導致結算資金相互侵占，企業間的信用失效，企業長期發展受阻。此外，大多數企業對應收賬款的管理缺乏對賒銷合同的重視，未設置賒銷合同監管部門，沒有制定高效的賒銷合同監管制度和具體的賒銷合同監管流程，無法對應收賬款賒銷合同進行實時監控與動態反饋。

2.2 應收賬款內部控制清收職責分配不合理

多數企業組織結構較為簡單，各部門權責邊界模糊，各部門只負責本部門內部的工作，遇到邊界模糊的工作，缺少溝通，相互推脫，工作完成度差。一方面，應收賬款清收內部控制設計存在交叉工作做不到位的漏洞。銷售部門的工作責任僅與銷售有關，財務部門工作僅與應收賬款的核算有聯系，兩部門都與應收賬款的催收有關，但是，在管理中并未明確具體的管理部門負責催收應收賬款，從而導致應收賬款后續無人監管，無法在規定期限內收回，形成呆賬、壞賬，影響企業經營活動流動資金存量。由于權責不明確，企業無法追究工作不到位的責任。另一方面，由于銷售業務人員的薪酬僅與銷售額有關，銷售額越高，銷售業務員薪酬越高，銷售業務人員為了提高銷售額，往往會采用賒銷的方式銷售，從而形成企業應收賬款。同時，銷售業務人員對賒銷理解不到位，認為只要完成銷售指標，完成應收賬款的登記，后續的工作就與業務人員沒有關系了，沒有對賒銷款的催收進行后續的監督與管理。財務部門的工作僅僅是對經濟業務進行確認、記錄、計量，與業務環節沒有聯系，對應收賬款客戶了解相對較少，很難與客戶面對面解決問題。由此可知，在應收賬款的管理中既沒有具體部門負責，又沒有專門負責催收的責任人，說明企業應收賬款清收內部控制權責分配不合理。

2.3 應收賬款內部控制未設置專門的信用管理部門

由于企業對應收賬款內部控制重視程度不足，在實際工作中企業并未設置專門的信用管理部門，許多企業都是由銷售部門代為執行對客戶的信用評價工作，而銷售部門基于績效與銷售業績相關聯的激勵考核制度，往往會忽略對客戶信用狀況的調查、評價與報告，只注重銷售業務本身，忽略銷售回款時間不確定等風險。此外，應收賬款內部控制由于缺少專門的信用管理部門，造成一些基礎工作不完善。第一，對應收賬款基礎資料不重視，沒有根據客戶特性建立分類客戶檔案，或客戶檔案內容不健全，以及未對客戶享受信用政策等級進行科學評價，可能導致應收賬款信用政策的盲目使用。第二，沒有設計相應的事前內部控制，即應收賬款內部控制缺少對銷售部門銷售計劃的審批程序。沒有部門對銷售計劃的真實性、可行性進行風險評價及審批，除此之外，也未對信用政策中的信用額度、適用范圍、信用期限、現金折扣比例等進行明確規定，造成應收賬款信用政策被濫用，致使企業蒙受巨大經濟損失。

3 加強企業應收賬款內部控制管理的建議

3.1 提高法律保護意識，加強人員素質培訓

首先，企業需要根據銷售部門提出的銷售計劃以及經營現金流的需求量，制定合理的銷售回款條款，并在合同中明確約定，例如：提前匯款的獎勵機制，如果在確認收貨后15 日內付款，能夠從發票面值中獲得3%的現金折扣，15 日至30 日內付款，能夠從發票面值中獲得1.5%的現金折扣，30 日后付款，支付發票的全部金額沒有折扣。對于逾期未收回的賬款，合理運用法律手段維護自己的合法權益，避免資金出現惡性循環，讓企業陷入債務鏈，阻礙企業長期發展。其次，要建立健全企業管理機構中的合同管理部門，制定規范的合同管理制度和具體的操作流程，對應收賬款合同進行實時動態監控與管理。最后，管理層的專業素質對應收賬款的監督與管理至關重要，可以對管理者進行定期培訓，使其掌握應收賬款內部控制的事前、事中及事后管理流程等方面的知識，同時，在企業內部營造全民學習的氛圍，為普通員工提供培訓學習的機會，培養應收賬款內部控制管理人才。

3.2 建立科學合理的應收賬款考核制度

由于應收賬款內部控制在催收方面存在責任劃分不清晰的漏洞，為防止應收賬款在事后沒有責任人監管，沒有責任人跟進并反饋收款進度等問題的發生，企業應當建立科學合理的應收賬款考核制度，可以將應收賬款的催收與績效進行關聯。一方面，明確界定各部門的權力與責任，定期對應收賬款進行匯總，根據匯總信息，對每個客戶的應收賬款，依據員工對客戶的需求了解程度匹配合適的負責人，注重應收賬款客戶信息的實時獲取與反饋，對責任人的績效考核中加入對應收賬款催收工作的考核指標。催收應收賬款指標內容包括負責的款項規模、催收的回款數額及催收回款進度等。另一方面，明確壞賬損失的原因。明確是自身監管不到位，還是對方客戶缺乏信用或者是其他因素導致。根據調查結果，依據損失的嚴重程度及具體原因，對相關責任人進行處罰。

3.3 加強企業信用政策內部控制

首先，完善組織部門，建立應收賬款內部控制管理與監督部門，設置獨立的應收賬款信用管理部門。該部門重點關注企業的賒銷業務，負責對賒銷客戶的信用狀況、還款能力進行調查，對賒銷客戶進行專業化的評估、管理和控制，通過信用管理部門構建起財務部門與銷售部門之間的溝通渠道，完善賒銷內部控制設計，各司其職，構建良好的內部控制環境。

其次，建立和完善客戶檔案，建立信用評價體系，實施動態管理。將客戶相關資料轉交到獨立的信用管理部門，由信用管理部門利用客戶歷史信息進行分析畫像，對客戶進行分類，以優秀、良好、一般、及格為等級進行劃分，不同等級適用不同信用額度和賒銷期限的信用政策。關注客戶經營環境的變化，及時更新客戶資料，從而及時調整客戶信用等級，增強信用管理部門信息可利用度。在賒銷業務完成之前，收到銷售部門未被批準的銷售單時，根據客戶檔案的內容了解客戶最新的經營狀況、信用狀況以及還款能力等信息，并根據了解到的信息做出判斷，再次確認信用等級，確定可以批準的賒銷額度，對銷售單進行審批。

再次，明確銷售部門、財務部門、信用管理部門各自的職權范圍，對于交叉工作，各部門在明確各自職責的同時加強部門間的溝通與交流，各部門工作做好相互銜接，對應收賬款的事前審批、事中監督、事后催收進行控制，通過加強內部控制，降低賒銷給企業經營帶來的不確定性，實現企業經營目標。

最后，明確賒銷業務流程與審批權限，完善內控。規范賒銷流程，區別于沒有設置信用管理部門的流程，使信用管理部門成為賒銷銷售業務管理流程中必不可少的一環。從賒銷業務發生至應收賬款收回的流程，可以從以下4 個環節予以明確。①對于賒銷業務，銷售部門將收到的客戶訂單編制銷售單交由信用部門審批，信用部門根據銷售單的賒銷額度核對信用系統對該客戶設置的賒銷額度是否足夠，對于超過信用額度的賒銷額度，信用管理部門可以不予審批或者轉入特殊審批的流程。特殊審批通過的條件：一是客戶信用較好，經營良好，有足夠的還款能力；二是獲得相關管理部門負責人同意。②倉儲部門根據經過審批的銷售單進行備貨。③財務部門根據發運憑證和經過審批的銷售單，開具發票，登記銷售收入和應收賬款明細賬，并進行總分類核算。④每月末對應收賬款的回收狀況進行匯總，對于未回收的應收賬款應通知信用部門，由信用部門通知專職人員負責催收，對于確實長期無法收回的款項，會計部門計提壞賬準備，信用部門調整該客戶的信用等級及賒銷額度，銷售部門對該客戶進行相應標記。

4 結語

從以上分析可以看出，應收賬款內部控制是企業管理的重要組成部分，為了應對賒銷給企業經營帶來的不確定性，企業需要加強合同管理意識，提高法律保護意識，加強人員素質培訓，認識到信用政策不僅僅是信用部門獨立發揮作用，還需要銷售部門、財務部門等部門加強聯系與溝通，共同構建良好的企業內部控制環境，確保流動資金鏈不斷裂，促進企業持續健康發展。