行政事業單位專項資金內部控制優化探究

王喆

（紹興市消防救援支隊，浙江 紹興 312300）

一、引言

近年來，我國針對各單位專項資金的撥款規模持續擴張，專項資金在單位預算金額中所占的比例越來越高，單位需要思考如何確保專項資金使用的規范性，提高資金使用效率，確保專項資金相關信息的透明度。優化專項資金內部控制體系，能夠解決專項資金在使用過程中出現的各類問題，有利于專項資金安全、高效地使用，并通過健全風險管理機制，達到應有的管理效果，提升單位各項管理活動的效率。

二、行政事業單位專項資金內部控制存在的問題

（一）控制環境存在弊端

首先，部分單位對內部控制認識存在不足，單位內部認為專項資金管理僅是財務部門的工作，沒有讓全體成員參與到專項資金管理過程中，單位領導層和基層人員沒有認識到專項資金管理工作的重要性。其次，部分單位沒有對專項資金管理的關鍵崗位、關鍵流程予以明確，管理規則與管理要求不健全，崗位責任機制不明確，在管理過程中容易出現推諉扯皮的問題。再次，部分行政事業單位內部成員缺乏對專項資金管理工作的認識，沒有結合法律法規方面的要求，學習專項資金管理相關文件。在專項資金管理過程中，由于自身專業素養不足，資金浪費的現象較為常見。最后，部分單位沒有健全獎懲機制，專項資金管理缺乏合理的考評體系，不利于提高單位成員參與內部控制工作的積極性。

（二）風險評估乏力

首先，部分行政事業單位沒有認識到專項資金風險管理的重要性，認為有國家財政兜底，即便專項資金管理產生風險也不會對自身造成影響。其次，部分單位沒有針對各類風險制定合理的管控措施，沒有對風險進行分類管理，也沒有制定專項資金風險監督機制，導致風險管理工作流于形式。

（三）控制活動不細致

專項資金內部控制活動包括預算控制、財產保全控制、政府采購控制等，但是很多行政事業單位在專項資金管理的過程中，沒有通過優化內部控制流程改善專項資金管理，專項資金管理存在一定缺陷，阻礙了單位專項資金管理水平的提高。

（四）信息溝通不暢

我國很多行政事業單位還沒有搭建信息平臺對專項資金進行全過程管理，沒有通過網絡系統跟蹤分析專項資金執行進度，也沒有要求各部門及時對專項資金執行進度的偏差進行修正。很多單位甚至通過Excel表格分析專項資金的使用情況，信息建設較為滯后，影響了專項資金管理的效果。

（五）監督體系不完善

部分行政事業單位沒有健全專項資金監督機制，沒有明確專項資金內部監督制度，導致內部監督機制不具有權威性和獨立性。同時，部分地區的財政主管部門對各行政事業單位專項資金的使用缺乏全過程的監督，僅在年終對專項資金使用情況進行檢查，忽視了事中的監督，不利于對專項資金使用過程中的各類問題進行動態糾偏。

三、行政事業單位專項資金內部控制優化思考

（一）優化專項資金內部控制環境

第一，提高對專項資金內部控制的重視程度。行政事業單位要根據上級政府部門的文件，明確管理專項資金的各類標準，明確專項資金執行原則、執行方案等方面的規定，確保專項資金管理的各項流程具有必要性，有效推進專項資金管理工作，達到預期的效果，并根據政策不斷調整專項資金管理方案。單位內部要定期召開專項資金管理會議，要求全體成員對專項資金內部控制予以重視，確保各項經濟業務活動合規、合法。

第二，提高單位管理層的專業素養。我國財政體系不斷改革，對行政事業單位的管理提出了更高的要求。單位內部的管理層需要了解專項資金管理工作的要求，并督促單位的專項資金管理人員學習專項資金管理的理念。近年來，在專項資金政策不斷更新的背景下，財務人員也需要學習專項資金管理的內容，及時補充法律、合同、稅收等方面的知識，掌握專項資金管理各環節的要求。單位要通過業務培訓、繼續教育等方式，提高專項資金管理水平，規范專項資金管理流程，加大對專項資金的監管力度，使財務人員在工作中相互探討專項資金管理理念，形成共識，解決專項資金管理中的各類問題。此外，也要對內部審計人員加強培訓，提高相關人員審計方面的素養，使其準確了解專項資金管理要求，避免單位內部資金出現閑置或浪費等問題。

（二）改進專項資金風險評估機制

第一，重視單位內部的風險管理工作。行政事業單位內部人員需要認識到風險管理工作的重要性，使用專項資金所產生的各類風險都可能對單位的發展產生影響，只有落實風險管理工作的要求，才能為風險防控打下基礎，確保專項資金的各個項目順利開展。行政事業單位需要明確專項資金管理的總體要求，分析專項資金管理中可能存在的風險，對各類風險進行梳理，并探索潛在的風險，結合單位的實際情況，分析各項業務流程的風險點，對風險發生的可能性及風險產生的影響進行評分，發生可能性高且影響程度大的為重大風險，發生可能性不高且對單位的影響程度可忽略的為次要風險。評估不同等級的風險，采用不同的應對機制。對于重大風險，單位要全面考慮應對措施，制訂完善的解決方案，防范重大風險給單位帶來嚴重影響，彌補風險管理中的缺陷，制定合理的風險管理配套機制，完善單位的監督管理體系，有效預防各類潛在風險，使風險管理工作取得應有的效果，促使專項資金管理工作更加順利地開展。

第二，監管部門需要加強對單位專項資金風險的管理。財政主管部門在單位的專項資金風險管理中應該起到輔助性的作用，加強對單位各項專項資金風險點的檢查，避免各單位出現專項資金被挪用、被擠占等一系列問題。在專項資金經過人大審批之后，財政部門需要及時將其撥付給各單位，并在各單位使用專項資金期間，指導單位開展專項資金風險管理工作，對各類風險應對措施的科學性和有效性進行判斷，幫助各單位不斷優化風險管理體系。

（三）完善專項資金控制活動

第一，加強對項目申報的預算控制。行政事業單位在編制預算時，需要對預算的合理性進行分析。預算編制合理是專項資金順利使用的必要條件，因此在專項資金申報之前，要對專項資金預算的必要性進行全面分析，判斷專項資金投入的項目是否具有必要性。對于重大專項資金支出項目，需要邀請單位內外的專家參與論證，有條件的單位可以設立專門負責專項資金管理的部門，統籌各項專項資金申報工作，并對單位內部各部門的實際情況進行匯總，由該科室負責對專項資金管理進行統籌規劃，統一整理并編制申報材料，幫助財務部門提高審核預算材料與收集預算材料的效率，提升預算編制的合理性，幫助單位實現對專項資金的有效管理。對于單位內部專項資金投入的項目，需要優化資源配置，做好統籌規劃，提高專項資金使用效益，并通過科學的決策提高專項資金使用的透明性和合規性，明確專項資金管理重點，做到物盡其用，確保每筆資金發揮應有的價值。

第二，加強財產保全控制。行政事業單位的財務部門需要督促專項資金及時支付，了解項目的實施進度，并對項目的執行質量進行檢查，避免項目執行存在問題導致項目無法按時完成。同時，單位需要針對專項資金建立結余管理機制。財政主管部門會收回未執行完的專項資金，單位要對未執行完的專項資金進行分析，分析項目建設進程與專項資金結余的原因。財政主管部門也需要對各單位的專項資金使用情況進行摸底，按時收回結余的資金，注重對各項資金的統籌使用，并督促整改執行進度較慢、嚴重影響專項資金執行效率的問題。

第三，改善政府采購計劃。首先，優化職責分工體系。各行政事業單位在政府采購過程中，要優化采購流程和提高采購效率，關注采購項目的真實性和必要性，確保采購預算真實、公允，嚴格按照規定履行采購程序，嚴格執行各項預算配套項目，提高專項資金使用的透明度，杜絕專項資金使用過程中出現違規問題。其次，提高信息技術的使用水平。各單位需要加強對政府采購分類工作的管理，通過信息技術實現對各項采購的分類。單位需要充分利用信息系統，自動分類各部門提出的采購申請，從而更加直觀地了解單位的各項采購資產，減少信息不對稱產生的風險。

第四，強化績效評價。專項資金項目在執行結束之后，需要加強績效評價工作，分析專項資金使用的績效，并就績效管理中發現的問題明確責任，督促相關成員整改。各單位需要建立預算編制、績效管理相結合的管理模式，對單位內部各責任主體的預算執行效果進行評價，督促執行效果差或績效不達標的單位整改，由財政主管部門進行統一的考核，并對各單位的專項資金執行效果進行全面分析，為下一年度專項資金預算的分配提供參考。對于績效不達標的單位，規劃下一年度財政資金時需要謹慎考慮。

（四）優化專項資金信息溝通機制

有效的信息公開機制有利于提升行政事業單位內部控制水平，單位需要通過信息平臺規范各項管理流程，提高單位內部的信息反饋效率，通過健全信息公開機制，響應財政部門的績效管理需求。單位需要在一定范圍內公開績效考評結果，幫助全體成員了解專項資金績效水平，并幫助單位各責任人認識到專項資金執行過程中存在的問題。行政事業單位的專項資金績效管理需要大量的數據作為支撐，因此單位在財政項目預算編制過程中，要對網絡平臺進行更新與升級。建立扁平化的網絡體系，提高各項信息匯總的速度與信息處理的質量，加強信息化建設，讓單位內部各部門及時上傳相關資料，利用系統進行統計，改變傳統管理模式下使用Excel表格統計相關數據的情況，保證信息管理的公開、透明。在專項資金執行過程中，可以要求單位內部各部門及時上傳預算執行進度數據，使財務部門及時了解執行情況，發現執行過程中存在的各類問題。另外，行政事業單位內部需要針對專項資金使用過程中的各類問題進行溝通，實現平級間與上下層級間的有效交流。部分專項資金項目需要多個部門共同協作，只有實現各部門之間的協作，才能切實提高單位的專項資金管理水平。

（五）完善專項資金監督體系

第一，行政事業單位內部需要對專項資金使用過程進行監督，落實監督管理責任。例如，單位內部的財務部門要對專項資金支出的合法性進行監督審查，確保每筆資金支出合法。單位內部的國有資產管理部門要加強對國有資產管理工作的監督，單位要通過落實各部門的歸口責任，明確執行監督機制。

第二，對專項資金使用進行常態化管理。行政事業單位的上級財政主管部門需要加強對各單位專項資金的指導監督，還需要對專項資金使用過程中發現的問題提出整改意見。財政主管部門還可以委托第三方機構，對專項資金的使用情況進行審計，形成常態化的審計機制，并將審計中發現的問題及時通知給各單位。各單位根據專項資金使用過程中存在的問題，改善管理流程。同時，上級財政部門可以邀請法律、合同、稅收、采購方面的專家參與審計工作，提高審計監督質量，幫助各單位更好地開展專項資金管理工作。

四、結語

隨著我國行政事業單位的發展，專項資金的重要性也在逐漸提高，如果不優化專項資金管理流程，單位將難以達到國家的相關要求。行政事業單位在未來發展的過程中，需要認識到專項資金管理的重要性，在國家財政體制改革的背景下，統一思想認識，加強對專項資金的管控，在單位內部形成權責明確、相互監督、相互制衡的關系，制定健全的風險防范與應對機制，細化專項資金管理工作的各項管理流程，通過信息系統實現對專項資金的全過程管控，不斷提高專項資金管理水平。