關于加強企業合同管理工作的思考

韓青平

（山西焦化集團有限公司，臨汾 041606）

一、合同管理概述

現代企業管理中的合同管理指的是企業在開展各類經營活動的過程中，利用多種管理手段和規范制度來規范合同中涉及的各項事務，主要包括合同準備、擬定、簽訂、履行、變更、終止、索賠等環節的管理工作，是管理科學、經濟學理論、法學等學術知識在組織實施合同過程中的綜合運用。合同管理在具體實施過程中主要具有以下三個基本特征。

首先是全程性特征，即企業合同管理不僅包括合同履行階段的管理，還要重視合同簽訂前相關事務的管理，應從合同準備、起草環節開始，到合同終止環節為止，貫穿合同制訂、生效、履行、失效的整個過程。

其次是系統性特征，即凡是與合同內容及條款有關的部門，都要參與到合同管理中，應通過企業內部各部門間的溝通協作，構建科學、系統的合同管理體系，從而最大限度地保證合同管理的全面性和實效性。

最后是動態性特征。即相關部門和管理人員應及時對合同執行情況進行跟進，注重對合同履約情況及環境變化情況的了解，尤其是要及時掌握對自身不利的變化，并在此基礎上提出合同補充、變更、中止等管理意見，以此更好地發揮合同的作用和價值，維護雙方的合法權益。

二、合同管理中的風險類型

（一）主體風險

合同主體指的是實際承擔合同權利義務的民事主體。然而，在實際操作過程中，有很多合同是由簽約主體（分為代理人和代表人）完成簽署的。在法律層面上，簽約主體是合同的簽署者，不直接承擔合同的權利和義務。若合同雙方未能明確、核實上述信息，則極有可能產生以下合同主體風險：①當簽約主體為代理人時，容易出現簽約主體無權代理、越權代理等風險；②當簽約主體為法定代表人時，容易出現法定代表人超越或違反公司章程規定的權限對外簽約的風險；③當簽約主體為員工代表人時，容易出現代表人缺少企業授權書或已辭職員工為了私利仍作為原企業代表簽約的風險；④當簽署者為合同主體時，容易出現合同主體為限制行為能力人、無權處分人，以及合同主體不具有法定資格、違反法律禁止性規定等風險。因此，在進行合同管理時，必須注重對合同主體的審核。

（二）條款風險

條款風險是合同管理中最常見的風險類型。在合同文件中，不僅包含一些法律法規明確要求的通用條款，還包含許多根據實際情況補充添加的專用條款和附屬文件，而這部分內容則是條款風險“多發區域”。從實際情況來看，引發條款風險的原因主要有：①條款內容表述不清或不準確，導致合同雙方對條款內容存在認知差異，從而在條款履行過程中產生爭議；②條款內容缺乏公平性，在很多合同中，合同條款往往更有利于合同編制方或項目發包方（出資方）；③條款項目不夠完善，在編制合同的過程中，合同雙方對合同內容和相關風險的考慮不夠全面，導致合同條款存在漏洞，并且雙方未對合同條款的補充和變更方式進行明確，導致在條款變更和補充的過程中合同雙方存在爭議，從而對合同的約束力和執行力產生不利影響。

（三）制度風險

制度風險多發生于合同履行階段的管理工作中，主要表現有：①企業合同管理制度是否符合我國現行相關法律法規的要求；②企業是否有健全的合同管理制度，來保證合同的有效執行；③企業是否有完善的風險防控方案，來有效規避合同履行過程中的風險因素等。若上述制度存在缺失，則必然會引發合同制度風險，對合同的履行能力和管理能力造成嚴重的影響。

三、企業合同管理工作存在的問題

（一）缺乏良好的法律風險應對能力

缺乏良好的法律風險應對能力主要體現在以下兩個方面。

一方面，合同管理人員的法律觀念淡薄。很多企業的合同管理人員未能充分意識到合同管理過程中潛在的諸多法律風險，在實際工作中忽視對相關法律知識的了解和學習，從而缺乏從法律角度對合同進行有效管理的意識和能力，進而導致法律風險防控、應對能力不足，影響合同管理的實效性。

另一方面，企業法律顧問團隊建設力度不足。現階段，律師費用并不低廉，出于對企業運營成本的考慮，很多中小企業并不會投入較多的資金用于法律顧問團隊的建設，從而導致在合同管理過程中缺乏良好的法律風險應對能力。

（二）缺乏科學先進的合同管理模式

隨著時代的發展，合同管理模式也在不斷更新、優化。然而，從實際情況來看，很多企業并沒有緊跟時代發展的腳步，對合同管理模式進行優化、革新，而是依舊沿用傳統的合同管理模式。傳統的合同管理模式往往更注重對某個環節的管理，管理工作缺乏全面性和整體性，從而難以滿足現代企業對合同管理的要求，導致企業合同管理缺乏實效性。

（三）缺乏明確、系統的合同管理體系

明確、系統的合同管理體系能夠有效保證各項合同管理工作的執行效益和質量，最大限度地發揮出合同管理的作用和價值。然而，從實際情況來看，我國很多企業都存在合同管理體系不健全或不明確的問題，導致合同管理過程中容易出現管理職責不明確、管理責任相互推諉、管理過程缺乏有效溝通等情況，從而嚴重影響企業合同管理工作的有效開展。

（四）缺乏科學先進的合同管理技術

網絡信息時代背景下，互聯網技術、計算機技術、人工智能技術、大數據技術、物聯網技術等前沿性信息技術被廣泛應用于各個行業領域中，成為推動行業自動化、智能化發展的主要驅動力。為全面提高企業運營生產效率，各行業企業都在積極進行先進科學技術的引入與融合，加強企業的信息化建設。然而，從實際情況來看，大部分企業更注重對先進生產技術的引進和開發，忽視合同管理相關先進科學技術的引入，導致合同管理信息化水平較低、技術手段相對落后，從而嚴重影響合同管理的質量和效率，無法滿足當今時代的發展需求。

四、加強企業合同管理工作的具體思路

（一）提高法律風險應對能力

提高法律風險應對能力是現代企業加強合同管理效力的一個重要舉措。新時期背景下，現代企業可通過以下措施來提高合同管理過程中的法律風險應對能力。

1.強化合同管理人員的法律風險防范意識

例如，企業應定期對合同管理人員開展合同管理相關法律法規的學習培訓工作。一方面，可以使其深刻意識到法律風險防范的重要性；另一方面，可以使其掌握與合同管理相關的最新法律法規，為法律風險應對能力的提升積累理論知識基礎。同時，可結合企業核心業務、合同管理要點，利用典型性合同法律風險案例，組織合同管理人員開展相關的實踐訓練，通過實踐操作進一步培養合同管理人員的法律風險防范意識和風險分析應對能力。

2.建立多角度法律風險評估機制

在具體實施過程中：首先，應通過理論知識學習、文獻及對以往經驗的分析等方式，明確現階段合同管理主要面臨的法律風險，以及不同類型的風險具有怎樣的表現形式；其次，結合上述學習分析結果、企業自身實際能力水平及合同管理要求，從實際出發，建立多角度法律風險評估機制，并針對不同類型的法律風險制定相應的風險預警及防控方案；最后，在合同起草、簽訂和履約等環節中，合同管理人員應聯合法務人員，嚴格按照既定的法律風險評估機制，從多個角度對合同內容、合同條款、合同履約過中的影響因素進行分析并編制合同管理法律風險評估報告，在報告中明確標注出潛在的法律風險及建議采用的防控方案。

3.完善合同糾紛處理機制

具體而言，企業應將合同管理人員和法務人員作為合同糾紛處理的主體并賦予其更高的合同糾紛處理權限。在糾紛處理形式上，應以協商處理作為最優選擇，同時也要保留通過法律途徑解決合同糾紛的具體權利。在明確處理主體和處理形式后，即便企業遇到合同糾紛問題，合同管理人員和法務人員也能更有條理性地進行糾紛處理，并掌握更多的主動權，從而更好地應對合同糾紛所產生的法律風險。

（二）采用全過程管理模式

傳統的合同管理模式過于注重單一環節的管理，缺乏全面性和整體性，與新時期現代企業的合同管理需求不符，從而難以體現出合同管理對于企業運營發展的促進作用。基于此，新時期背景下，現代企業想要加強合同管理的實效性，必須以先進合同管理理念為指導，構建全過程管理模式的方式，以此彌補傳統管理模式的不足之處，全面提升企業合同管理的質量和效率。全過程管理模式的實施包含以下要點。

1.在合同文件歸檔階段

首先，應在全公司范圍內開展合同檔案歸檔相關工作的宣傳教育工作，全面提升企業成員的合同檔案歸檔意識，確保合同檔案的完整性；其次，合同管理人員應積極參與法務培訓，深入學習合同管理相關法律法規知識，掌握規范化的合同管理流程，明確合同業務的界面劃分，了解同一事項合同文件在不同部門的分散情況，在此基礎上會同法務部門對合同檔案的歸檔范圍、時間、要求進行規定；最后，根據法務部門制定的合同編號編制規則制定合同檔案號編制原則，并在梳理業務流程歸檔節點、熟悉企業合同信息化管理系統的同時做好具體的合同歸檔工作。

2.合同檔案管理階段

首先，根據實際需求科學地選擇合同檔案整理方法。目前主要有以下兩種整理方法：第一種是招投標采購文件、合同文本分類單獨收集整理，優點是檔案利用率高、分類清晰，缺點是一定程度上破壞了科技檔案的成套性原則，同一事項不同階段的合同檔案易被割裂管理；第二種是成套立卷整理法，即將合同文本與相關全流程文件整合存放，優點是有效保證科技檔案的完整性與成套性，缺點是合同檔案易分散于不同類型檔案中，重復組卷現象頻繁發生。

其次，應注重合同檔案的分類整理和虛擬組卷，最大限度地確保合同檔案資源結構的科學性與合理性。

最后，應注重數字檔案的建立和整理，并利用企業合同信息化管理系統、合同檔案電子管理系統，實現線上線下合同檔案資源的有效整合。

（三）完善合同管理體系

完善的合同管理體系是企業合同管理工作得以有序、高效開展的重要保證。新時期背景下，現代企業可通過以下措施構建完善的合同管理體系。

1.建立分級負責合同管理體系

首先，應由集團統一管控，明確集團法務部門在合同管理中的主導地位，由集團法務部統一編制《合同管理辦法》，對合同各項事宜進行規范和明確；其次，建立分級負責體系，明確界定集團下屬二級單位的合同管理職責、權利、目標及內容，并對合同管理相關流程進行規范。

2.建立以總法律顧問制度為核心的合同管理法律顧問團隊

首先，認真履行集團制定的總法律顧問制度，由總法律顧問對企業合同文本、合同管理制度進行全面審核，未經總法律顧問審核的合同一律不得使用或簽署。企業重大合同的談判和簽署必須有總法律顧問直接參與，并嚴格執行其提出的法律意見或意見書。其次，結合企業實際規模和發展需求，進一步加強法律顧問隊伍建設，確保法律顧問團隊人員數量和專業能力符合現代企業合同管理需求。

3.進一步明確各職能部門的合同管理職責

首先，法務部門作為合同管理的歸口部門，應全權負責企業合同的全過程管理工作，如合同起草、企業合同管理制度修訂、企業合同履行情況監管等。同時，還應負責企業合同管理的程序性、合規性審核，做好相關監管工作，并針對合同執行過程中出現的問題及時提出指導性意見。其次，企業各職能部門也應明確自身業務范圍內的合同管理職責，做好合同實體性內容的審核工作、相關合同文件收集整理工作，并配合法務部門、檔案管理部門做好相關的合同管理工作。

（四）提高合同管理信息化水平

在網絡信息時代，必須提高合同管理信息化水平，企業可通過以下措施提高自身的合同管理信息化水平。

1.加強信息化、智能化合同管理平臺的開發與應用

企業應積極聯系軟件開發企業，聘請其針對企業實際規模、主要合同類型及合同管理具體需求，開發相應的信息化合同管理平臺，并將其與企業當前內部信息化管理系統相聯系，以此實現企業合同的信息化、智能化管理。以浪潮旗下某合同管理系統為例，在云計算技術、大數據技術、專家系統等先進技術的支持下，該系統具有合同生命周期管理、合同信息集中管理、合同風險預警、合同文檔多格式轉換、合同管理相關數據信息統計報表、多業務集成化管理等豐富而強大的功能，能夠大幅度提升企業合同管理的質量和效率。

2.進行企業合同范本數據庫構建

在全面分析合同簽訂場景的基礎上，對企業常用合同類型進行分類，并結合各部門具體需求和總法律顧問的建議進行范本合同編制。在此基礎上，將編制好的合同范本轉化成電子合同范本，并匯總上傳至企業合同信息化管理系統中，形成企業合同范本數據庫。這樣不僅能夠保證企業常用合同的合法合規性，還能夠顯著提升合同應用效率，降低合同管理的難度，提升管理效率。

結 語

綜上所述，現代企業合同管理具有全過程性、系統性、動態性特征，為有效避免合同管理過程中主體風險、條款風險、制度風險的發生，現代企業應采取提高法律風險應對能力、采用全過程管理模式、完善合同管理體系、提高合同管理信息化水平等措施，解決合同管理過程中存在的諸多問題，切實提升自身合同管理的能力和水平，更好地維護自身的合法權益。