以檔案培訓督導推動醫療機構檔案管理能力提升

文/山東省高密市人民醫院 王亮 胡群

2020年6月20日，第十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過了新修訂的《中華人民共和國檔案法》。新《檔案法》明確了檔案管理工作的重要性，要求相關機構要理順檔案管理工作，優化檔案管理制度，完善檔案監督檢查機制，以促進檔案管理的科學化和合法化，有效保障檔案的安全。《檔案法》中新增的“檔案信息化建設”和“監督檢查”兩個專章，為醫療機構檔案管理工作的變革與轉型、創新與發展提供了方向。1991年頒布的《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》規定，醫藥、衛生部門單位檔案館具有雙重職能，既是收集、保管檔案的科學文化事業機構，又是本單位檔案工作職能管理部門。然而，在實際施行過程中，醫療機構檔案管理部門的檔案管理工作卻有所弱化，檔案管理部門基本上只承擔了收集、保管檔案的職能，未能實現對本單位檔案的有效管理。在新形勢下，醫療機構檔案管理部門應當重新定位其在檔案管理中的職能，充分承擔起對本單位檔案的管理職責，以檔案工作培訓和檔案工作督導兩個方面為抓手，加強本單位檔案管理，提升本單位檔案綜合管理能力。

一、檔案管理工作培訓

醫療機構檔案管理部門負責人，應加強檔案管理培訓，以轉變機構檔案管理人員及醫務人員的檔案管理意識，提高其檔案管理能力。檔案管理工作培訓內容包括檔案法制觀念培訓、檔案業務能力培訓、檔案應用能力培訓等多個方面，具體如下。

（一）加強檔案法培訓，提高工作人員檔案管理責任意識。《中華人民共和國檔案法》明確規定，一切國家機關、武裝力量、政黨、團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務，該條例指明了醫療機構檔案管理人員，及其他工作人員的檔案管理責任。醫療機構檔案管理部門負責人應組織檔案管理人員進行培訓，要求其仔細研讀新《檔案法》，并對《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》《衛生檔案管理暫行規定》等各種法規進行學習，以增強檔案管理人員的法律意識，使其主動承擔起檔案管理的職責。

檔案管理工作需要由多部門協作完成，因此檔案管理部門還需要充分利用本單位的官方網站，通過開展專題講座等方式向各科室宣傳《檔案法》，以切實增強醫院科主任、護士長以及其他工作人員的檔案管理意識，確保大家自覺遵守檔案法，積極配合檔案管理部門做好本單位檔案的信息收集和歸檔。通過檔案法的培訓，有利于檔案管理部門運用法律維護檔案工作秩序，保障檔案管理質量。

（二）加強檔案業務能力培訓，規范檔案管理流程。檔案管理工作是一項艱苦又細致的工作，對工作人員的業務能力要求較高。檔案管理工作包括檔案制作、檔案收集、檔案整理、檔案保管、檔案鑒定、檔案檢索、檔案編研、檔案利用、檔案統計等，相關工作人員需要具備較強的綜合管理能力，才能勝任檔案管理工作。因此，檔案管理部門負責人應加強對相關工作人員的業務培訓，切實提高相關工作人員制作檔案、收集檔案、整理檔案、保管檔案、利用檔案的能力。醫療機構不僅需要通過業務能力培訓，使相關工作人員掌握管理檔案的工作能力，同時還要幫助相關管理人員掌握借助現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的能力。

除此之外，檔案管理部門負責人，應針對黨辦、院辦、人事科、醫務科、護理部、科教科、基建科、財務科等重點科室組織檔案管理知識培訓，以增強其管理本科室檔案的能力。醫院還要定期組織檔案管理培訓測試，并將測試結果與科室及個人績效掛鉤，以確保達到良好的培訓效果。

（三）加強檔案利用能力培訓，提高醫務人員綜合素質。提高檔案利用效率，對促進醫院管理水平和業務能力的提升具有重要意義。醫療檔案記錄了醫院發展的歷史，保存了諸多重要的信息和數據，醫療機構管理者合理利用檔案資料，可以總結管理經驗，并對管理過程中存在的缺陷進行彌補。醫務人員通過研究醫療檔案，可以對優秀治療案例進行分析和借鑒，同時對一些醫療風險進行規避。因此，檔案管理部門負責人應與上級部門進行溝通，并組織檔案應用培訓活動，通過培訓使相關醫務人員及管理人員清楚醫院檔案的社會效益和經濟效益，以擴大檔案工作的影響。醫療機構可以開展多種形式的檔案分析交流及學術研究活動，以增強職能科室、臨床科室、科研人員積累檔案、利用檔案的意識。隨著互聯網信息技術的發展，檔案管理工作信息化、數字化成為必然趨勢，醫療機構應加強對相關人員的培訓，使其具備使用信息技術檢索醫院檔案的能力。

二、檔案管理督導檢查

醫療機構檔案管理工作的滯后，與上級檔案管理部門督導不到位有關。因此，相關醫療機構應加強檔案管理督導檢查工作，以切實提高醫療機構檔案管理綜合能力。

（一）加強醫院檔案管理制度的督導檢查。醫療機構應將檔案管理工作納入本單位職能科室綜合管理體系中，以明確本單位檔案管理重點科室，并將重點科室檔案管理能力作為考評科室的重要依據。相關負責人要定期到相關科室進行督導檢查，以保障各科室有效落實檔案管理工作。

醫療機構檔案管理部門負責人應根據國家法律法規制訂本醫療機構的檔案管理制度，并督促相關職能科室，尤其是檔案管理重點科室根據醫療機構檔案管理制度，建立本科室、本部門的檔案管理機制，對未建立檔案工作管理機制或者檔案管理落實不到位的，應及時對科主任進行約談。

（二）加強檔案移交的督導檢查。各科室的檔案最終應移交到檔案管理部門進行集中管理。檔案管理部門應明確各種檔案的歸檔時限。相關科室應在規定時間內向本機構檔案管理部門移交應當交卷歸檔的文件材料。檔案管理部門應加強檔案移交的督導檢查，督促各科室及時移交材料。同時，檔案管理部門要對入卷材料質量進行把控，對相關科室移交的檔案材料要嚴格按照檔案管理的標準認真核查，發現不符合歸檔要求的，應及時提出整改意見，并督促相關部門改進。此外，醫療機構應將檔案移交效率與科室績效掛鉤，對不按時移交檔案材料的科室進行約束。

（三）加強檔案保管的監督檢查。受到檔案管理人員缺乏及場地的限制，有的醫療機構除黨政檔案歸檔案管理部門管理外，其他檔案資料都是由醫療機構中的其他部門分散管理。例如，人事檔案、財會檔案、醫療檔案、科研檔案、病歷檔案、設備檔案、基建檔案等均分屬于各個部門自行管理，這給檔案管理工作埋下了一定的安全隱患。因此，醫療機構應加強各管理部門的檔案保管意識，以確保醫院檔案的安全和完整。檔案管理部門應對相關科室的檔案保管條件進行嚴格檢查，對保管條件差、檔案保護措施不到位的科室，應及時督促其進行整改。

（四）加強對檔案完整性的督導檢查。確保檔案材料的完整，是醫療機構檔案管理工作的重點和難點。為保障檔案的完整性，醫療機構應加強對檔案完整性的督導和檢查。一方面，醫療機構應針對保障檔案完整性，制訂相關的條例，針對醫療機構檔案管理部門，及醫務人員造成檔案毀損、變質、下落不明或泄露等情況，應及時根據相關條例采取有效的懲罰措施；針對檔案管理部門，及其他科室工作人員對科研成果、產品試制、基建工程或其他技術項目鑒定驗收時，未按規定驗收檔案，致使檔案殘缺不全的應責令改正；另一方面，針對醫務人員借閱檔案未按規定及時歸還，且屢催不還的，應取消其再次借閱資格，同時，針對在所借閱的檔案中涂改，或撕毀檔案的，醫療機構應追究相關責任。

三、結語

醫療機構檔案管理綜合能力的提升是一個漫長的過程。醫療機構管理人員應加大對醫療機構檔案管理人員及醫務人員檔案管理培訓,以增強其檔案管理和保護意識。醫療機構相關負責人要加強對檔案管理人員及醫務人員業務能力的培訓，以提升其檔案管理能力和使用能力。此外，相關負責人應加強督導檢查力度，切實提高醫療機構檔案管理力度，保障醫療機構檔案的安全和完整，進而不斷提高醫療機構檔案管理工作的效率。