高校發票報賬工作存在的問題及建議

王 寧

（河南工業和信息化職業學院，河南 焦作 454000）

1 發票報賬中存在的問題

高校財務報銷工作中，報銷流程環環相扣，票據審核是第一道關，其中發票審核是票據審核的重點。高校財務報賬過程中發票存在的問題大致可分為兩類：一是發票本身存在的問題，二是發票開具過程中存在的問題。

1.1 發票本身存在的問題

1.1.1 票面信息不準確

票面信息主要包括購買方信息、開票日期、收款人、復核人、開票人、發票專用章、商品名稱、數量、單價、金額及稅率等。在發票審核工作中，發票常常出現票面信息不全、項目內容空白、項目只有大的類別而沒有具體數量和購物清單等情況，如購買筆記本只列“辦公用品”，不顯示具體品名。發票如果有票面信息不全、挖補等問題則無法報銷，如納稅人識別號錯誤、開票方在發票上涂改等，需要退回開票方重新開具。

1.1.2 購貨方信息不正確

發票中的購貨方信息一般包含名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號。在高校財務報賬過程中，如果開具的是增值稅普通發票，除名稱和納稅人識別號項是必填項外，其他事項可以不填寫，但填寫時必須填寫正確，非必填項填寫錯誤同樣影響發票的有效性。如果開具的是增值稅專用發票，則購貨方信息都是必填項，且必須全部填寫正確。例如，高校教職工報賬過程中，增值稅普通發票上高校的單位名稱和納稅人識別號是必填項且須無誤，若只有非必填項高校的開戶行賬號錯誤，同樣影響發票的有效性，導致發票無法報銷。

1.1.3 發票品名與實際交易內容不符

發票品名是銷售的貨物名稱。例如，當高校需要接待外來單位人員時，應該在發票品名處顯示“會議費”，在報銷經費中屬于“三公”經費中的公務接待費。為了避免公款吃喝，公務接待費在實際報銷工作中的審核比較嚴格，需要提供相關單位公函、接待審批單、財務票據和接待清單等文件。近年來，國家加強了黨風廉政建設，提倡厲行節約，反對鋪張浪費，各地紛紛出臺規章制度。高校財務部門在給對方單位轉賬時，財政系統會設置關于“三公”經費的一些詞匯屬于敏感詞，目的是避免“三公”經費被過度使用。但在實際工作中，高校單位在公務接待方面仍存在一些不容忽視的問題。個別高校教職工為了規避財務審核難的問題，讓開票方開具與實際不符的發票品名，將公務接待的發票品名“會議費”開為“住宿費”，夾雜在包干經費差旅費中報銷。這需要高校財務人員認真審核，仔細分辨實際的交易內容是否與發票品名一致，發現不一致應退回開票方重新開具，否則不能報賬。

1.1.4 發票專用章不符合規定

在高校財務報賬工作中存在很多因加蓋的章不符合規定，或者發票上加蓋的章模糊不清導致無法報賬的情況。高校教職工報賬的發票上加蓋的只要不是發票專用章，均無法報銷。其他專用章不具備同等效力，如單位公章、財務專用章等，這些公章不能蓋在發票上。例如，高校教職工報賬的發票上加蓋了發票專用章，但發票專用章與稅務監制章重疊，或因其他原因導致發票專用章字跡不清晰、印章邊緣不清，這些都不能報銷。如果只是發票專用章字跡模糊或邊緣不清，高校教職工可要求開票方在空白處加蓋，但如果是蓋住稅務監制章或金額大小寫的發票，只能退回開票方重新開具。

除此之外，高校教職工購買實驗室設備，這類發票上的商品類別很多，當明細較多不能開在同一張發票上時，就需要另外從防偽稅控系統開具銷貨清單。清單上還需要加蓋發票專用章，與發票上的發票專用章保持一致，發票專用章上的單位和納稅人識別號必須與發票上的一致。如果高校教職工報賬時出具開票方自制的銷貨清單，并加蓋發票專用章，同樣不能作為報銷憑證。

1.2 發票開具過程中存在的問題

1.2.1 未按實際情況開具發票

發票在報銷時，發票上的品名與實際報銷內容不符。例如，高校舉辦大學生活動的場地租賃費，應結算成“租賃費”，但報銷學生活動費時需提供學生活動的詳細方案，有些經辦人就將其結算成“辦公用品”，開具購買辦公用品的發票，意圖按照辦公經費報銷，這種與實際業務內容不符的發票不能報銷。開票方也需要對自己開具的發票的真實性負法律責任，必須開具反映真實業務的發票。

1.2.2 將收據充當發票

有些高校教職工將外部單位自制的收據當作發票報銷，即所謂的“白條列支”。例如，教職工購買辦公用品未取得正規發票，意圖使用對方單位開具的結算單據作為入賬的原始憑證；出差住酒店，酒店以開票系統維護等理由拒絕提供發票，只提供單位手寫收據，加蓋單位公章作為報銷憑證。這些行為均屬于白條列支，在高校財務報賬審核工作中，這種情況屢見不鮮，雖然常見，但都無法作為合理的解釋，更無法報銷。

1.2.3 發票開具單位和轉款單位不一致

高校教職工購買學生活動用品時，銷貨方一般是小商店，經常出現發票上的銷貨方信息與收款單位信息不一致的情況。例如，教職工購買貨物時，由于A商店無法提供本商店開具的發票，就提供了B 商店的發票，B 商店虛開了發票，A 商店承諾B 商店將承擔該筆業務產生的增值稅、所得稅等稅費。教職工報銷時要求實際轉款給A 商店，而所附的發票是B 商店開具的，這種情況下發票開具的單位和轉款的單位不一致，也無法報銷。

1.2.4 虛開發票

虛開發票指的是為他人、為自己及讓他人為自己或介紹他人開具不符合實際經營業務的發票，也就是虛構業務內容開具發票。例如，高校教職工虛開發票套取現金、請客送禮等，特別是定額發票的問題居多，且小商店大多使用的都是定額發票。因為定額發票的票面信息比較簡單，只有開票日期、購貨單位，而且是手寫的，發票不顯示發票品名和具體的金額，這就給了別有用心的人可乘之機。例如，某職工購買一批學生活動用品支出830 元，開票方開具9 張100 元的定額發票，銷貨清單上寫金額是900 元，發票報銷金額也是900 元，經辦人則從開票方處套取70 元現金。

2 發票報賬出現問題的原因

2.1 經辦人員缺乏財務知識

高校各部門經辦人員常常只負責本部門的工作，缺乏基本的財務知識，導致經濟業務發生時無法獲取正規發票，或取得的發票出現種種問題，導致無法報銷。另外，各部門經辦人員大多認為發票審核是財務人員的工作，自己只負責把發票拿過去報銷。但實際工作中，如果經辦人員具備一定的財務知識，就能把好“第一道關”，對發票進行初步的審核。例如，發票專用章是否清晰無誤、開具發票的單位名稱及納稅人識別號等票面信息是否正確等，一旦出現問題及時退回和重開，就能避免很多因發票不合格帶來的糾紛。

2.2 財務人員自身能力不強

在日常的財務工作中，高校財務部門一般會設置出納、會計、稽核、總賬等會計崗位，且有些會計崗位不能一人兼任。在實際工作中，財務人員各司其職，每個人只負責自己的工作，對其他環節的工作可能并不熟悉。如果高校財務部門沒有實施輪崗制度，就可能出現一個財務人員干一種工作幾年甚至幾十年的現象，當有其他部門的教職工在咨詢發票報銷的要點時，可能無法給出準確的回復，會出現“口徑不一”的現象，進而導致教職工往返多回也報銷不了，產生很多不必要的糾紛。

2.3 相關責任人未嚴格履行審核責任

極少數高校單位采用假發票報銷不該報銷的費用，這當中既有個人行為，也有單位行為。在高校財務報賬工作中，往往需要高校部門負責人、高校財務負責人、高校分管領導，甚至校領導進行層層審批，有時還存在一個業務事項同時需幾個部門進行審批的情況。那么在高校內部審計工作中會發現，經常存在審批不嚴格、責任劃分不清楚的現象。負責審核票據的高校財務人員責任重大，在其審核過后，其他高校財務負責人、高校分管領導等都不會對原始票據再次審核。這就導致高校財務人員必須嚴把審核關，絕不能放過一張有問題的票據。但高校票據審核工作量巨大，難免會出現審核不嚴的現象，因此高校財務負責人進行復核十分必要。這都屬于個人行為，有時也會出現個別高校領導拿來手續不全的票據，指使高校財務人員通過審核，要求完成報銷手續的情況。因此，高校財務報賬中發票的審核工作尤為重要，高校財務部門及領導應當予以重視。

3 高校做好發票報賬工作的建議

3.1 提高財務人員的工作能力

高校要為財務人員定期組織培訓活動，讓財務人員緊跟時事，關注最新發票改革制度規定。另外，高校要與其他高校加強溝通，創造財務人員互相交流學習的機會，學習其他高校的先進經驗，取其精華、去其糟粕。高校財務部門要梳理好發票審核中的工作要點，查漏補缺，優化發票報銷流程，提高工作效率。此外，高校財務部門可以在每周五下午舉辦部門內部業務學習會議，各個崗位人員互相交流工作中遇到的問題，或者分享培訓學習過后的學習心得，共同探討提高工作效率的方法。對于現有財務報銷制度中存在的問題，財務部門管理人員可以在集中討論解決后上報分管領導批準，再以書面形式形成崗位制度，并落實到位，全面提升財務相關崗位人員的業務能力。另外，高校財務部門可以實行輪崗制度，培養財務人員綜合能力，使財務人員都能成為“全面手”。

3.2 實行報賬員制度，提高報賬員業務水平

高校各部門指定一到兩名報賬員，負責本部門財務報銷工作。部門內部為報賬員定期組織發票知識的學習活動，提升部門報賬員業務能力，從而提高報賬效率。同時，高校要針對最新的財務制度改革或政策對財務人員及各部門報賬員進行培訓，統一口徑。高校財務部門要對政策的解讀與把控制定統一的標準。高校財務部門需要不斷完善相關財務規章制度，消除口口相傳的現象。把財務報賬制度形成文件，公布在高校財務部門官網上。然而，由于人員換崗等問題，各個部門的報賬員業務水平參差不齊，無法及時準確理解相關規章制度。因此，對于報賬員的培訓十分有必要。此外，高校財務部門應于年終對各部門全年財務報賬情況進行量化考核，提出指導意見，切實提高報賬員的業務水平。

3.3 嚴把審核關口

高校財務部門要嚴把審核關口：一是把好經費審核關口，不符合要求的發票不能報賬；二是明確崗位職責，落實財務審批制度，高校財務報賬工作必須層層審批；三是堅持財務公開，設立財務公開欄，對高校各部門經費的使用情況進行全面公開，使各項收支處于“陽光之下”；四是主動接受高校內部和外部審計監督檢查，對檢查中發現的問題及時整改落實。

4 結語

原始憑證的審核是財務報銷工作的重中之重。發票屬于常見的外來原始憑證，發票的審核已經成為原始憑證審核工作的重點。高校應積極組織財務人員參與培訓，并將最新發票報賬知識準確傳達給各部門報賬員，努力提高報賬工作效率，優化并落實報銷制度，不斷提高財務人員工作能力，提供最準確的審核意見，避免“口徑不一”的現象。與此同時，高校各部門要做好廉政教育，提高教職工思想認識，完善審核制度。