出口提單保函電子化項目實踐

趙浩

航運實務中，托運人有時會對出口提單簽發提出特殊要求，此時承運人通常要求托運人提供相應的書面信用擔保憑證即保函，包括提單更改保函、海運單保函、電放提單保函、異地簽發提單保函等。隨著口岸通關無紙化改革的逐步推進，集裝箱出口流程中的訂艙和申報環節涉及的單證已全面實現電子化，但出口提單簽發環節涉及的保函等單證仍然采用紙質形式。為了進一步提高集裝箱出口單證流轉效率，中國廈門外輪代理有限公司（以下簡稱“廈門外代”）順應口岸通關無紙化趨勢，積極探索創新，在優化出口提單簽發流程的基礎上，實施出口提單保函電子化項目，取得較好的實踐效果。

1 出口提單保雨電子化項目可行性

在實施出口提單保函電子化項目前，廈門外代充分評估保函電子化的外部風險和內部可操作性，并提出相應的解決方案，以確保項目切實可行。

（1）外部風險保函電子化的外部風險主要有以下三點：第一，電子保函與紙質保函是否具有同等法律效力；第二，貨主通過貨代提交的電子保函是否有效；第三，用海運單和電放提單的在線交接記錄替代紙質簽收單是否妥當。針對上述風險，廈門外代經過充分調研和周密論證，決定采用由貨代提供報備函聲明電子保函與紙質保函具有同等法律效力的方案。

（2）內部可操作性保函電子化的內部可操作性面臨的主要障礙是，在線核對申報數據、提單數據和保函數據等各種電子單證數據較為困難。針對這一問題，廈門外代廣泛征求內部相關員工的意見和建議，最終確定按照員工審核傳統紙質單證的習慣排布電子單證審核界面的方案，以提高無紙化業務模式下的提單簽發效率。

2 出口提單保函電子化業務流程

廈門外代從簡化提單簽發流程出發，將傳統線下提單簽發模式優化為基于保函電子化的線上提單簽發模式，具體業務流程如下。

（1）船舶開航且本地費用結清后，客戶通過廈門外代電子商務平臺上傳或通過報備郵箱發送提單樣單、提單更改保函、海運單保函和電放提單保函等資料，完成提單簽發申請。通過廈門外代電子商務平臺上傳資料的操作路徑為：登錄平臺→電子提單管理→X-Bill綜合管理→電子提單簽發申請。

（2）提單簽發操作人員審核客戶上傳或發送的相關資料是否完整無誤。如果資料完整無誤，提單簽發操作人員確認審核通過并簽發提單；如果資料缺失或有誤，提單簽發操作人員通知客戶補充或更正相關資料。

（3）客戶通過廈門外代電子商務平臺查詢提單簽發申請狀態，并根據實際情況修改或撤銷提單簽發申請，操作路徑為：登錄平臺→電子提單管理→提單簽發申請綜合管理_÷重新申請或撤銷申請。

（4）客戶根據提單簽發類型，通過不同方式完成提單領取操作：通過廈門外代電子商務平臺下載提單簽收函，憑提單簽收函線下領取提單；通過廈門外代電子商務平臺下載電子回執，完成提單領取操作；通過郵箱接收電子回執，完成提單領取操作。通過廈門外代電子商務平臺下載提單簽收函或電子回執的操作路徑為：登錄平臺→電子提單管理→提單簽發申請綜合管理→下載提單簽收函或電子回執。

3 基于保函電子化的線上提單簽發模式的優點

由表1可見，與傳統線下提單簽發模式相比，基于保函電子化的線上提單簽發模式具有以下優點：（1）加快單證流轉，縮短客戶等待時間，從而降低客戶時間成本；（2）減少現場辦理要求，使客戶“一次都不跑”或“最多跑一次”，從而降低客戶人力成本；（3）前置單證審核環節，單證問題溝通處理高效，從而提高提單簽發質量；（4）服務時間靈活，各時段業務量更加均衡，從而提高提單簽發效率。

4 出口提單保函電子化項目實施效果

4.1 降低業務成本

4.1.1 降低客戶時間成本

廈門外代實施出口提單保函電子化項目后，相關業務事項大多在線上即可完成，只有正本提單和部分電放提單、海運單需要客戶到柜臺領取，從而大幅降低客戶時間成本。

（1）縮短保函遞送時間。在傳統線下提單簽發模式下，客戶一般采用郵寄方式提交保函，郵寄耗時至少ld；而在基于保函電子化的線上提單簽發模式下，客戶通過網絡發送電子保函，實現即發即收，使保函遞送時間大幅縮短。2019年廈門外代共辦理線上提單簽發業務5萬票，其中涉及保函業務2.5萬票，按每份保函平均遞送時間8h計算，并綜合考慮客戶一次遞送多份保函等因素，共節省保函遞送時間約14萬h。

（2）縮短客戶線下辦理業務的往返在途時間。在傳統線下提單簽發模式下，客戶每次辦理業務平均需要耗費往返在途時間2h；如果遇到因單證不符合要求而退改單的情況，可能還需要多次多點往返，耗費的往返在途時間更長。廈門外代推出基于保函電子化的線上提單簽發服務后，通過前置單證審核環節，使客戶不必再為退改單而多次多點往返。2019年廈門外代共辦理線上退改單業務5 615票，按照線下每次往返辦理5票業務、每次往返在途時間2h計算，共為客戶節省往返在途時間2 246 h。

（3）縮短客戶線下辦理業務的等待時間。在傳統線下提單簽發模式下，柜臺辦理每票業務耗時至少3 min；而在基于保函電子化的線上提單簽發模式下，如果客戶需要在柜臺領取提單，每票業務耗時不到1 min。2019年廈門外代共辦理線上提單簽發業務5萬票，共為客戶節省等待時間約1667 h。

4.1.2 降低客戶人力成本

廈門外代推出基于保函電子化的線上提單簽發服務后，客戶僅在領取正本提單和部分電放提單、海運單時才需要到柜臺辦理，保守估計可減少外勤人員1/3。目前共有近500家貨代企業提供報備函接受基于保函電子化的線上提單簽發服務，可減少外勤人員約30人，按海運從業人員人均工資6萬元／年計算，全年節省人力成本180萬元。

4.1.3 降低打印耗材和郵資成本

（1）降低打印耗材成本。在傳統線下提單簽發模式下，客戶需要打印并提交申報確認單、提單樣單、提單更改保函、海運單保函和電放提單保函等紙質資料，打印耗材成本較高；而在基于保函電子化的線上提單簽發模式下，客戶不僅無須提交申報確認單，而且提交的其他資料均采用電子形式，從而使打印耗材成本大幅下降。2019年廈門外代共辦理線上提單簽發業務5萬票、線上退改單業務2.5萬票（按退改單率50%計算）、線上海運單簽發業務3.8萬票、線上電放提單簽發業務7 100票，共節省紙質申報確認單和保函約12萬張。按照A4規格打印紙每包500張、每包21.5元計算，全年共節省紙張成本約5 160元；按照愛普生墨水每瓶打印5 200張、每瓶380元計算，全年共節省墨水成本約8 740元。

（2）降低郵資成本。2019年廈門外代共辦理線上退改單業務2.5萬票，涉及提單更改保函2.5萬份。按照同城郵資標準8元／份計算，僅郵資成本就節省20萬元。

4.1.4 降低存檔成本

2019年廈門外代共辦理線上提單簽發業務5萬票。在實施出口提單保函電子化項目前，5萬票提單簽發業務需要500個檔案袋用于存檔；而在實施出口提單保函電子化項目后，5萬票提單簽發業務最多只需要166個檔案袋用于存檔，不僅節省存檔成本和空間，而且減輕員工存檔工作量。

4.2 提高業務辦理效率和準確率

（1）提高業務辦理效率。在內部操作方面，廈門外代通過實施出口提單保函電子化項目，使提單簽發崗位員工能夠更加合理高效地安排工作節奏，各時段業務量更加均衡；在外部操作方面，廈門外代通過實施出口提單保函電子化項目，使客戶在柜臺辦理業務的次數大幅減少，單證流轉速度加快，為稅務、海關等部門查詢、搜索和調取相關資料提供極大便利。

（2）提高業務辦理準確率。在基于保函電子化的線上提單簽發模式下，系統生成的提單簽收函不僅具有簽收功能，還具有證明領單人身份的功能，能夠有效避免外勤人員簽錯航次和提單號等。

5 結束語

出口提單保函電子化項目是廈門外代提升船代服務品質的積極探索。實踐證明，該項目降本增效效果顯著，為客戶帶來多維度、全方位的優質服務體驗，有效提升客戶滿意度和忠誠度，是船代企業質量管理領域的成功案例。后續，廈門外代將繼續推進和完善出口提單保函電子化項目相關工作：一是深入了解客戶需求，根據客戶需求繼續優化電子商務平臺的操作流程和程序設計，使之日臻完善；二是加強市場推廣，進一步提高電子保函的使用比例。

（編輯：張敏收稿日期：2022-01-03）