行政審批檔案信息化建設的路徑探析

鐘莉芬

摘 要：科學技術的逐步發展，對企業以及行政事業單位影響巨大。在現實中，影響不僅僅從企事業單位的工作模式進行改變，還進一步促進了政府部門職能轉變，進而逐步加深了對行政審批檔案的影響。因信息化本身的優勢，對政府政務工作效率提升提供了有效途徑。而政務工作在政府體系中屬于基礎性環節，其行政審批涉及方方面面。尤其在新時代中，行政工作面對的業務量日益增多。傳統的政府工作方法難以應對當前的檔案管理工作。本文以G市行政審批局檔案信息化建設為例，結合實際情況探討行政審批檔案信息化建設路徑，以供參考。

關鍵詞：行政審批；檔案；信息化管理；路徑

一、研究背景

G市行政審批局成立于2019年，僅2020年5月份就承接了26個局，共計226項審批業務。2020年全年，在政務中心輔助下，G市行政審批局有序開展相關行政審批工作，三定方案中，政府服務中心檔案科負責行政審批局的10個審批科室的審批材料的接收、整理以及后期的利用。2020年9月，組建檔案科、后建檔案室。2021年接收10個審批科室檔案48477件，整理出5345卷，其中電子掃描405037頁。檔案查詢利用7300余次，企業檔案遷出60戶。2022年截至目前，整理接收檔案35131件，整理出3345卷，其中電子掃描331520頁，檔案查詢利用13400余次，企業遷出60余次。如此龐大的檔案信息僅僅通過手工管理保證管理效率，同時無法發揮檔案信息的價值，為相關工作提供指導。因此，要跟上時代的潮流，積極應用現代信息技術手段，發揮信息技術的優勢，推動行政審批檔案信息化建設。

二、行政審批檔案信息化建設的意義

G市行政審批管理局的建立，對行政審批管理工作進行集中審批，有效構建了政府和公眾的鏈接平臺，在公共事務和社會生產事務的管理過程中，通過行政審批獲得某種認可。這種集中審批管理的方式，提升行政管理的效率，高效、高質量的處理各項審批業務，對于G市行政工作的開展發揮顯著的促進作用。在行政審批管理過程中，會產生巨量的檔案信息，通過利用信息化手段，開展行政審批信息化建設，充分發揮檔案數據信息的價值，為審計工作提供憑證、為后續工作提供參考，對于公共事務有著明顯的價值。行政審批檔案信息化建設具有以下價值：

1.提升公共事務開展效率

在政府行政事務中應用信息化手段，充分發揮信息化的優勢，促使不同政府部門在相應行政審批過程中對相關信息和數據進行共享，有效的保證了審批工作的質量和效率。同時，利用多樣化管理辦法的實施，讓行政部門在面對大量檔案信息歸集的情況下，可以在極短時間內完成檔案的歸類、整理、歸檔等工作，提高檔案管理的效率。此外，通過借助相關的信息化技術，在檔案管理環節給予相應的技術支持，促使各項檔案數據可以在信息化平臺中進行流動，從而提升公共事務開展效率。

2.發揮行政審批檔案的作用

行政檔案的內容種類較多，而且管理起來相對復雜，不同部門間的檔案都有差異性，但有部分檔案存在共用現象，導致政務部門在借閱相關檔案的過程中流程相對復雜。傳統檔案采用紙質檔案，運輸和保管工作量巨大，尤其是在政務部門，審批檔案過程的類別豐富，內容和數量也非常多，單單依靠檔案管理人員難以在有效的時間完成檔案存儲、分類等工作。通過進行行政審批檔案管理信息化建設，利用信息化工具完成自動操作，將工作人員從煩瑣的檔案管理工作解放出來，促使檔案管理人員在有限的時間內高質量地完成檔案歸檔工作。這是信息化管理和人為管理有效融合，促使管理效率得到大幅度提升，保障了檔案數據庫的信息準確，有利于行政審批檔案作用發揮。

3.提升檔案信息管理效果

通過構建政府部門的信息化檔案管理有效方案，保證檔案管理工作更加科學的開展。將檔案數據進行數字化存儲、呈現，利用搜索引擎即可從數據庫找到所需要的數據信息，大大地提升了數據信息利用效率。同時對數據進行備份，使得行政審批檔案的保存時間得以延長。也避免了大量紙質檔案的產生，從而降低檔案保管的難度。由此可見，信息化管理模式的開展，讓檔案管理的各個過程安全性和準確性得以增強，存儲方式呈現多元化，不用只局限于紙質載體，也可以將數據資料存儲在光盤、硬盤等方式，有效提升了檔案信息管理效果。

三、當下行政審批檔案信息化建設的現狀

G市行政審批局自2019年成立以來，一直重視檔案數據管理，積極開展行政審批檔案數據管理信息化建設，構建了內部信息化管理平臺，但是，在行政審批檔案信息管理過程中，仍然存在一些問題，下文將進行具體分析。

1.檔案數據管理意識不夠

和傳統依靠人力進行檔案的收集、分類、歸集等工作的檔案數據管理模式相比，通過開展行政審批檔案信息化建設，在管理效率、管理質量等方面存在不少的進步。但是，由于部分人員已經適應傳統工作模式，缺乏檔案數據化管理意識，仍然通過物理方式實現檔案數據管理。行政審批檔案管理過程需要涉及大量資料的整理和分類，需要足夠的人員，也需要更大的存儲空間，需要消耗眾多財力和物力，最終實現檔案的管理。同時，G市行政審批管理局成立時間較短，內部信息化管理機制尚未建立，雖然在工作中充分應用了信息化技術手段，但是仍然沒有樹立正確的信息化管理意識，受到傳統思維的限制，行政審批檔案管理缺乏規范化，信息化建設缺乏統一的標準，導致行政審批檔案管理效果差，不利于信息化建設的開展。

2.相關檔案管理信息化建設落后

G市行政審批自建立一直重視信息化建設工作，先后購買了數字設備，規劃并構建了信息化管理平臺。但受限于資金、空間以及人員等因素影響，信息化系統的功能仍有待完善，不利于行政審批檔案數字化服務管理的效率得到提升，不符合信息化時代的要求，影響了行政審批局檔案信息化管理效果。同時，由于行政審批事務涉及多個職能部門，檔案管理同樣也是涉及多個部門，在管理中形成各自分控的分塊化管理模式，一般是在業務流程完成后由專門人員進行檔案整理和管理，并根據需求由檔案管理中心進行保存、立卷和歸檔。由于檔案資源相對分散，需要花費大量的人力、物力對檔案信息進行整理，雖然信息化建設大大的提升了管理效率，但是由于部分人員缺乏信息化平臺權限等，導致檔案細化建設的效果仍然有待進一步提升。

3.檔案資料對接較難

G市自2019年建立行政審批局以來，一直和政務中心進行良好合作，從而發揮服務型政府作用。但是，在實際工作中，政府審批機構的綜合作用沒得到充分發揮。行政審批局存在很多不同部門進行行政審批的情況，而檔案最終納入檔案管理科室整集中管理。由于協調不暢，導致在進行檔案資料收集上存在較大困難，多數部門沒有配置檔案對接人員，在對接過程上難度大，直接造成了很多檔案缺乏準確度。此外，在檔案管理模式選擇上，還存在信息化管理和紙質管理方式并存，增加了檔案收集的難度。因此，行政審批部門依托信息化建設進行整合和統一，對以前形成的檔案資料直接進行電子化存儲，從而逐步形成檔案資料數據庫，更加有利于實現我國政府單位檔案管理的現代化進程。

四、行政審批檔案信息構建的策略

1.規范審批檔案信息化策略

根據我國行政審批機構在應對檔案管理上采取了不同措施，并未針對整個審批過程建立相應的規范化制度，直接影響到檔案管理的效率，也不利于檔案共享。因此，需要進一步規范檔案管理，特別在信息化建設中。針對不同檔案管理工作，要確保信息化實施可以讓審批檔案更加規范化。應該密切關注不同檔案資料的差異性，根據實施政務工作的需求，對具體內容進行全面設計，從而促使其各項資料都按照標準化進行提交，為檔案管理和分析構建了良好的基礎環境。也要認識到不同部門審批檔案資料具有差異性，并不能完全根據統一化制度消除差異性。應當對管理模式先進行調整和優化，注意其中檔案資料結構的問題，采取針對性的措施進行補充，確保檔案資料格式統一，也保障了各檔案資料在細節上的完整性。建立合理的審批檔案結構，為信息化建設的落實建立更好的環境，行政審批結構可以進行電子檔案的格式設計，直接通過信息化系統的參數設置將其統一，也可以在公眾提供審批資料上進行系統的初始審核，一旦資料沒有提供全面，信息化系統可以直接根據參數拒絕，避免增加很多無效的資料檔案，從而減少大量錯誤檔案的出現，保障檔案資料的完全性。通過這樣的方式，極大地規范了審批檔案的信息化落實。

2.促進電子審批檔案信息化構建

在確保電子審批檔案的過程中，可以從兩方面進行落實。一是加強信息化檔案系統的完善。通過5G信息技術的充分發展，在進行信息化落實中，應該結合5G進行系統構建，確保行政審批單位再大的工作量都可以正常運行，從而在資料收集上準確性更高。在建立相應的信息化數據庫時，應該將其與業務部門接口進行接入，促使其可以隨時隨地獲取所有的審批資料。在系統內部設置不同類別，在資料進行傳輸過程中，信息化系統就可以建立相應的檔案數據庫，并能根據檔案的不同進行分類，從而更好地實現審批檔案電子化建設。

二是電子審批檔案的有效實施，這需要行政審批機構具備專業人員。信息化審批檔案的管理中，專業人員才是保障性的措施。行政機構應該認識到這一點，逐步加強信息化檔案人才的培養。可以通過外部招聘、內部培訓以及高校定向培養等方式來完善信息化檔案管理的結構，從而確保信息化實施后有專業性的人員支持，保障其有效應用。針對不同時期信息化檔案建設要求，對檔案人員進行專業化培訓，確保檔案人員和信息化系統趨于一致。檔案工作人員具備較高的信息化應用素質，可以直接對信息化檔案進行各項調整和優化，還可以實現檔案管理的創新，從而更加保障電子審批信息化構建。但是，電子化檔案的建設過程，并不能在短期內就取得成效，前期一定會遇到很多困難。只有通過長期的運轉，才能發現其中存在規律現象，可以更好地進行有效管理。

3.構建行政審批檔案現代化、信息化管理模式

行政審批部門應該認識到傳統檔案模式的局限性，以及當前環境需求的迫切性，都需要對傳統模式進行更新和改變。因此，要逐步進行傳統到信息化模式的轉變，通過建立相應的信息化管理制度，確保管理模式的更替，有效保障檔案管理工作的有序進行。密切關注當前社會環境和科學技術發展的趨勢，建立符合當前審批要求的信息化檔案管理模式，以此讓信息化建設充分落實在行政審批機構業務流程中，從而為有效進行檔案管理做好基礎準備。

在進行檔案管理制度的制定時，應該先對整體思路和業務流程進行全面梳理，以此為基礎進行信息化技術應用，管理系統的設計、軟件的選擇等，完成信息化系統建設的目標。結合操作手冊和管理制度對原有的管理人員進行業務培訓，從而提升各檔案管理人員的信息化應用水平。也要發揮好各部門的作用，借助信息化來增強聯系，從而發揮好監督作用，更好發現該管理模式存在的問題，并在后期應用過程中進行完善。結合管理模式的更新，可以讓行政審批機構減少大量檔案管理人員的需求，也可以確保有效完成檔案的歸檔工作，有利于減少政府資金在人員支出上的投入。通過制度的建立，可以將各項業務流程、檔案流程、業務處理等進行制約，從而保障其在范圍內進行運行，有助于檔案信息化的更好實施，便于檔案管理者平穩管理，以此增強行政審批檔案的管理效率。

4.強化檔案數據信息安全管理

行政審批檔案涉及內容繁多，必須要強化檔案數據信息安全管理，進一步提升文件保密性。一是要樹立安全意識。在計算機設備使用中要保證信息安全，提升工作人員的計算機技術掌握水平，促進檔案管理效率，保證工作效率以及數據信息的精確性。在進行檔案數據信息存儲時通過網絡內外分網管理，充分提高數據檔案的保密性。在分層網絡構建中，要對路由器進行防護管理，屏蔽不屬于單位內部的IP地址鏈接；同時加入新的服務器及IP地址，在不影響網絡的前提下保證服務器的安全。

二是構建完善的防火墻。網絡防火墻作為一種認證機制，可以有效地提升網絡的防護能力。防火墻的種類有很多，可以對入網數據進行過濾、管理進出網絡訪問、防止被禁用的數據訪問、進行業務維護等；同時對訪問信息進行記錄和內容校正。一旦遭受網絡環境的攻擊，防火墻會立即進行監測和預警，提醒相關工作人員做好網絡安全防護工作，保證檔案數據信息的安全。

五、結語

隨著科學技術的發展，信息技術得到更為廣泛的應用。不僅僅在經濟社會發展中應用普遍，政府部門也加大了信息技術的使用。對于傳統行政審批事項而言，都是采用傳統的檔案管理模式，無法滿足現階段的檔案管理需求。而信息技術給行政審批的檔案管理帶來了新途徑，同時也產生了很多問題。在實現信息化建設的過程中，要改變傳統模式的影響并不是一朝一夕就可以做到的，需要通過各項措施的實施，最終獲取公眾支持。因此，面對這樣的情況，行政審批機構轉變觀念，引進新的工作模式和方法，從而實現檔案數據庫的建立。通過該信息化平臺，增強各業務部門的聯系，有助于統一協調，以此實現行政審批檔案的高效，促進政務處理效率。

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（作者單位：桂林市政務服務中心）