淺析文書檔案在企業OA系統中的應用

楊利娜

摘 要：在新時期環境下，諸多現代化和信息化技術在企業運行和管理中得到了運用，其中OA系統就是此類技術在企業運用的典型代表。OA系統具有顯著的特點與優勢，對企業管理工作的開展提供了技術支撐，文書檔案作為企業發展中的重要資源，借助OA系統能夠有效實現其工作管理水平的提升。本文就主要針對文書檔案在企業OA系統中的應用進行分析，希望對相關工作的開展提供參考。

關鍵詞：文書檔案；企業管理；OA系統；技術應用

前言

在企業長期發展中，會逐漸產生諸多的文書檔案，這些文書檔案對企業行政管理活動的開展具有重要的影響。面對復雜多樣的文書檔案，傳統管理方法已經不能夠滿足現階段企業發展的需求，而OA系統的使用對文書檔案管理提供了良好的手段，有效推動了文書檔案的信息化和智能化發展，因此，就需要企業認識到OA系統的應用價值，并積極探索文書檔案在企業OA系統中的應用途徑，這對其工作開展和長期發展也具有重要的意義。

一、文書檔案和企業OA系統概述

所謂文書檔案，主要是團體、機關或者企事業單位等在行政管理事務中產生的，并通過通用文書所轉化的一類檔案稱謂，主要包括指示、命令、決定、請示、布告、報告、通知、批復、信函、會議的記錄、簡報、計劃、總結等。

OA意思是辦公的自動化，主要是借助通信、計算機以及管理科學和系統科學等技術，將人們辦公的業務活動向人以外的現代化辦公設備設施實現物化，實現對辦公效率以及辦公質量的提升，促進辦公環境以及條件的改善，實現辦公周期的縮短，且借助科學管理的方法和各種先進的技術，來輔助決策且對管理以及決策的水平實現提升。而企業的OA系統則是最新OA的辦公系統，傳統OA僅僅是一個通道，具有孤立性和獨立性，相互之間是不能夠實現整體關聯的，但在企業的OA系統內就實現了大協同的效果，它能夠將其他的如HR、ERP和CRM等實現相連，進而便于數據的交換和共享。

二、企業OA系統對文書檔案的應用價值

1.提高文書檔案管理效率

在傳統文書檔案管理中，主要是通過人工方式進行工作開展，這對管理人員提出了很高的要求，需要他們規范用筆、字跡清楚、分類準確、統計無誤，且在文件歸檔中需要嚴格做好文件的修整、檢查、組建、裝訂、分類、編頁、排序、編目和裝盒等工作，因此，傳統文書檔案的管理工作費時費力。

通過對企業OA系統的使用，借助信息化的手段，能夠實現對文書檔案的科學管理以及合理配置，借助程序軟件能夠實現對文書檔案的自動化編號、篩選、歸檔、保存等，且在文書檔案的收集、分類、儲存、統計、查閱等階段便于工作快捷和有序開展，實現對辦公效率的有效提升。當文書檔案越是復雜，企業OA系統發揮的作用就越明顯，它能夠便捷和有效通過電子文件的非實體性歸檔功能，以計算機、網絡信息等技術，實現對大量電子文件快速收集、整理和歸檔等，且具備隨時辦結和隨時歸檔的優勢。

2.強化文書檔案的利用價值

在企業發展中，文書檔案具有重要的使用價值，文書檔案的使用價值主要體現在全面、及時和準確地對檔案用戶需求滿足而采取的服務手段和方式。在現階段對文書檔案的使用中，主要包括文書檔案原件的提供、文書檔案的復制品提供、檔案信息的加工品提供等。文書檔案的利用方式主要包括閱覽室的開設、檔案的外借、檔案的復制本制作和發放、檔案證明的出具、咨詢服務的提供、檔案的參考資料編寫、檔案展覽的舉辦、公開信息的查閱等。在原始文書檔案的管理中，對紙質載體過于依賴，很多資料都是在文件柜內存檔的，對它們的查找與使用存在很大的不便，這對文書檔案的使用價值發揮造成了很大的不利。通過對企業OA系統的使用，可以讓文書檔案的資料實現紙質載體的脫離，可以依據人們不同需求進行儲存介質的自由選擇，如U盤、VCD、云端和移動硬盤等，此類介質以互聯網或者電子渠道等能夠實現資源的迅速傳送和實時共享，從而實現對文書檔案的利用工作水平提升。同時，電子檔案能夠實現拷貝件以及通信傳輸等服務功能的提供，這對文書檔案資料的便捷使用和充分利用提供了便利，促進文書檔案價值能夠更好發揮。

3.確保文書檔案的資料安全

在傳統的文書檔案管理中，檔案資料主要是紙質的類型，在對文書檔案的保存以及使用期間，往往會對文書檔案的紙張外觀、性質和結構等產生或多或少的損壞，導致不可逆變化的發生，如變色和強度的下降等。同時，紙質類文書檔案與環保節能理念是不相符的，且檔案資料的保存還需要占用空間，若保存的環境條件不好或者受到人為因素的影響，還會對其資料的安全性產生影響，比如：受到高濕、高溫、酸或者霉等環境條件的影響，會使文書檔案的紙質出現水解、氧化等反應，對紙質檔案產生破壞。企業OA系統使用后，對文書檔案介質實現了改變，文書檔案可以通過電子檔案的形式在系統的數據庫內保存，不用擔心受到環境條件的影響，電子檔案還能夠借助U盤、云端和硬盤等載體進行保存和攜帶，存讀都十分方便、快捷，且貯存的時間也十分長，不易受到損壞，即使發生損壞也具有良好的修復性，因此，企業OA系統的使用確保了文書檔案的資料良好的安全性。

4.便于文書檔案的資料傳遞

文書檔案在傳統管理模式中，因為是紙質存在的形式，其文件檔案的傳遞往往主要通過郵政系統來實現，而這種傳遞的方式存在傳遞時間長、安全性低、傳遞費用高等不足，甚至還受到一些外界條件的影響，如距離、運輸條件、天氣條件等，這都對文書檔案的資料傳遞和及時使用造成了不利。在對企業OA系統使用后，就可以以電子化政務網為基礎，對國家檔案館、機關部門檔案室的部署互相連通的檔案管理信息系統使用，通過其在線的接收功能達到電子檔案的接收進館目的，十分便捷和安全。同時，在企業發展中相關人員如果需要對文書檔案資料獲取和使用，也可以借助網絡途徑實現對電子文書檔案的及時獲取，此過程十分方便和快捷，且對文書檔案的資料傳遞速度以及安全性實現了有效提升。

三、文書檔案在企業OA系統中的應用

在企業OA系統中，對計算機技術、網絡技術和移動通信技術等實現了聯合使用，對復雜的文書檔案信息數據實現了有效管理，相關人員以簡單操作就能夠對文書檔案的內容以數字化和信息化等方式實現整合和使用，且配合網絡化的傳輸，還能夠實現檔案信息的實時共享和迅速傳輸，從而打造出一個具有規范化、有序化、信息化的檔案管理平臺，對促進企業文書檔案管理工作的現代化發展具有重要價值。在企業OA系統對文書檔案的使用中，主要體現在信息數據的采集和獲取、文書數據信息化的輸入、文書數據信息化的檢索等方面。

1.文書信息數據采集和獲取

在每次的文書辦理工作完成后，所辦結公文都要通過由單位領導進行審核，然后實現網絡邏輯的歸檔處理。檔案管理人員要對文書進行核對，看其是否辦結、是否完整，此公文有效性主要通過公文辦理的單位來負責。對于文書檔案規模和管理難度不斷增大的企業來說，文書信息數據采集和獲取往往是一個十分耗時且容易出錯的環節。借助OA系統的自動掃描功能，將其和掃描設備實施連接，就可以對文書信息數據實現掃描和識別，然后把數字化檔案文件通過統一和規范的格式向計算機設備內輸入，為后續管理工作的開展奠定基礎。在完成一段時間的文書數據采集工作后，相關檔案的管理人員可以把電子文書檔案從系統的數據庫中向光盤、U盤等載體下載，從而實現對電子文書檔案的物理歸檔。

2.文書數據信息化的輸入

OA系統之所以能夠在企業文書檔案的管理中得到廣泛使用，是因為通過數字化的形式實現了數據信息輸入和存儲機制的轉變，對管理效率和質量實現了有效提升。對新建的公文，需要對公文信息填寫，往往涉及的信息有標題、緊急的程度、秘密的等級、發文的字號、主送的單位和抄報抄送的單位等，若公文存在附件，還需要在正文的下面和成文日期的上面進行說明的附加，對附件的順序、名稱標明，后把電子版附件向企業OA系統內上傳。通過企業OA系統對文書檔案的辦理，實現了文書檔案信息向數據庫的錄入，且實現了數據庫內電子文書檔案的及時更新。在企業OA系統的使用中，還能夠對文書檔案實現信息化的管理，借助計算機技術和網絡技術等可以達到文書檔案的信息共享，且通過集中處理系統還能夠對這些文書檔案信息實現集中性分類、歸檔和存儲等。

3.文書數據信息化的檢索

使用企業OA系統完成對電子文書檔案的歸檔處理后，借助數據庫的檢索功能，能夠實現對文書數據信息的價值挖掘。當相關人員需要對文書檔案相關信息使用和查詢時，借助OA系統內數據庫的檢索功能，他們就能夠通過一些程序對數據庫內的信息數據實施檢索、查找、編目和輸出。若在檢索程序內組織和設置一些準確的檢索詞，則還能夠針對一些方面開展專題檢索處理，促進檢全率以及檢準率的有效提升。同時，因為文書檔案信息數據是信息化形式，和互聯網是連接和互通的，在檢索后能夠直接瀏覽和下載。

四、基于OA系統的企業管理系統建設

對于現代企業來說，開發和引入一套檔案管理系統能夠有效地提高檔案文件的管理效率。通過長期以來的研究和實踐可以發現，現代企業對于電子檔案管理的需求主要集中在以下幾個方面，即：最基本的文件收集功能、檔案的管理和數據處理功能、檔案的利用功能等。嵌入OA系統的檔案管理系統具體建設工作開展主要集中在以下幾個方面：

1.文件收集

隨著市場經濟體系的不斷深化，現代企業的業務規模和業務范圍也有所拓寬，尤其是對于成長期的企業來說龐雜的數據處理工作以及有限的經濟能力之間存在的矛盾將深刻影響企業的檔案管理能力。基于這一背景，信息化、智能化的文書檔案管理模塊務必要具備高效的數據采集能力，文件收集的范圍應當根據企業制定的文件范圍作為參考。另外，文件的收集來源主要分為兩個方面：一方面是自動流轉，管理人員實現對系統設置一定的權限，OA系統中符合權限的檔案文件便能自動流轉到對應的檔案管理系統中，能夠省去大量的人工操作環節，提高文件收集的效率。另一方面是對部分文書檔案進行手動錄入，若檔案中存在帶有多個電子文件對應一條數據的情況，則需要在人工審核的基礎上發揮其多個電子文件掛接的功能，減少人工錄入的差錯。

2.檔案整理

對于OA系統來說，企業文書檔案管理整理功能主要集中在案宗的增減、修改和操作；系統內檔案順序的調整；卷內文件調整；組卷錯誤檔案拆卷操作等方面，部分重要的功能名稱及其功能描述如下表所示：

3.檔案利用

對于檔案的利用，前提條件在于有一套相對完善的檢索功能。就目前來說，企業OA文書檔案管理系統的檢索功能主要集中在目錄檢索和全文檢索方面，其中，目錄檢索還包括簡單檢索和復雜檢索兩個層面，能夠滿足大部分企業對于文書檔案檢索和查詢的需求。另外，檔案借閱和檔案利用是管理的重要表現形式，檔案的借閱和歸還管理是企業文書檔案管理的主要內容，用于為企業用戶提供與文書檔案借閱情況、利用效果以及提示歸還等功能。

五、結語

綜上所述，企業OA系統具有顯著的使用特點，它對文書檔案管理工作的開展產生了積極的影響，為了促進企業OA系統在文書檔案工作中的作用發揮，就需要企業根據實際需求積極進行企業OA系統的文書檔案應用探索，并不斷對其系統應用進行完善和改進，這也是企業的現代化發展中需要重點關注的內容。

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（作者單位：陜西煤業化工物資集團有限公司）