物業管理企業內部控制系統研究

根據國家統計局公布的相關數據：2020年，我國物業管理行業總營收高達1.18萬億元。為了打造良性競爭環境，要求物業管理企業始終參照城市現代化發展中相關管理條例，既要履行物業管理職責，又要從內控方向規范管理秩序，在凈化內部環境基礎上，增強外在競爭優勢，促進物業管理企業的良性發展，使之在城市改造建設中展現出顯著的實踐價值。

1? ?物業管理企業內部控制系統的應用必要性

1.1? 有效預防企業風險

物業管理企業作為主要以業主作為服務對象的服務業企業類型，合理應用內控系統，有利于有效預防企業管理風險。此次研究專門以中國鐵道企業的物業服務部為主，在其實施物業管理保障業務時，常因與客戶溝通不到位，而引起糾紛事件。能加強內控，以系統化管理方式履行物業管理職責，能夠為雙方建立協調的互動關系，也能及時糾正內部人員不作為或松懈態度等錯誤行為，在改善服務質量的前提下，幫助企業樹立優良形象，抑制風險事件的發生。

1.2? 有序踐行戰略目標

內控系統作為企業管理基礎內容，它的順利開展與合理應用，還能促使企業在踐行戰略目標期間形成規范秩序。包括在經濟活動以及服務管理項目上，均能形成持久動力，指引企業內部人員找準物業管理企業創新改革方向，始終依據市場動態與客戶訴求，為其提供優質服務，從而促進物業管理企業的長遠運作。只有企業從內控系統優化視角提出改進計劃，才能充分發揮內部人員崗位職能。

1.3? 優化企業管理效果

物業管理企業內控系統的有效運用，還能切實優化管理成效，無論是制定的會計制度還是編制的預算建議書，都能在多部門合作中及早達成管理目標，甚至可以深度挖掘部門管理職能，使之在預算管理、監督管理、會計管理等多方面都能取得卓越的管理成果，指引上級領導出具正確的管理決策。夯實企業管理基礎的過程中，也能實現企業管理成本的合理控制。鑒于此，內控系統的運用是當前物業管理企業提升管理有效性的關鍵途徑。

2? ? 物業管理企業內部控制系統的預期目標

根據相關調查：物業管理企業因其涉及的業務內容較為復雜，故此常遭受公共環境風險、消防風險、設備風險以及停車服務風險等多項風險事件，一旦不能及時進行解決，不但損害企業信譽度，而且還會降低經濟效益。而內控系統的運用及其合理建立，需要設定明確目標，借此達到預期內控效果。一方面，要求物業管理企業在內控系統助力下，能夠始終保持合法運營秩序，且財務人員遵照財務制度嚴格履行崗位職責。另一方面，在資產核算與報表編制期間，應當依照標準的審批流程、資產盤點步驟，增加會計數據的可靠性。經過內控系統的應用，能夠促使物業管理企業達成既定管理目標。而且在踐行企業戰略目標以及預期內控目標時，均要得到內控系統的重要支撐，積累持久發展動力。[1]

3? ? 物業管理企業內部控制系統的關鍵點

3.1? 組織結構監督系統

物業管理企業應當先行應用組織結構監督系統，用于針對內部人員的行為表現并進行有力監督，并從完善內控組織結構方面提出改進思路。考慮到物業管理企業多涵蓋停車場服務、貨物運輸以及商業房屋出租等業務內容，在其業務涉及范疇內，應當重新衡量物業管理企業的內部人員關系，自此在清晰的崗位職責分配過程中，強化內控系統實效性。此處可以借鑒常規物業管理企業組織結構，即董事長→總經理→副總經理（財務總監）→工程部、經營部、清潔部（財務部）。同時，在內部組織建設中還可以新增兩個副總崗位，將保安部以及辦公部內控監督職權交由另外一個副總經理。由于其在物業服務部中多屬于獨立分支，因此可以將主要內控監督人員確定為部門主管，而后將各項業務部管理者納入部門主管內控監督管轄范圍。經過多名組織成員的積極配合，可以形成相互監督、相互配合的管理，始終以客戶服務滿意度作為衡量內控質量的標準，最終贏得良好口碑，在標準的內控組織系統導向下，實現有效管理[2]。

3.2? 會計制度執行系統

內部控制作為物業管理企業發揮管理職權的重要內容，還要加強會計制度執行系統的優化利用。在內控管理階段，除了需要編制完善的會計制度外，也要注重會計制度的執行力。所以應當以會計制度執行系統為基礎，提高制度落實度，以期在制度指引下，可以為企業提供具體化管理方向。

某企業圍繞會計制度提出的信息系統管理規定，要求在使用信息管理系統宣傳會計制度期間，需要加強系統的合法開發，以免遭受技術風險，導致企業面臨經濟損失。特別是對系統使用權的規范審批，待獲取使用權限后方可以信息系統作為執行會計制度的重要依托，而后隨時根據系統更新升級動態，調整系統性能。最為主要的是要求在制定會計制度時，需要對財務人員的會計核算等事務進行合理監督，以信息系統起到監督管理作用，包括以信息系統及時上傳核算數據，在打造信息共享環境的同時，也要推動會計制度的有序執行。在使用信息系統執行會計制度時，多需要利用系統中的程序管理以及終端操作、數據控制等功能。經過對企業組織成員崗位職責的分析，確保在系統運行中能夠及早判斷是否存在崗位相容性差等情況。在會計制度中多包含崗位職責、崗位權限、部門關系等細節內容，甚至還會設立單獨的內部稽核制度，對企業會計部門內部數據（原始憑證，發票，報表）進行審核，最終在執行會計制度中，促進物業企業的規范化運營。因此，關于內控系統的運用應當加強會計制度的有力執行，提升會計數據準確度，維護會計信息安全。

此外，因物業管理企業在內控系統優化改革中，需在監督財會人員工作合法性的基礎上，促使財務處理程序符合標準化處理要求。無論是新增設的會計科目還是會計科目使用步驟，都要在執行會計制度過程中得到安全保障，編制與企業運營特征、業務類型相契合的“會計管理條例”“會計核算準則”等。

3.3? 內控監督預算系統

物業管理企業內控管理工作還需要借助內控監督預算系統，制定財務預算方案，并且深度學習財經法規等相關知識，在為企業設定預算目標時，也能進一步強化會計監督職能，促使企業減少風險事件發生率。內控預算環節，多具備編制、分解、審批、執行等流程。為了有效展現內控系統的實踐價值，需要從內控預算方向，出具全面的財務預算計劃，用于指導財務部組織成員嚴格依照預算目標，嚴控企業風險。

以財務預算編制流程為例，在進入內控監督預算系統設定的程序后，需要先行依據預算編制要求與編制內容，分配編制力量，而后匯總多部門的預算建議。整理好預算建議書后，將進行初審，若初審不合格，則重新開展預算編制部署工作，直到編制的預算建議書符合審核標準，方可進入部門預算統籌分析步驟中。該程序運行中，將由初始預算建議書轉化為部門預算建議書，繼續對其進行審核，其間需要歷經兩次預算建議書審核評估，最終通過總審核后，實現預算建議書的合理下達。如若在此期間尚未通過審核，則需要針對部門預算建議書加以修正。在整個預算編制流程中，財務部、業務部等多部門都能表現出高度配合特征，這樣才能適當杜絕崗位失職或者徇私等現象。為物業管理企業給客戶提供停車服務以及租賃服務時，能夠獲取較高的滿意度，也可以在細化的預算編制監督行為中，抑制糾紛風險的出現。同時，在實施物業服務時，也要依據客戶實際需求，合理設定預算目標，始終朝著預算建議書上規定的方向努力。基于此，預算編制監督系統的推進與改善也是內控體系構建中的核心基礎[3]。

3.4? 企業信息管理系統

物業管理企業在內控系統運用中，既要深度開發新系統，保證內控系統符合企業實際運營管理動態，又要直接從成功的應用案例中引進信息系統，自此加快企業內控管理改進速度。結合相關研究成果，在物業管理企業中適用性較強的信息系統有ERP系統，此系統可以輔助內控管理者強化內控效果。最為顯著的優勢是能夠引領管理者編制可行性更強的內控制度。

在ERP系統干預下，可以為客戶帶來更舒心的物業服務。以停車服務為主，作為物業管理企業業務規模較高的一項業務，若能將該項業務相關數據輸入系統中，可以在客戶與企業之間建立友好的互動關系。如在客戶進入物業管理企業的停車服務范圍以后，需要履行車輛安全維護與計時收費職責。此時可以直接在系統平臺上動態觀察當前空置的停車位與每臺車輛的停車時長。同時，考慮到在停車服務中常設定特殊車輛免收費項目，故此可在系統反饋的結果中劃分出具體的免收費區域，之后還能對停車服務管理規定的落實情況進行全方位監督。包括在遇到緊急事件時，該企業是否能夠立即響應應急預案，預防突發狀況。若從系統監督中發現應急預案響應時間較長，需要對當前內控制度進行調整與改進。此外，ERP系統應用于物業管理企業內控管理工作中，還可實現全過程管理目標，從事先預防、事中控制以及事后處理三個方向給出可靠依據，這樣才能為管理者給予周到的系統化服務。在事先預防環節，ERP系統的運用能夠針對上述提及的內控預算內容，出具清晰的內控規定，并如實展現內控職權與內控范圍、內控責任人。一旦出現超預算或預算不達標現象，ERP系統能夠直接向責任人發送提醒信息，督促責任人迅速組織人員查明原因，保證企業的經濟穩定性。而且內控系統可以更詳細地公布內控權限，以內控制度為主導，減輕了往日人員流動溝通中的局限負擔。而在事中控制步驟，可以聯合會計系統、業務系統建立統籌內控管理環境，隨時展示違規信息，如停車服務收費異常等，這些都能在尚未出具收費憑證前發出預警，指引相關人員及時糾正后，改善物業服務質量。其中較為關鍵的是可以輔助財務人員，準確查明收支數據以及余額情況，與決策層領導保持有效溝通關系，為其帶來更細致且準確的財務報表，增加下一年度業務推廣與企業運營決策的可行性。于事后處理階段，除了可以如實上報財務數據外，還能對照部門業務量與收支情況，自行驗證會計信息準確性，并且可以對常見的停車服務風險等事件給予可靠的預判指導保障，或是輔助內控管理者采取科學的舉措解決已經發生的風險事件，繼而最大程度維護企業信譽度，從上述研究中證實ERP系統值得應用[4]。

3.5? 內控分析操作系統

內控分析操作系統需要隨時結合企業業務類型，在精準分析成本后制定易于操作的成本控制分析報告，此時即可為企業謀求更高利潤，也能促進企業的長遠發展。在深度解析物業管理企業成本組成部分時，能夠發現具備成本規模大、成本面廣以及成本時限長等特征。因該企業通常需要為客戶展開24小時的不間斷服務，在業務成本之上也包含著運營成本（辦公費）、管理成本（維護費，保險費）、技術成本（系統應用費用）、人力成本（人資報酬）等，這些都會在無形中增加成本分析難度。此時，可以借助內控分析操作系統，實現內控成本的合理把控。而且上級領導也能從成本計劃書以及成本分析報告中，對當前企業的成本投入標準加以比對，若超出既定成本范圍，則需要提出多項相關節約成本的舉措。例如某企業設有2名客服以及出納、15名維修工、20名清潔工、5名車管員等，在面對不同客戶，即不同服務范圍時，消耗的材料費、人資成本存在不同，此時應當適當進行人員縮減，或進行調崗操作，由此為企業節約人力成本。

綜上所述，物業管理企業在美化城市環境、維護城市運行秩序過程中具備顯著職能，作為物業管理企業的管理核心，內控事項應當得到企業管理者的密切關注，從組織結構、會計制度、內控監督、信息管理、內控分析等多個系統實施中，改善物業管理企業內控管理現狀，繼而促使企業擁有較高的綜合效益。完善的內控系統既可滿足企業運營管理又能促進其長遠發展需求。

參考文獻

[1]梁景輝. 物業管理企業內部控制存在的問題及解決措施[J]. 企業改革與管理，2021（07）：26-27.

[2]王慧. 加強物業管理企業財務內部控制的思考[J]. 財會學習，2020，（30）：191-192.

[3]劉芳. 基于全面預算管理的企業內部控制分析——以物業管理企業為例[J]. 納稅，2019，13（04）：261，263.

[4]曲紅君. 加強物業管理企業財務內部控制的思考[J]. 今日財富（中國知識產權），2018，（06）：124.

[ 作者簡介 ]朱朝紅，男，山西晉城人，中國鐵道科學研究院集團有限公司物業服務部，財務主任，中級會計師，研究生，研究方向：財務管理。

[ 摘要 ]物業管理企業作為從事園區環境管理、維護等業務的經濟主體，充分運用內控系統，可以推動企業長遠發展進程。本文簡要分析了內控系統的應用必要性，并結合內控系統預期目標提出優化路徑，經由組織結構監督、會計制度執行、內控監督預算、企業信息管理、內控分析操作等系統化內容的實施，有利于提高內控管理水平，增強企業市場適應力。

[ 關鍵詞 ]物業管理企業；內部控制；信息管理；成本控制；會計制度