信息技術(shù)背景下高校內(nèi)部控制研究

徐秀芬

（綿陽師范學(xué)院，四川 綿陽 621000）

0 引言

近年來，隨著高校的擴(kuò)招，其內(nèi)部資金的支出越來越多，加之如今高校的資金來源不再是單一的財(cái)政撥款，而是隨資金來源渠道增加變得復(fù)雜多樣，這給高校內(nèi)部控制帶來了一定的難度，而利用信息技術(shù)提升管理效率，對(duì)高校來說是一個(gè)新的挑戰(zhàn)。

1 高校內(nèi)部控制的含義

高校的內(nèi)部控制實(shí)際上是指對(duì)高校內(nèi)部資金進(jìn)行管理，即高校財(cái)務(wù)內(nèi)部管理。隨著高校信息化管理系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用，高校的內(nèi)部控制不僅要求高校財(cái)務(wù)人員具備基本的信息化操作水平，還要求管理人員必須有較強(qiáng)的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，通過采取積極的防御管理措施，從而在實(shí)際的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制過程中利用各種具體的規(guī)定，保障高校內(nèi)部財(cái)務(wù)正常運(yùn)行。總之，高校內(nèi)部控制其實(shí)就是高校對(duì)其內(nèi)部財(cái)務(wù)的科學(xué)管理，以此確保校內(nèi)財(cái)務(wù)在沒有虧損的前提下，還能不斷地推動(dòng)資產(chǎn)升值。在具體的管理與控制過程中，管理人員必須嚴(yán)格遵循基本的財(cái)務(wù)管理規(guī)章制度，并且要將獲得的財(cái)務(wù)信息及時(shí)通過信息技術(shù)手段與校內(nèi)其他部門進(jìn)行共享，從而有效地處理各種財(cái)務(wù)問題。

2 基于信息技術(shù)的高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的優(yōu)勢(shì)與風(fēng)險(xiǎn)

2.1 優(yōu)勢(shì)

隨著我國科技快速發(fā)展，高校的財(cái)務(wù)管理越來越信息化，這就需要管理人員具備基本的信息化素養(yǎng)，進(jìn)而利用新型高校財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字化管理。目前，應(yīng)用了信息技術(shù)的高校已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的信息化管理，主要體現(xiàn)在高校教師的工資發(fā)放、學(xué)生入學(xué)時(shí)的各項(xiàng)費(fèi)用繳納、資產(chǎn)管理以及差旅費(fèi)報(bào)銷等方面。信息化管理不僅能夠更明確地體現(xiàn)出資金的收支，避免人工核對(duì)的失誤；還可以進(jìn)行過程管控，提高資金管理效率。同時(shí)，信息化在我國高校財(cái)務(wù)管理中的普遍應(yīng)用，不僅減少了管理人員的工作量，而且可以在最大程度上體現(xiàn)出高校的廉政建設(shè)。近年來，高效的資金流通管理模式已經(jīng)完全轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上模式，這有效地減少了信息傳遞的時(shí)間差，并且滿足了高校內(nèi)部各個(gè)部門對(duì)資金的即時(shí)需求。此外，在信息化管理模式下，財(cái)務(wù)管理人員在進(jìn)行校內(nèi)資金統(tǒng)計(jì)時(shí)，也可以利用信息技術(shù)中的數(shù)據(jù)匯總技術(shù)進(jìn)行高效率的預(yù)算決策和審計(jì)，從而快速發(fā)現(xiàn)資金使用異常的部門。這樣不僅可以加大對(duì)高校資金的內(nèi)部控制力度，還可以保障高校內(nèi)部資金的安全以及正常的流通。對(duì)高校來說，提升財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的水平能夠很好地杜絕財(cái)務(wù)方面的腐敗問題。基于信息技術(shù)對(duì)內(nèi)部控制進(jìn)行體系化建設(shè)，可以使高校的內(nèi)部控制系統(tǒng)變得更加綜合化，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)部的一體化監(jiān)督與管理。

2.2 風(fēng)險(xiǎn)

雖然目前眾多高校都看到了信息化財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，并且都在加強(qiáng)其建設(shè)，但因其體系還不夠完善，仍舊存在“信息孤島”現(xiàn)象，因而降低了信息使用的全面性和決策的準(zhǔn)確性，增加了財(cái)務(wù)管理的風(fēng)險(xiǎn)。再加上信息技術(shù)本身具有一定的安全隱患，它在令高校內(nèi)部控制變得更加科學(xué)、準(zhǔn)確的同時(shí)，也會(huì)帶來一些信息安全問題。這要求高校在不斷加強(qiáng)內(nèi)部控制信息化的同時(shí)，還要注重其信息的保密性，因此需要建立一個(gè)安全且便捷的信息化內(nèi)部控制系統(tǒng)，并不斷進(jìn)行完善。

3 信息技術(shù)背景下高校內(nèi)部控制需要堅(jiān)持的原則

3.1 全程性

高校內(nèi)部控制必須實(shí)現(xiàn)全面覆蓋，需要利用信息技術(shù)的便捷性來實(shí)現(xiàn)決策、執(zhí)行、監(jiān)督與反饋整個(gè)過程的內(nèi)部控制，全程不能存在任何疏漏，最終確保其全過程與全目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

3.2 嚴(yán)格性

高校內(nèi)部控制必須在全面覆蓋的基礎(chǔ)上對(duì)關(guān)鍵性的預(yù)算規(guī)劃業(yè)務(wù)以及高風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，從而避免出現(xiàn)重大的風(fēng)險(xiǎn)事故。一般來說，高校面臨的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)主要有投入風(fēng)險(xiǎn)、籌資風(fēng)險(xiǎn)和回收風(fēng)險(xiǎn)。

3.3 制衡性

高校內(nèi)部控制的各個(gè)部門與機(jī)構(gòu)之間不僅需要協(xié)同配合，還需要形成相互制約的關(guān)系，這樣才能有效地實(shí)現(xiàn)互相監(jiān)督，從源頭上杜絕私自挪用資金或者貪污等行為。

3.4 可行性

高校內(nèi)部控制應(yīng)與其本身的規(guī)模、業(yè)務(wù)以及風(fēng)險(xiǎn)防范水平相匹配，并且根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，這樣才能確保內(nèi)部控制在信息技術(shù)條件下的可行性，并及時(shí)通過系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制上的漏洞，以此來預(yù)防高校內(nèi)部資產(chǎn)流失的巨大風(fēng)險(xiǎn)。

3.5 最佳成本效益原則

高校內(nèi)部控制管理者必須權(quán)衡成本與效益的關(guān)系，以高校的整體利益為先，利用信息技術(shù)對(duì)成本進(jìn)行預(yù)算與分析，盡量避免損失，實(shí)現(xiàn)成本效益最佳。

4 信息技術(shù)背景下高校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制中的問題

4.1 管理機(jī)制不完善

高校的資金管理是內(nèi)部控制的重點(diǎn)內(nèi)容。近年來，高校紛紛響應(yīng)政府要求制定了內(nèi)部控制制度，但由于沒有結(jié)合自身特點(diǎn)，制定出來的管理機(jī)制缺乏獨(dú)特性。不僅如此，諸多高校的資金管理制度不完善，在人員安排和管理上也不夠重視，認(rèn)為資金管理只需要由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)，所以沒有投入更多的管理精力，使得高校的資金管理缺乏基本的監(jiān)督，繼而存在資金的實(shí)際使用與流動(dòng)可能并未嚴(yán)格按照政府要求的情況。由于高校的資金管理缺乏監(jiān)管，資金的利用率大大降低。

4.2 預(yù)算控制不合理

部分高校在進(jìn)行資金預(yù)算控制時(shí)，由于編制方式老舊，存在資金分配不合理的現(xiàn)象，進(jìn)而出現(xiàn)了經(jīng)費(fèi)被占用或挪用的情況。此外，因?yàn)楣芾硐到y(tǒng)存在漏洞，管理人員不能及時(shí)知曉資金的使用情況，無法正確判斷資金的流量是否存在過多或不足的情況，所以沒有形成基本的節(jié)流意識(shí)。同時(shí)，如果高校過分強(qiáng)調(diào)所謂的管理效率，那么財(cái)務(wù)人員將無法客觀地評(píng)價(jià)資金流動(dòng)的合理性和效益性，從而導(dǎo)致資金浪費(fèi)。除此之外，如果預(yù)算人員在預(yù)算編制方面的水平本身就比較差，那么高校的整體財(cái)務(wù)情況便無法得到直觀體現(xiàn)。

4.3 風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不足

（1）投入風(fēng)險(xiǎn)。任何資金的投入，最終目的在很大程度上都是要轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)濟(jì)收入，其行為本身就具有一定的風(fēng)險(xiǎn)性。有些學(xué)校盲目擴(kuò)張，將大量資金投入與提高教學(xué)水平無關(guān)的項(xiàng)目，投資效益低下，造成資源嚴(yán)重浪費(fèi)，財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)隨之增加。

（2）籌資風(fēng)險(xiǎn)。高校籌資的形式單一，因此在籌集資金方面有一定的劣勢(shì)。部分高校在貸款前沒有進(jìn)行可行性研究和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)，也沒有考慮資金效益和還款能力，存在貸款比例過大、貸款期限過短等情況，最終因需支付過高的貸款利息或償還本金而導(dǎo)致資金短缺，帶來財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，甚至有可能影響到正常的教學(xué)活動(dòng)。

（3）回收風(fēng)險(xiǎn)。高校在財(cái)務(wù)管理方面存在一定的資金回收風(fēng)險(xiǎn)，而且這一方面的風(fēng)險(xiǎn)是很難避免的，其主要體現(xiàn)為成果轉(zhuǎn)化、銀行政策等方面的不確定性，且受外界因素影響較大，所以必須要不斷加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理。

4.4 人員素質(zhì)待提升

高校的財(cái)務(wù)管理人員在素質(zhì)上呈現(xiàn)出兩極分化的特點(diǎn)，其中資歷較老的會(huì)計(jì)管理人員對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)容十分熟悉，但是習(xí)慣采用傳統(tǒng)方式進(jìn)行財(cái)務(wù)管理；年輕會(huì)計(jì)雖然能夠熟練運(yùn)用信息技術(shù)，但是缺乏相關(guān)的財(cái)會(huì)經(jīng)驗(yàn)。此外，高校的內(nèi)部控制工作具有一定的機(jī)密性，所以人員流動(dòng)性差，導(dǎo)致工作人員產(chǎn)生惰性，無論是在思想認(rèn)識(shí)方面還是法律意識(shí)方面，都還存在明顯的不足之處。

4.5 內(nèi)部控制實(shí)施疲乏

高校的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)涉及部門多、人員范圍廣，但大部分人員沒有樹立起內(nèi)部控制理念，內(nèi)部控制較多地依賴于財(cái)務(wù)和紀(jì)檢監(jiān)察等部門，而此類部門的作用往往更多地體現(xiàn)在事后，在事前和事中的控制力度較小，這使內(nèi)部控制在實(shí)施過程中難以獲得實(shí)效。同時(shí)，很多高職院校在部門管理、崗位設(shè)置以及職責(zé)分工方面存在漏洞，未能形成互相制約、互相監(jiān)督的牽制機(jī)制，最終導(dǎo)致控制盲點(diǎn)出現(xiàn)，使內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。

4.6 信息傳遞不暢

很多高校擁有多個(gè)信息系統(tǒng)，如教學(xué)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)基本滿足了相關(guān)部門的信息使用需求，但存在信息無法順暢地在各部門之間進(jìn)行橫向或縱向傳遞的情況。比如，在固定資產(chǎn)管理中，由于資產(chǎn)入賬不及時(shí)、資產(chǎn)報(bào)廢及資產(chǎn)流動(dòng)不合理等，使用部門、管理部門與財(cái)務(wù)部門出現(xiàn)資產(chǎn)信息不一致的情況。信息傳遞不暢還會(huì)導(dǎo)致決策結(jié)果出現(xiàn)偏差、執(zhí)行過程延長、工作重復(fù)、問題反饋不及時(shí)等問題。

5 信息技術(shù)背景下高校內(nèi)部控制的具體策略

5.1 完善高校的信息化財(cái)務(wù)管理機(jī)制

高效的資金管理體制首先必須有明確的用款計(jì)劃，同時(shí)還應(yīng)該結(jié)合高校自身特點(diǎn)，將預(yù)算、結(jié)算以及籌資管理的規(guī)定和流程制定出來，從而用體系規(guī)范管理行為。在高校內(nèi)部建立起各項(xiàng)監(jiān)督工作機(jī)制的同時(shí)，還應(yīng)該利用信息化手段將財(cái)務(wù)管理工作落到實(shí)處，嚴(yán)格控制資金的流向，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)資金的控制。此外，信息化技術(shù)的應(yīng)用可以使各個(gè)部門之間實(shí)現(xiàn)高效的協(xié)同配合，不僅可以提高工作的效率，還可以實(shí)現(xiàn)資金管理的事前、事中和事后控制與監(jiān)督。

5.2 作出合理的內(nèi)部財(cái)務(wù)預(yù)算控制規(guī)劃

首先，工作人員必須要全面了解資金來源與數(shù)量，并結(jié)合上一年度的決算情況對(duì)下一年度的資金使用情況進(jìn)行完善與規(guī)劃。同時(shí)，借助信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)高效的信息收集與團(tuán)隊(duì)協(xié)作，從而作出合理的預(yù)算規(guī)劃。其次，要實(shí)施資金管理責(zé)任制，對(duì)資金使用的每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格控制，出現(xiàn)問題可以對(duì)個(gè)人進(jìn)行追責(zé)，并輔以相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，以此落實(shí)資金的使用情況，并提高資金使用效率。

5.3 增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)

首先，利用信息技術(shù)及計(jì)算機(jī)信息模擬技術(shù)，對(duì)融資資金進(jìn)行結(jié)構(gòu)優(yōu)化，做好風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測。其次，利用信息技術(shù)設(shè)置量化財(cái)務(wù)指標(biāo)，制訂好風(fēng)險(xiǎn)防范方案，實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)有內(nèi)部控制措施的合理評(píng)價(jià)，從而發(fā)現(xiàn)隱藏問題，提前加以應(yīng)對(duì)。再次，不斷完善信息化管理制度，及時(shí)預(yù)警可能存在的違法違規(guī)操作，以此避免經(jīng)濟(jì)損失。最后，利用信息化管理手段，實(shí)現(xiàn)?？顚Ｓ?，提高資金的使用效率。

5.4 提升高校內(nèi)部控制管理人員的工作素養(yǎng)

首先，要對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行篩選，保證高校內(nèi)部控制人員思想意識(shí)的先進(jìn)性和基本信息技術(shù)的應(yīng)用能力。上崗人員不僅要有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，還要能夠利用信息技術(shù)進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)算與方案設(shè)計(jì)，從而提高管理效率。其次，高校要對(duì)管理人員開展再教育工作。從文化素質(zhì)、專業(yè)技能和心理素質(zhì)3 個(gè)方面入手，幫助高校內(nèi)部控制管理人員不斷自我完善，最終達(dá)到提高內(nèi)部控制工作效率的目的。

5.5 完善內(nèi)控體系

首先，高校需要完善組織結(jié)構(gòu)，明確各崗位職責(zé)，形成有效的監(jiān)督、反饋機(jī)制，同時(shí)建立一套符合學(xué)校發(fā)展實(shí)際的財(cái)務(wù)規(guī)章制度，規(guī)范財(cái)務(wù)工作流程，指導(dǎo)和約束各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)。其次，以業(yè)務(wù)流程為載體，將內(nèi)控制度、業(yè)務(wù)流程、崗位職責(zé)以及將要實(shí)現(xiàn)的控制目標(biāo)等在事前就嵌入各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程，將業(yè)務(wù)活動(dòng)開展的整個(gè)過程置于管理和監(jiān)控中，隨時(shí)追蹤業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正業(yè)務(wù)活動(dòng)中存在的問題。最后，將事后控制向事中控制、事前預(yù)防延伸，形成一體化管理模式，使所有部門、所有人員共同參與內(nèi)部控制工作，從而形成全員內(nèi)部控制理念。

5.6 提高信息使用效率

首先，通過信息橫向、縱向的及時(shí)傳遞與共享，消除“信息孤島”，保證各部門數(shù)據(jù)的真實(shí)性、一致性和有用性。其次，設(shè)置崗位的權(quán)責(zé)范圍，使業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)人員有權(quán)限進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢、了解相關(guān)業(yè)務(wù)的全方位信息，保證各部門數(shù)據(jù)的安全性。同時(shí)，運(yùn)用信息手段為各項(xiàng)信息披露提供便捷渠道，減少相關(guān)部門的工作量、提高工作效率，為強(qiáng)化內(nèi)外部監(jiān)督提供可能。最后，實(shí)現(xiàn)各部門之間信息互聯(lián)互通、信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同，促使各部門協(xié)同共進(jìn)，達(dá)到整體聯(lián)動(dòng)的控制效果，實(shí)現(xiàn)管理系統(tǒng)化、扁平化，提升高校的管理水平。

6 結(jié)語

高?；谛畔⒓夹g(shù)的內(nèi)部控制工作必須要從完善管理制度、增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、優(yōu)化預(yù)算編制、提升人員素質(zhì)、完善內(nèi)控體系以及提高信息使用效率這幾個(gè)方面入手。唯有如此，才能有效地利用高校信息化內(nèi)部控制系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)的高效管控。