淺析企業物資采購成本與管理

李 霞

（北京國電京緣科技開發有限公司，北京 100044）

隨著市場經濟環境的不斷改善，企業的經營與發展迎來了更多的機遇，但同時也面臨著多重的壓力挑戰，在這樣的背景環境下，企業需要不斷提升自身綜合實力和市場競爭力，從而促進企業經濟效益的穩步提高。在企業管理中，物資采購的成本管理是一項重要的工作，物資采購工作的質量和效果會對企業經濟效益的穩步提升產生直接的影響。因此，需要企業將此項工作放在重要的位置上，采用科學且合理的方法開展物資采購成本管理工作，確保物資采購成本管理作用和價值的充分發揮，為企業的經營與發展提供必要的支持與保障。

一、物資采購與成本管理內容分析

（一）物資采購的定義與分類

物資采購的定義。物資采購屬于行業術語，暫時沒有統一的、規范的定義來具體地對物資采購進行準確描述。結合多方學術定義，物資采購可定義為：企業為滿足經營和發展需求，結合市場變化趨勢對企業采購的物資產品從市場價格、質量規格、供應商選擇等方面開展綜合的調查研究、數據分析，最終做出采購決策，借助資金交換實現產品和物資有效交易的全部流程。從物資采購的定義來看，物資采購是一個系統的流程行為，與一般的個人行為有著實質上的區別，需要根據企業經營和發展的規劃部署，結合企業產品具體情況及市場變化趨勢，開展科學且系統的全面分析[1]。分析內容包括企業采購物資產品的方案規劃、調研分析、可行性分析、落實采購決策等多項內容，是一項具有一定復雜性和綜合性的管理工作。現階段，對于企業來說通常采用綜合競價的方式對多家供應商進行比較，最終確定一個或多個物資采購供應商。

物資采購的分類。從物資采購流程來看，多數物資采購的流程基本一致，具體分類可根據不同的企業類型、供應商社會信譽以及物資產品優勢特點等因素對物資采購進行分類。物資采購工作以具體物資和市場變化為核心依據，物資采購過程都需要工作人員來逐一落實與執行。不同的物資采購工作人員在采購方法與采購效果等方面也都會存在差異。因此，工作人員對物資采購工作會產生極大的影響和作用，在具體的物資采購分類上需要綜合上述多方面因素進行全面的判斷。同時，應注重物資采購工作的靈活性，從實際出發開展物資采購工作，避免過于片面單一的盲目規范化、嚴格化管理，要兼具管理的嚴格性和可行性。總的來說，無論物資采購采取怎樣的分類形式，其管理理念或是方式都應結合具體的實際情況進行動態化管理，因地制宜，具體事務具體分析，切忌采用盲目的拿來主義。

（二）成本管理的內容與方法

成本管理的內容。根據成本管理工作環節與流程的劃分，通常將企業成本管理內容分類為成本預算、成本決策、成本規劃、成本核算、成本控制、成本分析、成本評估共七項內容（詳見表1）。

表1 成本管理內容劃分表

成本管理內容在不同的管理工作中，可進行部分環節或流程的合并實施，依據企業實際情況，明確成本管理內容，至少應包含成本預算、成本核算、成本控制這三個主要內容。

成本管理的方法。成本管理方法應以滿足企業經營發展需求為導向，符合企業實際情況為基礎，以此制定出適合企業自身發展的成本管理方法[2]。綜合國內外關于成本管理方法的研究，成本管理方法主要有六種（如圖1所示），這六種方法只是對現階段成本管理方法的歸納與總結。

圖1 成本管理方法示意圖

在實際開展成本管理工作時，不能照搬照抄其他企業的成本管理方法，也不能將一種成本管理方法一成不變的長期應用，需要結合企業經營和發展的具體情況、不同工作的特點、不同階段的成本管理等，綜合的、合理的、靈活的應用成本管理方法，從而保證成本管理作用和價值的全面體現。

二、企業物資采購成本管理現狀分析——以A餐飲公司為例

（一）A餐飲公司背景

A餐飲公司，于2008年年初成立，注冊資金500萬，該公司由一家實體店起步發展至今，目前擁有20余家連鎖實體店，其中350平方米以上的實體店有8家，主營快餐、簡餐一類的餐飲服務，同時以社會飯店和食堂團膳為次要發展方向，逐漸構建成為多元化發展方向的綜合型餐飲公司。A餐飲公司目前總資產達5000余萬元，公司員工500余人，平均年營業額1500余萬元。A餐飲公司以快速、衛生、美味為公司宗旨，以透明且開放式的家庭廚房為特色，以中高檔自助快餐和簡餐為主要服務內容，并不斷迎合市場需求，創新服務理念，以優質的服務使其在當地市場占據著三分之一的市場份額，并經過長期且穩定的經營和發展，使A餐飲公司成為當地的優秀餐飲公司代表，深受大眾喜愛。

（二）A餐飲公司物資采購成本管理現狀

根據物資采購需要，A餐飲公司將物資采購定以日常分散采購與定期集中采購相結合的模式進行，將普通蔬菜、肉制品、海鮮等，不能長期儲存的物品列入日常分散采購范圍，將糧油、米面、干貨等，能夠進行長期儲存的物品列入定期集中采購范圍，定期采購的具體時間，需要依據各實體店的實際情況來確定。A餐飲公司的物資采購流程如圖2所示。

圖2 A餐飲公司物資采購流程示意圖

由實體店提交采購申請至A餐飲公司采購管理部門，采購管理部門通過對所有實體店提交的采購申請分析，判斷需要采購的數量，并結合不同實體店的需求，有針對性地選擇合適的供應商，既要保證能夠滿足實體店的實際需求，同時也要符合A餐飲公司快速、衛生、美味的公司宗旨，選擇優秀供應商進行物資采購，并確定供應關系。

供應商的選擇需要考慮市場動態變化情況，在市場變化幅度不大的情況下，優先選擇向已建立供應關系的供應商發出物資采購清單；當市場變化幅度較大時，需要采購人員對多家供應商進行比較和分析，擇優選擇供應商，并發出物資采購清單。

發出的物資采購清單，應滿足成本管理需求，物資采購清單的報價是A餐飲公司采購管理部門與供應商協商的結果，雙方任意一方若對報價有任何異議，都需要重新對報價進行協商，經雙方確認無誤后，再開展物資采購相關工作。

物資采購的貨物驗收，一般交由A餐飲公司各實體店的店長和行政廚師來進行，對貨物進行全面驗收后，合格部分的貨物，直接入庫管理；不合格部分的貨物，直接當場予以退回，由供應商重新進行貨物配送。無論是合格或是不合格貨物都統一反饋至A餐飲公司采購管理部門，由該部門對供應商的供貨情況進行全面的掌握和管理，以及時調整不適合繼續保持供應關系的供貨商，保證對實體店經營與發展不會產生任何影響。另外，物資采購的貨款支付，統一由A餐飲公司采購管理部門進行具體操作，嚴格按照與各供貨商簽訂的供貨合同履行，對需要支付貨款的及時與A餐飲公司財務管理部門進行溝通對接，以確保貨款支付的及時性，這對維護A餐飲公司與各供貨商的良好供貨關系具有積極的推動作用。

（三）A餐飲公司物資采購成本管理所存在的問題

1.日常分散采購與定期集中采購的成本管理效果不明顯

A餐飲公司為便于管理，同時也結合了餐飲行業的特殊性，故選擇采用日常分散采購與定期集中采購相結合的物資采購方式，但在實際的物資采購成本管理中，未能充分地體現成本管理的各項內容，對成本管理的實際效果和作用產生了一定的影響，如對于成本管理的成本預算內容沒有明確的具體設定，各實體店實際的經營和發展情況會受到地理位置、人流量、周圍平均消費水平等多種因素的影響而產生或大或小的差異。因此，在成本預算方面就需要因地制宜，有針對性和指向性地對不同實體店按照不同層級的成本預算進行管理。但A餐飲公司未能綜合考慮到各實體店之間成本預算的差異，而是統一交由A餐飲公司采購管理部門進行統一采購，該部門對各實體店的成本管理情況并不知情，只能按照實體店的物資采購申請，進行統一采購，長此以往會造成A餐飲公司非必要的資金、資源的浪費和損失，不利于A餐飲公司開展高質量的成本管理。

2.供應商管理存在不足

在物資采購成本管理中，供應商管理是重要的工作內容之一，加強供應商管理，確保物資采購的質量和效果，有助于保證A餐飲公司各實體店的安全與穩定。當前，A餐飲公司對于供應商管理的主動性不強，還停留在與供應商進行協商、討價還價的階段，供應商管理缺乏更加有效的措施和辦法。供應商之間的競爭還未完全構建，個別貨物僅在一兩家供貨商之間采購，極易造成供應商哄抬物價，導致A餐飲公司物資采購成本管理難以發揮應有的作用和價值，只能按照供應商要求進行貨物的采購，使得各實體店的經濟效益受到直接影響，從而影響A餐飲公司的年營業額收入，不利于A餐飲公司穩步提升經濟效益。

3.采購管理部門工作人員的培訓和教育有所缺失

物資采購是A餐飲公司成本管理中的重要組成部分，采購管理部門對物資采購工作質量和效果承擔主要責任，而采購管理部門的工作人員在物資采購工作中又是主要的實施者，因此，對于采購管理部門工作人員培訓和教育的缺失，導致A餐飲公司物資采購成本管理喪失了實際意義。該部門工作人員對于市場的敏感度、供應商管理、成本管理相關工作的了解和掌握程度存在不足，直接影響著工作人員對物資采購工作的具體落實，不利于物資采購工作的高效化開展，影響了A餐飲公司成本管理作用和價值的最大化發揮。

三、企業物資采購成本管理優化措施

（一）采用集中采購與分散采購相結合的方式

提升企業物資采購成本管理質量和水平，需要應用先進的物資采購管理理念，采用集中采購與分散采購相結合的方式，高效化、科學化地開展物資采購工作，同時保證物資采購的合理性和有效性，降低物資采購環節的成本支出風險，進而提升企業物資采購成本管理的整體效果。通過高效的集中采購，可以使采購物資數量達到一定的規模，物資的單價和成本可以有效降低，能夠避免出現多頭管理的狀況。通過物資采購次數的減少來實現物資采購工作效率和質量的提高。同時物資采購還涉及運輸費用、裝卸費用等諸多小額成本支出，集中采購可將小額成本支出統一管理，提高成本管理的準確性和真實性，統一采購可最大限度地保證物資采購的質量，便于后期的管理和控制[3]。分散采購適用于緊急情況，如在物資采購數量較少、需求較為緊急的特殊情況時，可適當利用分散采購的方式進行物資采購。需要注意的是，分散采購完成后需要及時將物資采購的成本支出上報，便于進行物資采購成本管理，保證成本管理的準確性和有效性。

（二）加強供應商管理以降低采購成本

在企業物資采購成本管理中，供應商管理是重要的工作內容之一。供應商的選用，直接影響著物資的質量和價格，同時還會對企業的經營與發展產生重要的影響。基于此，企業可從以下幾個方面來加強對供應商的管理：首先，供應物資的質量。供應物資的質量直接影響著企業的產品質量，產品是企業穩定發展和提升經濟效益的重要基礎，只有保證了產品質量，才能使企業獲取更多的市場份額，實現企業的發展戰略和經營目標。因此，供應商管理應從供應物資質量抓起。其次，供應物資的價格。價格直接影響企業的實際經濟效益，當供應物資價格上漲后，企業產品的價格只能隨之上漲，但帶來的就是產品積壓風險，造成企業資金流轉出現問題，影響企業的正常經營與發展。因此，為保證企業經營和發展的穩定性，需要在供應物資價格上進行判斷和選擇，以保證企業有效落實經濟效益的穩步提升[4]。最后，供應物資的及時性。供應物資及時有效才能保證企業產品生產的正常和順利。同時及時性也是市場競爭中關鍵的因素之一，企業只有能夠及時有效的生產產品，降低因誤產帶來的負面影響，才能保證企業市場份額穩定，從而獲取更多的發展機會，促進企業實現既定的發展戰略和經營目標。

（三）加強采購人員的培訓與教育

企業提升物資采購成本管理水平和質量的關鍵，是加強采購人員的培訓與教育，從源頭上降低發生成本管理風險的可能性，同時還可以有效杜絕企業內部發生貪污腐敗的狀況[5]。采購人員的培訓與教育主要是職業道德、工作規范、安全生產以及成本管理等相關內容，既要將物資采購工作的基本要求和工作規范指導到位，也到對采購人員的職業道德和安全生產意識有所教育。通過對采購人員的培訓與教育可以有效提升采購人員的工作能力，促進物資采購工作高效化、規范化開展，同時還能夠進一步保證物資采購成本管理的可行性和可操作性，從而促使物資采購成本管理作用和價值的全面發揮，為企業的經營與發展提供成本管理方面的支持與保障，最終促進企業實現穩定、長遠的可持續發展。

四、結束語

綜上所述，企業物資采購成本管理是一項兼具系統性和復雜性的重要工作，對企業經營與發展具有極其關鍵的作用。企業想要高質量開展物資采購成本管理工作，需要全面且準確的落實物資采購的環節及成本管理的流程，需要加強對物資采購流程中的供應商管理，強化企業采購人員培訓與教育，嚴格且高效地實施成本管理，注重成本預算、成本核算及成本控制的有效落實，促使物資采購成本管理工作發揮出應有的作用和價值，從而為企業實現高質量發展提供助力。