以華為為標桿的企業檔案管理工作水平提升策略研究

陳小平

（湖南海利高新技術產業集團有限公司，湖南 長沙 410007）

一、引言

檔案是企業開展各項活動的基礎和參考依據。企業檔案管理作為企業存儲信息的重要途徑，記錄了企業發展的全過程，可以為企業提供可靠的信息資源。因此，提高企業檔案管理工作水平，將其視為管理活動的重要工作，對推動企業持續發展具有積極作用。

目前，許多企業的檔案管理工作流于形式，管理者未引起重視，對檔案管理缺乏細致深入的研究，這使得檔案管理工作滯后于時代的發展。為增強我國企業的競爭力，2020年，國資委發布了《關于開展對標世界一流管理提升行動的通知》，對標一流企業的檔案管理工作，有利于企業全方位自我審查，補齊短板弱項，提升檔案管理工作水平。

華為技術有限公司（以下簡稱“華為”）作為我國高科技產業的標桿企業，當面對美國施加的壓力時，堅定地發表了遵守開展業務的國家所有適用法律和監管規定的相關聲明。華為能毫不畏懼地發表該聲明，其檔案管理部門起到了關鍵作用。華為的業務涉及全球多個國家和地區，在2017年至2018年間，美國對華為采取了一系列的制裁措施，進行了各類無端調查和相關文檔數據的檢查，但都沒有找到任何關于華為的致命證據。由此可見，華為對其檔案管理工作的重視程度。立足多年實踐，華為構建了符合安全、規范、統一和效率標準的“四位一體”全球化文檔管理框架，并融合知識和信息管理工作，建立了全球化的聯動型檔案管理體系。因此，本文選取華為作為對標企業，通過分析該公司全球化文檔管理工作的框架與具體措施，以期為高新技術產業集團的檔案管理工作提供參考。

二、華為的檔案管理框架與具體措施

（一）華為的“四位一體”全球化文檔管理框架

華為以安全、統一、規范和高效為準則，建立了“四位一體”的全球化檔案管理體系。“四位一體”是指一套規則、一套流程、一站式平臺、一套組織和一套運營體系，其目的是簡化業務流程，促進企業合法合規運行。具體來說，一套規則是華為制定的統一的符合法律法規要求的檔案管理規章制度；一套流程是各部門遵循的包括文檔定義、形成、利用和銷毀四個部分的檔案管理流程；一站式平臺是指統一的信息管理平臺，提供各類文檔管理服務，如檔案查詢、編碼、儲存和發布等；一套組織是指根據檔案管理成立的“文檔管理能力中心（COE）+領域團隊+區域團隊”的組織體系；一套運營體系主要包括檔案管理的監督和運營工作，如對檔案管理工作進行核查等。

（二）華為檔案管理的具體措施

1.制定統一的檔案管理規則與流程

華為在集團層面制定了一系列的文檔管理規則、制度和流程，以此為分布世界的各子公司業務提供指導。檔案管理的第一要義是做到有法可依，要從根本上和源頭上定義檔案分類清單與模板，在此基礎上制定檔案管理的計劃，該過程結果的可視化可以保證檔案管理結果高效清晰，不僅符合檔案最初定制的計劃，也是符合國家法律要求的體現。另外，華為的檔案管理分布于企業的信息系統中，法務部和檔案管理部對其進行監督。

2.建立檔案管理IT平臺，實現文檔自動化

華為不僅要求檔案管理合法合規，還指出要實施電子檔案自動化，促進電子檔案流程的簡潔高效，縮減檔案管理的人工費用，提升文檔管理的效率。華為由于經營通信設備，在系統開發上具有重要的優勢與資源，因此，華為依靠這一優勢，開發了相關的文檔管理系統，改變傳統檔案管理模式，簡化控制流程，促進文檔的自動化。不僅如此，華為還用二維碼對其檔案管理系統進行標記，促進業務的高效管理。

3.制定全球化企業檔案監管制度

華為建立了“文檔管理能力中心（COE）+領域+區域”的組織體系。COE是指企業總部的檔案管理中心，領域包括財務、人力資源和采購等部門的檔案管理內容，區域指國外業務機構的檔案管理工作。每年文檔管理能力中心（COE）都會對不同國家和地區的檔案管理工作進行考評指標的設置，例如，各個企業都要按時報告其不同時間的簡報，并告知檔案和人員數量。不同的地區和不同的領域分支機構之間要構建平臺進行知識交流與信息管理。國外的檔案機構要定期向文檔管理能力中心（COE）匯報檔案管理工作。COE也會每年派員工走訪不同國家和地區的檔案管理機構，檢查檔案管理工作，對其進行文檔管理培訓，還會開發相應的教材。

4.積極推進文檔管理創新，融合檔案管理和知識管理

除了在其他國家和地區法律規定情況下保留紙質文檔以外，華為實現了電子化檔案管理。華為的電子化檔案管理將知識管理和信息管理相融合。在組織結構關系上，知識管理和檔案管理劃分為同一個職能部門，在自動化和集成化的檔案管理系統下，兩者共同促進，互相融合，為公司的價值創造帶來重大貢獻。在知識管理方面，華為部署了兩個階段性計劃。一是檔案管理和知識管理的結合面要延伸到檔案形成的背景，提升知識的利用價值。二是要關注具有高創新和高變現價值的檔案，由此推動業務流程的知識沉淀，更好地服務于研發、交付和銷售。此外，華為的知識管理的績效考評與業務指標相關聯，所有的知識管理結果都是為最終效益服務，是結果導向而非過程導向。

5.制定數據分類管理框架，重視數據安全

經過多年的探索，華為形成了體系完整的數據分類管理框架，該框架包括幾方面的內容。第一，數據分類與數據定義。華為將數據劃分為內部數據、外部數據兩種類型，在此基礎上，劃分了結構化數據、非結構化數據和元數據。第二，數據治理。在外部數據治理方面，華為主要遵循“合規遵從優先”的原則，即不同類型的數據需登記在不同的注冊程序。如果是外部采購的數據，需先注冊才能合規地進行共享。非結構化數據相對較難理解，需要管理該數據的特征與定義，還需要理解其內容，在此基礎上通過元數據實現數據落地。華為公司的元數據治理遵循“入湖有依據，出湖可檢索”原則，將元數據覆蓋企業的整個生產過程。高質量的元數據使企業能夠通過數據地圖實現高效的數據搜索。

華為數據管理組織體系采取矩陣式組織結構，由企業級的公司數據管理部，以及各個功能部門下的領域數據管理部兩個層次構成。其中，公司數據管理部位于公司質量與流程IT管理部門，并向公司數據Owner匯報。華為的數據管理組織設置采取了虛實結合的形式，“虛”是指公司數據管理部對下屬的不同功能數據管理部進行虛線管理，“實”是指部門主管對其負責的組織實施績效考評或工資評定等實線管理。該方式可以約束數據管理部門的主管績效以及員工的工資績效。此外，在數字化轉型的背景下，華為數據管理部構建了基于元數據的安全隱私保護框架，這一隱私保護框架提升了公司的數據安全防護能力，打消了各業務部門在數據共享風險方面的顧慮，更好地實現數據價值。

三、對標華為的企業檔案管理水平提升策略

（一）重視檔案管理工作，創新檔案管理機制

華為在開展檔案管理工作的過程中，企業的變革指導委員會對重大事項具有決策權。領導者制定檔案管理體系促進其落地。華為沒有束縛于傳統的檔案管理方式，而是通過前端控制簡化管理，將檔案管理與知識管理相結合，并且實現檔案電子化和自動化，有利于提升業務效率，降低運營成本，為公司創造價值。因此，企業唯有先提高對檔案管理工作的重視程度，才能有效促進檔案管理工作的改善。作為企業的領導者，應該認真學習檔案管理相關的法律條例，促進對檔案管理的認知，組織優秀的檔案管理人才推進檔案管理機構的建設。企業的領導者要意識到檔案的重要意義和價值所在，將檔案管理工作視為核心戰略任務，并且努力推動其在日常工作中的實施。結合企業發展實際以及未來規劃，最大限度地利用檔案資源，在市場競爭激烈的環境中，成功或失敗的案例記載都可以成為創新突破點。

（二）完善檔案管理相關規章制度

為指導各個子公司高效開展文檔管理工作，華為制定了統一的檔案管理政策和流程。華為根據法律法規要求，定義了檔案的分類模板，在此基礎上制定檔案管理計劃，從而促進檔案管理高效清晰。因此，企業應當完善檔案管理相關規章制度，制定統一、科學、標準化的檔案管理政策，推動檔案工作的落地。同時，規范檔案管理工作者的行為，提高工作效率，對于檔案管理工作至關重要。另外，管理者要明晰檔案管理工作的各項流程和注意事項等細節問題，無論是在傳統檔案管理方式上，還是在自動化的檔案管理方式上，都要制定統一規范的流程，使其具有互操作性，這樣才能確保原始數據真實準確，為企業經營活動的開展提供重要的信息來源，使得檔案管理工作發揮最大的價值。

（三）提升檔案管理團隊的綜合素質

華為在全球化檔案管理體系建設上的成功很大程度上依賴于其優秀的管理團隊。華為設置了虛實結合的數據組織，確保數據工作能夠有效落地。其中，對于員工的考核體系也是其業務落地的關鍵。由此可見，檔案管理人員的專業能力會對其檔案管理工作的推進產生重要的影響。因此，首先，企業要結合自身實際選擇檔案管理人員，對上崗人員的工作能力、專業知識以及檔案管理的工作態度進行考核。其次，要進行專門的檔案管理培訓，培訓內容要因人而異。最后，要建立公平的激勵制度和考核制度，根據華為的考核體系，可以設置公司數據管理部對員工專業能力有評定權，根據檔案管理人員的表現，制定公開、透明的激勵制度，調動員工的積極性。

（四）加快信息化建設，推進檔案數字化管理

華為數字化轉型的關鍵在于數據治理和數字化運營，隨著數字經濟的到來，檔案的數字化建設非常重要。企業可以從以下三個方面借鑒華為所采取的措施：首先，實施檔案自動化管理。結合企業的實際情況，擴大電子檔案的范圍，適當削減傳統檔案，這是提高檔案管理工作效率和實現檔案管理數字化轉型的必然要求。其次，企業要建立數字檔案平臺，實現從檔案管理部門到全公司的全面覆蓋，促進部門之間、成員之間的溝通以及業務的有效執行。最后，企業需要關注數字化技術對檔案管理的推動作用。數字化技術可以優化檔案管理模式，為企業創造價值。數字化技術也可以為企業的可持續健康發展提供數字化資源，推動企業建立一個制度化和規范化的企業檔案管理體系。

（五）強化檔案安全管理

華為數據管理部在數字化轉型背景下構建了基于元數據的安全隱私保護框架。其在數據安全保護能力提高的前提下，消除了業務部門對數據共享風險的擔憂，提高了數據共享的廣度和深度，從而實現數據的價值。強化檔案安全管理不僅可以提高檔案管理的工作效率，還能影響企業經營管理的發展方向。現如今，許多企業對檔案的安全管理停留在物質層面，而在數字化經濟背景下，檔案安全管理還包括系統安全、防病毒、防攻擊等范圍。因此，企業應該對信息管理系統進行常態化和足夠頻率的殺毒防毒處理。同時，對網絡攻擊要加強預防，避免數據的泄露，減少由網絡攻擊造成的損害。

四、結語

數字化時代，檔案信息是一項非常重要的資源，有利于企業獲取核心競爭力。華為的檔案管理工作在國內眾多企業中表現突出，以華為為對標企業，借鑒其先進的檔案管理工作經驗，增強工作人員對檔案管理工作的重視、完善相關規章制度、提高檔案管理團隊素質、推進檔案數字化管理以及強化檔案安全管理，有效提升檔案管理工作水平，對于充分發揮檔案信息資源的作用具有重要的現實意義。